Co to jest numer telefonu służbowego? Przykłady i konfiguracja

Wstęp

Numer telefonu służbowego to numer, za pomocą którego klienci kontaktują się z firmą, i który jest trzymany poza linią prywatną. Dowolny numer telefonu służbowego może uchodzić za numer domowy, np. (602) 555-0114, ponieważ cyfry mają ten sam układ.

Zmienia się to, kto jest jego właścicielem, gdzie dzwoni i jak dobrze służy dzwoniącym. Właściwe wykonanie tego na wczesnym etapie pozwala uniknąć późniejszych poprawek.

Ten przewodnik od Ringflow wyjaśnia, co sprawia, że ​​numer jest linią biznesową, pokazuje przykłady numerów lokalnych, bezpłatnych, próżnych i komórkowych, a także opisuje, jak zapisać je na kartach i w Google.

Dowiesz się także, dlaczego osobna linia jest pomocna, jak ją skonfigurować i jak zespół może dzielić jeden numer bez nieodebranych połączeń. Każda sekcja jest samodzielna, więc jeśli chcesz, pomiń ją dalej.

Co to jest numer telefonu służbowego?

Jest to firmowy numer telefonu, który firma publikuje na swojej stronie internetowej, fakturach, znakach i listach wyszukiwania. Może dzwonić na telefon stacjonarny, aplikację mobilną lub cały zespół, ale dzwoniący muszą zapamiętać tylko jeden numer.

O to właśnie chodzi w prostocie: klienci mają jedną niezawodną drogę, niezależnie od tego, co dzieje się za kulisami. Za nim możesz zmieniać telefony, personel i systemy bez zmiany numeru.

W Stanach Zjednoczonych ma ten sam układ planu numeracji w Ameryce Północnej, co każda inna linia: dziesięć cyfr składających się z numeru kierunkowego, kodu wymiany i numeru linii pod kodem kraju 1.

Dla telefonów komórkowych nie są przypisane żadne numery kierunkowe, więc cyfry nie będą wskazywały, czy numer telefonu służbowego łączy się z telefonem stacjonarnym, komórkowym czy internetowym systemem telefonicznym.

• Opublikowane: pojawia się w Twojej witrynie, na fakturach, znakach i listach wyszukiwania.
• Należy do firmy: wytyczne Google dotyczące profilu firmy mówią, że numer powinien znajdować się pod bezpośrednią kontrolą firmy.
• Elastyczne przekierowywanie: jeden numer telefonu służbowego może dzwonić na telefon stacjonarny, aplikację mobilną, komputer lub zespół.
• Ten sam format: używa standardowych dziesięciu cyfr, więc wygląda jak każdy inny numer w USA.
• Oddzielne od użytku osobistego: pozostaje w firmie, gdy pracownicy zmieniają role.

Przykładowe numery telefonów służbowych: lokalne, bezpłatne i próżne

Przykłady lokalne i mobilne wykorzystują zakres od 555-0100 do 555-0199 zarezerwowany do użytku fikcyjnego. Przykłady bezpłatnych numerów korzystają z symboli zastępczych X, ponieważ prawdziwi abonenci przechowują te cyfry.

Numer lokalny zawiera numer kierunkowy powiązany z regionem, który jest odpowiedni dla firmy obsługującej jedno miasto lub stan. Numer bezpłatny nie jest powiązany z miejscem, a firma płaci za połączenia przychodzące.

Bezpłatne numery w Ameryce Północnej korzystają z kodów 800, 833, 844, 855, 866, 877 i 888, a każdy z nich można wskazać na dowolny zwykły numer.

Numery próżności, najbardziej znane na liniach bezpłatnych, zawierają słowo lub prosty wzór oraz nasz przewodnik po nich próżne numery telefonów obejmuje wybór jednego. Wiele firm korzysta zarówno z numeru lokalnego, jak i linii bezpłatnej.

• Lokalny: (602) 555-0114, gdzie numer kierunkowy wskazuje region.
• Numer bezpłatny: 1-800-XXX-XXXX lub 1-833-XXX-XXXX, gdzie firma płaci za połączenie.
• Vanity: 1-8XX-XXX-HELP, gdzie litery na klawiaturze tworzą słowo lub tworzą wzór.
• Telefon komórkowy: (720) 555-0172, który wygląda dokładnie tak, jak lokalny numer telefonu stacjonarnego.
• Lokalny dla oddziałów: lokalny numer dla każdego oddziału buduje zaufanie regionalne.
• Bezpłatna pomoc techniczna: jedna bezpłatna linia jest odpowiednia dla krajowej obsługi klienta.
• Dotarcie z zagranicy: numer lokalny jest wybierany z +1, natomiast numer bezpłatny jest często nieosiągalny z innych krajów.
• Sprawdź dostępność: popularne numery kierunkowe i próżne słowa mogą być już zajęte.

Zapisywanie numeru firmy na kartach, stronach internetowych i w Google

Wybierz jeden format i trzymaj się go. Czytelnicy w USA najlepiej znają format numeru telefonu w formie wizytówki to (602) 555-0114 lub 602-555-0114. Tam, gdzie będą to widzieć osoby za granicą, dodaj +1 602 555 0114, formę międzynarodową ze spacjami i bez nawiasów.

Nasz Format numeru telefonu w USA przewodnik zawiera listę innych akceptowanych stylów, dzięki czemu możesz wybrać ten, który pasuje do Twojej marki.

Spójność jest ważniejsza niż dokładny styl. Klient, który widzi inny format na Twojej karcie, w witrynie i we wpisie, może zastanawiać się, czy to ta sama firma.

Używaj wszędzie tego samego służbowego numeru telefonu, tych samych znaków interpunkcyjnych i tej samej etykiety, a także aktualizuj każdą kopię w przypadku zmiany numeru. Pokaż go w swojej witrynie jako tekst, a nie obraz, aby telefony mogły go dotknąć.

• Karty: oznacz wiersz Biuro lub Główny, jeśli pojawi się również numer telefonu komórkowego.
• Strony internetowe: wyświetlaj numer w postaci tekstu, którego można dotknąć, a nie obrazu, aby telefony mogły go wybrać.
• Profil firmy w Google: użyj numeru znajdującego się pod bezpośrednią kontrolą firmy, który łączy się z tą lokalizacją.
• Preferowany numer lokalny: jeśli to możliwe, Google woli numer lokalny niż centralną infolinię.
• Unikaj przekierowań: Google odrzuca numery, które odsyłają osoby dzwoniące do innych miejsc niż firma, oraz numery o podwyższonej opłacie.
• Jedna etykieta: użyj tego samego sformułowania, np. Główna lub Pomoc techniczna, w każdym wpisie.

Dlaczego warto używać oddzielnego numeru firmowego?

Oddzielny numer telefonu dla firm pozwala oddzielać rozmowy od klientów od rozmów rodzinnych, umożliwia dotrzymanie godzin pracy z odpowiednim powitaniem w poczcie głosowej oraz zapobiega wyświetlaniu numeru osobistego w ofertach i reklamach. Wygląda też bardziej profesjonalnie.

Klienci, którzy znajdą dedykowaną linię, ufają, że ktoś odpowie i że firma jest już ugruntowana. Ta niewielka różnica kształtuje sposób, w jaki postrzegają Cię klienci.

The Przewodnik przenoszenia numerów FCC wyjaśnia, że ​​możesz zachować numer w przypadku zmiany dostawcy na tym samym obszarze, w tym podczas zmiany dostawcy usług przewodowych, bezprzewodowych i internetowych. Numery bezpłatne są również przenośne.

Oznacza to, że firmowy numer telefonu przechowywany na koncie firmowym pozostaje w firmie, nawet jeśli później zmienisz system telefoniczny. Zanim zaplanujesz przeprowadzkę, sprawdź warunki swojego obecnego dostawcy.

• Ciągłość: służbowy numer telefonu należy do firmy, więc pozostaje niezmienny, gdy pracownicy zmieniają stanowisko lub odchodzą.
• Przenośność: zazwyczaj możesz zabrać numer ze sobą, gdy zmieniasz operatora.
• Prywatność: Twój numer osobisty nie jest dostępny w ofertach, reklamach i fakturach.
• Godziny otwarcia: możesz ustawić godziny pracy i powitanie poczty głosowej dla linii.
• Druga linia: jeśli potrzebujesz tylko linii służbowej na telefonie komórkowym, drugi numer telefonu może wykonać to zadanie.
• Profesjonalny wizerunek: dedykowana linia pokazuje klientom, że firma została założona.

Jak skonfigurować firmowy numer telefonu

Istnieją trzy główne sposoby utworzenia firmowego numeru telefonu. Firma telekomunikacyjna może zainstalować w Twojej firmie firmową linię stacjonarną, która pasuje do jednej stałej lokalizacji z telefonami stacjonarnymi.

Operator komórkowy może dodać oddzielną linię, co jest wygodne dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, pracującej z jednego telefonu. Usługa telefonii w chmurze zapewnia numer przez Internet, co jest wygodne dla personelu zdalnego, kilku lokalizacji lub wspólnej linii.

Niezależnie od tego, którą trasę wybierzesz, kroki wyglądają prawie tak samo. Wybierz typ, wybierz lub przenieś numer, zdecyduj, gdzie dzwonią połączenia, ustaw godziny i pocztę głosową oraz opublikuj numer w jednym formacie.

Komisja FCC zaleca, aby po przeniesieniu najpierw skontaktować się z nowym dostawcą, a jej zasady wymagają przetworzenia prostych portów w ciągu jednego dnia roboczego. Większe porty mogą zająć więcej czasu, więc planuj z wyprzedzeniem.

• Wybierz typ: lokalny, bezpłatny lub oba.
• Wybierz lub przenieś: wybierz nowy numer lub przenieś ten, którego już używasz.
• Zdecyduj, gdzie dzwonią połączenia: telefon stacjonarny, aplikacja mobilna, komputer czy kilka osób.
• Ustaw godziny pracy i pocztę głosową: zdecyduj, co stanie się po godzinach.
• Opublikuj: używaj tego samego formatu firmowego numeru telefonu na kartach, w swojej witrynie i w profilu firmy.
• Przetestuj przed startem: zadzwoń pod numer spoza biura i sprawdź każdą trasę.
• Opcja w chmurze: Ringflow zapewnia numer lokalny lub bezpłatny, który dzwoni w aplikacjach mobilnych i stacjonarnych, z automatyczną sekretarką i wysyłaniem SMS-ów biznesowych.

Udostępnianie jednego numeru firmowego w zespole

Wspólny numer telefonu dla firmy pozwala kilku osobom odbierać jedną linię. Systemy telefoniczne od dawna tak robią z grupami wywoławczymi, które rozdzielają połączenia z jednym numerem na kilka linii.

Wybrana metoda decyduje o tym, kto otrzyma następną rozmowę, a zatem ma wpływ zarówno na uczciwość, jak i na szybkość udzielania odpowiedzi klientom. Wybierz metodę, która pasuje do tego, jak zajęty jest Twój zespół i jak chcesz, aby połączenia były odbierane przez klientów.

Automatyczna sekretarka stawia menu przed zespołem: osoba dzwoniąca naciska cyfrę, aby uzyskać informację o sprzedaży lub usłudze, wybiera numer wewnętrzny lub naciska 0 w przypadku osoby, bez konieczności korzystania z recepcjonisty. Razem polowanie i menu sprawiają, że mały zespół wygląda na większy.

Zanim opublikujesz numer, przetestuj swoją konfigurację, realizując połączenia. Powitania powinny być krótkie, aby rozmówcy szybko dotarli do danej osoby.

• Polowanie liniowe: każde połączenie kierowane jest na pierwszą dostępną linię w ustalonej kolejności.
• Polowanie okrężne: wywołania zmieniają się w sposób okrężny w grupie.
• Polowanie na najwięcej bezczynności: każde połączenie kierowane jest do osoby, która była najdłużej bezczynna.
• Automatyczna sekretarka: menu kieruje dzwoniących do działu sprzedaży, serwisu lub numeru wewnętrznego.
• Po godzinach pracy: wysyłaj połączenia na pocztę głosową lub numer zapasowy, gdy zespół jest offline.
• Dostęp mobilny: aplikacje pozwalają zdalnym pracownikom odbierać wspólną linię z dowolnego miejsca.

Wniosek

Firmowy numer telefonu to linia, którą firma kontroluje i publikuje, niezależnie od tego, czy jest to numer lokalny, bezpłatny, próżny czy komórkowy. Napisz to wszędzie w ten sam sposób, dodaj formularz +1 dla czytelników z zagranicy i postępuj zgodnie z zasadami Google dotyczącymi profilu Twojej firmy.

Te małe nawyki sprawiają, że numer jest łatwy do znalezienia i można mu zaufać. Przejrzyj je za każdym razem, gdy dodasz oddział lub zmienisz dostawcę.

Uzyskanie numeru telefonu służbowego oznacza wybranie typu, wybranie lub przeniesienie numeru i podjęcie decyzji, gdzie dzwonią połączenia. Lokalne i bezpłatne linie Ringflow działają za pośrednictwem aplikacji mobilnych i stacjonarnych, a bezpłatny okres próbny umożliwia przetestowanie jednego z nich przed przeniesieniem istniejącego numeru.

Sprawdź, jak Twój numer wygląda dziś w internecie. Porównaj opcje lokalne i bezpłatne, a następnie wybierz tę, która odpowiada Twoim klientom.

Często zadawane pytania