Wstęp
Biznesowy system telefoniczny to konfiguracja, która odbiera, przekierowuje i rejestruje każde połączenie wykonywane lub odbierane przez Twoją firmę. Kiedy działa, nikt tego nie zauważa.
Jeśli tak się nie dzieje, klienci docierają do poczty głosowej, numer telefonu komórkowego menedżera staje się główną linią, a nieodebrane połączenie zamienia się w utraconą sprzedaż.
Większość zespołów zaczyna myśleć o nowej konfiguracji, gdy coś się zepsuje: przeprowadzka do drugiego biura, zatrudnienie w domu lub telefon stacjonarny, którego nikt nie może naprawić.
W tym przewodniku wyjaśniono, co robią te systemy, czym różnią się główne typy, za jakie funkcje warto zapłacić i jak wybierać, aby nie przekupować.
Co to jest system telefoniczny dla firm?
Łączy numery telefonów Twojej firmy z osobami, które na nie odpowiadają. Obsługuje podstawy, takie jak dzwonienie na właściwe biurko, przekierowywanie rozmówców na pocztę głosową i przekazywanie połączeń między współpracownikami.
Obsługuje także to, czego nie może osiągnąć osobisty plan komórkowy: główny numer, pod który dzwoni kilka osób, menu sortujące osoby dzwoniące i numery wewnętrzne, które docierają bezpośrednio do każdego członka zespołu.
Starsze konfiguracje robiły to ze sprzętem w szafie i przewodem do każdego biurka. Nowoczesne działają w chmurze, więc rozmowy odbywają się przez Internet, a dostawca dba o działanie sprzętu.
Pracownicy logują się na telefonie stacjonarnym, laptopie lub w aplikacji mobilnej, a na wszystkich działa jeden numer służbowy.
Usługa w chmurze, np Ringflow Telefon biznesowy działa według tego modelu: przenosisz lub wybierasz numer, budujesz menu połączeń w edytorze, przypisujesz numery wewnętrzne i logujesz się na dowolnym obsługiwanym urządzeniu.
Typowa konfiguracja obejmuje kilka codziennych zadań:
- Jeden numer firmowy: klienci wybierają jeden numer, niezależnie od tego, kto odbiera
- Podłączone urządzenia: telefony stacjonarne, laptopy i aplikacje mobilne współpracują ze sobą
- Komunikacja w zespole: Rozszerzenia, transfery i domofon zapewniają współpracownikom łączność
- Obsługa połączeń: menu, kolejki i poczta głosowa zapewniają, że żadne połączenie nie zostanie przerwane
- Dokumentacja: dzienniki połączeń i nagrania pokazują, co wydarzyło się podczas każdego połączenia
Rodzaje biznesowych systemów telefonicznych
Konfiguracje te można podzielić na trzy grupy. Wybór właściwej grupy zależy od Twojej wielkości, budżetu i tego, jak duża część Twojego zespołu pracuje poza jednym biurem.
| Typ | Gdzie biegnie | Najlepsze dla | Główny kompromis |
|---|---|---|---|
| Lokalnie | Sprzęt w Twoim budynku | Witryny wymagające pełnej kontroli lokalnej | Wysokie koszty początkowe i wolniejsze aktualizacje |
| Oparte na chmurze | Chmura dostawcy z aplikacjami i telefonami stacjonarnymi | Zespoły rosnące, hybrydowe lub wielolokacyjne | Jakość połączeń zależy od Twojego połączenia internetowego |
| Hybrydowy | Część na serwerach, część w chmurze | Zespoły przechodzą do chmury etapami | Dwa środowiska do zarządzania przez jakiś czas |
Konfiguracja lokalna zapewnia najbardziej bezpośrednią kontrolę i działa nawet w przypadku awarii Internetu, ale konserwacja jest Twoją własnością, a każda zmiana przechodzi przez instalatora.
Konfiguracja w chmurze traktuje telefon jak aplikację, więc nowy pracownik może rozpocząć korzystanie z niego, instalując go i logując się. Konfiguracja hybrydowa utrzymuje działanie istniejącego sprzętu, podczas gdy nowi użytkownicy lub lokalizacje rozpoczynają pracę w chmurze.
Jeśli rozważasz pierwszą i drugą opcję, podział Centrala PBX kontra VoIP analizuje koszty, mobilność i niezawodność obok siebie.
Funkcje systemu telefonu biznesowego, które zasługują na swoje miejsce
Listy funkcji są długie i większość zespołów korzysta tylko z kilku. Zacznij od funkcji, które zmieniają sposób, w jaki klienci odbierają Twoje połączenia, a następnie dodawaj resztę w miarę powiększania się zespołu.
- Kierowanie połączeń: wysyła każde połączenie do osoby, grupy lub kolejki na podstawie ustalonych przez Ciebie reguł, dzięki czemu żadne połączenie nie jest zależne od jednego biurka
- Automatyczna sekretarka: wita dzwoniących menu, dzięki czemu mogą wybrać opcję sprzedaży, wsparcia lub rozliczeń bez konieczności odbierania pierwszej osoby
- Poczta głosowa: przechwytuje wiadomości, gdy nikt nie odbiera, często z transkrypcją wysyłaną na e-mail
- Połączenia mobilne: umożliwia pracownikom korzystanie z numeru firmowego z aplikacji na telefon po jednym logowaniu na różnych urządzeniach
- Integracja z CRM: rejestruje połączenia w karcie klienta, choć to wykupiony plan decyduje o tym, które integracje zostaną uwzględnione
- Analityka połączeń: pokazuje głośność połączeń, nieodebrane połączenia i zajętość godzin, dzięki czemu możesz dopasować personel
Dla konkretnych drużyn warto zwrócić uwagę na kilka dodatków. Nagrywanie rozmów z wyszukiwaniem pomaga w przeglądaniu rozmów w zakresie sprzedaży i wsparcia. Funkcja odwracania połączeń umożliwia przeniesienie połączenia na żywo z telefonu stacjonarnego na telefon komórkowy bez jego odrzucania.
Recepcjonista AI może odbierać połączenia po godzinach pracy i przechwytywać szczegóły potencjalnego klienta. Nie każdy plan obejmuje wszystkie funkcje, więc zanim porównasz ceny, sprawdź, który poziom zawiera te, których potrzebujesz.
Jak wybrać system telefoniczny dla firm
Najlepszy wybór to ten, z którego Twój zespół będzie korzystał bez szkolenia. Wykonaj te kroki w podanej kolejności.
- 1Zdefiniuj potrzeby biznesowe. Policz liczbę użytkowników i lokalizacje dzisiaj i za rok oraz zanotuj, gdzie ludzie pracują. Jeśli połowa zespołu jest mobilna, konfiguracja w chmurze oparta na aplikacji będzie lepsza niż telefony stacjonarne podłączone do jednego budynku.
- 2Dopasuj funkcje do stanowisk pracy. Zapisz, co musi zrobić system, np. kierowanie według działów, nagrywanie rozmów lub łączenie z Twoim CRM, i zignoruj resztę.
- 3Sprawdź swój internet. Połączenia w chmurze zależą od stałego połączenia, dlatego przed przełączeniem przetestuj przepustowość w najbardziej obciążonej godzinie.
- 4Ustal budżet. Przyjrzyj się minimalnym miejscom, opłatom dodatkowym za minuty lub numery i temu, co się stanie, jeśli opuścisz abonament, a nie tylko główną cenę miesięczną.
- 5Zaplanuj skalowalność. Potwierdź, że możesz dodawać użytkowników i lokalizacje bez nowego sprzętu i nowej umowy.
- 6Zachowaj swój numer. Potwierdź, że Twój aktualny numer może zostać przeniesiony bez dodatkowych opłat i zapytaj, ile czasu to zajmie.
- 7Uruchom wersję próbną. Umieść małą grupę w systemie na kilka tygodni i mierz nieodebrane połączenia oraz jakość połączeń.
Ringflow oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez karty kredytowej, co daje małemu zespołowi czas na przetestowanie tras, aplikacji i jakości połączeń przed zatwierdzeniem. Niezależnie od tego, którego dostawcę oceniasz, poproś o wersję próbną lub pilotażową, zamiast polegać na wersji demonstracyjnej.
Bezpieczeństwo, zgodność i niezawodność
Konfiguracja telefonu przechowuje dane klientów, informacje o płatnościach i prywatne rozmowy, dlatego zasługuje na taką samą opiekę, jak każdy inny system firmowy. Połączenia przez Internet niosą ze sobą własne ryzyko, w tym oszustwa związane z opłatami drogowymi, podsłuchiwanie i sfałszowany identyfikator rozmówcy.
The Wytyczne NIST dotyczące bezpieczeństwa VoIP jest starszym dokumentem, ale nadal zawiera użyteczną, opartą na zagrożeniach listę kontrolną dotyczącą zagrożeń i środków kontroli, które je zmniejszają.
Zanim podpiszesz, zapytaj każdego dostawcę o:
- Uwierzytelnianie połączeń: czy połączenia wychodzące mają certyfikat STIR/SHAKEN, dzięki czemu istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że zostaną oznaczone jako spam
- Zgoda na nagrywanie: czy możesz skonfigurować monity o zgodę, aby odpowiadały zasadom obowiązującym w stanach, w których prowadzisz działalność
- Kontrola dostępu: kto może słuchać nagrań i czy odtwarzanie jest rejestrowane
- Dane dotyczące płatności: czy wrażliwe dane karty można usunąć z nagrań
- Przełączanie awaryjne: co stanie się z połączeniami, jeśli wystąpi problem z Internetem lub siecią operatora
- Wsparcie: jak dotrzeć do danej osoby i jakie godziny ona obejmuje
Niezawodność zależy w równym stopniu od Twojej sieci, jak i od dostawcy. Tam, gdzie to możliwe, korzystaj z połączenia przewodowego w przypadku telefonów stacjonarnych i miej gotową regułę przekazywania połączeń mobilnych na wypadek sytuacji awaryjnych.
Wniosek
Konfiguracja telefonu powinna ułatwić kontakt z Twoją firmą i ułatwić jej prowadzenie. Zacznij od tego, jak działa Twój zespół, wybierz odpowiedni typ i wybierz funkcje dla połączeń, które wykonujesz każdego dnia, a nie najdłuższą listę na stronie z cennikiem.
Przetestuj zanim zatwierdzisz. Krótki okres próbny obejmujący rzeczywiste rozmowy powie Ci więcej na temat jakości połączeń, wysiłku związanego z konfiguracją i pomocy technicznej niż jakakolwiek broszura. Gdy będziesz gotowy do porównania opcji, możesz zacząć od bezpłatnej wersji próbnej Ringflow, która wiąże się z niskim ryzykiem.
Gotowy, kiedy będziesz
Chcesz zobaczyć konfigurację telefonu, która działa tak samo, jak Twój zespół?
Skonfiguruj numery, menu i numery wewnętrzne w jednym miejscu i odbierz pierwsze połączenie jeszcze tego samego dnia.
Często zadawane pytania
Jest to konfiguracja zarządzająca połączeniami firmowymi: łączy numery firmowe z zespołem, kieruje rozmówców do właściwej osoby oraz obsługuje pocztę głosową, menu i nagrywanie. Nowoczesne systemy działają przez Internet i działają na telefonach stacjonarnych, komputerach i aplikacjach mobilnych.
Linia zwykła łączy jeden telefon z jednym numerem. Konfiguracja firmy pozwala wielu osobom udostępniać numery, korzystać z numerów wewnętrznych, przekazywać połączenia, wstrzymywać kolejki i nagrywać rozmowy, więc działa to dla zespołu, a nie pojedynczej osoby.
Nie w przypadku konfiguracji w chmurze. Możesz użyć komputera lub aplikacji mobilnej albo dodać telefony stacjonarne IP, jeśli woli je Twój zespół. Tylko tradycyjne systemy lokalne wymagają serwera i dedykowanego okablowania.
W większości przypadków tak. Dostawcy zazwyczaj mogą przenieść Twój obecny numer do nowej konfiguracji. Zapytaj, czy przeniesienie jest bezpłatne i ile czasu zajmuje, a następnie pozostaw starą usługę działającą do czasu uruchomienia nowej.
Policz użytkowników i lokalizacje, zanotuj, gdzie ludzie pracują i wypisz funkcje potrzebne do codziennych rozmów. Następnie przetestuj dwie lub trzy opcje w wersji próbnej i porównaj nieodebrane połączenia, jakość połączeń i łatwość obsługi.
