Co to jest telefon programowy? Jak działają telefony programowe (+ instrukcja konfiguracji)

Wstęp

Softphone to aplikacja, która zamienia laptop, tablet lub smartfon w działający telefon biznesowy. Nawiązujesz i odbierasz połączenia na ekranie, a nie na słuchawce biurkowej, korzystając z połączenia internetowego i numeru firmowego.

Ponieważ nie trzeba kupować ani instalować żadnego sprzętu, telefon programowy to często najszybszy sposób na zapewnienie odpowiedniej linii telefonicznej nowemu pracownikowi, pracownikowi zdalnemu lub całemu zespołowi.

Ten przewodnik z Ringflow wyjaśnia, czym jest telefon programowy, w jaki sposób przebiega przez niego połączenie i jak wypada w porównaniu z telefonem stacjonarnym.

Otrzymasz także listę kontrolną przed instalacją, kroki konfiguracji, funkcje, za które warto zapłacić i zmiany, gdy udostępni je cały zespół. Przeczytaj go, zanim wybierzesz aplikację, aby uniknąć problemów, które większość zespołów odkrywa dopiero po wdrożeniu.

Co to jest telefon programowy i jak działa?

Softphone to oprogramowanie, które pełni funkcję telefonu stacjonarnego. Wyświetla na ekranie klawiaturę numeryczną, listę połączeń, pocztę głosową i kontakty, a także łączy się z usługą telefoniczną przez Internet. Nazwa łączy w sobie oprogramowanie i telefon.

Można go uruchomić na dowolnym laptopie, tablecie lub smartfonie z mikrofonem i głośnikiem, więc większość ludzi ma już wszystko, czego potrzebuje.

Kiedy nawiązujesz połączenie, aplikacja zamienia Twój głos w małe pakiety cyfrowe i wysyła je do Twojego operatora przez Internet. Następnie dostawca łączy Cię z drugą osobą, niezależnie od tego, czy korzysta ona z telefonu komórkowego, telefonu stacjonarnego czy innej aplikacji.

Jakość połączeń zależy głównie od sieci, a nie od oprogramowania, więc stabilne połączenie jest ważniejsze niż fantazyjny interfejs.

• Wybierz: dotknij numeru lub kontaktu, a aplikacja wyśle ​​​​prośbę o połączenie do Twojego operatora.
• Digitalizacja: podczas mówienia Twój głos jest kompresowany w małe pakiety, gotowe do przesyłania przez Internet.
• Trasa: serwery dostawcy łączą połączenie z właściwym numerem, niezależnie od tego, czy znajduje się on w sąsiedztwie, czy za granicą.
• Odpowiedź: głos drugiej osoby powraca w ten sam sposób, zwykle w ułamku sekundy.
• Identyfikuj: podczas połączenia wyświetlany jest numer Twojej firmy, a nie Twój osobisty telefon komórkowy, co pozwala oddzielić pracę od domu.
• Synchronizacja: historia połączeń, poczta głosowa i kontakty podążają za Tobą między laptopem a telefonem.
• Standardy: większość telefonów programowych korzysta z protokołu SIP, co pozwala jednej aplikacji współpracować z wieloma różnymi dostawcami połączeń.

Softphone kontra telefon stacjonarny i połączenia komórkowe

Telefon stacjonarny podłącza się do gniazdka ściennego lub portu sieciowego i pozostaje na jednym biurku. Jest to proste i znajome, ale każdy nowy pracownik potrzebuje słuchawki, kabla i często wizyty technika. Przeprowadzka biura wiąże się z przeprowadzką sprzętu.

Softphone eliminuje te kroki, ponieważ telefon to aplikacja, którą instalujesz na urządzeniu, które pracownik już posiada, co pozwala zaoszczędzić czas przy każdym zatrudnieniu.

Połączenia mobilne to znowu inny wybór. Dzwonienie z prywatnego numeru telefonu komórkowego łączy pracę z życiem prywatnym i nie pozostawia żadnych wspólnych danych dla firmy. Zamiast tego telefon programowy utrzymuje połączenia na linii firmowej ze wspólnym zapisem, który może przeglądać upoważniony personel.

Jeśli porównujesz starsze systemy telefoniczne z systemami chmurowymi, to nasze Przewodnik PBX vs VoIP wyjaśnia, czym się różnią te dwa rozwiązania pod względem kosztów, elastyczności i codziennego zarządzania.

• Sprzęt: telefon programowy wymaga jedynie zestawu słuchawkowego, podczas gdy telefon stacjonarny wymaga słuchawki, okablowania oraz portu zasilania lub sieciowego.
• Koszt: miejsce w aplikacji zwykle kosztuje z czasem mniej niż zakup, wysyłka i naprawa telefonów fizycznych.
• Mobilność: telefon programowy działa w domu, hotelu lub przestrzeni coworkingowej, podczas gdy telefon stacjonarny pozostaje na miejscu.
• Aktualizacje: nowe funkcje są dostępne dla każdego użytkownika jednocześnie, bez konieczności wizyty technika lub pobierania oprogramowania sprzętowego.
• Bezpieczeństwo: większość biznesowych telefonów programowych szyfruje przesyłane połączenia i wymaga bezpiecznego logowania, co rzadko jest możliwe w przypadku telefonów komórkowych.
• Niezawodność: telefon stacjonarny może przetrwać awarię laptopa, podczas gdy telefon programowy jest zależny od urządzenia i jego Internetu.

Jak krok po kroku skonfigurować aplikację Softphone

Zanim cokolwiek zainstalujesz, sprawdź trzy rzeczy. Potrzebujesz stabilnego połączenia z co najmniej 100 kbps wolnego dla każdego aktywnego połączenia. Potrzebujesz zestawu słuchawkowego lub mikrofonu, który filtruje hałas otoczenia. Potrzebujesz pozwolenia na instalowanie aplikacji na urządzeniu służbowym.

Pominięcie tej listy kontrolnej powoduje, że telefon programowy często jest obwiniany za słaby router lub hałaśliwy pokój. Każde sprawdzenie zajmuje tylko minutę.

Najpierw przetestuj swoją sieć, przeprowadzając test prędkości przy biurku, a następnie ponownie we współdzielonej przestrzeni, ponieważ duża przerwa przewiduje nierówne połączenia. Jeśli później dźwięk nadal będzie przerywany, oznacza to, że nasz Przewodnik po jakości połączeń VoIP przechodzi przez zwykłe przyczyny.

Gdy podstawy będą już w porządku, większość ludzi wykonuje poniższe kroki w czasie krótszym niż dziesięć minut, nie mając nic do wysłania ani okablowania.

• Pobierz: zainstaluj aplikację na swoje urządzenie, niezależnie od tego, czy jest to system Windows, Mac, iOS czy Android.
• Zaloguj się: użyj loginu przesłanego przez dostawcę po rejestracji, który wczyta również Twój numer i ustawienia.
• Zezwól na dostęp: powiedz „tak”, gdy aplikacja poprosi o użycie mikrofonu, w przeciwnym razie połączenia będą nawiązywane bez dźwięku.
• Test: zadzwoń do kolegi i potwierdź, że dźwięk działa wyraźnie w obu kierunkach.
• Dostosuj: ustaw swój identyfikator rozmówcy, powitanie poczty głosowej i godziny pracy przed pierwszą rozmową z klientem.
• Bezpieczeństwo: włącz logowanie dwuetapowe, jeśli Twój dostawca to oferuje, aby zagubiony laptop nie naraził Twojej linii biznesowej.

Kluczowe funkcje, których należy szukać w telefonie programowym

Nie każdy telefon programowy jest zbudowany tak samo, a luki pojawiają się szybko, gdy zespół korzysta z jednego z nich każdego dnia. Bezpłatna aplikacja może nawiązywać połączenia, ale może nie mieć routingu, wspólnych numerów ani żadnego zapisu tego, co się stało.

Oceniaj opcję na podstawie tego, jak dobrze radzi sobie w najbardziej pracowitych momentach, a nie na podstawie długości listy funkcji lub ceny planu podstawowego.

Ringflow zawiera wszystkie poniższe funkcje we własnym telefonie programowym i dodaje podsumowania połączeń AI, które pomija większość samodzielnych aplikacji. Ma to znaczenie w pracowite dni, kiedy nikt nie ma czasu na odtworzenie nagrania, aby zapamiętać ustalenia.

Niezależnie od tego, którego dostawcę wybierzesz, upewnij się, że funkcje, na których polegasz, są wliczone w cenę planu, a nie sprzedawane jako dodatki. Dodatki mogą spokojnie podwoić miesięczny koszt, więc poproś o wersję próbną przed zatwierdzeniem.

• Kierowanie połączeń: automatyczna sekretarka lub grupa kontaktowa wysyła każde połączenie przychodzące do osoby, która jest najlepiej przygotowana do odebrania.
• Transkrypcja poczty głosowej: wiadomości przychodzą jako tekst, więc nikt nie odtwarza nagrania tylko po to, by skopiować numer.
• Integracja z CRM: połączenia logują się same w narzędziach takich jak HubSpot lub Zoho bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
• Dźwięk HD: dźwięk szerokopasmowy z rezerwą o niskiej przepustowości zapewnia klarowność rozmów przy słabym połączeniu.
• Status obecności: możesz zobaczyć, kto już prowadzi rozmowę, zanim spróbujesz ją przekazać.
• Aplikacje mobilne i stacjonarne: ta sama linia i historia podążają za każdą osobą na każdym urządzeniu, z którego korzysta.
• Nagrywanie rozmów: rozmowy można zapisywać na potrzeby szkoleń, kontroli jakości i rozstrzygania sporów, zgodnie z lokalnymi przepisami dotyczącymi zgody.

Softphone dla biznesu: jakie zmiany dla zespołów

Osobisty softphone obsługuje połączenia dla jednej osoby na jednym urządzeniu. Biznesowy softphone musi służyć jednocześnie całemu zespołowi, a to zmienia wymagania.

Wspólne numery, transfery między przedstawicielami i widoczność menedżera stają się niezbędne, gdy kilka osób korzysta z jednej linii, a dźwięk musi pozostać wyraźny niezależnie od tego, czy dzwoni pięć osób na raz, czy pięćdziesiąt. Raportowanie też ma znaczenie, ponieważ menedżerowie muszą widzieć liczbę połączeń i nieodebranych połączeń.

Połączenia alarmowe wymagają szczególnej ostrożności, ponieważ telefon programowy można uruchomić z dowolnego miejsca, nawet z pokoju hotelowego.

The Przewodnik FCC VoIP 911 twierdzi, że połączeni dostawcy muszą zebrać Twój adres fizyczny przed aktywacją, że należy go zaktualizować po przeprowadzce, a usługa może nie działać w przypadku przerwy w dostawie prądu lub Internetu.

Trzymaj telefon zapasowy na wypadek sytuacji awaryjnych i poproś zdalny personel, aby aktualizował swój adres za każdym razem, gdy się przeprowadza.

• Opieka zdrowotna: recepcje potrzebują szybkich przelewów do odpowiedniego usługodawcy i niezawodnych przypomnień o wizytach.
• Nieruchomości: agenci potrzebują szybkiego oddzwonienia do nowych potencjalnych klientów, zanim konkurencja dotrze do nich pierwsza.
• Kwestie prawne: biura potrzebują czystego dziennika połączeń powiązanego z każdym plikiem klienta na potrzeby rozliczeń i dokumentacji.
• Przerywany dźwięk: zwykle jest to problem z przepustowością lub Wi-Fi, więc przejdź na połączenie przewodowe.
• Dźwięk jednokierunkowy: często oznacza to, że zapora sieciowa blokuje połączenie, a nie, że oprogramowanie jest uszkodzone.
• Echo: przyczyną tego są dwa urządzenia pozostawione otwarte w ramach tego samego połączenia, więc zamknij dodatkową aplikację lub kartę.
• Raportowanie: pulpity nawigacyjne pokazują liczbę połączeń, czas oczekiwania i nieodebrane połączenia, dzięki czemu menedżerowie mogą odpowiednio obsadzić personel w najbardziej pracowitych godzinach.

Wniosek

Softphone zamienia dowolne urządzenie w prawdziwą biznesową linię telefoniczną. Potrzebuje jedynie aplikacji, stałego połączenia i porządnego zestawu słuchawkowego, dlatego tak wiele zespołów odchodzi od sprzętu biurkowego.

Wiesz już, jak działa jedna z nich, jak wypada w porównaniu z innymi opcjami i co należy sprawdzić przed jej wdrożeniem. Większość zespołów jest zaskoczona tym, jak szybko zmiana się opłaca.

Zacznij od czegoś małego, testując w tym tygodniu jeden telefon programowy podczas jednej prawdziwej rozmowy. Sprawdź przepustowość, potwierdź swój adres alarmowy i zaproś jednego ze znajomych, aby wypróbował to razem z Tobą.

Ringflow oferuje bezpłatną wersję próbną, dzięki czemu możesz sprawdzić jakość połączeń i samodzielnie przetestować routing, zanim zaangażujesz cały zespół w nową konfigurację telefonu. Małe próby za każdym razem przewyższają duże obietnice.

Jeśli zarządzasz zespołem, zaplanuj wdrożenie w dwóch etapach. Zacznij od małej grupy pilotażowej, przez dwa tygodnie zbieraj opinie na temat dźwięku i routingu i napraw wszelkie znalezione luki w sieci.

Następnie przenoś wszystkich pozostałych partiami, zachowując telefony stacjonarne jako rezerwowe do czasu, aż nowa konfiguracja okaże się niezawodna. Wyznacz jedną osobę, która będzie właścicielem kont i będzie zajmować się aktualizacjami.

Często zadawane pytania