Co to jest wirtualny numer telefonu? Jak to działa i jak wybrać

Wstęp

Wirtualny numer telefonu wygląda jak każdy inny numer, ale nie należy do jednego telefonu, karty SIM ani biura.

Działa w chmurze i dzwoni, gdziekolwiek jej poprosisz, dlatego małe firmy, zdalne zespoły i freelancerzy na nim polegają.

Ponieważ klienci oczekują szybkich odpowiedzi z linii lokalnej lub bezpłatnej, numer przypisany do jednego telefonu stacjonarnego zaczyna wydawać się limitem.

W tym przewodniku wyjaśniono, czym jest wirtualny numer telefonu, w jaki sposób docierają do Ciebie połączenia i jakie typy warto wziąć pod uwagę. Omówiono także korzyści, kroki konfiguracji i kontrole niezawodności, które wielu kupujących pomija, dopóki coś się nie zepsuje.

Niezależnie od tego, czy dodajesz drugą linię, czy budujesz pełny system telefoniczny, cel jest ten sam: numer, który działa tak, jak Twój zespół pracuje każdego dnia.

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to numer, który łączy rozmówców z Tobą przez Internet, a nie przez dedykowaną linię miedzianą lub pojedynczą kartę SIM. Ludzie wybierają go jak każdy zwykły numer i nie zauważają różnicy.

Za kulisami Twój dostawca odbiera połączenie i przekazuje je do wybranej aplikacji, komputera lub telefonu stacjonarnego.

Ponieważ numer jest niezależny od jednego urządzenia, możesz go zachować w przypadku zmiany telefonu, przeniesienia biura lub zatrudnienia osób w innych miastach. Wielu dostawców obsługuje także wiadomości tekstowe, pocztę głosową i nagrywanie rozmów na tej samej linii.

To sprawia, że ​​wirtualny numer telefonu jest praktycznym sposobem na prowadzenie tożsamości biznesowej bez konieczności kupowania dodatkowego sprzętu, a codzienne zarządzanie nie wymaga żadnych umiejętności technicznych.

• Nie jest powiązany z kartą SIM, telefonem ani jedną fizyczną lokalizacją biura
• Działa przez Internet, więc każde podłączone urządzenie może odebrać połączenie
• Może dzwonić do aplikacji mobilnej, laptopa, telefonu stacjonarnego lub kilku urządzeń jednocześnie
• Zachowuje prywatność Twojego numeru osobistego, gdy dzwonisz lub wysyłasz SMS-y do klientów
• Obsługuje pocztę głosową, przekierowywanie połączeń i godziny pracy z poziomu panelu internetowego
• Często obejmuje wiadomości tekstowe i głosowe na tym samym numerze
• Pozostanie przy Tobie, gdy zmienisz urządzenie, biuro lub członka zespołu
• Dostępne w formatach lokalnych, bezpłatnych i międzynarodowych dla różnych potrzeb

Jak numery wirtualne kierują Twoje połączenia

Każdy wirtualny numer telefonu działa w oparciu o technologię VoIP, która zamienia Twój głos w pakiety danych przesyłane przez Internet. Kiedy klient wybiera numer, jego operator przekazuje połączenie Twojemu operatorowi, a on decyduje, gdzie dalej zostanie ono przekazane.

Podjęcie decyzji zajmuje ułamek sekundy, a osoba dzwoniąca słyszy dzwonek tak samo, jak na tradycyjnej linii, bez żadnych oznak, że połączenie przeszło przez Internet.

Kontrolujesz miejsce docelowe za pomocą pulpitu nawigacyjnego. Reguły mogą wysyłać połączenia do aplikacji mobilnej w ciągu dnia, kolejkę zespołu w porze lunchu i pocztę głosową po godzinach pracy.

Jakość połączeń nadal zależy od Twojego połączenia, dlatego niezawodna sieć ma takie samo znaczenie jak wybrany dostawca. Testowanie w sieci, z której faktycznie korzysta Twój zespół, pozwala uniknąć przykrych niespodzianek, szczególnie w przypadku pracowników, którzy pracują z domu, korzystając z współdzielonych lub wolniejszych połączeń.

• Rozmówca wybiera Twój numer, a jego operator przekazuje połączenie Twojemu operatorowi
• Twój dostawca sprawdza reguły routingu, takie jak pora dnia, osoba dzwoniąca lub wybrany numer
• Rozmowa jest konwertowana na transmisję danych i dostarczana przez Internet do Twoich urządzeń
• Grupy kontaktowe mogą ostrzegać kilka osób jednocześnie lub jedną po drugiej
• Nieodebrane połączenia mogą zostać przeniesione na pocztę głosową, inny zespół lub numer zapasowy
• Dzięki aplikacjom softphone laptop lub telefon komórkowy pełni rolę linii biurowej
• Zmiany tras zaczynają obowiązywać w ciągu kilku minut, bez konieczności tworzenia nowego okablowania lub wizyty technika
• Stabilne połączenie internetowe zapewnia czysty dźwięk i zapobiega przerywaniu połączeń

Rodzaje wirtualnych numerów telefonów

Numery wirtualne występują w kilku głównych typach, a każdy z nich wysyła inny sygnał do osoby dzwoniącej. Numery lokalne mają regionalny numer kierunkowy i budują znajomość, podczas gdy numery bezpłatne zaczynają się od prefiksów, takich jak 800 lub 888 i nic nie kosztują dzwoniącego.

Wybór będzie łatwiejszy, jeśli porównasz numery bezpłatne w porównaniu z numerami lokalnymi względem własnych klientów, liczby połączeń i miesięcznego budżetu.

Liczby ozdobne oznaczają słowo lub frazę, dzięki czemu można je łatwo zapamiętać w reklamach i pojazdach. Numery międzynarodowe umożliwiają osobom przebywającym za granicą kontaktowanie się z Tobą po stawce lokalnej, a niektórzy operatorzy oferują również numery obsługujące SMS-y.

Wiele firm łączy kilka typów, korzystając z bezpłatnej linii wsparcia i numerów lokalnych dla każdego regionalnego zespołu sprzedaży, a następnie dodając numer próżny dla pojedynczej kampanii.

• Numery lokalne korzystają z regionalnego numeru kierunkowego i budują zaufanie do konkretnego miasta
• Numery bezpłatne korzystają z prefiksów takich jak 800 lub 888 i nic nie kosztują rozmówców
• Liczby próżności oznaczają słowo lub frazę, którą klienci mogą łatwo zapamiętać
• Numery międzynarodowe zapewniają klientom zagranicznym lokalny sposób dotarcia do Ciebie
• Numery obsługujące SMS-y umożliwiają wysyłanie i odbieranie wiadomości oraz połączeń głosowych
• Numery działów kierują połączenia dotyczące sprzedaży, wsparcia i rozliczeń do oddzielnych zespołów
• Numery kampanii pokazują, która reklama, kanał lub strona wygenerowała dane połączenie

Dlaczego firmy korzystają z wirtualnego numeru telefonu

Najczęstszym powodem jest separacja. Założyciel, który udostępnia osobisty numer telefonu komórkowego, wkrótce podczas kolacji odbiera połączenia służbowe, więc dodaje: drugi numer telefonu służbowego utrzymuje je oddzielnie bez drugiego urządzenia.

Ten sam pomysł pomaga freelancerom, konsultantom i pracownikom zdalnym, którzy chcą profesjonalnej linii telefonicznej, która pozostanie prywatna, którą można wyciszyć po godzinach pracy i którą można przekazać współpracownikowi po opuszczeniu firmy.

Przedsiębiorstwa również zyskują zasięg. Firma z siedzibą w jednym mieście może dodać numery lokalne w innych, dzięki czemu klienci będą widzieć znajomy numer kierunkowy, a zdalny zespół będzie mógł odbierać połączenia z dowolnego miejsca.

Ponieważ każdy numer może mieć własny rejestr połączeń, zespoły marketingowe sprawdzają, które kampanie generują połączenia, a które nie, co znacznie ułatwia podejmowanie decyzji budżetowych i pozwala przestać płacić za reklamy, które nigdy nie dzwonią.

• Oddziel rozmowy służbowe od rozmów osobistych bez konieczności noszenia drugiego telefonu
• Rozejrzyj się lokalnie na nowych rynkach, dodając numery ze znanymi numerami kierunkowymi
• Pozwól pracownikom zdalnym i hybrydowym odpowiadać z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu
• Śledź wyniki kampanii, nadając każdej reklamie lub kanałowi własny numer
• Skaluj w górę lub w dół, dodając lub usuwając linie, bez konieczności tworzenia nowego okablowania
• Unikaj kosztów telefonów stacjonarnych, instalacji i sprzętu telefonicznego na miejscu
• Chroń prywatność personelu, ponieważ klienci nigdy nie widzą osobistych numerów telefonów komórkowych
• Zachowaj spójną tożsamość biznesową nawet w przypadku zmiany osób lub biura

Konfigurowanie nowego numeru

Rozpoczęcie trwa zwykle kilka minut. Wyszukujesz dostępny numer według numeru kierunkowego lub prefiksu, wybierasz jeden i potwierdzasz podstawowe dane firmy, takie jak imię i nazwisko oraz adres. Niektóre numery, szczególnie bezpłatne linie używane do wysyłania SMS-ów, wymagają weryfikacji przed wysłaniem wiadomości.

Najpierw wybierz typ numeru, a następnie dostawcę, dzięki czemu nie będziesz zmuszony akceptować numeru, który będzie dostępny danego dnia.

Jeśli masz już numer firmowy, zazwyczaj możesz przenieść go do nowego operatora, zamiast zaczynać od nowa. Zachowaj starą usługę aktywną do zakończenia transferu, ponieważ czas zależy od zaangażowanych przewoźników.

Na przykład Ringflow umożliwia zespołom dodawanie numerów, ustawianie reguł routingu i łączenie aplikacji z jednego pulpitu nawigacyjnego. Zanim gdziekolwiek opublikujesz numer, przetestuj połączenia przychodzące i wychodzące na prawdziwych urządzeniach.

• Zanim porównasz dostawców, wybierz typ numeru, który pasuje do Twoich klientów
• Szukaj według numeru kierunkowego, prefiksu lub słowa kluczowego, aby znaleźć numer, który Ci się podoba
• Potwierdź dane firmy wcześniej, ponieważ niektóre liczby wymagają weryfikacji
• Zdecyduj, czy przenieść istniejący numer, czy zacząć od nowego
• Zachowaj starą usługę aktywną do czasu potwierdzenia, że ​​przeniesienie zostało zakończone
• Ustaw reguły routingu, powitania w poczcie głosowej i godziny pracy w panelu kontrolnym
• Zanim opublikujesz numer, przetestuj połączenia przychodzące i wychodzące na prawdziwych urządzeniach

Niezawodność i zgodność

Numer jest przydatny tylko wtedy, gdy połączenia przychodzą wyraźnie i bezpiecznie. Zapytaj dostawców o pisemne gwarancje dostępności, sposób szyfrowania połączeń i co się stanie, jeśli Twoje połączenie internetowe zostanie zerwane.

The Przewodnik bezpieczeństwa NIST VoIP wyjaśnia typowe zagrożenia, takie jak podsłuchiwanie i oszustwa związane z opłatami, i działa jako wyjściowa lista kontrolna przy porównywaniu dostawców, dlatego zadawaj te pytania podczas każdej rozmowy telefonicznej i poproś o pisemne odpowiedzi.

Zgodność też ma znaczenie. W Stanach Zjednoczonych dostawcy połączonych usług VoIP muszą obsługiwać połączenia pod numer 911, dlatego sprawdź, w jaki sposób rejestrujesz lokalizacje dla personelu zdalnego. Jeśli planujesz wysyłać SMS-y biznesowe z numeru lokalnego, zapytaj, czy operator obsługuje rejestrację 10DLC.

Pominięcie tych kontroli może prowadzić do zablokowania wiadomości lub błędnego przekierowania połączeń alarmowych, a obu tym zjawiskom łatwiej jest zapobiec przed uruchomieniem niż naprawić.

• Poproś o pisemne zobowiązanie dotyczące dostępności produktu zamiast reklamacji na stronie z cennikiem
• Upewnij się, że połączenia i poczta głosowa są szyfrowane i zapytaj, w jaki sposób kontrolowany jest dostęp
• Sprawdź obsługę numeru 911 i sposób, w jaki zdalny personel rejestruje swój aktualny adres
• Kiedy wysyłasz SMS-y z numerów lokalnych, zapytaj, czy rejestracja 10DLC jest dla Ciebie obsługiwana
• Poszukaj ochrony przed spamem, takiej jak weryfikacja rozmówcy STIR/SHAKEN
• Włącz logowanie wieloskładnikowe i uprawnienia oparte na rolach dla każdego konta administratora
• Zanim podejmiesz decyzję, przetestuj jakość połączeń w prawdziwej sieci biurowej i domowej
• Regularnie przeglądaj rejestry połączeń, aby wykryć nietypowy ruch lub nieoczekiwane opłaty

Wniosek

Wirtualny numer telefonu zapewnia elastyczność biznesową, jakiej nie zapewnia tradycyjna linia. Działa przez Internet, podąża za Twoim zespołem na różnych urządzeniach i w różnych lokalizacjach i jest dostępny w wersjach dostosowanych do różnych klientów i celów.

Prawdziwa praca polega na wybraniu odpowiedniego typu, dokładnym skonfigurowaniu go oraz sprawdzeniu niezawodności i zgodności, zanim klienci zaczną dzwonić. Te kroki zajmują popołudnie, a nie kwadrans, a opłacają się przez lata.

Zacznij od małych rzeczy. Wybierz jeden numer, który rozwiązuje wyraźny problem, taki jak prywatna linia do pracy lub lokalna obecność w nowym mieście, i zmierz jego działanie.

Ringflow może pomóc Ci w dodawaniu numerów, przekierowywaniu połączeń i śledzeniu wyników w miarę powiększania się zespołu, dzięki czemu konfiguracja telefonu dotrzymuje kroku firmie, zamiast ją wstrzymywać. Dodaj więcej linii tylko wtedy, gdy dane je obsługują.

Nie jesteś jeszcze gotowy na pełną liczbę? Nasze podsumowanie najlepsze darmowe aplikacje do rozmów wideo obejmuje bezpłatne opcje konsumenckie, które warto wypróbować w pierwszej kolejności.

Często zadawane pytania