Co to jest wirtualny numer telefonu i jak działa?

Wstęp

Wirtualny numer telefonu to numer w chmurze, który nie jest powiązany z żadnym pojedynczym telefonem, kartą SIM ani lokalizacją biura. Z roku na rok ma to coraz większe znaczenie, ponieważ coraz więcej zespołów pracuje obecnie zdalnie, w różnych miastach lub za granicą, a numer podłączony do jednego telefonu stacjonarnego nie jest w stanie nadążyć za tym. W tym przewodniku opisano, jak faktycznie działa wirtualny numer telefonu, jakie są dostępne typy i jak wybrać odpowiedni dla swojego zespołu. Na koniec będziesz dokładnie wiedział, który typ pasuje do Twojej firmy, a także będziesz wiedział, jakie szczegóły konfiguracji pomija większość przewodników.

• Wirtualny numer telefonu kieruje połączenia przez Internet zamiast przez linię fizyczną, dzięki czemu działa na każdym podłączonym urządzeniu.
• Najpopularniejsze typy to numery lokalne, bezpłatne, próżne i międzynarodowe, każdy dostosowany do innego celu biznesowego.
• Konfiguracja zajmuje zwykle kilka minut, a nie tygodni i nie wymaga nowego sprzętu ani wizyty technika.
• Zanim zdecydujesz się na współpracę z dostawcą, warto sprawdzić szczegóły dotyczące zgodności, takie jak rejestracja numeru i dokładność lokalizacji awaryjnej.

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to w istocie numer telefonu, który istnieje w chmurze, a nie jest podłączony do fizycznej linii lub pojedynczego urządzenia. Możesz odbierać na nim połączenia i SMS-y z dowolnej aplikacji, telefonu stacjonarnego lub smartfona z połączeniem internetowym. W przeciwieństwie do tradycyjnego numeru telefonu stacjonarnego, nie jest on powiązany z lokalizacją, kartą SIM ani jednym fizycznym telefonem. Właśnie dlatego jest przydatny dla zdalnych zespołów, firm mających wiele lokalizacji i każdego, kto chce zachować prywatność numeru osobistego, niezależnie od tego, czy jest to założyciel odbierający telefony z pomocą techniczną, czy dziesięcioosobowy zespół sprzedaży rozproszony w trzech miastach.

Jak numery wirtualne kierują Twoje połączenia

Każdy wirtualny numer telefonu działa w oparciu o technologię VoIP, tę samą technologię, która stoi za większością nowoczesnych systemów telefonicznych dla firm. Gdy ktoś wybierze Twój numer, połączenie będzie przesyłane przez Internet w postaci danych, a nie przez miedzianą linię telefoniczną. Serwery w chmurze Twojego dostawcy kierują następnie to połączenie tam, gdzie chcesz: do aplikacji mobilnej, telefonu programowego na komputerze, telefonu stacjonarnego VoIP lub kilku urządzeń dzwoniących jednocześnie. Możesz zmienić to miejsce docelowe w dowolnym momencie z poziomu pulpitu nawigacyjnego, bez konieczności wymiany kart SIM lub czekania na wizytę technika. Więcej informacji na temat sposobu, w jaki podstawowa technologia obsługuje połączenia od końca do końca, można znaleźć w tym artykule Usługa telefonii VoIP załamanie.

Rodzaje numerów wirtualnych, spośród których możesz wybierać

Nie każdy wirtualny numer telefonu służy temu samemu celowi. Wybór odpowiedniego typu ma takie samo znaczenie jak wybór dostawcy, ponieważ każdy z nich rozwiązuje inny problem dla innego rodzaju rozmówcy.

• Numery lokalne: dopasowują się do określonego numeru kierunkowego, co jest przydatne w budowaniu zaufania klientów w tym regionie
• Numery bezpłatne: bezpłatne wybieranie numerów dla osób dzwoniących, wspólne dla linii obsługi klienta i sprzedaży
• Numery próżności: przeliteruj słowo lub frazę, łatwe do zapamiętania dla celów marketingowych i reklam
• Numery międzynarodowe: pozwalają odbierać połączenia z innego kraju bez płacenia stawek międzynarodowych

Większość firm korzysta z więcej niż jednego typu w różnych kampaniach lub działach. Linia wsparcia może działać pod bezpłatnym numerem, zespół sprzedaży korzysta z numerów lokalnych, aby zwiększyć współczynnik odpowiedzi w każdym regionie, w którym prowadzi sprzedaż, a zespół marketingowy może dodać numer próżny tylko dla pojedynczej kampanii reklamowej, aby sprawdzić, ile połączeń faktycznie generuje.

Numery wirtualne a tradycyjne linie telefoniczne

Tradycyjna linia telefoniczna łączy się z fizycznym gniazdkiem w konkretnym budynku, powiązanym z jednym operatorem i jedną lokalizacją przez cały okres dzierżawy. Wirtualny numer telefonu pomija to wszystko: znajduje się na serwerze, a nie na kablu, więc przemieszcza się wraz z Twoją firmą, zamiast pozostawać w starym biurze, gdy się przenosisz lub dodajesz drugą lokalizację. Tradycyjne linie pobierają również wyższe opłaty za sprzęt, instalację i połączenia międzymiastowe, podczas gdy numer w chmurze zazwyczaj działa w ramach płaskiego planu miesięcznego, bez konieczności instalowania sprzętu. Kompromis jest realny: numer wirtualny zależy od stabilnego połączenia internetowego, podczas gdy telefon stacjonarny działa nawet w przypadku przerwy w dostawie prądu, o ile nie jest bezprzewodowy.

Dlaczego firmy wybierają numer wirtualny dla firmy

Wybór numeru wirtualnego dla firmy umożliwia właścicielom oddzielenie rozmów prywatnych od służbowych bez konieczności noszenia dwóch telefonów. Zespoły zdalne i hybrydowe mogą odbierać połączenia z aplikacji na laptopie lub telefonie, niezależnie od tego, gdzie danego dnia pracują, używając za każdym razem tego samego wirtualnego numeru telefonu. Firma posiadająca klientów w kilku stanach może przydzielać numery lokalne w każdym obszarze, dzięki czemu rozmowy będą miały charakter lokalny, nawet gdy cały zespół będzie siedział w jednym biurze. Zespoły marketingowe również korzystają z tej konfiguracji, aby śledzić, która kampania lub reklama wywołała połączenie, ponieważ każdy numer może zostać przekierowany do własnego rejestru połączeń i własnego raportu, co ułatwia sprawdzenie, który kanał jest rzeczywiście warty wydania.

Jak wybrać odpowiedni numer wirtualny dla swojej firmy

Wybór numeru jest łatwy. Wybór odpowiedniego typu dla sposobu, w jaki faktycznie działa Twój zespół, wymaga nieco więcej przemyślenia.

Według struktury zespołu i lokalizacji

W pełni zdalny zespół najwięcej czerpie z numerów, które domyślnie dzwonią w aplikacjach mobilnych, ponieważ nikt nie siedzi przy telefonie stacjonarnym. Firma posiadająca kilka oddziałów fizycznych często łączy numery lokalne w każdym oddziale z jedną wspólną bezpłatną linią do celów ogólnych zapytań.

Według zasięgu klienta

Jeśli większość klientów dzwoni z jednego obszaru metropolitalnego, numer lokalny buduje znajomość szybciej niż linia bezpłatna, ponieważ rozpoznawalny numer kierunkowy odpowiada na małe pytanie zaufania, zanim jeszcze połączenie zostanie nawiązane. Firmy sprzedające na rynku krajowym lub międzynarodowym zazwyczaj opierają się zamiast tego na numerach bezpłatnych lub międzynarodowych, ponieważ przy tej skali numery kierunkowe przestają mieć znaczenie, a spójność między regionami ma większe znaczenie.

Według budżetu i planów rozwoju

Dodanie pojedynczego numeru kosztuje niewiele, ale śledzenie kampanii i dedykowane linie działów sumują się szybko, jeśli nie wybierasz, których faktycznie potrzebujesz. Ringflow łączy zarządzanie numerami z routingiem połączeń i raportowaniem, więc dodanie linii nie oznacza dodania rachunku od osobnego dostawcy. Zacznij od tego, czego potrzebujesz w tym kwartale i dodawaj więcej, gdy określone kampanie lub lokalizacje udowodnią, że potrzebują własnej linii.

Konfigurowanie nowego numeru: czego się spodziewać

Uzyskanie wirtualnego numeru telefonu trwa zwykle kilka minut online, a nie kilka dni, które może zająć instalacja tradycyjnej linii. Większość dostawców umożliwia wyszukiwanie dostępnych numerów według numeru kierunkowego, bezpłatnego prefiksu lub słowa kluczowego, a następnie natychmiastową aktywację wybranego numeru. Podczas rejestracji należy potwierdzić kilka podstawowych danych biznesowych, takich jak prawna nazwa i adres firmy, ponieważ w szczególności numery bezpłatne wymagają rejestracji, zanim będą mogły wysyłać wiadomości tekstowe. Jeśli masz już numer firmowy, przeniesienie go do nowego systemu zajmuje zazwyczaj od jednego do dwóch tygodni, ponieważ zarówno stary, jak i nowy operator muszą potwierdzić przeniesienie, więc pozostaw starą linię aktywną do czasu jej zakończenia i przetestuj zarówno połączenia przychodzące, jak i wychodzące, zanim całkowicie ją wycofasz.

Po uruchomieniu reguły routingu, powitania w poczcie głosowej i godziny pracy są zwykle dostępne za pomocą kilku kliknięć w panelu internetowym, a nie wezwania serwisu. A biznesowy system telefoniczny zbudowany wokół tego rodzaju elastyczności pozwala zaoszczędzić wiele problemów związanych z konfiguracją. Ringflow nakłada routing na poziomie kampanii na takie numery, dzięki czemu połączenie z dowolną linią zostanie automatycznie nawiązane i trafi do odpowiedniego zespołu, bez konieczności ręcznego przekazywania.

Niezawodność i zgodność należy sprawdzić przed zakupem

Nie każdy operator obsługuje połączenia alarmowe w ten sam sposób. Upewnij się, że Twój dostawca obsługuje dokładne wyznaczanie lokalizacji E911, zwłaszcza jeśli Twój zespół pracuje z często zmieniających się adresów domowych. Amerykańscy przewoźnicy coraz częściej oznaczają niezarejestrowany ruch SMS-owy dla firm jako spam, więc zapytaj, czy Twój dostawca zajmuje się rejestracją 10DLC za Ciebie, czy też zostawia to na Twoim talerzu. A Wpis w Wikipedii w sprawie numerów wirtualnych zauważa, że ​​ponieważ numery te nie są powiązane z urządzeniem fizycznym, dostawcy muszą utrzymywać oddzielne systemy w celu śledzenia w czasie rzeczywistym lokalizacji osoby dzwoniącej na potrzeby służb ratunkowych. Zarówno czas pracy, jak i jakość połączeń zależą od Twojego połączenia internetowego, dlatego poproś o pisemną gwarancję dostępności, a nie o roszczenie na stronie z cennikiem, i przed podjęciem decyzji przetestuj jakość połączeń w rzeczywistej sieci biurowej lub domowej.

Wniosek

Wirtualny numer telefonu sprowadza się do elastyczności. Pomija okablowanie, sprzęt i ograniczenia dotyczące jednego biurka w tradycyjnej linii. Lokalne, bezpłatne, próżne lub międzynarodowe, każdy typ rozwiązuje inny problem biznesowy. Zanim się zarejestrujesz, dowiedz się, czym jest wirtualny numer telefonu i jaki typ pasuje.

Twój następny ruch jest prosty. Dopasuj typ liczby do tego, jak faktycznie pracuje i rozwija się Twój zespół w tym roku. System telefoniczny w chmurze Ringflow kieruje połączenia z dowolnego numeru do właściwej osoby, niezależnie od tego, z jakiego urządzenia się korzysta. Wybierz wirtualny numer dla firmy, który pasuje dzisiaj i dostosuj go w miarę zmian w zespole.

Często zadawane pytania