PBX vs VoIP: kluczowe różnice i potrzeby Twojej firmy

Wstęp

Wybór pomiędzy centralą PBX a VoIP kształtuje sposób, w jaki zespół odbiera połączenia, wspiera zdalny personel i skaluje się w ciągu najbliższych kilku lat, jednak decyzja często jest podejmowana wyłącznie na podstawie ceny, a nie rzeczywistego dopasowania.

Błędne określenie oznacza płacenie za sprzęt, którego nikt nie potrzebuje, lub wybieranie cienkiego połączenia, które nie nadąża za rzeczywistą liczbą połączeń, gdy zespół faktycznie się powiększy.

W tym przewodniku omówiono, co tak naprawdę oddziela system PBX od VoIP, gdzie hostowana centrala PBX i IP PBX pasują do tego obrazu, oraz jak uczciwie rozważyć rzeczywiste kompromisy przed podpisaniem czegokolwiek.

Na koniec będziesz dokładnie wiedział, który system pasuje do wielkości Twojego zespołu, aktualnego budżetu i realistycznych planów rozwoju na najbliższe kilka lat.

Co to jest system PBX?

Centrala PBX, czyli centrala telefoniczna, to prywatna wewnętrzna sieć telefoniczna, która łączy ze sobą numery wewnętrzne biura i w razie potrzeby kieruje połączenia do szerszej publicznej sieci telefonicznej.

Tradycyjne systemy PBX opierają się na fizycznym sprzęcie zainstalowanym w szafie serwerowej, z miedzianym okablowaniem biegnącym od tej skrzynki centralnej do każdego telefonu stacjonarnego w budynku.

Firmy korzystają z tej konfiguracji już od kilkudziesięciu lat, ponieważ działa ona niezawodnie po prawidłowej instalacji i konfiguracji. Kompromis pojawia się wcześnie: rzeczywisty koszt początkowy sprzętu, okablowania i technika utrzymującego urządzenie w działaniu.

W wielu starszych biurach nadal centrala PBX działa cicho w tle, a mimo wąskich zadań, do których została pierwotnie stworzona, nadal niezawodnie wykonuje tę pracę.

• Centrala PBX łączy wewnętrzne numery wewnętrzne i kieruje połączenia do zewnętrznej sieci telefonicznej
• Tradycyjny sprzęt PBX znajduje się na miejscu, zwykle w szafie serwerowej lub pomieszczeniu gospodarczym
• Okablowanie miedziane biegnie od centrali PBX do każdego telefonu stacjonarnego w biurze
• Koszty początkowe są realne: sprzęt, instalacja i stałe wsparcie techniczne
• Po zainstalowaniu centrala PBX ma tendencję do niezawodnego działania przez lata bez poświęcania większej uwagi
• Skalowanie centrali PBX zwykle oznacza zakup większej pojemności fizycznej, a nie kliknięcie przycisku
• Mobilność jest ograniczona, ponieważ połączenia są powiązane z przewodowym numerem wewnętrznym w budynku
• Niektóre branże podlegające regulacjom nadal utrzymują systemy PBX ze względu na zgodność ze starszymi wersjami

Co to jest VoIP?

VoIP, czyli protokół Voice over Internet Protocol, zamienia głos w małe pakiety danych i przesyła je przez Internet zamiast przez stare, starzejące się miedziane linie telefoniczne, które były kiedyś standardem.

Nie jest w ogóle wymagana centrala lokalna, ponieważ dostawca VoIP przekierowuje każde połączenie przez własną infrastrukturę chmurową, a nie przez fizyczną skrzynkę w Twoim biurze.

Każde urządzenie ze stabilnym połączeniem internetowym, niezależnie od tego, czy jest to telefon stacjonarny, laptop czy zwykły smartfon, może wykonywać i odbierać połączenia pod dokładnie tym samym numerem firmowym.

Właśnie ta elastyczność jest powodem, dla którego tak wiele rozwijających się zespołów odchodzi od tradycyjnych linii telefonicznych w momencie, gdy praca zdalna lub hybrydowa w ogóle staje się poważniejsza, często szybciej niż oczekiwano.

• VoIP konwertuje głos na pakiety danych i przesyła je przez Internet
• Nie jest wymagana żadna centrala na miejscu, ponieważ infrastruktura jest hostem dostawcy
• Telefony stacjonarne, laptopy i smartfony mogą wykonywać połączenia pod jednym numerem
• Nowi użytkownicy są dodawani jako licencje na oprogramowanie, a nie fizyczne gniazda telefoniczne
• Jakość połączeń zależy od przepustowości łącza internetowego, a nie od dedykowanej linii telefonicznej
• Pracownicy zdalni i hybrydowi są dostępni pod tym samym numerem z dowolnego miejsca
• Konfiguracja zajmuje zwykle tylko kilka godzin, a nie tyle tygodni, ile może zająć instalacja przewodowej centrali PBX
• Większość nowoczesnych planów telefonicznych dla firm jest obecnie domyślnie oparta wyłącznie na technologii VoIP

Hostowana centrala PBX kontra VoIP i IP PBX kontra VoIP

Hostowana centrala PBX vs VoIP dezorientuje nawet doświadczonych nabywców, głównie dlatego, że hostowana centrala PBX jest technicznie konkretnym rodzajem VoIP noszącym inną etykietę.

W przypadku hostowanej centrali PBX dostawca jest właścicielem serwera PBX i zarządza nim całkowicie poza siedzibą firmy, a firma po prostu łączy się z nim przez Internet, korzystając ze standardowych połączeń VoIP, uzyskując numery wewnętrzne, automatyczną sekretarkę i pocztę głosową na e-mail, nie posiadając ani jednego sprzętu.

IP PBX vs VoIP to węższe, bardziej techniczne porównanie niż powyższe pytanie dotyczące hostowania i chmury.

IP PBX to fizyczny lub wirtualny serwer, którym firma nadal zarządza wewnętrznie, ale działa w oparciu o protokoły VoIP, a nie linie analogowe, często połączone za pośrednictwem Połączenie trunkingowe SIP do sieci publicznej.

Pure VoIP całkowicie usuwa ten serwer lokalny, pozostawiając dostawcę hostującego i konserwującego wszystko w Twoim imieniu.

• Hostowana centrala PBX to forma VoIP, w ramach której dostawca zarządza serwerem poza siedzibą firmy
• Zawiera rozszerzenia, automatyczne sekretarki i pocztę głosową bez sprzętu znajdującego się na miejscu
• Zwykły VoIP często pomija pełny zestaw funkcji PBX, aby ułatwić wykonywanie połączeń
• IP PBX to serwer zarządzany przez firmę, działający w oparciu o protokoły VoIP
• Połączenie SIP trunk często łączy centralę IP PBX z publiczną siecią telefoniczną
• Pure VoIP usuwa serwer lokalny, pozostawiając dostawcę hostującego wszystko
• Prawdziwe pytanie brzmi: kto utrzymuje system: Twój zespół czy dostawca

Ważenie zalet i wad

PBX wciąż zasługuje na swoje miejsce w kilku konkretnych, dość wąskich sytuacjach. Nie zależy to od czasu pracy Internetu, więc jakość połączeń nie spadnie w przypadku przerwania połączenia, a niektóre biura prawne lub służby zdrowia przechowują tę jakość ze względu na zgodność ze starszą infrastrukturą.

Wady są również realne: drogie aktualizacje, niewielka wbudowana mobilność dla zdalnego personelu i kurcząca się grupa techników, którzy wciąż wiedzą, jak serwisować sprzęt.

VoIP wyraźnie wygrywa pod względem kosztów, mobilności i ogólnej szybkości wdrożenia. Dodanie dziesięciu nowych pracowników oznacza dodanie dziesięciu licencji, a nie dziesięciu nowych gniazd telefonicznych w ścianie.

Jakość połączeń zależy od przepustowości, więc nierówne połączenie może powodować zrywanie połączeń lub opóźnienia, chociaż w przypadku większości współczesnych firm nowoczesny dostęp szerokopasmowy sprawia, że ​​jest to raczej niewielki problem niż prawdziwy problem zerwania umowy, nad którym warto nie spać.

• Centrala PBX pracuje pomimo przerwy w dostępie do Internetu, ponieważ jest ona od niej niezależna
• Modernizacje central PBX są drogie i powolne w porównaniu ze zmianą licencji VoIP
• Coraz mniej techników specjalizuje się w serwisowaniu starszego sprzętu PBX
• VoIP dodaje i usuwa użytkowników jako licencje, bez konieczności tworzenia nowego okablowania
• Jakość połączeń VoIP zależy od przepustowości, więc słabe połączenie może powodować opóźnienia
• Nowoczesne łącza szerokopasmowe sprawiają, że problemy z jakością VoIP są rzadkością w większości codziennych firm
• Żaden system nie jest ogólnie lepszy; wybór tego właściwego naprawdę zależy od sytuacji

Jak wybrać pomiędzy centralą PBX a VoIP

Wybór między centralą PBX a VoIP nigdy nie polega tylko na liście kontrolnej funkcji, ale tak naprawdę na dopasowaniu systemu do tego, jak zespół faktycznie pracuje na co dzień.

Zespół składający się z jednej lokalizacji, składający się z mniej niż 20 osób, rzadko uzasadnia koszty sprzętu PBX, podczas gdy VoIP lub hostowana centrala PBX można łatwo skalować w kilku biurach jednocześnie, bez konieczności tworzenia nowego okablowania w każdej lokalizacji.

Pracownicy zdalni lub hybrydowi zwykle szybko rozwiązują tę kwestię, ponieważ VoIP to tak naprawdę jedyna opcja, która zapewnia wszystkim łączność bez nieporęcznych sposobów przekazywania połączeń.

Budżet ma takie samo znaczenie: porównanie pełnego koszty systemu telefonii służbowej, a nie tylko cena naklejki, zwykle przechyla decyzję w kierunku VoIP dla każdego zespołu, który naprawdę spodziewa się prawdziwego wzrostu w najbliższej przyszłości.

• Zespoły poniżej 20 osób w jednej lokalizacji rzadko uzasadniają koszty sprzętu PBX
• Zarówno VoIP, jak i hostowana centrala PBX można skalować w biurach bez konieczności tworzenia nowego okablowania
• Każdy zdalny lub hybrydowy personel sprawia, że ​​VoIP jest bardziej praktycznym domyślnym wyborem
• Porównaj całkowity koszt na przestrzeni kilku lat, a nie tylko początkową cenę naklejek
• Przedsiębiorstwa dysponujące dedykowanym IT czasami nadal preferują IP PBX do kontroli
• Zaplanuj oczekiwany wzrost zatrudnienia, a nie tylko dzisiejszą wielkość zespołu
• Zapytaj każdego dostawcę, co dokładnie stanie się z cenami i wsparciem w miarę zwiększania skali

Dokonywanie zmiany: migracja i niezawodność

Przeniesienie starej centrali PBX nie wymaga wyrywania numeru telefonu ani ponownego szkolenia całego personelu z dnia na dzień, pomimo tego, jak początkowo może to brzmieć zniechęcająco.

Zacznij od przeniesienia istniejących numerów do dostawcy VoIP (proces ten trwa zwykle od jednego do dwóch tygodni), a następnie dokładnie przetestuj routing połączeń i pocztę głosową w małej grupie przed przeniesieniem całego zespołu.

Uruchom oba systemy równolegle na krótki okres nakładania się, jeśli liczba połączeń naprawdę nie toleruje przestojów podczas przełączania.

Niezawodność zasługuje na własne dokładne sprawdzenie przed zaangażo- waniem się w którykolwiek system na dłuższą metę.

The Przewodnik bezpieczeństwa NIST VoIP określa ryzyko, którym dostawca powinien już zarządzać, a każdy dostawca, z którym warto podpisać umowę, powinien pisemnie potwierdzić wsparcie lokalizacyjne E911 i przedstawić udokumentowaną gwarancję dostępności, a nie niejasne twierdzenie marketingowe na stronie z cennikiem.

• Przed likwidacją starego systemu przenieś istniejące numery do nowego dostawcy
• Przed pełną zmianą przetestuj przekierowywanie połączeń i pocztę głosową w małej grupie
• Jeśli przestój nie wchodzi w grę, na krótko uruchom oba systemy równolegle
• Potwierdź obsługę lokalizacji E911 i zapytaj, jak to działa w przypadku personelu zdalnego
• Zamiast akceptować roszczenia marketingowe, poproś o pisemną gwarancję dostępności
• Potwierdź, że nagrywanie rozmów i obsługa danych spełniają wymagania Twojej branży w zakresie zgodności
• Wycofaj stary sprzęt dopiero po całkowitym potwierdzeniu działania nowego systemu

Wniosek

Porównanie PBX z VoIP tak naprawdę sprowadza się do dopasowania więcej niż jakiejkolwiek pojedynczej funkcji. Tradycyjna centrala PBX nadal dobrze sprawdza się w wąskiej grupie firm, w których obowiązują ścisłe zasady dotyczące lokalizacji i jedna, naprawdę stabilna lokalizacja.

Prawie dla wszystkich innych VoIP wyraźnie wygrywa pod względem elastyczności i kosztów, niezależnie od tego, czy oznacza to hostowaną centralę PBX, zarządzaną centralę IP PBX, czy też zwykłe rozmowy w chmurze.

Porównaj swoją obecną wielkość zespołu, plany rozwoju i potrzeby w zakresie pracy zdalnej ze wszystkim, co właśnie przeczytałeś, a następnie wybierz system, który pasuje dzisiaj, bez konieczności czekania na jutro.

System telefoniczny w chmurze Ringflow radzi sobie z całym przejściem bez wiązania rosnącego zespołu sztywną umową na sprzęt, więc numer i system, które aktywujesz teraz, nadal będą wygodne dla firmy za rok lub dwa lata.

Często zadawane pytania