PBX vs VoIP: kluczowe różnice i potrzeby Twojej firmy

Wstęp

Wybór pomiędzy centralą PBX a VoIP kształtuje sposób, w jaki Twój zespół odbiera połączenia, zarządza zdalnym personelem i skaluje się przez wiele lat. Podjęcie błędnej decyzji oznacza zapłacenie za sprzęt, którego nie potrzebujesz lub połączenie, które nie jest w stanie obsłużyć głośności połączeń. W tym przewodniku omówiono, co odróżnia system PBX od VoIP, i przedstawiono jasne ramy wyboru rozwiązania odpowiedniego dla Twojej firmy. Na koniec będziesz dokładnie wiedzieć, który system pasuje do wielkości Twojego zespołu, budżetu i planów rozwoju.

• PBX kieruje połączenia za pośrednictwem sprzętu znajdującego się na miejscu, podczas gdy VoIP wysyła połączenia przez Internet z niewielką ilością sprzętu fizycznego lub bez niego.
• Konfiguracja zarządzana przez dostawcę zależy od tego, kto obsługuje serwery, a nie od samej technologii połączeń.
• Lokalny serwer IP zapewnia większą kontrolę wewnętrzną niż konfiguracja w pełni dostarczana w chmurze, chociaż oba działają w oparciu o tę samą technologię.
• Właściwy wybór zależy od lokalizacji Twojego zespołu, liczby połączeń oraz tego, czy w ciągu najbliższych dwóch lat planujesz dodać personel zdalny czy hybrydowy.

Co to jest system PBX?

Centrala PBX, czyli centrala prywatna, to prywatna sieć telefoniczna, która łączy wewnętrzne numery wewnętrzne i kieruje połączenia do linii zewnętrznych. Tradycyjne systemy PBX opierają się na sprzęcie fizycznym zainstalowanym w szafie serwerowej lub w biurze, a miedziane okablowanie łączy każdy telefon stacjonarny z powrotem z tą skrzynką. Firmy korzystają z tej konfiguracji od dziesięcioleci, ponieważ działa ona niezawodnie po zainstalowaniu. Kompromisem są koszty początkowe: sprzęt, okablowanie i technik zajmujący się konserwacją tego wszystkiego. W wielu starszych biurach nadal można go spotkać z cichą pracą.

Co to jest VoIP?

VoIP, czyli protokół Voice over Internet Protocol, zamienia Twój głos w pakiety danych i wysyła je przez Internet zamiast miedzianych linii telefonicznych. Nie jest wymagana centrala lokalna, ponieważ dostawca VoIP kieruje połączenia za pośrednictwem własnej infrastruktury chmurowej. Każde urządzenie z dostępem do Internetu, telefon stacjonarny, laptop lub smartfon, może wykonywać i odbierać połączenia. Ta elastyczność jest powodem, dla którego tak wiele rozwijających się zespołów odchodzi od starszych linii telefonicznych.

PBX vs VoIP: kluczowe różnice, które mają znaczenie

Kiedy bezpośrednio porównujesz centralę PBX i VoIP, różnice pojawiają się w pięciu obszarach: infrastruktura, koszty, skalowalność, mobilność i konserwacja. Centrala PBX wymaga fizycznego sprzętu na miejscu, natomiast VoIP działa w chmurze lub na lekkim serwerze opartym na protokole IP. Ta pojedyncza różnica przekłada się na wszystko inne, w tym na to, jak szybko możesz dodać nowego pracownika lub otworzyć drugie biuro.

Koszt jest zwykle czynnikiem decydującym. Mała firma może wydać tysiące na sprzęt PBX, zanim zostanie zrealizowane pojedyncze połączenie, podczas gdy plany VoIP zazwyczaj rozpoczynają się od miesięcznej stawki za użytkownika. Skalowalność przebiega według tego samego schematu: rozwój centrali PBX oznacza zakup większej pojemności fizycznej, natomiast rozwój technologii VoIP oznacza kliknięcie przycisku w celu dodania stanowiska.

Hostowana centrala PBX a VoIP: jaka jest różnica?

Hostowana centrala PBX vs VoIP to porównanie, które dezorientuje nawet doświadczonych nabywców, ponieważ hostowana centrala PBX jest technicznie rodzajem VoIP. W przypadku hostowanej centrali PBX dostawca jest właścicielem serwera PBX i zarządza nim poza siedzibą firmy, a Twoja firma łączy się z nim przez Internet za pomocą standardowych połączeń VoIP. Otrzymujesz funkcje w stylu PBX, rozszerzenia, automatyczną sekretarkę, pocztę głosową na e-mail, bez konieczności posiadania żadnego sprzętu.

Z kolei zwykły VoIP często odnosi się do prostszej usługi telefonicznej bez pełnego zestawu funkcji PBX. Jeśli Twój zespół potrzebuje kolejek połączeń, wielopoziomowych automatycznych sekretarek lub routingu w oparciu o działy, najlepszym rozwiązaniem będzie hostowana centrala PBX. Jeśli potrzebujesz tylko niezawodnych połączeń z podstawowym routingiem, prosty plan VoIP może wystarczyć. System telefoniczny w chmurze firmy Ringflow obejmuje oba krańce tego spektrum, więc nie jesteś ograniczony sztywnym poziomem w miarę zmieniających się potrzeb.

IP PBX vs VoIP: jak się je porównuje?

IP PBX vs VoIP to węższe, bardziej techniczne porównanie niż powyższe pytanie dotyczące hostowania i chmury. IP PBX to fizyczny lub wirtualny serwer, którym Twoja firma nadal zarządza, ale wykorzystuje protokoły VoIP zamiast analogowych linii telefonicznych. Oznacza to, że zachowujesz część kontroli lokalnie, zyskując jednocześnie elastyczność VoIP, taką jak aplikacje na telefony programowe i połączenia internetowe między biurami.

Pure VoIP całkowicie usuwa ten serwer lokalny, ponieważ wszystko obsługuje zewnętrzny dostawca. Praktyczna różnica sprowadza się do tego, kto utrzymuje system: Twój wewnętrzny zespół IT z centralą IP PBX lub Twój dostawca z prostą usługą VoIP. Firmy stosujące rygorystyczne zasady przechowywania danych lub wewnętrzny personel telekomunikacyjny czasami preferują trasę lokalną. Wszyscy inni zwykle uważają, że czysty VoIP jest szybszy we wdrożeniu i tańszy w utrzymaniu w miarę upływu czasu.

PBX vs VoIP: ważenie zalet i wad

Tradycyjna centrala PBX: mocne strony i ograniczenia

Centrala PBX nadal ma swoje miejsce w określonych sytuacjach. Nie zależy to od dostępności Internetu, więc jakość połączenia nie spadnie, jeśli połączenie zostanie przerwane. Niektóre biura prawne i służby zdrowia utrzymują centralę PBX ze względu na zgodność ze starszą infrastrukturą telefoniczną. Wady są realne: drogie aktualizacje, brak wbudowanej mobilności i kurcząca się grupa techników obsługujących sprzęt.

VoIP: mocne strony i ograniczenia

VoIP wygrywa pod względem kosztów, mobilności i szybkości wdrożenia. Dodanie dziesięciu nowych pracowników oznacza dodanie dziesięciu licencji, a nie dziesięciu nowych gniazd telefonicznych. Jakość połączeń zależy od przepustowości Internetu, więc nierówne połączenie może powodować zrywanie połączeń lub opóźnienia. Jednak dla większości firm nowoczesny dostęp szerokopasmowy sprawia, że ​​jest to drobny problem, a nie zerwanie umowy.

Jak wybrać pomiędzy centralą PBX a VoIP dla swojej firmy

Na tym większość porównań się kończy. Wybór między centralą PBX a VoIP to nie tylko kwestia funkcji, ale także dopasowanie systemu do sposobu, w jaki faktycznie pracuje Twój zespół. Zanim podejmiesz decyzję, skorzystaj z tych trzech punktów kontrolnych.

Według wielkości zespołu i liczby lokalizacji

Zespół składający się z jednej lokalizacji i składający się z mniej niż 20 osób rzadko uzasadnia koszty sprzętu PBX. VoIP lub hostowana centrala PBX można łatwo skalować w wielu biurach, bez konieczności stosowania dodatkowego okablowania w każdej lokalizacji. Większe przedsiębiorstwa posiadające dedykowany dział IT czasami wybierają IP PBX w celu zapewnienia ściślejszej kontroli wewnętrznej.

Według potrzeb pracy zdalnej lub hybrydowej

Jeśli któryś z pracowników pracuje w domu, w biurze satelitarnym lub często podróżuje, VoIP jest jedyną opcją, która zapewnia im łączność bez konieczności stosowania sztuczek związanych z przekazywaniem. Tradycyjna centrala PBX łączy połączenia z fizycznym biurkiem, które ulega awarii w momencie, gdy kogoś nie ma w budynku. Narzędzia do przekierowywania połączeń i wysyłania wiadomości SMS firmy Ringflow zostały zbudowane z myślą o rozproszonych zespołach, dzięki czemu pracownicy hybrydowi są dostępni z dowolnego urządzenia.

Według budżetu i planów rozwoju

Jeśli planujesz podwoić zatrudnienie w ciągu dwóch lat, unikaj inwestowania pieniędzy w sprzęt PBX, którego nie da się skalować. Subskrypcje VoIP rosną lub maleją wraz ze zmianą rozmiaru zespołu. Firmy oczekujące stałego zatrudnienia i stabilnych biur mogą nadal uważać jednorazowy koszt centrali PBX za konkurencyjny w wystarczająco długim horyzoncie czasowym.

Dokonywanie zmiany: jak migrować ze starszej wersji PBX do VoIP

Rezygnacja z centrali PBX nie wymaga usuwania numeru telefonu ani ponownego szkolenia całego personelu z dnia na dzień. Zacznij od przeniesienia istniejących numerów do dostawcy VoIP. Proces ten trwa zwykle od jednego do dwóch tygodni. Następnie przetestuj routing połączeń i konfiguracja poczty głosowej z małą grupą przed przełączeniem całego zespołu.

Jeśli liczba połączeń nie toleruje przestojów, uruchamiaj oba systemy równolegle przez tydzień. Gdy zespół poczuje się już komfortowo, wyłącz stary sprzęt PBX i przekieruj pozostałe linie. A przewodnik po centrum kontaktowym może pomóc w ustaleniu, które funkcje należy przetestować w pierwszej kolejności. Zespoły, które planują to etapowo, unikają skarg związanych z odrzuceniem połączenia, które wynikają z pośpiesznego przejścia na inny tryb.

Niezawodność i zgodność należy sprawdzić przed podjęciem decyzji

Zanim zdecydujesz się na któryś z systemów, sprawdź, jak każdy z nich obsługuje połączenia alarmowe i awarie. Dostawcy VoIP są zobowiązani do obsługi usług lokalizacyjnych E911 oraz Wytyczne FCC dokładnie określić, co dostawcy muszą ujawniać na temat tego ubezpieczenia. Poproś dowolnego dostawcę usług VoIP lub hostowanej centrali PBX o pisemną gwarancję dostępności, a nie tylko oświadczenie marketingowe.

Firmy z branży opieki zdrowotnej lub finansów powinny również potwierdzić, że nagrywanie rozmów i przetwarzanie danych spełniają swoje obowiązki w zakresie zgodności. Niezawodność nie jest olśniewająca, ale stanowi różnicę pomiędzy płynnym przejściem a kosztowną przestoją.

Wniosek

Porównanie PBX i VoIP sprowadza się do jednej rzeczy: dopasowania. Tradycyjna centrala PBX nadal sprawdza się w wąskiej grupie firm, gdzie obowiązują ścisłe zasady dotyczące lokalizacji i jedna, stabilna lokalizacja. Prawie dla wszystkich pozostałych VoIP wygrywa pod względem elastyczności i kosztów, niezależnie od tego, czy jest hostowany, czy nie. Zanim cokolwiek podpiszesz, poznaj różnicę pomiędzy hostowaną centralą PBX a VoIP i IP PBX a VoIP.

Twój następny krok jest prosty. Porównaj wielkość swojego zespołu, plany rozwoju i potrzeby zdalne z tym, czego się właśnie nauczyłeś. System telefoniczny w chmurze firmy Ringflow radzi sobie z tym przejściem bez wiązania Cię sztywnymi umowami sprzętowymi. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na hostowaną centralę PBX, czy na zwykły VoIP, wybierz system, który rozwija się wraz z Tobą.

Często zadawane pytania