Wstęp
Oprogramowanie do wideokonferencji umożliwia użytkownikom łączenie się ze sobą i współpracę poprzez udostępnianie ekranu. Wiele zespołów wykorzystuje wideokonferencje jako podstawową metodę rozmów sprzedażowych, rozmów kwalifikacyjnych, szkoleń i cotygodniowych aktualizacji. Wybór niewłaściwego oprogramowania będzie miał wpływ na wszelkie spotkania.
Wyzwanie polega na określeniu, jakie funkcje są niezbędne, a jakie po prostu warto mieć. W tym przewodniku omówiono ofertę platform do wideokonferencji, najważniejsze funkcje do porównania oraz wybór samodzielnego lub zintegrowanego rozwiązania, aby uniknąć płacenia za niechciane funkcje.
Co to jest oprogramowanie do wideokonferencji?
Oprogramowanie do wideokonferencji umożliwia osobom (2+) komunikację na żywo za pośrednictwem Internetu za pośrednictwem sygnału audio i wideo. Mogą dołączyć za pośrednictwem łącza, aplikacji lub przeglądarki. Oprogramowanie będzie zarządzać łączeniem poszczególnych osób, wyświetlaniem ich awatarów i udostępnianych treści.
Zapewni także proste sterowanie umożliwiające zarządzanie spotkaniem, np. wyciszenie, wyrzucenie.
Większość nowoczesnych rozwiązań pozwoli Ci zapisywać spotkania, planować je za pomocą kalendarza i dodawać notatki po rozmowach. Niektóre zostaną zintegrowane z szerszym systemem komunikacji.
Przykładem może być Ringflow Spotkania wideo która jest częścią tej samej platformy telefonicznej w chmurze, co połączenia biznesowe. Twoje spotkania i rozmowy będą odbywać się na tej samej platformie.
Podczas korzystania z wideokonferencji spotkania będą przebiegać według prostego procesu. Planujesz spotkanie w swoim kalendarzu, platforma utworzy link, wyślesz go swoim gościom. Klikają link i dołączą, korzystając z dowolnego urządzenia, jakie posiadają.
Gospodarz będzie zarządzał, kto może rozmawiać i co będzie pokazywane. Dobra platforma zapewni Ci nagranie, transkrypcję i podsumowanie spotkania, dzięki czemu osoby niezaangażowane będą mogły szybko nadrobić zaległości.
Zespoły zazwyczaj będą chciały wdrożyć konkretne rozwiązanie, aby rozwiązać następujące problemy:
- Chaotyczny: Korzystanie z wielu aplikacji z różnymi linkami i regułami.
- Frustracja gościa: Klienci i kandydaci nie chcą pobierać.
- Brak decyzji: Nikt nie zapisuje decyzji i tego, kto jest za nie odpowiedzialny.
- Słabe sterowanie: Administratorzy nie mają kontroli nad tym, kto może nagrywać, udostępniać i zapraszać.
- Brak dalszych działań: Do klienta nie są dodawane żadne notatki ani nagrania.
Podstawowe funkcje spotkań wideo do porównania
Należy wziąć pod uwagę wiele funkcji, jednak większość z nich będzie podobna u różnych dostawców. Są to funkcje, które sprawią, że Twoje doświadczenie będzie płynne lub frustrujące.
- Maksymalna liczba uczestników: Ile osób może uczestniczyć w spotkaniu. Czy można podzielić się na pokoje typu breakout?
- Dołącz do przeglądarki: Czy goście mogą dołączać przez przeglądarkę?
- Udostępnianie ekranu: Czy możesz łatwo udostępnić okno lub pełny ekran bez opóźnień?
- Nagranie: Czy możesz zapisać w chmurze? Jak długo będą zbawieni? Kto może przeglądać?
- Transkrypcja i podsumowanie: Transkrypcja na żywo, elementy działania i e-mail z podsumowaniem wysłany na koniec.
- Integracja z kalendarzem: Jedno kliknięcie, aby dołączyć do spotkania za pośrednictwem Kalendarza Google, Outlooka lub iCal.
- Połączenie telefoniczne: Czy użytkownicy mogą się połączyć, jeśli mają słaby internet?
- Wieloplatformowy: Aplikacje internetowe, desktopowe i mobilne. Wszystko będzie działać w ten sam sposób.
- Chronometraż: Czy istnieją ograniczenia czasowe?
- Integracja CRM i narzędzi: Czy możesz dodawać notatki i śledzić istniejące systemy?
Nie daj się zwieść liczbie funkcji. Wybierz kilka platform i zorganizuj szybkie spotkanie, aby sprawdzić, która z nich jest łatwa dla tych, którzy nigdy z niej nie korzystali.
Warto także zanotować, kto będzie korzystał z tych funkcji. Gospodarze zajmą się planowaniem, kontrolą i nagrywaniem. Gościom będzie zależało na łatwości łączenia i czystym dźwięku. Administratorzy będą dbać o ustawienia bezpieczeństwa, raportowanie i koszty.
Wybór rozwiązania, które sprawdzi się dla wszystkich, oznacza, że zostanie ono szybciej przyjęte.
Jakość dźwięku jest często pomijana. Choć nieco niewyraźny obraz można wybaczyć, zły dźwięk będzie powodować frustrację. Spróbuj dołączyć do spotkania na laptopie, telefonie lub w sali konferencyjnej podczas prób, aby upewnić się, że dźwięk jest wyraźny.
Rodzaje rozwiązań do wideokonferencji
Wideokonferencje zwykle występują w dwóch odmianach. Samodzielna aplikacja, która będzie po prostu oferować spotkania. Lub zintegrowane rozwiązanie, które będzie częścią szerszej platformy oferującej połączenia, wiadomości i rejestrację klientów.
To naprawdę zależy od tego, ile pracy odbywa się w jednym systemie.
| Opcja | Najlepsze dla | Plusy | Wady |
|---|---|---|---|
| Samodzielna aplikacja | Po prostu potrzebuję spotkań | Proste funkcje. Wielu gości będzie wiedziało, jak z niego korzystać. | Inny login, kontakt i rozliczenia. |
| Zintegrowany z telefonem/UCaaS | Dzwonię do klientów, a potem spotykam się | Jeden login i lista kontaktów. | Mniej specyficzne funkcje. |
| Bezpłatny plan | Do użytku osobistego lub małych, nieformalnych rozmów | Bez kosztów | Ograniczenia czasowe, uczestników i administratora. |
Darmowe plany są przydatne w przypadku nieformalnych połączeń. Jednak większość ograniczy długość połączeń, uczestników i administratora. Przewodnik po najlepsze darmowe aplikacje do rozmów wideo pokaże Ci na co Cię naprawdę stać.
Jak wybrać oprogramowanie do wideokonferencji
Wybór odpowiedniego oprogramowania zacznij od sprawdzenia rodzaju spotkań, jakie organizujesz.
- 1Wypisz rodzaje spotkań, jakie organizujesz. Podział na aktualizacje wewnętrzne, rozmowy z klientami, wywiady i duże spotkania.
- 2Jak duże jest Twoje największe spotkanie? Ile osób będziesz gościć? Czy potrzebujesz pokoi wypoczynkowych?
- 3Jak dołączają Twoi goście? Jeśli dołącza do Ciebie wielu klientów i kandydatów, opcja przeglądarki staje się ważniejsza.
- 4Upewnij się, że integruje się z Twoimi narzędziami. Sprawdź, czy integruje się z Twoim kalendarzem, CRM i systemem telefonicznym.
- 5Czy możesz zapisywać nagrania i notatki? Gdzie są zbawieni? Jak długo będą zbawieni? Czy podsumowania są wysyłane do Twojego klienta?
- 6Sprawdź ograniczenia. Czy istnieje ograniczenie długości spotkań? Uczestnicy? Składowanie? Czy w niższych planach brakuje funkcji?
- 7Uruchom wersję próbną. Poproś małą grupę o korzystanie z platformy przez kilka tygodni. Zapytaj ich, co spowodowało opóźnienia.
Ringflow oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, a wszystkie plany oferują wideo HD. Oznacza to, że Twój zespół może spróbować używać go do spotkań podczas rozmów biznesowych. Upewnij się, że niezależnie od dostawcy, z którym współpracujesz, oferuje on wersję próbną, korzystając z Twoich spotkań.
Bezpieczeństwo, prywatność i dostępność
Ponieważ Twoje spotkania często zawierają dane klientów, ceny i dane osobowe, warto zapytać bezpośrednio każdego sprzedawcę. Czy Twoje połączenia są szyfrowane? Kto może dołączyć? Kto może nagrywać? Gdzie są przechowywane? Ważne jest również, aby zapewnić dostępność rozwiązania.
Dodanie napisów i transkrypcji pomoże osobom niesłyszącym lub niedosłyszącym. Korzyści odniesie każdy, kto przebywa w hałaśliwym otoczeniu. W3C wyjaśnia, jak to zrobić dostępne media audio i wideo.
Zadaj następujące pytania wszystkim dostawcom:
- Czy Twoje spotkania są szyfrowane? Czy istnieje kompleksowe szyfrowanie?
- Czy gospodarze mogą zablokować spotkanie? Wymagać zgody na dołączenie? Wyrzucić gości?
- Kto może nagrywać? Pogląd? Usuwać?
- Gdzie są przechowywane Twoje nagrania i transkrypcje? Jak długo będą przechowywane?
- Czy są dostępne napisy? Na planie, który zamierzasz kupić?
- Jaka jest gwarancja dostępności? Jak będą działać kredyty?
Upewnij się, że otrzymasz to na piśmie. Nie daj się zwieść myśleniu, że tak, ponieważ będą pewni siebie podczas rozmowy telefonicznej. Ustawienia zabezpieczeń nie pomogą, chyba że ktoś z Twojego zespołu je posiada.
Wniosek
Wybór odpowiedniego oprogramowania do wideokonferencji ułatwi dołączanie do spotkań i zapewni przejrzysty zapis decyzji. Zacznij od zastanowienia się, jakiego rodzaju spotkania odbywasz najczęściej. Zdecyduj, czy chcesz mieć samodzielną aplikację, czy zintegrowane rozwiązanie.
Rozważ funkcje i to, czy będą używane.
Wypróbuj! Przeprowadzenie krótkiego okresu próbnego umożliwi Ci wgląd w jakość dźwięku, wrażenia gości i dalsze działania. Ringflow oferuje bezpłatną wersję próbną, dzięki czemu możesz bez ryzyka sprawdzić, jak to działa w Twojej linii biznesowej.
Gotowy, kiedy będziesz
Gotowy do prowadzenia spotkań i rozmów z jednej platformy?
Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny i testuj spotkania wideo HD w ramach swojej linii biznesowej.
Często zadawane pytania
Jest to transmisja audio i wideo na żywo pomiędzy dwiema lub większą liczbą osób za pośrednictwem Internetu. Dołączasz za pomocą linku, aplikacji lub przeglądarki, a gospodarz decyduje, kto może rozmawiać i co jest wyświetlane.
Zacznij od maksymalnej liczby uczestników, dołączenia przez przeglądarkę, udostępniania ekranu, nagrywania, transkrypcji, integracji z kalendarzem i limitów czasowych. Następnie sprawdź, których z nich brakuje w wybranym przez Ciebie planie.
Tak. Większość bezpłatnych planów ogranicza długość połączeń, liczbę uczestników i kontrolę administracyjną, dlatego najlepiej sprawdzają się w przypadku nieformalnych połączeń.
Wiele platform umożliwia gościom dołączanie z poziomu przeglądarki. Sprawdź, czy plan, który kupujesz, zawiera tę opcję.
To zależy od dostawcy. Zapytaj o szyfrowanie, kto może dołączyć i nagrywać oraz gdzie przechowywane są nagrania, i uzyskaj odpowiedzi na piśmie przed zakupem.
