ระบบโทรศัพท์ธุรกิจ: คืออะไร ประเภท และวิธีการเลือก

การแนะนำ

ระบบโทรศัพท์ของธุรกิจคือการตั้งค่าที่รับสาย กำหนดเส้นทาง และบันทึกทุกสายที่บริษัทของคุณโทรออกหรือรับสาย เมื่อใช้งานได้ไม่มีใครสังเกตเห็น

เมื่อไม่เป็นเช่นนั้น ลูกค้าจะเข้าถึงข้อความเสียง หมายเลขโทรศัพท์ของผู้จัดการจะกลายเป็นสายหลัก และสายที่ไม่ได้รับจะกลายเป็นการสูญเสียการขาย

ทีมส่วนใหญ่เริ่มคิดถึงการตั้งค่าใหม่เมื่อมีบางอย่างขัดข้อง เช่น การย้ายไปยังสำนักงานแห่งที่สอง การจ้างพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน หรือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่ไม่มีใครสามารถแก้ไขได้

คู่มือนี้จะอธิบายว่าระบบเหล่านี้ทำอะไรได้บ้าง ประเภทหลักแตกต่างกันอย่างไร คุณสมบัติใดที่คุ้มค่าที่จะจ่าย และวิธีการเลือกโดยไม่ต้องซื้อมากเกินไป

ระบบโทรศัพท์ธุรกิจคืออะไร?

โดยจะเชื่อมต่อหมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทของคุณกับผู้ที่รับสาย โดยจะจัดการพื้นฐานต่างๆ เช่น การโทรไปที่โต๊ะที่เหมาะสม การส่งผู้โทรไปยังวอยซ์เมล และการโอนสายระหว่างเพื่อนร่วมงาน

นอกจากนี้ยังจัดการสิ่งที่แผนบริการมือถือส่วนบุคคลไม่สามารถทำได้: หมายเลขหลักที่โทรหาคนหลายคน เมนูที่จัดเรียงผู้โทรและหมายเลขต่อที่เข้าถึงเพื่อนร่วมทีมแต่ละคนโดยตรง

การตั้งค่าแบบเก่าทำได้โดยใช้ฮาร์ดแวร์ในตู้เสื้อผ้าและสายไฟไปยังโต๊ะทุกตัว เครือข่ายสมัยใหม่ทำงานบนคลาวด์ ดังนั้นการโทรจึงเดินทางผ่านอินเทอร์เน็ต และผู้ให้บริการจะทำให้อุปกรณ์ทำงานต่อไป

พนักงานลงชื่อเข้าใช้โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ แล็ปท็อป หรือแอปมือถือ และหมายเลขธุรกิจเดียวใช้ได้กับทุกหมายเลข

บริการคลาวด์เช่น โทรศัพท์ธุรกิจ Ringflow ทำตามโมเดลนี้: คุณย้ายหรือเลือกหมายเลข สร้างเมนูการโทรในตัวแก้ไข กำหนดส่วนขยาย และเข้าสู่ระบบบนอุปกรณ์ที่รองรับ

การตั้งค่าทั่วไปครอบคลุมงานประจำวันจำนวนหนึ่ง:

• หมายเลขธุรกิจหนึ่งหมายเลข: ลูกค้ากดหมายเลขเดียวไม่ว่าใครจะรับสาย
• อุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ: โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ แล็ปท็อป และแอพมือถือต่างดังพร้อมกัน
• การสื่อสารในทีม: ส่วนขยาย การถ่ายโอน และอินเตอร์คอมช่วยให้เพื่อนร่วมงานเชื่อมต่อกัน
• การจัดการสาย: เมนู คิว และข้อความเสียงช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการโทรหลุด
• บันทึก: บันทึกการโทรและการบันทึกจะแสดงสิ่งที่เกิดขึ้นในการโทรแต่ละครั้ง

ประเภทของระบบโทรศัพท์ธุรกิจ

การตั้งค่าเหล่านี้แบ่งออกเป็นสามกลุ่ม กลุ่มที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาด งบประมาณ และจำนวนทีมที่ทำงานนอกสำนักงานแห่งเดียว

การตั้งค่าภายในองค์กรช่วยให้คุณควบคุมได้โดยตรงที่สุดและยังคงทำงานต่อไปในระหว่างที่อินเทอร์เน็ตขัดข้อง แต่คุณเป็นเจ้าของการบำรุงรักษาและการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างจะต้องผ่านโปรแกรมติดตั้ง

การตั้งค่าระบบคลาวด์จะถือว่าโทรศัพท์เป็นแอป ดังนั้นการจ้างงานใหม่จึงสามารถเกิดขึ้นได้โดยการติดตั้งและลงชื่อเข้าใช้ การตั้งค่าแบบไฮบริดช่วยให้ฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ทำงานในขณะที่ผู้ใช้ใหม่หรือสถานที่ใหม่เริ่มต้นในระบบคลาวด์

หากคุณกำลังชั่งน้ำหนักตัวเลือกที่หนึ่งและสอง จะมีการแจกแจงรายละเอียด PBX กับ VoIP พิจารณาต้นทุน ความคล่องตัว และความน่าเชื่อถือไปพร้อมๆ กัน

คุณสมบัติระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่มาแทนที่

รายการคุณสมบัติมีความยาว และทีมส่วนใหญ่ใช้เพียงไม่กี่รายการ เริ่มต้นด้วยคุณสมบัติที่จะเปลี่ยนวิธีที่ลูกค้ารับสายของคุณ จากนั้นเพิ่มคุณสมบัติที่เหลือเมื่อทีมเติบโตขึ้น

• เส้นทางการโทร: ส่งการโทรแต่ละครั้งไปยังบุคคล กลุ่ม หรือคิวตามกฎที่คุณตั้งไว้ ดังนั้นจึงไม่มีการโทรใดขึ้นอยู่กับโต๊ะเดียว
• การต่อสายตรงอัตโนมัติ: ทักทายผู้โทรด้วยเมนูเพื่อให้สามารถเลือกการขาย การสนับสนุน หรือการเรียกเก็บเงินโดยไม่ต้องมีคนรับสายก่อน
• ข้อความเสียง: บันทึกข้อความเมื่อไม่มีใครรับ มักจะมีข้อความถอดเสียงที่ส่งไปยังอีเมล
• โทรผ่านมือถือ: ช่วยให้พนักงานใช้หมายเลขธุรกิจจากแอปโทรศัพท์ได้ด้วยการเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียวในอุปกรณ์ต่างๆ
• บูรณาการ CRM: บันทึกการโทรไปยังบันทึกลูกค้า แม้ว่าแผนที่คุณซื้อจะตัดสินใจว่าจะรวมการผสานการทำงานใดบ้าง
• การวิเคราะห์การโทร: แสดงปริมาณการโทร สายที่ไม่ได้รับ และชั่วโมงเร่งด่วน เพื่อให้คุณสามารถระบุพนักงานได้

ความพิเศษบางอย่างควรค่าแก่การดูสำหรับทีมเฉพาะ การบันทึกการโทรพร้อมการค้นหาช่วยการขายและสนับสนุนการสนทนาในการทบทวน Call Flip ย้ายการโทรสดจากโทรศัพท์ตั้งโต๊ะไปยังโทรศัพท์มือถือโดยไม่ทำหล่น

พนักงานต้อนรับ AI สามารถรับสายนอกเวลาทำการและบันทึกรายละเอียดลูกค้าเป้าหมายได้ ไม่ใช่ทุกแผนให้บริการที่มีฟีเจอร์ครบทุกอย่าง ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าระดับใดมีฟีเจอร์ที่คุณต้องการก่อนที่จะเปรียบเทียบราคา

วิธีเลือกระบบโทรศัพท์ธุรกิจ

ทางเลือกที่ดีที่สุดคือตัวเลือกที่ทีมของคุณจะใช้โดยไม่ต้องมีหลักสูตรการฝึกอบรม ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ตามลำดับ

1. 1กำหนดความต้องการทางธุรกิจ นับผู้ใช้และสถานที่ของคุณในวันนี้และในหนึ่งปี และจดบันทึกที่ที่ผู้คนทำงาน หากครึ่งหนึ่งของทีมใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ การตั้งค่าระบบคลาวด์ที่เน้นแอปเป็นหลักจะเหมาะสมกว่าโทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่ผูกติดอยู่กับอาคารเดียว
2. 2จับคู่คุณสมบัติกับงาน จดบันทึกสิ่งที่ระบบต้องทำ เช่น เส้นทางตามแผนก บันทึกการโทร หรือลิงก์ไปยัง CRM ของคุณ และเพิกเฉยต่อส่วนที่เหลือ
3. 3ตรวจสอบอินเทอร์เน็ตของคุณ การโทรบนคลาวด์ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อที่เสถียร ดังนั้นควรทดสอบแบนด์วิดท์ของคุณในช่วงเวลาที่ยุ่งที่สุดก่อนที่จะเปลี่ยน
4. 4ตั้งงบประมาณ. ดูจำนวนที่นั่งขั้นต่ำ ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับนาทีหรือตัวเลข และจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณลาออก ไม่ใช่แค่ราคารายเดือนพาดหัวข่าว
5. 5แผนสำหรับการขยายขนาด ยืนยันว่าคุณสามารถเพิ่มผู้ใช้และสถานที่ได้โดยไม่ต้องมีฮาร์ดแวร์ใหม่หรือสัญญาใหม่
6. 6เก็บเบอร์ไว้. ยืนยันว่าหมายเลขปัจจุบันของคุณสามารถย้ายได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และสอบถามว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหน
7. 7ดำเนินการทดลอง ตั้งกลุ่มเล็กๆ ไว้ในระบบเป็นเวลาสองสามสัปดาห์ และวัดสายที่ไม่ได้รับและคุณภาพการโทร

Ringflow เสนอการทดลองใช้ฟรี 14 วันโดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ซึ่งช่วยให้ทีมงานกลุ่มเล็กๆ มีเวลาทดสอบเส้นทาง แอป และคุณภาพการโทรก่อนที่จะตัดสินใจ ไม่ว่าคุณจะประเมินผู้ให้บริการรายใด ขอทดลองใช้หรือนำร่อง แทนที่จะอาศัยการสาธิต

ความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความน่าเชื่อถือ

การตั้งค่าโทรศัพท์ประกอบด้วยรายละเอียดลูกค้า ข้อมูลการชำระเงิน และการสนทนาส่วนตัว ดังนั้นจึงสมควรได้รับการดูแลเช่นเดียวกับระบบอื่นๆ ของบริษัท การโทรผ่านอินเทอร์เน็ตมีความเสี่ยงในตัวมันเอง รวมถึงการฉ้อโกงค่าผ่านทาง การดักฟัง และการปลอมแปลงหมายเลขผู้โทร

ที่ คำแนะนำของ NIST เกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย VoIP เป็นเอกสารเก่า แต่ยังคงให้รายการตรวจสอบตามภัยคุกคามที่มีประโยชน์สำหรับความเสี่ยงและการควบคุมที่ลดความเสี่ยง

ก่อนที่คุณจะลงนาม ให้สอบถามผู้ให้บริการแต่ละรายเกี่ยวกับ:

• การตรวจสอบการโทร: การโทรออกมีใบรับรอง STIR/SHAKEN หรือไม่ จึงมีโอกาสน้อยที่จะถูกระบุว่าเป็นสแปม
• ความยินยอมในการบันทึก: ไม่ว่าคุณจะสามารถกำหนดค่าข้อความแจ้งความยินยอมให้ตรงกับกฎในรัฐที่คุณดำเนินธุรกิจได้หรือไม่
• การควบคุมการเข้าถึง: ใครบ้างที่สามารถฟังการบันทึก และดูว่าการเล่นถูกบันทึกไว้หรือไม่
• ข้อมูลการชำระเงิน: รายละเอียดการ์ดที่ละเอียดอ่อนสามารถแก้ไขจากการบันทึกได้หรือไม่
• เฟลโอเวอร์: จะเกิดอะไรขึ้นกับการโทรหากอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายผู้ให้บริการของคุณมีปัญหา
• สนับสนุน: คุณเข้าถึงบุคคลได้อย่างไร และครอบคลุมเวลาใดบ้าง

ความน่าเชื่อถือนั้นขึ้นอยู่กับเครือข่ายของคุณมากพอๆ กับผู้ให้บริการ ใช้การเชื่อมต่อแบบใช้สายสำหรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะในที่ที่คุณสามารถทำได้ และเตรียมกฎการส่งต่ออุปกรณ์เคลื่อนที่ให้พร้อมสำหรับกรณีฉุกเฉิน

บทสรุป

การตั้งค่าโทรศัพท์ควรทำให้บริษัทของคุณเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและดำเนินการได้ง่ายขึ้น เริ่มจากวิธีการทำงานของทีมของคุณ เลือกประเภทที่เหมาะสม และเลือกคุณสมบัติสำหรับการโทรที่คุณรับทุกวัน ไม่ใช่รายการที่ยาวที่สุดในหน้าราคา

ทดสอบก่อนที่จะกระทำ การทดลองใช้งานการโทรจริงระยะสั้นจะบอกคุณเกี่ยวกับคุณภาพการโทร การตั้งค่า และการสนับสนุนมากกว่าโบรชัวร์ใดๆ เมื่อคุณพร้อมที่จะเปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆ การทดลองใช้ Ringflow ฟรีถือเป็นจุดเริ่มต้นที่มีความเสี่ยงต่ำ

คำถามที่พบบ่อย