หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไรและทำงานอย่างไร?

การแนะนำ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขในระบบคลาวด์ที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับโทรศัพท์ ซิมการ์ด หรือที่ตั้งสำนักงานใดๆ สิ่งนี้มีความสำคัญมากขึ้นทุกปี เนื่องจากขณะนี้มีทีมจำนวนมากขึ้นที่ทำงานจากระยะไกล ข้ามเมือง หรือข้ามพรมแดน และหมายเลขที่ต่อสายเข้ากับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะเครื่องเดียวก็ไม่สามารถตามทันได้ คู่มือนี้ครอบคลุมถึงวิธีการทำงานของหมายเลขโทรศัพท์เสมือน ประเภทที่มี และวิธีการเลือกหมายเลขที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณ ในตอนท้าย คุณจะทราบได้อย่างชัดเจนว่าประเภทใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ รวมถึงรายละเอียดการตั้งค่าที่คำแนะนำส่วนใหญ่ข้ามไป

• หมายเลขโทรศัพท์เสมือนจะกำหนดเส้นทางการโทรผ่านอินเทอร์เน็ตแทนที่จะเป็นสายจริง ดังนั้นจึงใช้งานได้บนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ
• ประเภทที่พบบ่อยที่สุดคือหมายเลขท้องถิ่น โทรฟรี โทรฟรี และหมายเลขต่างประเทศ ซึ่งแต่ละประเภทเหมาะกับเป้าหมายทางธุรกิจที่แตกต่างกัน
• โดยทั่วไปการตั้งค่าจะใช้เวลาไม่กี่นาที ไม่ใช่เป็นสัปดาห์ และไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ใหม่หรือช่างเทคนิคเข้าเยี่ยมชม
• รายละเอียดการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น การลงทะเบียนหมายเลขและความแม่นยำของตำแหน่งฉุกเฉิน คุ้มค่าที่จะตรวจสอบก่อนที่คุณจะตกลงกับผู้ให้บริการ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ในระบบคลาวด์ แทนที่จะต่อเข้ากับสายจริงหรืออุปกรณ์ตัวเดียว คุณสามารถรับสายและข้อความได้จากแอป โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ หรือสมาร์ทโฟนทุกเครื่องที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ต่างจากหมายเลขโทรศัพท์บ้านแบบเดิมๆ ตรงที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับสถานที่ ซิมการ์ด หรือโทรศัพท์เครื่องเดียว นั่นคือสิ่งที่ทำให้มีประโยชน์สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล ธุรกิจที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่ง และใครก็ตามที่ต้องการเก็บหมายเลขส่วนตัวไว้เป็นส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็นผู้ก่อตั้งที่รับสายสนับสนุนทางโทรศัพท์หรือทีมขายสิบคนที่กระจายอยู่ในสามเมือง

หมายเลขเสมือนกำหนดเส้นทางการโทรของคุณอย่างไร

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทุกหมายเลขทำงานบน VoIP ซึ่งเป็นเทคโนโลยีเดียวกับที่อยู่เบื้องหลังระบบโทรศัพท์ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่ เมื่อมีคนกดหมายเลขของคุณ สายนั้นจะเดินทางผ่านอินเทอร์เน็ตในรูปแบบข้อมูล แทนที่จะผ่านสายโทรศัพท์ทองแดง เซิร์ฟเวอร์คลาวด์ของผู้ให้บริการของคุณจะกำหนดเส้นทางการโทรนั้นไปยังทุกที่ที่คุณบอกให้ไป: แอพมือถือ ซอฟต์โฟนบนเดสก์ท็อป โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP หรืออุปกรณ์หลายเครื่องที่ดังพร้อมกัน คุณสามารถเปลี่ยนจุดหมายปลายทางได้ตลอดเวลาจากแดชบอร์ด โดยไม่ต้องเปลี่ยนซิมการ์ดหรือรอช่างเทคนิค หากต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมว่าเทคโนโลยีพื้นฐานจัดการกับการโทรตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างไร โปรดดูสิ่งนี้ บริการโทรศัพท์วีโอไอพี พังทลาย

ประเภทของหมายเลขเสมือนที่คุณสามารถเลือกได้

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนบางหมายเลขไม่ได้มีจุดประสงค์เดียวกัน การเลือกประเภทที่ถูกต้องมีความสำคัญพอๆ กับการเลือกผู้ให้บริการ เนื่องจากแต่ละคนจะแก้ปัญหาที่แตกต่างกันสำหรับผู้โทรประเภทต่างๆ

• หมายเลขท้องถิ่น: จับคู่รหัสพื้นที่เฉพาะซึ่งมีประโยชน์ในการสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าในภูมิภาคนั้น
• หมายเลขโทรฟรี: ฟรีสำหรับผู้โทรเพื่อโทรออก ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับฝ่ายสนับสนุนลูกค้าและสายการขาย
• ตัวเลขไร้สาระ: สะกดคำหรือวลี จำง่ายสำหรับการตลาดและโฆษณา
• หมายเลขต่างประเทศ: ให้คุณรับสายจากประเทศอื่นโดยไม่ต้องเสียค่าโทรต่างประเทศ

ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะใช้มากกว่าหนึ่งประเภทในแคมเปญหรือแผนกต่างๆ สายสนับสนุนอาจดำเนินการโดยใช้หมายเลขโทรฟรี ในขณะที่ทีมขายใช้หมายเลขท้องถิ่นเพื่อเพิ่มอัตราการตอบรับในแต่ละภูมิภาคที่พวกเขาขายเข้าไป และทีมการตลาดอาจเพิ่มหมายเลขเฉพาะสำหรับแคมเปญโฆษณาเดียวเพื่อดูว่ามีการโทรกี่ครั้งที่กระตุ้นได้จริง

หมายเลขเสมือนกับสายโทรศัพท์แบบเดิม

สายโทรศัพท์แบบเดิมเชื่อมต่อกับแจ็คทางกายภาพในอาคารเฉพาะ โดยเชื่อมโยงกับผู้ให้บริการรายหนึ่งและตำแหน่งเดียวตราบเท่าที่สัญญาเช่าดำเนินไป หมายเลขโทรศัพท์เสมือนข้ามสิ่งเหล่านั้นทั้งหมด: หมายเลขโทรศัพท์นั้นอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่สายโทรศัพท์ ดังนั้นจึงย้ายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ แทนที่จะอยู่ที่สำนักงานเก่าเมื่อคุณย้ายหรือเพิ่มที่ตั้งที่สอง สายแบบเดิมยังคิดค่าบริการอุปกรณ์ การติดตั้ง และการโทรทางไกลมากขึ้น ในขณะที่หมายเลขระบบคลาวด์มักจะทำงานบนแผนรายเดือนแบบคงที่โดยไม่ต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์ ข้อดีข้อเสียมีอยู่จริง: หมายเลขเสมือนขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร ในขณะที่โทรศัพท์บ้านยังคงทำงานต่อไปแม้ไฟฟ้าดับตราบใดที่ไม่ใช่แบบไร้สาย

เหตุใดธุรกิจจึงเลือกหมายเลขเสมือนสำหรับธุรกิจ

การเลือกหมายเลขเสมือนสำหรับธุรกิจทำให้เจ้าของสามารถแยกการโทรส่วนตัวและที่ทำงานได้โดยไม่ต้องพกโทรศัพท์สองเครื่อง ทีมระยะไกลและทีมไฮบริดสามารถรับสายจากแอปแล็ปท็อปหรือโทรศัพท์ได้ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนในวันนั้น โดยใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนเดียวกันทุกครั้ง บริษัทที่มีลูกค้าในหลายรัฐสามารถแจกหมายเลขท้องถิ่นในแต่ละพื้นที่ได้ ดังนั้นการโทรจึงให้ความรู้สึกถึงท้องถิ่น แม้ว่าทั้งทีมจะนั่งอยู่ในสำนักงานแห่งเดียวก็ตาม ทีมการตลาดยังอาศัยการตั้งค่านี้เพื่อติดตามว่าแคมเปญหรือโฆษณาใดที่กระตุ้นให้เกิดการโทร เนื่องจากแต่ละหมายเลขสามารถกำหนดเส้นทางไปยังบันทึกการโทรและรายงานของตัวเองได้ ทำให้ง่ายต่อการดูว่าช่องทางใดคุ้มค่ากับการใช้จ่ายจริง

วิธีเลือกหมายเลขเสมือนที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การเลือกหมายเลขเป็นเรื่องง่าย การเลือกประเภทที่เหมาะสมสำหรับวิธีการทำงานของทีมของคุณนั้นต้องใช้ความคิดเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อย

ตามโครงสร้างทีมและที่ตั้ง

ทีมที่ทำงานทางไกลโดยสมบูรณ์จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากหมายเลขที่ดังบนแอปมือถือตามค่าเริ่มต้น เนื่องจากไม่มีใครนั่งอยู่ที่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะแบบประจำที่ ธุรกิจที่มีสาขาหลายแห่งมักจะผสมหมายเลขท้องถิ่นต่อสาขากับหมายเลขโทรฟรีที่ใช้ร่วมกันเพื่อสอบถามข้อมูลทั่วไป

โดยการเข้าถึงลูกค้า

หากลูกค้าส่วนใหญ่โทรจากพื้นที่เมืองใหญ่แห่งหนึ่ง หมายเลขท้องถิ่นจะสร้างความคุ้นเคยได้เร็วกว่าสายโทรฟรี เนื่องจากรหัสพื้นที่ที่รู้จักจะตอบคำถามเล็กๆ น้อยๆ ที่เชื่อถือได้ก่อนที่การโทรจะเชื่อมต่อด้วยซ้ำ ธุรกิจที่จำหน่ายในประเทศหรือต่างประเทศมักจะพึ่งพาหมายเลขโทรฟรีหรือระหว่างประเทศแทน เนื่องจากรหัสพื้นที่หมดความสำคัญในระดับนั้นและความสม่ำเสมอทั่วทั้งภูมิภาคมีความสำคัญมากกว่า

ตามงบประมาณและแผนการเติบโต

หมายเลขเดียวมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยในการเพิ่ม แต่การติดตามแคมเปญและสายแผนกเฉพาะจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วหากคุณไม่ได้เลือกว่าคุณต้องการหมายเลขใดจริงๆ Ringflow รวมการจัดการหมายเลขเข้ากับการกำหนดเส้นทางการโทรและการรายงาน ดังนั้นการเพิ่มสายไม่ได้หมายถึงการเพิ่มใบเรียกเก็บเงินจากผู้ขายแยกต่างหาก เริ่มต้นด้วยสิ่งที่คุณต้องการในไตรมาสนี้และเพิ่มมากขึ้นเนื่องจากแคมเปญหรือสถานที่ตั้งที่เฉพาะเจาะจงพิสูจน์ให้เห็นว่าพวกเขาต้องการสายผลิตภัณฑ์ของตนเอง

การตั้งค่าหมายเลขใหม่: สิ่งที่คาดหวัง

การรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนมักจะใช้เวลาไม่กี่นาทีทางออนไลน์ ไม่ใช่วันที่การติดตั้งสายแบบเดิมสามารถทำได้ ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ให้คุณค้นหาหมายเลขที่มีตามรหัสพื้นที่ หมายเลขนำหน้าโทรฟรี หรือคำสำคัญ จากนั้นเปิดใช้งานหมายเลขที่คุณเลือกทันที คาดว่าจะยืนยันรายละเอียดธุรกิจพื้นฐานบางอย่างในระหว่างการสมัคร เช่น ชื่อและที่อยู่ธุรกิจตามกฎหมายของคุณ เนื่องจากหมายเลขโทรฟรีโดยเฉพาะต้องมีการลงทะเบียนก่อนจึงจะสามารถส่งข้อความได้ หากคุณมีหมายเลขธุรกิจอยู่แล้ว การย้ายหมายเลขเข้าสู่ระบบใหม่โดยทั่วไปจะใช้เวลาหนึ่งถึงสองสัปดาห์ เนื่องจากผู้ให้บริการรายเก่าและรายใหม่ของคุณจะต้องยืนยันการโอน ดังนั้นให้รักษาสายเดิมไว้จนกว่าจะเสร็จสิ้นและทดสอบทั้งสายเข้าและสายออกก่อนที่คุณจะเลิกใช้ตลอดไป

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว กฎการกำหนดเส้นทาง คำทักทายข้อความเสียง และเวลาทำการมักจะอยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิกในแดชบอร์ดของเว็บ ไม่ใช่การโทรเพื่อรับบริการ ก ระบบโทรศัพท์ธุรกิจ สร้างขึ้นจากความยืดหยุ่นประเภทนี้ซึ่งช่วยลดปัญหายุ่งยากในการตั้งค่าได้มาก Ringflow วางเลเยอร์การกำหนดเส้นทางระดับแคมเปญไว้ด้านบนของหมายเลขเช่นนี้ ดังนั้นการโทรไปยังสายใด ๆ จะไปถึงกับทีมที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องส่งต่อด้วยตนเอง

ความน่าเชื่อถือและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ต้องตรวจสอบก่อนที่คุณจะซื้อ

ผู้ให้บริการบางรายอาจไม่จัดการการโทรฉุกเฉินในลักษณะเดียวกัน ยืนยันว่าผู้ให้บริการของคุณรองรับการกำหนดเส้นทางตำแหน่ง E911 ที่แม่นยำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมของคุณทำงานจากที่อยู่บ้านซึ่งเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง ผู้ให้บริการในสหรัฐฯ ทำเครื่องหมายการรับส่งข้อมูลทางธุรกิจที่ไม่ได้ลงทะเบียนว่าเป็นสแปมมากขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้น ให้ถามว่าผู้ให้บริการของคุณจัดการการลงทะเบียน 10DLC ให้กับคุณหรือทิ้งไว้ในจานของคุณ ก รายการวิกิพีเดีย บนหมายเลขเสมือน โปรดทราบว่าเนื่องจากหมายเลขเหล่านี้ไม่ได้เชื่อมโยงกับอุปกรณ์ทางกายภาพ ผู้ให้บริการจึงต้องดูแลระบบแยกต่างหากเพื่อติดตามตำแหน่งแบบเรียลไทม์ของผู้โทรสำหรับบริการฉุกเฉิน ความพร้อมใช้งานและคุณภาพการโทรขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ ดังนั้นขอการรับประกันความพร้อมใช้งานเป็นลายลักษณ์อักษร แทนที่จะเรียกร้องสิทธิ์ในหน้าราคา และทดสอบคุณภาพการโทรในสำนักงานจริงหรือเครือข่ายในบ้านของคุณก่อนที่จะตัดสินใจ

บทสรุป

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีความยืดหยุ่น โดยข้ามขั้นตอนการเดินสาย ฮาร์ดแวร์ และข้อจำกัดของโต๊ะเดี่ยวของสายการผลิตแบบเดิม ในท้องถิ่น โทรฟรี โต๊ะเครื่องแป้ง หรือต่างประเทศ แต่ละประเภทช่วยแก้ปัญหาทางธุรกิจที่แตกต่างกัน รู้ว่าหมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร และหมายเลขประเภทใดที่เหมาะกับก่อนที่คุณจะสมัครใช้งาน

การเคลื่อนไหวครั้งต่อไปของคุณเป็นเรื่องง่าย จับคู่ประเภทตัวเลขกับวิธีทำงานและการเติบโตของทีมของคุณในปีนี้ ระบบโทรศัพท์คลาวด์ของ Ringflow กำหนดเส้นทางการโทรจากหมายเลขใดๆ ไปยังบุคคลที่ถูกต้อง ไม่ว่าพวกเขาจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม เลือกหมายเลขเสมือนสำหรับธุรกิจที่เหมาะกับวันนี้ และปรับเปลี่ยนตามการเปลี่ยนแปลงของทีม

คำถามที่พบบ่อย