หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร? มันทำงานอย่างไรและจะเลือกอย่างไร

การแนะนำ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนดูเหมือนหมายเลขอื่นๆ แต่ไม่ได้เป็นของโทรศัพท์ ซิมการ์ด หรือสำนักงานเครื่องเดียว

มันอยู่ในคลาวด์และดังทุกที่ที่คุณบอก ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมธุรกิจขนาดเล็ก ทีมที่อยู่ห่างไกล และฟรีแลนซ์จึงไว้วางใจในสิ่งนี้

เนื่องจากลูกค้าคาดหวังคำตอบอย่างรวดเร็วจากโทรศัพท์ในพื้นที่หรือโทรฟรี หมายเลขที่เชื่อมโยงกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะเครื่องเดียวจึงเริ่มรู้สึกเหมือนมีขีดจำกัด

คู่มือนี้จะอธิบายว่าหมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร การโทรเข้าถึงคุณได้อย่างไร และประเภทใดที่ควรค่าแก่การพิจารณา นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงคุณประโยชน์ ขั้นตอนการตั้งค่า และการตรวจสอบความน่าเชื่อถือที่ผู้ซื้อจำนวนมากข้ามไปจนกว่าจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเพิ่มสายที่สองหรือสร้างระบบโทรศัพท์เต็มรูปแบบ เป้าหมายก็เหมือนกัน: จำนวนที่ทำงานตามวิธีที่ทีมของคุณทำงานทุกวัน

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขที่เชื่อมต่อผู้โทรเข้ากับคุณทางอินเทอร์เน็ต แทนที่จะใช้สายทองแดงเฉพาะหรือซิมเดียว ผู้คนหมุนหมายเลขเหมือนหมายเลขธรรมดาทั่วไป และไม่สามารถบอกความแตกต่างได้

เบื้องหลัง ผู้ให้บริการของคุณรับสายและโอนสายไปยังแอป คอมพิวเตอร์ หรือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่คุณเลือก

เนื่องจากหมายเลขนี้แยกจากอุปกรณ์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง คุณจึงสามารถเก็บไว้ได้เมื่อเปลี่ยนโทรศัพท์ ย้ายสำนักงาน หรือจ้างคนในเมืองอื่น ผู้ให้บริการหลายรายยังรองรับข้อความตัวอักษร ข้อความเสียง และการบันทึกการโทรในสายเดียวกัน

นั่นทำให้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนเป็นวิธีที่ปฏิบัติได้จริงในการสร้างเอกลักษณ์ทางธุรกิจโดยไม่ต้องซื้อฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม และต้องใช้ทักษะด้านเทคนิคเพียงเล็กน้อยในการจัดการในแต่ละวัน

• ไม่ผูกติดกับซิมการ์ด โทรศัพท์มือถือ หรือที่ตั้งสำนักงานแห่งเดียว
• ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต ดังนั้นอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อจึงสามารถรับสายได้
• สามารถโทรหาแอปมือถือ แล็ปท็อป โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ หรืออุปกรณ์หลายเครื่องพร้อมกันได้
• เก็บหมายเลขส่วนตัวของคุณไว้เป็นส่วนตัวเมื่อคุณโทรหรือส่งข้อความหาลูกค้า
• รองรับข้อความเสียง การกำหนดเส้นทางการโทร และเวลาทำการจากแดชบอร์ดของเว็บ
• มักจะมีการส่งข้อความควบคู่ไปกับเสียงในหมายเลขเดียวกัน
• อยู่กับคุณเมื่อคุณเปลี่ยนอุปกรณ์ สำนักงาน หรือสมาชิกในทีม
• มีให้บริการในรูปแบบท้องถิ่น โทรฟรี และต่างประเทศ ตามความต้องการที่แตกต่างกัน

หมายเลขเสมือนกำหนดเส้นทางการโทรของคุณอย่างไร

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทุกหมายเลขทำงานบน VoIP ซึ่งเปลี่ยนเสียงของคุณให้เป็นแพ็กเก็ตข้อมูลที่เดินทางผ่านอินเทอร์เน็ต เมื่อลูกค้ากดหมายเลข ผู้ให้บริการจะโอนสายไปยังผู้ให้บริการของคุณ และผู้ให้บริการจะตัดสินใจว่าจะไปที่ใดต่อไป

การตัดสินใจนั้นใช้เวลาเสี้ยววินาที และผู้โทรจะได้ยินเสียงดังเหมือนกับที่ได้ยินในสายปกติ โดยไม่มีสัญญาณว่าสายนั้นผ่านอินเทอร์เน็ต

คุณสามารถควบคุมปลายทางผ่านแดชบอร์ด กฎสามารถส่งการโทรไปยังแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ในระหว่างวัน คิวของทีมในช่วงรับประทานอาหารกลางวัน และข้อความเสียงหลังเวลาทำการ

คุณภาพการโทรยังคงขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อของคุณ ดังนั้นเครือข่ายที่เชื่อถือได้จึงมีความสำคัญพอๆ กับผู้ให้บริการที่คุณเลือก การทดสอบบนเครือข่ายที่ทีมของคุณใช้จริง ๆ จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาอันไม่พึงประสงค์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านโดยใช้การเชื่อมต่อที่ใช้ร่วมกันหรือช้ากว่า

• ผู้โทรจะหมุนหมายเลขของคุณ และผู้ให้บริการจะโอนสายไปยังผู้ให้บริการของคุณ
• ผู้ให้บริการของคุณจะตรวจสอบกฎการกำหนดเส้นทาง เช่น ช่วงเวลาของวัน ผู้โทร หรือหมายเลขที่โทร
• การโทรจะถูกแปลงเป็นข้อมูลและส่งผ่านอินเทอร์เน็ตไปยังอุปกรณ์ของคุณ
• กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายสามารถแจ้งเตือนคนหลายคนพร้อมกันหรือทีละคนก็ได้
• สายที่ไม่ได้รับสามารถย้ายไปยังข้อความเสียง ทีมอื่น หรือหมายเลขสำรองได้
• แอพ Softphone ให้แล็ปท็อปหรือโทรศัพท์มือถือทำหน้าที่เป็นสายงานสำนักงานของคุณ
• การเปลี่ยนแปลงเส้นทางจะมีผลภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องเดินสายไฟใหม่หรือไปพบช่างเทคนิค
• การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรช่วยให้เสียงชัดเจนและสายไม่หลุด

ประเภทของหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

หมายเลขเสมือนมีหลายประเภทหลัก และแต่ละหมายเลขจะส่งสัญญาณที่แตกต่างกันไปยังผู้โทร หมายเลขท้องถิ่นมีรหัสพื้นที่ภูมิภาคและสร้างความคุ้นเคย ในขณะที่หมายเลขโทรฟรีจะขึ้นต้นด้วยรหัสนำหน้า เช่น 800 หรือ 888 และไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ แก่ผู้โทร

ทางเลือกจะง่ายกว่าเมื่อคุณเปรียบเทียบ โทรฟรีเทียบกับหมายเลขท้องถิ่น เทียบกับลูกค้า ปริมาณการโทร และงบประมาณรายเดือนของคุณ

ตัวเลขที่มีความหมายสะกดคำหรือวลี ซึ่งทำให้ง่ายต่อการจดจำในโฆษณาและบนยานพาหนะ หมายเลขระหว่างประเทศช่วยให้ผู้คนในต่างประเทศสามารถติดต่อคุณได้ในอัตราท้องถิ่น และผู้ให้บริการบางรายก็มีหมายเลขที่สามารถส่งข้อความได้เช่นกัน

ธุรกิจจำนวนมากผสมผสานหลายประเภท โดยใช้สายโทรฟรีสำหรับการสนับสนุนและหมายเลขท้องถิ่นสำหรับทีมขายแต่ละภูมิภาค จากนั้นจึงเพิ่มหมายเลขเฉพาะสำหรับแคมเปญเดียว

• หมายเลขท้องถิ่นใช้รหัสพื้นที่ภูมิภาคและสร้างความไว้วางใจในเมืองใดเมืองหนึ่ง
• หมายเลขโทรฟรีใช้หมายเลขนำหน้า เช่น 800 หรือ 888 และไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ แก่ผู้โทร
• ตัวเลขที่สะกดคำหรือวลีที่ลูกค้าจดจำได้ง่าย
• หมายเลขระหว่างประเทศช่วยให้ลูกค้าจากต่างประเทศสามารถติดต่อคุณได้
• หมายเลขที่เปิดใช้งานข้อความสามารถส่งและรับข้อความรวมถึงการโทรด้วยเสียง
• หมายเลขแผนกจะกำหนดเส้นทางการขาย การสนับสนุน และการเรียกเก็บเงินไปยังทีมที่แยกจากกัน
• หมายเลขแคมเปญแสดงว่าโฆษณา ช่องทาง หรือเพจใดที่ทำให้เกิดการโทรแต่ละครั้ง

เหตุใดธุรกิจจึงใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือน

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือการแยกทางกัน ผู้ก่อตั้งที่แชร์หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวในไม่ช้าก็พบว่าสายงานมาถึงตอนรับประทานอาหารค่ำ ดังนั้นจึงเพิ่ม a หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่สอง ทำให้ทั้งสองแยกจากกันโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์ตัวที่สอง

แนวคิดเดียวกันนี้ช่วยให้ฟรีแลนซ์ ที่ปรึกษา และพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ที่ต้องการสายงานมืออาชีพที่เป็นส่วนตัว สามารถปิดเสียงได้หลังเลิกงาน และสามารถส่งต่อให้เพื่อนร่วมงานได้เมื่อพวกเขาออกจากธุรกิจ

ธุรกิจยังเข้าถึงได้ บริษัทที่ตั้งอยู่ในเมืองหนึ่งสามารถเพิ่มหมายเลขท้องถิ่นในเมืองอื่นๆ เพื่อให้ลูกค้าเห็นรหัสพื้นที่ที่คุ้นเคย และทีมระยะไกลสามารถรับสายได้จากทุกที่

เนื่องจากทุกหมายเลขสามารถมีบันทึกการโทรของตัวเองได้ ทีมการตลาดจึงดูว่าแคมเปญใดกระตุ้นการโทรและแคมเปญใดไม่ทำให้ตัดสินใจเรื่องงบประมาณได้ง่ายขึ้นมาก และช่วยให้คุณหยุดจ่ายเงินสำหรับการโฆษณาที่ไม่เคยมีเสียงเรียกเข้าเลย

• แยกสายงานออกจากสายส่วนตัวโดยไม่ต้องพกโทรศัพท์เครื่องที่สอง
• ค้นหาตลาดท้องถิ่นในตลาดใหม่โดยการเพิ่มหมายเลขด้วยรหัสพื้นที่ที่คุ้นเคย
• ให้พนักงานระยะไกลและไฮบริดรับสายจากทุกที่บนอุปกรณ์ใดก็ได้
• ติดตามผลลัพธ์ของแคมเปญโดยให้แต่ละโฆษณาหรือช่องหมายเลขของตัวเอง
• เพิ่มหรือลดขนาดโดยการเพิ่มหรือลบเส้น โดยไม่ต้องเดินสายไฟใหม่
• หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายสำหรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ การติดตั้ง และอุปกรณ์โทรศัพท์ในสถานที่
• ปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงาน เนื่องจากลูกค้าไม่เคยเห็นหมายเลขโทรศัพท์มือถือส่วนตัว
• รักษาเอกลักษณ์ทางธุรกิจให้สอดคล้องแม้ในขณะที่ผู้คนหรือสำนักงานมีการเปลี่ยนแปลง

การตั้งค่าหมายเลขใหม่

โดยปกติการเริ่มต้นจะใช้เวลาไม่กี่นาที คุณค้นหาหมายเลขที่มีตามรหัสพื้นที่หรือคำนำหน้า เลือกหนึ่งรายการ และยืนยันรายละเอียดธุรกิจพื้นฐาน เช่น ชื่อและที่อยู่ของคุณ หมายเลขบางหมายเลข โดยเฉพาะสายโทรฟรีที่ใช้สำหรับการส่งข้อความ ต้องมีการตรวจสอบก่อนจึงจะสามารถส่งข้อความได้

เลือกประเภทหมายเลขก่อนและผู้ให้บริการเป็นอันดับสอง ดังนั้นคุณจะไม่ถูกบังคับให้ยอมรับหมายเลขใดก็ตามที่จะมีว่างในวันนั้น

หากคุณมีหมายเลขธุรกิจอยู่แล้ว คุณสามารถย้ายไปยังผู้ให้บริการรายใหม่ได้ แทนที่จะเริ่มต้นใหม่ คงบริการเดิมไว้จนกว่าการถ่ายโอนจะเสร็จสิ้น เนื่องจากเวลาขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น Ringflow ช่วยให้ทีมเพิ่มหมายเลข ตั้งกฎการกำหนดเส้นทาง และเชื่อมต่อแอปจากแดชบอร์ดเดียว ทดสอบการโทรเข้าและโทรออกบนอุปกรณ์จริงก่อนที่คุณจะเผยแพร่หมายเลขได้ทุกที่

• เลือกประเภทหมายเลขที่เหมาะกับลูกค้าของคุณก่อนที่จะเปรียบเทียบผู้ให้บริการ
• ค้นหาตามรหัสพื้นที่ คำนำหน้า หรือคำหลักเพื่อค้นหาหมายเลขที่คุณต้องการ
• ยืนยันรายละเอียดธุรกิจตั้งแต่เนิ่นๆ เนื่องจากบางหมายเลขต้องมีการยืนยัน
• ตัดสินใจว่าจะย้ายหมายเลขที่มีอยู่หรือเริ่มด้วยหมายเลขใหม่
• ใช้บริการเก่าของคุณต่อไปจนกว่าพอร์ตจะได้รับการยืนยันว่าเสร็จสมบูรณ์
• ตั้งค่ากฎการกำหนดเส้นทาง คำทักทายข้อความเสียง และเวลาทำการในแดชบอร์ด
• ทดสอบการโทรเข้าและโทรออกบนอุปกรณ์จริงก่อนที่จะเผยแพร่หมายเลข

ความน่าเชื่อถือและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

หมายเลขจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีสายเข้าอย่างชัดเจนและปลอดภัย ถามผู้ให้บริการเกี่ยวกับการรับประกันความพร้อมใช้งานเป็นลายลักษณ์อักษร วิธีเข้ารหัสการโทร และจะเกิดอะไรขึ้นหากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณหลุด

ที่ คู่มือการรักษาความปลอดภัย NIST VoIP อธิบายความเสี่ยงทั่วไป เช่น การดักฟังและการฉ้อโกงค่าผ่านทาง และทำหน้าที่เป็นรายการตรวจสอบเริ่มต้นเมื่อคุณเปรียบเทียบผู้ขาย ดังนั้นให้นำคำถามเหล่านั้นไปพบกับการขายทุกครั้งและขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร

การปฏิบัติตามข้อกำหนดก็มีความสำคัญเช่นกัน ในสหรัฐอเมริกา ผู้ให้บริการ VoIP ที่เชื่อมต่อระหว่างกันจะต้องรองรับการโทร 911 ดังนั้นโปรดตรวจสอบวิธีการลงทะเบียนสถานที่สำหรับพนักงานระยะไกล หากคุณวางแผนที่จะส่งข้อความทางธุรกิจจากหมายเลขท้องถิ่น ให้สอบถามว่าผู้ให้บริการจัดการการลงทะเบียน 10DLC หรือไม่

การข้ามการตรวจสอบเหล่านี้อาจทำให้เกิดข้อความที่ถูกบล็อกหรือการโทรฉุกเฉินที่ผิดพลาด และทั้งสองวิธีป้องกันก่อนเปิดใช้งานได้ง่ายกว่าการซ่อมแซม

• ขอข้อผูกพันด้านเวลาทำงานเป็นลายลักษณ์อักษรแทนการอ้างสิทธิ์ในหน้าราคา
• ยืนยันว่าการโทรและข้อความเสียงได้รับการเข้ารหัส และสอบถามวิธีควบคุมการเข้าถึง
• ตรวจสอบการสนับสนุน 911 และวิธีที่พนักงานระยะไกลลงทะเบียนที่อยู่ปัจจุบันของพวกเขา
• ถามว่าคุณจัดการการลงทะเบียน 10DLC ให้คุณหรือไม่เมื่อส่งข้อความจากหมายเลขท้องถิ่น
• มองหาการป้องกันการโทรสแปม เช่น การยืนยันผู้โทรแบบ STIR/SHAKEN
• เปิดการลงชื่อเข้าใช้แบบหลายปัจจัยและการอนุญาตตามบทบาทสำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบทุกบัญชี
• ทดสอบคุณภาพการโทรบนเครือข่ายสำนักงานจริงและในบ้านของคุณก่อนที่จะตัดสินใจ
• ตรวจสอบบันทึกการโทรเป็นประจำเพื่อระบุการรับส่งข้อมูลที่ผิดปกติหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

บทสรุป

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนให้ความยืดหยุ่นทางธุรกิจซึ่งสายโทรศัพท์แบบเดิมไม่สามารถเทียบเคียงได้ โดยทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต ติดตามทีมของคุณผ่านอุปกรณ์และสถานที่ต่างๆ และมีประเภทที่เหมาะกับลูกค้าและเป้าหมายที่แตกต่างกัน

งานจริงคือการเลือกประเภทที่ถูกต้อง ตั้งค่าอย่างระมัดระวัง และตรวจสอบความน่าเชื่อถือและการปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อนที่ลูกค้าจะเริ่มโทรหา ขั้นตอนเหล่านั้นใช้เวลาช่วงบ่าย ไม่ใช่หนึ่งในสี่ และจะได้ผลนานหลายปี

เริ่มเล็กๆ. เลือกตัวเลขหนึ่งตัวที่สามารถแก้ปัญหาที่ชัดเจนได้ เช่น สายงานส่วนตัว หรือการมีอยู่ในท้องถิ่นในเมืองใหม่ และวัดผลการดำเนินงาน

Ringflow สามารถช่วยคุณเพิ่มหมายเลข เส้นทางการโทร และติดตามผลลัพธ์เมื่อทีมของคุณเติบโตขึ้น ดังนั้นการตั้งค่าโทรศัพท์ของคุณจึงก้าวตามธุรกิจแทนที่จะรั้งไว้ เพิ่มบรรทัดเพิ่มเติมเมื่อข้อมูลรองรับเท่านั้น

ยังไม่พร้อมสำหรับจำนวนเต็มหรือยัง? บทสรุปของเราของ แอพวิดีโอคอลที่ดีที่สุดฟรี ครอบคลุมตัวเลือกผู้บริโภคฟรีที่ควรลองใช้ก่อน

คำถามที่พบบ่อย