PBX กับ VoIP: ความแตกต่างที่สำคัญและความต้องการทางธุรกิจของคุณ

การแนะนำ

การเลือกระหว่าง PBX กับ VoIP จะกำหนดวิธีที่ทีมของคุณรับสาย จัดการพนักงานระยะไกล และปรับขนาดในปีต่อๆ ไป การตัดสินใจผิดพลาดหมายถึงการจ่ายค่าฮาร์ดแวร์ที่คุณไม่ต้องการหรือการเชื่อมต่อที่ไม่สามารถรองรับปริมาณการโทรของคุณได้ คู่มือนี้จะแจกแจงสิ่งที่แยกระบบ PBX ออกจาก VoIP และให้กรอบการทำงานที่ชัดเจนในการเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ ในตอนท้าย คุณจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าระบบใดตรงกับขนาดทีม งบประมาณ และแผนการเติบโตของคุณ

• PBX กำหนดเส้นทางการโทรผ่านฮาร์ดแวร์ในสถานที่ ในขณะที่ VoIP ส่งการโทรผ่านอินเทอร์เน็ตโดยใช้อุปกรณ์ทางกายภาพเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
• การตั้งค่าที่จัดการโดยผู้ให้บริการขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่เทคโนโลยีการโทรพื้นฐาน
• เซิร์ฟเวอร์ IP ภายในองค์กรให้การควบคุมภายในมากกว่าการตั้งค่าที่ส่งผ่านระบบคลาวด์โดยสมบูรณ์ แม้ว่าทั้งสองจะทำงานบนเทคโนโลยีเดียวกันก็ตาม
• ทางเลือกที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งของทีม ปริมาณการโทร และไม่ว่าคุณจะวางแผนที่จะเพิ่มพนักงานระยะไกลหรือแบบไฮบริดภายในสองปีข้างหน้า

ระบบ PBX คืออะไร?

PBX หรือการแลกเปลี่ยนสาขาส่วนตัวคือเครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวที่เชื่อมต่อส่วนขยายภายในและกำหนดเส้นทางการโทรไปยังสายภายนอก ระบบ PBX แบบดั้งเดิมอาศัยฮาร์ดแวร์จริงที่ติดตั้งในตู้เซิร์ฟเวอร์หรือสำนักงาน โดยมีสายไฟทองแดงเชื่อมต่อโทรศัพท์ตั้งโต๊ะทุกเครื่องกลับไปที่กล่องนั้น ธุรกิจต่างๆ ใช้การตั้งค่านี้มานานหลายทศวรรษแล้ว เนื่องจากทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือเมื่อติดตั้งแล้ว ข้อเสียคือค่าใช้จ่ายล่วงหน้า: ฮาร์ดแวร์ สายไฟ และช่างเทคนิคในการบำรุงรักษาทั้งหมด คุณจะยังคงพบว่ามันทำงานอย่างเงียบๆ ในสำนักงานเก่าๆ หลายแห่งในปัจจุบัน

วีโอไอพีคืออะไร?

VoIP หรือ Voice over Internet Protocol เปลี่ยนเสียงของคุณให้เป็นแพ็กเก็ตข้อมูลและส่งผ่านอินเทอร์เน็ตแทนสายโทรศัพท์ทองแดง ไม่จำเป็นต้องมีสวิตช์บอร์ดในสถานที่ เนื่องจากผู้ให้บริการ VoIP จะกำหนดเส้นทางการโทรผ่านโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ของตนเอง อุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ แล็ปท็อป หรือสมาร์ทโฟน สามารถโทรออกและรับสายได้ ความยืดหยุ่นดังกล่าวเป็นสาเหตุว่าทำไมทีมที่กำลังเติบโตจำนวนมากจึงเลิกใช้สายโทรศัพท์แบบเดิม

PBX กับ VoIP: ความแตกต่างที่สำคัญที่สำคัญ

เมื่อคุณใช้งาน PBX เทียบกับ VoIP โดยตรง ความแตกต่างจะแสดงในห้าด้าน ได้แก่ โครงสร้างพื้นฐาน ต้นทุน ความสามารถในการปรับขนาด ความคล่องตัว และการบำรุงรักษา PBX ต้องการฮาร์ดแวร์จริงในสถานที่ ในขณะที่ VoIP ทำงานผ่านคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ IP แบบน้ำหนักเบา ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวนั้นลดหลั่นลงไปสู่ทุกสิ่งทุกอย่าง รวมถึงความรวดเร็วในการเพิ่มพนักงานใหม่หรือเปิดสำนักงานแห่งที่สอง

ต้นทุนมักจะเป็นปัจจัยในการตัดสินใจ ธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้จ่ายหลายพันกับฮาร์ดแวร์ PBX ก่อนที่จะมีการโทรเพียงครั้งเดียว ในขณะที่แผน VoIP โดยทั่วไปจะเริ่มต้นที่อัตราต่อเดือนต่อผู้ใช้ ความสามารถในการปรับขนาดเป็นไปตามรูปแบบเดียวกัน: การเติบโตของ PBX หมายถึงการซื้อความจุทางกายภาพที่เพิ่มขึ้น ในขณะที่การเติบโตของ VoIP หมายถึงการคลิกปุ่มเพื่อเพิ่มที่นั่ง

PBX ที่โฮสต์กับ VoIP: อะไรคือความแตกต่าง?

Hosted PBX กับ VoIP เป็นการเปรียบเทียบที่สร้างความสับสนให้กับผู้ซื้อที่มีประสบการณ์ เนื่องจากในทางเทคนิคแล้ว PBX ที่โฮสต์นั้นเป็น VoIP ประเภทหนึ่ง ด้วย PBX ที่โฮสต์ ผู้ให้บริการจะเป็นเจ้าของและจัดการเซิร์ฟเวอร์ PBX นอกสถานที่ และธุรกิจของคุณจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ดังกล่าวผ่านทางอินเทอร์เน็ตโดยใช้การโทร VoIP มาตรฐาน คุณจะได้รับฟีเจอร์แบบ PBX, ส่วนขยาย, การต่อสายตรงอัตโนมัติ, ข้อความเสียงถึงอีเมล โดยไม่ต้องเป็นเจ้าของฮาร์ดแวร์ใดๆ

ในทางตรงกันข้าม VoIP แบบธรรมดามักหมายถึงบริการการโทรที่ง่ายกว่าโดยไม่มีชุดคุณลักษณะ PBX เต็มรูปแบบที่ซ้อนกันอยู่ด้านบน หากทีมของคุณต้องการคิวการโทร การต่อสายอัตโนมัติหลายระดับ หรือการกำหนดเส้นทางตามแผนก เคล็ดลับการเลือกสำหรับ PBX ที่โฮสต์ หากคุณต้องการการโทรที่เชื่อถือได้ด้วยการกำหนดเส้นทางพื้นฐาน แผน VoIP ที่ตรงไปตรงมาอาจเพียงพอแล้ว ระบบโทรศัพท์คลาวด์ของ Ringflow ครอบคลุมทั้งสองด้านของสเปกตรัม ดังนั้นคุณจะไม่ถูกล็อคให้อยู่ในระดับที่เข้มงวดเมื่อความต้องการของคุณเปลี่ยนไป

IP PBX กับ VoIP: เปรียบเทียบได้อย่างไร?

IP PBX กับ VoIP เป็นการเปรียบเทียบทางเทคนิคที่แคบกว่าคำถามแบบโฮสต์กับคลาวด์ด้านบน IP PBX คือเซิร์ฟเวอร์จริงหรือเสมือนที่ธุรกิจของคุณยังคงจัดการอยู่ แต่ใช้โปรโตคอล VoIP แทนสายโทรศัพท์แบบอะนาล็อก นั่นหมายความว่าคุณสามารถควบคุมภายในองค์กรได้ในขณะที่ได้รับความยืดหยุ่นจาก VoIP เช่น แอปซอฟต์โฟนและการโทรผ่านอินเทอร์เน็ตระหว่างสำนักงาน

Pure VoIP จะลบเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่นั้นออกทั้งหมด เนื่องจากผู้ให้บริการบุคคลที่สามจะโฮสต์ทุกอย่าง ความแตกต่างในทางปฏิบัติขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ดูแลรักษาระบบ: ทีมไอทีภายในของคุณที่มี IP PBX หรือผู้ให้บริการของคุณที่มี VoIP แบบตรง ธุรกิจที่มีกฎด้านถิ่นที่อยู่ของข้อมูลที่เข้มงวดหรือพนักงานโทรคมนาคมภายในองค์กรบางครั้งอาจชอบเส้นทางภายในองค์กรมากกว่า คนอื่นๆ มักจะพบว่า Pure VoIP ใช้งานได้เร็วกว่าและถูกกว่าในการบำรุงรักษาเมื่อเวลาผ่านไป

PBX กับ VoIP: การชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสีย

PBX แบบดั้งเดิม: จุดแข็งและข้อจำกัด

PBX ยังคงมีสถานที่ในสถานการณ์เฉพาะ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเวลาทำงานของอินเทอร์เน็ต ดังนั้นคุณภาพการโทรจะไม่ลดลงหากการเชื่อมต่อของคุณขาดหาย สำนักงานกฎหมายและการดูแลสุขภาพบางแห่งเก็บ PBX ไว้ด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบซึ่งเชื่อมโยงกับโครงสร้างพื้นฐานโทรศัพท์รุ่นเก่า ข้อเสียมีอยู่จริง: การอัพเกรดราคาแพง ไม่มีความคล่องตัวในตัว และจำนวนช่างเทคนิคที่ให้บริการอุปกรณ์ลดลง

VoIP: จุดแข็งและข้อจำกัด

VoIP ชนะในด้านต้นทุน ความคล่องตัว และความเร็วในการปรับใช้ การเพิ่มพนักงานใหม่ 10 คนหมายถึงการเพิ่มใบอนุญาต 10 ใบ ไม่ใช่แจ็คโทรศัพท์ใหม่ 10 ช่อง คุณภาพการโทรขึ้นอยู่กับแบนด์วิธอินเทอร์เน็ต ดังนั้นการเชื่อมต่อที่ไม่แน่นอนอาจทำให้สายหลุดหรือล่าช้าได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ บรอดแบนด์สมัยใหม่ถือเป็นข้อกังวลเล็กๆ น้อยๆ แทนที่จะเป็นผู้แจกแจง

วิธีเลือกระหว่าง PBX และ VoIP สำหรับธุรกิจของคุณ

นี่คือจุดที่การเปรียบเทียบส่วนใหญ่หยุดเพียงสั้นๆ การเลือกระหว่าง PBX กับ VoIP ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับคุณสมบัติเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการจับคู่ระบบกับวิธีการทำงานของทีมของคุณจริงๆ ใช้จุดตรวจทั้งสามนี้ก่อนตัดสินใจ

ตามขนาดทีมและจำนวนสถานที่

ทีมงานที่มีสถานที่ตั้งเดียวซึ่งมีสมาชิกไม่ถึง 20 คนแทบจะไม่สามารถประเมินต้นทุนฮาร์ดแวร์ PBX ได้อย่างสมเหตุสมผล VoIP หรือ PBX ที่โฮสต์ไว้จะปรับขนาดได้อย่างหมดจดในสำนักงานหลายแห่ง โดยไม่ต้องเดินสายเพิ่มเติมในแต่ละไซต์ องค์กรขนาดใหญ่ที่มีแผนกไอทีเฉพาะ บางครั้งอาจเลือกใช้ IP PBX เพื่อการควบคุมภายในที่เข้มงวดยิ่งขึ้น

ตามความต้องการการทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสาน

หากพนักงานคนใดทำงานจากที่บ้าน สำนักงานย่อย หรือเดินทางบ่อยๆ VoIP คือทางเลือกเดียวที่ช่วยให้พวกเขาเชื่อมต่อได้โดยไม่ต้องส่งต่อข้อมูลใดๆ ความสัมพันธ์แบบ PBX แบบดั้งเดิมจะเรียกไปที่โต๊ะจริง ซึ่งจะพังทันทีที่มีคนไม่อยู่ในอาคาร เครื่องมือกำหนดเส้นทางการโทรและการส่งข้อความ SMS ของ Ringflow สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงทีมที่กระจายตัวกัน ดังนั้นพนักงานแบบไฮบริดจึงสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์

ตามงบประมาณและแผนการเติบโต

หากคุณวางแผนที่จะเพิ่มจำนวนพนักงานเป็นสองเท่าภายในสองปี ให้หลีกเลี่ยงการเสียเงินไปกับฮาร์ดแวร์ PBX ที่ไม่ปรับขนาดตามคุณ การสมัครสมาชิก VoIP จะยืดหยุ่นขึ้นหรือลงเมื่อทีมของคุณเปลี่ยนขนาด ธุรกิจต่างๆ ที่คาดหวังว่าจำนวนพนักงานจะคงที่และมีสำนักงานที่มั่นคงอาจยังคงพบว่าต้นทุนครั้งเดียวของ PBX สามารถแข่งขันได้ในระยะเวลาอันยาวนาน

การสร้างสวิตช์: วิธีโยกย้ายจาก PBX รุ่นเก่าไปยัง VoIP

การย้ายออกจาก PBX ไม่จำเป็นต้องฉีกหมายเลขโทรศัพท์ของคุณหรือฝึกอบรมพนักงานทั้งหมดของคุณในชั่วข้ามคืน เริ่มต้นด้วยการย้ายหมายเลขที่มีอยู่ของคุณไปยังผู้ให้บริการ VoIP ซึ่งโดยทั่วไปจะใช้เวลาหนึ่งถึงสองสัปดาห์ จากนั้น ทดสอบการกำหนดเส้นทางการโทรและ การตั้งค่าข้อความเสียง กับกลุ่มเล็กๆก่อนจะสลับทีมกันหมด

ใช้งานทั้งสองระบบขนานกันเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์หากปริมาณการโทรของคุณไม่สามารถทนต่อการหยุดทำงานได้ เมื่อทีมรู้สึกสบายใจแล้ว ให้เลิกใช้งานฮาร์ดแวร์ PBX เก่า และเปลี่ยนเส้นทางสายงานที่เหลืออยู่ ก คู่มือศูนย์ติดต่อ สามารถช่วยกำหนดคุณลักษณะที่ควรทดสอบก่อนได้ ทีมที่วางแผนเรื่องนี้เป็นระยะๆ จะหลีกเลี่ยงการร้องเรียนสายหลุดที่มาจากการตัดสายด่วน

ความน่าเชื่อถือและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการตรวจสอบก่อนตัดสินใจ

ก่อนที่จะดำเนินการกับระบบใดระบบหนึ่ง ให้ยืนยันว่าแต่ละระบบจัดการกับการโทรฉุกเฉินและการหยุดทำงานอย่างไร ผู้ให้บริการ VoIP จะต้องรองรับบริการระบุตำแหน่ง E911 และ หลักเกณฑ์ของ FCC สรุปสิ่งที่ผู้ให้บริการต้องเปิดเผยเกี่ยวกับความคุ้มครองนั้นอย่างชัดเจน สอบถามผู้จำหน่าย VoIP หรือผู้ให้บริการ PBX ที่โฮสต์เกี่ยวกับการรับประกันความพร้อมในการทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ใช่แค่คำกล่าวอ้างทางการตลาด

ธุรกิจด้านสุขภาพหรือการเงินควรยืนยันว่าการบันทึกการโทรและการจัดการข้อมูลเป็นไปตามภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความน่าเชื่อถือไม่ได้สวยงาม แต่เป็นความแตกต่างระหว่างการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นและการหยุดทำงานที่มีค่าใช้จ่ายสูง

บทสรุป

การชั่งน้ำหนัก PBX กับ VoIP มีสิ่งหนึ่งที่สำคัญ: ความพอดี PBX แบบเดิมยังคงใช้งานได้กับธุรกิจส่วนแคบที่มีกฎในสถานที่ที่เข้มงวดและสถานที่ตั้งแห่งเดียวที่มั่นคง สำหรับเกือบทุกคน VoIP ชนะในเรื่องความยืดหยุ่นและต้นทุน ไม่ว่าจะโฮสต์หรืออย่างอื่น รู้ความแตกต่างระหว่าง Hosted PBX กับ VoIP และ IP PBX กับ VoIP ก่อนที่คุณจะเซ็นอะไร

ขั้นตอนต่อไปของคุณเป็นเรื่องง่าย จัดทำแผนผังขนาดทีม แผนการเติบโต และความต้องการระยะไกลเทียบกับสิ่งที่คุณเพิ่งเรียนรู้ ระบบโทรศัพท์คลาวด์ของ Ringflow จัดการการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวโดยไม่ผูกมัดคุณกับสัญญาฮาร์ดแวร์ที่เข้มงวด ไม่ว่าคุณจะใช้งาน PBX ที่โฮสต์หรือ VoIP แบบตรง ให้เลือกระบบที่เติบโตไปพร้อมกับคุณ

คำถามที่พบบ่อย