PBX กับ VoIP: ความแตกต่างที่สำคัญและความต้องการทางธุรกิจของคุณ

การแนะนำ

การเลือกระหว่าง PBX และ VoIP จะกำหนดวิธีที่ทีมรับสาย สนับสนุนพนักงานที่อยู่ห่างไกล และปรับขนาดได้ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า แต่การตัดสินใจมักจะดำเนินการตามราคาเพียงอย่างเดียว แทนที่จะพิจารณาตามความเหมาะสม

การทำผิดพลาดหมายถึงการจ่ายเงินสำหรับฮาร์ดแวร์ที่ไม่มีใครต้องการ หรือการเลือกการเชื่อมต่อแบบบางที่ไม่สามารถตามปริมาณการโทรจริงได้เมื่อทีมเติบโตขึ้นจริงๆ

คู่มือนี้จะแจกแจงรายละเอียดสิ่งที่แยกระบบ PBX ออกจาก VoIP โดยที่ PBX และ IP PBX ที่โฮสต์อยู่ในภาพนั้น และวิธีการชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียที่แท้จริงก่อนที่จะลงนามใดๆ เลย

ในตอนท้าย คุณจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าระบบใดตรงกับขนาดทีม งบประมาณปัจจุบัน และแผนการเติบโตที่สมจริงในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า

ระบบ PBX คืออะไร?

PBX หรือการแลกเปลี่ยนสาขาส่วนตัว คือเครือข่ายโทรศัพท์ภายในส่วนตัวที่เชื่อมต่อส่วนขยายของสำนักงานเข้าด้วยกัน และกำหนดเส้นทางการโทรออกไปยังเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะที่กว้างขึ้นตามความจำเป็น

ระบบ PBX แบบดั้งเดิมอาศัยฮาร์ดแวร์จริงที่ติดตั้งในตู้เซิร์ฟเวอร์ โดยมีการเดินสายไฟทองแดงจากกล่องกลางไปยังโทรศัพท์ตั้งโต๊ะทุกเครื่องในอาคาร

ธุรกิจต่างๆ พึ่งพาการตั้งค่านี้มานานหลายทศวรรษแล้ว เนื่องจากทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือเมื่อติดตั้งและกำหนดค่าอย่างเหมาะสม ข้อดีข้อเสียจะเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ: ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจริงสำหรับฮาร์ดแวร์ การเดินสายไฟ และช่างเทคนิคเพื่อให้เครื่องทำงานต่อไป

สำนักงานเก่าๆ หลายแห่งยังคงใช้งาน PBX อย่างเงียบๆ อยู่เบื้องหลังในปัจจุบัน และสำหรับงานแคบๆ ที่แต่เดิมสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้น ยังคงทำงานนั้นได้อย่างน่าเชื่อถือ

• PBX เชื่อมต่อส่วนขยายภายในและกำหนดเส้นทางการโทรออกไปยังเครือข่ายโทรศัพท์ภายนอก
• ฮาร์ดแวร์ PBX แบบดั้งเดิมจะติดตั้งอยู่ในสถานที่ โดยปกติจะอยู่ในตู้เซิร์ฟเวอร์หรือห้องเอนกประสงค์
• สายไฟทองแดงวิ่งจากตู้ PBX ไปยังโทรศัพท์ตั้งโต๊ะทุกเครื่องในสำนักงาน
• ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเป็นจริง: ฮาร์ดแวร์ การติดตั้ง และการสนับสนุนช่างเทคนิคอย่างต่อเนื่อง
• เมื่อติดตั้งแล้ว PBX มีแนวโน้มที่จะทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือเป็นเวลาหลายปีโดยไม่ได้รับการดูแลมากนัก
• การขยายขนาด PBX มักจะหมายถึงการซื้อความจุทางกายภาพเพิ่มขึ้น โดยไม่ต้องคลิกปุ่ม
• การเคลื่อนไหวมีจำกัด เนื่องจากการโทรจะเชื่อมโยงกับส่วนขยายแบบมีสายในอาคาร
• อุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุมบางแห่งยังคงเก็บระบบ PBX ไว้ด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดเดิม

วีโอไอพีคืออะไร?

VoIP หรือ Voice over Internet Protocol เปลี่ยนเสียงให้เป็นแพ็กเก็ตข้อมูลขนาดเล็ก และส่งผ่านอินเทอร์เน็ต แทนที่จะเป็นสายโทรศัพท์ทองแดงเก่าที่เคยเป็นมาตรฐาน

ไม่จำเป็นต้องมีแผงสวิตช์ในสถานที่ เนื่องจากผู้ให้บริการ VoIP จะกำหนดเส้นทางการโทรทุกครั้งผ่านโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ของตนเอง แทนที่จะใช้กล่องจริงในสำนักงานของคุณ

อุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ แล็ปท็อป หรือสมาร์ทโฟนธรรมดา ก็สามารถโทรออกและรับสายด้วยหมายเลขธุรกิจเดียวกันได้

ความยืดหยุ่นดังกล่าวเป็นเหตุผลว่าทำไมทีมที่กำลังเติบโตจำนวนมากจึงเลิกใช้สายโทรศัพท์แบบเดิมทันทีที่การทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสานเข้ามามีบทบาทอย่างจริงจัง ซึ่งมักจะเร็วกว่าที่คาดไว้

• VoIP แปลงเสียงเป็นแพ็กเก็ตข้อมูลและส่งผ่านทางอินเทอร์เน็ต
• ไม่จำเป็นต้องมีสวิตช์บอร์ดในสถานที่ เนื่องจากผู้ให้บริการโฮสต์โครงสร้างพื้นฐาน
• โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ แล็ปท็อป และสมาร์ทโฟนสามารถโทรออกด้วยหมายเลขเดียวได้
• ผู้ใช้ใหม่จะถูกเพิ่มเป็นลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ไม่ใช่แจ็คโทรศัพท์
• คุณภาพการโทรขึ้นอยู่กับแบนด์วิธอินเทอร์เน็ตมากกว่าสายโทรศัพท์เฉพาะ
• พนักงานระยะไกลและแบบผสมผสานสามารถเข้าถึงได้ด้วยหมายเลขเดียวกันจากทุกที่
• โดยทั่วไปการติดตั้งจะใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมง ไม่ใช่หลายสัปดาห์ในการติดตั้ง PBX แบบมีสาย
• แผนบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจยุคใหม่ส่วนใหญ่จะสร้างขึ้นบน VoIP ทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นในปัจจุบัน

PBX ที่โฮสต์เทียบกับ VoIP และ IP PBX เทียบกับ VoIP

Hosted PBX เทียบกับ VoIP สร้างความสับสนให้กับผู้ซื้อที่มีประสบการณ์ โดยส่วนใหญ่เป็นเพราะว่า Hosted PBX ในทางเทคนิคแล้วเป็นเพียง VoIP ประเภทใดประเภทหนึ่งที่มีป้ายกำกับต่างกัน

ด้วย PBX ที่โฮสต์ ผู้ให้บริการจะเป็นเจ้าของและจัดการเซิร์ฟเวอร์ PBX นอกสถานที่ทั้งหมด และธุรกิจก็เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ผ่านอินเทอร์เน็ตโดยใช้การโทร VoIP มาตรฐาน การรับส่วนขยาย การต่อสายตรงอัตโนมัติ และข้อความเสียงไปยังอีเมลโดยไม่ต้องเป็นเจ้าของฮาร์ดแวร์ชิ้นเดียว

IP PBX กับ VoIP เป็นการเปรียบเทียบทางเทคนิคที่แคบกว่าคำถามแบบโฮสต์กับคลาวด์ด้านบน

IP PBX เป็นเซิร์ฟเวอร์จริงหรือเสมือนที่ธุรกิจยังคงจัดการภายใน แต่ทำงานบนโปรโตคอล VoIP แทนที่จะเป็นสายอะนาล็อก ซึ่งมักจะเชื่อมต่อผ่าน การเชื่อมต่อสายไฟ SIP สู่เครือข่ายสาธารณะ

Pure VoIP จะลบเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่นั้นออกทั้งหมด โดยปล่อยให้ผู้ให้บริการโฮสต์และดูแลทุกอย่างในนามของคุณแทน

• Hosted PBX เป็นรูปแบบหนึ่งของ VoIP โดยมีผู้ให้บริการจัดการเซิร์ฟเวอร์นอกสถานที่
• มันรวมส่วนขยาย การต่อสายอัตโนมัติและข้อความเสียงเข้าด้วยกันโดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ในไซต์
• Plain VoIP มักจะข้ามคุณสมบัติ PBX เต็มรูปแบบที่ตั้งไว้เพื่อให้การโทรง่ายขึ้น
• IP PBX คือเซิร์ฟเวอร์ที่ธุรกิจจัดการ ซึ่งทำงานบนโปรโตคอล VoIP
• SIP Trunk มักจะเชื่อมต่อ IP PBX กับเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ
• Pure VoIP จะลบเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ ปล่อยให้ผู้ให้บริการโฮสต์ทุกอย่าง
• คำถามที่แท้จริงคือใครเป็นผู้ดูแลระบบ: ทีมของคุณหรือผู้ให้บริการ

การชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสีย

PBX ยังคงได้รับตำแหน่งในสถานการณ์เฉพาะและค่อนข้างแคบจำนวนหนึ่ง มันไม่ได้ขึ้นอยู่กับเวลาทำงานของอินเทอร์เน็ต ดังนั้นคุณภาพการโทรจะไม่ลดลงหากการเชื่อมต่อขาดหาย และสำนักงานกฎหมายหรือการดูแลสุขภาพบางแห่งจะเก็บไว้ด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เชื่อมโยงกับโครงสร้างพื้นฐานรุ่นเก่า

ข้อเสียก็มีอยู่จริงเช่นกัน: การอัพเกรดที่มีราคาแพง ความคล่องตัวในตัวเพียงเล็กน้อยสำหรับพนักงานระยะไกล และจำนวนช่างเทคนิคที่ยังคงรู้วิธีการบริการฮาร์ดแวร์ลดลง

VoIP มีแนวโน้มที่จะชนะอย่างชัดเจนในด้านต้นทุน ความคล่องตัว และความเร็วโดยรวมในการใช้งาน การเพิ่มพนักงานใหม่ 10 คนหมายถึงการเพิ่มใบอนุญาต 10 ใบ ไม่ใช่แจ็คโทรศัพท์ใหม่ 10 ช่อง

คุณภาพการโทรขึ้นอยู่กับแบนด์วิธ ดังนั้นการเชื่อมต่อที่ขาด ๆ หาย ๆ อาจทำให้การโทรหลุดหรือล่าช้าได้ แม้ว่าสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบัน บรอดแบนด์สมัยใหม่จะทำให้เกิดข้อกังวลเล็กน้อย แทนที่จะเป็นผู้แจกแจงของแท้ที่คุ้มค่ากับการนอนไม่หลับ

• PBX ยังคงทำงานต่อไปแม้อินเทอร์เน็ตขัดข้อง เนื่องจากไม่ได้ขึ้นอยู่กับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
• การอัพเกรด PBX มีราคาแพงและช้าเมื่อเทียบกับการเปลี่ยนแปลงใบอนุญาต VoIP
• มีช่างเทคนิคที่เชี่ยวชาญในการให้บริการฮาร์ดแวร์ PBX รุ่นเก่าเหลือน้อยลง
• VoIP จะเพิ่มและลบผู้ใช้ที่เป็นใบอนุญาต โดยไม่ต้องเดินสายใหม่
• คุณภาพการโทร VoIP ขึ้นอยู่กับแบนด์วิธ ดังนั้นการเชื่อมต่อที่สัญญาณอ่อนอาจทำให้เกิดความล่าช้าได้
• บรอดแบนด์สมัยใหม่ทำให้ปัญหาด้านคุณภาพ VoIP เกิดขึ้นได้ยากสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ในชีวิตประจำวัน
• ไม่มีระบบใดที่ดีกว่าในระดับสากล สิ่งที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับสถานการณ์จริงๆ

วิธีเลือกระหว่าง PBX และ VoIP

การเลือกระหว่าง PBX และ VoIP ไม่ใช่แค่รายการตรวจสอบคุณสมบัติเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการจับคู่ระบบกับวิธีการทำงานของทีมในแต่ละวันอีกด้วย

ทีมงานที่มีสถานที่เดียวซึ่งมีสมาชิกไม่ถึง 20 คนแทบจะไม่สามารถประเมินค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ของ PBX ได้ ในขณะที่ VoIP หรือ PBX ที่โฮสต์ไว้จะปรับขนาดได้อย่างหมดจดทั่วทั้งสำนักงานหลายแห่งในคราวเดียว โดยไม่ต้องเดินสายไฟใหม่ในทุกไซต์งาน

พนักงานระยะไกลหรือแบบไฮบริดมักจะตอบคำถามได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจาก VoIP เป็นตัวเลือกเดียวจริงๆ ที่ช่วยให้ทุกคนเชื่อมต่อกันได้โดยไม่ต้องแก้ไขปัญหาการโอนสายที่ยุ่งยาก

งบประมาณมีความสำคัญพอๆ กัน: เปรียบเทียบทั้งหมด ต้นทุนระบบโทรศัพท์ธุรกิจไม่ใช่แค่ราคาสติกเกอร์เท่านั้น แต่ยังเป็นเคล็ดลับในการตัดสินใจเลือก VoIP สำหรับทีมใดๆ ที่คาดหวังการเติบโตอย่างแท้จริงในอนาคตอันใกล้นี้

• ทีมที่อายุต่ำกว่า 20 คนในที่เดียวแทบจะไม่สามารถประเมินต้นทุนฮาร์ดแวร์ PBX ได้อย่างสมเหตุสมผล
• VoIP และ PBX ที่โฮสต์สามารถปรับขนาดทั่วทั้งสำนักงานโดยไม่ต้องเดินสายไซต์ใหม่
• พนักงานระยะไกลหรือพนักงานแบบไฮบริดทำให้ VoIP เป็นตัวเลือกเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริงมากขึ้น
• เปรียบเทียบต้นทุนรวมในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ไม่ใช่แค่ราคาสติกเกอร์ล่วงหน้า
• องค์กรที่มีระบบไอทีเฉพาะบางครั้งยังคงชอบใช้ IP PBX ในการควบคุม
• วางแผนการเติบโตของจำนวนคนที่คาดหวัง ไม่ใช่แค่ขนาดทีมในปัจจุบัน
• ถามผู้จำหน่ายแต่ละรายอย่างชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับการกำหนดราคาและการสนับสนุนเมื่อคุณขยายขนาด

การเปลี่ยนแปลง: การโยกย้ายและความน่าเชื่อถือ

การย้ายออกจาก PBX เก่าไม่จำเป็นต้องฉีกหมายเลขโทรศัพท์หรือฝึกอบรมพนักงานใหม่ทั้งหมดข้ามคืน แม้ว่าในตอนแรกจะฟังดูน่ากลัวก็ตาม

เริ่มต้นด้วยการย้ายหมายเลขที่มีอยู่ไปยังผู้ให้บริการ VoIP ซึ่งเป็นกระบวนการที่โดยทั่วไปจะใช้เวลาหนึ่งถึงสองสัปดาห์ จากนั้นทดสอบเส้นทางการโทรและข้อความเสียงอย่างระมัดระวังกับกลุ่มเล็กๆ ก่อนที่จะเปลี่ยนทั้งทีม

ใช้งานทั้งสองระบบขนานกันในช่วงเวลาที่ทับซ้อนกันสั้นๆ หากปริมาณการโทรไม่สามารถทนต่อการหยุดทำงานใดๆ ได้เลยระหว่างสวิตช์

ความน่าเชื่อถือสมควรได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบก่อนที่จะตัดสินใจใช้งานระบบใดระบบหนึ่งในระยะยาว

ที่ คู่มือการรักษาความปลอดภัย NIST VoIP สรุปความเสี่ยงที่ผู้ให้บริการควรจัดการอยู่แล้ว และผู้ขายใดๆ ที่มีมูลค่าการลงนามด้วยควรยืนยันการสนับสนุนตำแหน่งของ E911 เป็นลายลักษณ์อักษร และจัดทำเอกสารการรับประกันความพร้อมในการทำงาน แทนที่จะเป็นการกล่าวอ้างทางการตลาดที่คลุมเครือในหน้าราคา

• ย้ายหมายเลขที่มีอยู่ไปยังผู้ให้บริการรายใหม่ก่อนที่จะเลิกใช้งานระบบเก่า
• ทดสอบการกำหนดเส้นทางการโทรและข้อความเสียงกับกลุ่มเล็กๆ ก่อนที่จะสลับเต็มรูปแบบ
• รันทั้งสองระบบแบบขนานในช่วงสั้นๆ หากไม่มีทางเลือกในการหยุดทำงาน
• ยืนยันการสนับสนุนตำแหน่ง E911 และสอบถามวิธีการทำงานสำหรับพนักงานระยะไกล
• ขอการรับประกันความพร้อมในการทำงานเป็นลายลักษณ์อักษรแทนการยอมรับคำกล่าวอ้างทางการตลาด
• ยืนยันว่าการบันทึกการโทรและการจัดการข้อมูลเป็นไปตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมของคุณ
• เลิกใช้งานฮาร์ดแวร์เก่าเมื่อระบบใหม่ได้รับการยืนยันว่าใช้งานได้อย่างสมบูรณ์เท่านั้น

บทสรุป

การชั่งน้ำหนัก PBX กับ VoIP ช่วยลดความพอดีได้ลงตัวมากกว่าคุณสมบัติใดๆ เพียงอย่างเดียว PBX แบบเดิมยังคงทำงานได้ดีสำหรับธุรกิจส่วนแคบที่มีกฎในสถานที่ที่เข้มงวดและสถานที่ตั้งแห่งเดียวที่มั่นคงอย่างแท้จริง

สำหรับเกือบทุกคน VoIP ชนะอย่างชัดเจนในเรื่องความยืดหยุ่นและต้นทุน ไม่ว่าจะจบลงด้วยการโฮสต์ PBX, IP PBX ที่มีการจัดการ หรือการโทรบนคลาวด์โดยตรงทั้งหมด

จัดทำแผนผังขนาดทีมปัจจุบัน แผนการเติบโต และความต้องการการทำงานระยะไกลกับทุกสิ่งที่คุณเพิ่งอ่าน จากนั้นเลือกระบบที่เหมาะกับวันนี้โดยไม่ต้องชกมวยในวันพรุ่งนี้

ระบบโทรศัพท์คลาวด์ของ Ringflow จัดการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยไม่ทำให้ทีมที่กำลังเติบโตต้องอยู่ในสัญญาฮาร์ดแวร์ที่เข้มงวด ดังนั้นจำนวนและระบบที่คุณเปิดใช้งานในขณะนี้ยังคงเหมาะสมกับธุรกิจอย่างสะดวกสบายในอีกหนึ่งหรือสองปีข้างหน้า

คำถามที่พบบ่อย