ซอฟท์โฟนคืออะไร? ซอฟต์แวร์โทรศัพท์ทำงานอย่างไร (+ คู่มือการตั้งค่า)

การแนะนำ

ซอฟท์โฟนคืออะไร? เป็นแอปที่จะเปลี่ยนแล็ปท็อปหรือโทรศัพท์ของคุณให้เป็นสายโทรศัพท์ธุรกิจเต็มรูปแบบ โดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ตั้งโต๊ะ คู่มือนี้จะอธิบายวิธีการทำงานของซอฟต์โฟน สิ่งที่คุณต้องการก่อนติดตั้ง และวิธีตั้งค่าของคุณภายในไม่กี่นาที ในตอนท้าย คุณจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าซอฟต์โฟนเหมาะกับทีมของคุณหรือไม่ และเวอร์ชันธุรกิจแตกต่างจากแอปฟรีบนโทรศัพท์ของคุณเองอย่างไร

• การตอบคำถามว่าซอฟต์โฟนคืออะไรเริ่มต้นด้วยแนวคิดเดียว นั่นก็คือการเปลี่ยนแล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์ใดๆ ให้เป็นสายธุรกิจที่ใช้งานได้
• ซอฟต์โฟนต้องการแบนด์วิธที่เสถียรอย่างน้อย 100 kbps ต่อการโทร และคนส่วนใหญ่ไม่เคยตรวจสอบสิ่งนี้ก่อนทำการติดตั้ง
• ซอฟท์โฟนที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานทางธุรกิจเพิ่มการกำหนดเส้นทางการโทร การบันทึก CRM และฟีเจอร์ AI ที่แอปส่วนตัวส่วนใหญ่จะข้ามไป
• การตั้งค่าใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที: ดาวน์โหลดแอป ลงชื่อเข้าใช้ และเริ่มโทรได้ทันที

ซอฟท์โฟนคืออะไร?

ซอฟต์โฟนคือซอฟต์แวร์ที่เปลี่ยนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนให้เป็นสายโทรศัพท์ โดยจะใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแทนแจ็คโทรศัพท์หรือซิมการ์ด ภายใต้ประทุน ซอฟต์แวร์ซอฟต์โฟนเป็นเพียงไคลเอนต์ซอฟต์โฟน IP ที่สื่อสารกับเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการของคุณ โปรแกรมจัดการการโทรออก เสียงเรียกเข้า และเสียงการโทร เช่นเดียวกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะทั่วไป ขณะนี้ทีมธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่ใช้หนึ่งเครื่องแทนการซื้อฮาร์ดแวร์สำหรับโต๊ะทุกโต๊ะ

แล้วซอฟต์โฟนในชีวิตประจำวันคืออะไร? ลองนึกภาพปุ่มกดโทรศัพท์บนหน้าจอแทนที่จะวางบนโต๊ะ เป็นเช่นนั้นจริงๆ แต่ค่าจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณได้เห็นว่ามันทำงานอย่างไรและการดำเนินการใดที่บ่อหนึ่งต้องใช้จริง

ซอฟต์โฟนไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์พิเศษ แล็ปท็อปหรือโทรศัพท์ทุกเครื่องที่มีไมโครโฟนและลำโพงสามารถใช้งานได้ และคนส่วนใหญ่ก็มีทุกสิ่งที่ต้องการอยู่แล้ว

โดยทั่วไปแล้วซอฟต์โฟนจะมีสองรูปแบบ แอปแบบสแตนด์อโลนรองรับการโทรเท่านั้น โดยไม่เชื่อมโยงกับแพลตฟอร์มที่ใหญ่กว่า ซอฟต์โฟนในตัวอาศัยอยู่ภายในระบบโทรศัพท์ธุรกิจเต็มรูปแบบ ควบคู่ไปกับการกำหนดเส้นทางการโทร การส่งข้อความ และการเชื่อมต่อ CRM ทีมที่กำลังเติบโตส่วนใหญ่จะย้ายจากประเภทแรกไปเป็นประเภทที่สองในที่สุด โดยปกติแล้วเมื่อสายร่วมหรือรูปแบบสายที่ไม่ได้รับเริ่มสร้างต้นทุนทางธุรกิจที่แท้จริง

ซอฟต์โฟนทำงานอย่างไร

ซอฟต์โฟนจะส่งเสียงของคุณเป็นข้อมูลแทนสัญญาณแอนะล็อก เช่นเดียวกับวิธีอื่นๆ บริการโทรศัพท์วีโอไอพี ทำ. เสียงของคุณจะถูกแปลงเป็นดิจิทัล บีบอัด และแยกออกเป็นแพ็กเก็ตเล็กๆ แพ็กเก็ตเหล่านั้นเดินทางผ่านอินเทอร์เน็ตไปยังเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการของคุณ จากนั้นเซิร์ฟเวอร์จะกำหนดเส้นทางไปยังบุคคลที่คุณโทรหาไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

นี่คือสาเหตุที่คำถาม "ซอฟต์โฟนคืออะไร" มักนำไปสู่คำถามที่สอง: เหตุใดคุณภาพการโทรจึงแตกต่างกันมาก คำตอบมักจะมาอยู่ที่เครือข่ายของคุณ ไม่ใช่ที่แอป สองสิ่งที่สำคัญที่สุด: ปริมาณแบนด์วิธที่ว่างในขณะที่โทร และแพ็กเก็ตมาถึงอย่างสม่ำเสมอโดยไม่ล่าช้าเพียงใด การเชื่อมต่อที่ช้าและแออัดจะทำให้เสียงขาดไม่ว่าซอฟต์แวร์จะดีแค่ไหนก็ตาม

ซอฟท์โฟนกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ

โทรศัพท์ตั้งโต๊ะเสียบเข้ากับแจ็คติดผนังและติดอยู่ที่โต๊ะของคุณตลอดทั้งวัน เมื่อคุณรู้ว่าซอฟต์โฟนคืออะไร การเปรียบเทียบโทรศัพท์ตั้งโต๊ะจะกลายเป็นเรื่องง่ายอย่างรวดเร็ว

• ไม่มีฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมให้ซื้อ จัดส่ง หรือซ่อมแซม
• ทำงานจากที่บ้าน ห้องพักในโรงแรม หรือ coworking space
• อัปเดตทันทีโดยไม่จำเป็นต้องไปพบช่างเทคนิค
• ค่าใช้จ่ายต่อที่นั่งน้อยกว่าโทรศัพท์มือถือจริงเมื่อเวลาผ่านไป
• ย้ายไปพร้อมกับพนักงานหากพวกเขาเปลี่ยนโต๊ะหรือสำนักงาน

สิ่งที่คุณต้องการก่อนติดตั้งซอฟต์โฟน

ไกด์ส่วนใหญ่จะตอบว่าซอฟต์โฟนคืออะไรและหยุดอยู่แค่นั้น แล้วสงสัยว่าเหตุใดคุณภาพการโทรจึงลดลงเมื่อทีมจริงเริ่มใช้งาน

• การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร อย่างน้อย 100 kbps ต่อการโทรที่ใช้งานอยู่ ดังนั้นเสียงจึงไม่แตกกลางประโยค
• ชุดหูฟังหรือไมโครโฟนในตัวที่จะตัดเสียงรบกวนรอบข้างจากห้องที่วุ่นวาย
• การเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่เงียบสงบ หรือสายอีเทอร์เน็ตแบบมีสายสำหรับทุกคนที่โทรติดกัน
• สิทธิ์เข้าถึงของผู้ดูแลระบบเพื่อติดตั้งแอปบนอุปกรณ์ของที่ทำงานโดยไม่ทำให้ฝ่ายไอทีเกิดความล่าช้า

ข้ามรายการตรวจสอบนี้แล้วซอฟต์โฟนจะถูกตำหนิว่าจริงๆ แล้วเป็นปัญหาเราเตอร์ ทดสอบการเชื่อมต่อของคุณก่อน ก่อนที่จะเผยแพร่ให้กับทั้งทีม

การทดสอบง่ายๆ ได้ผลดี: ทดสอบความเร็วฟรีที่โต๊ะของคุณ จากนั้นทำการทดสอบเดียวกันบน Wi-Fi ในห้องพักหรือพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน หากตัวเลขแตกต่างกันมาก การโทรจากจุดที่สองนั้นจะฟังดูแย่ลงไม่ว่าคุณจะเลือกแอปใดก็ตาม

วิธีการตั้งค่าแอพ Softphone: ทีละขั้นตอน

1. 1ดาวน์โหลดแอปซอฟต์โฟนสำหรับอุปกรณ์ของคุณ: เดสก์ท็อป, iOS หรือ Android
2. 2ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบที่ผู้ให้บริการของคุณส่งอีเมลถึงคุณหลังจากสมัคร
3. 3อนุญาตให้เข้าถึงไมโครโฟนในครั้งแรกที่แอปถาม
4. 4ทดสอบการโทรจริงเพื่อยืนยันว่าเสียงใช้งานได้ทั้งสองทิศทาง
5. 5ตั้งค่าหมายเลขผู้โทร คำทักทายข้อความเสียง และเวลาทำการ

คนส่วนใหญ่ทำห้าขั้นตอนนี้เสร็จภายในเวลาไม่ถึงสิบนาที ไม่ต้องไปพบช่างเทคนิค ไม่มีแจ็คโทรศัพท์ใหม่ และไม่ต้องรอการจัดส่ง เมื่อเปิดใช้งาน ความเป็นจริงในแต่ละวันของซอฟต์โฟนจะชัดเจนขึ้น: เพียงไอคอนที่คุณคลิกก่อนการโทรทุกครั้ง

หากทีมของคุณใช้แพลตฟอร์มโทรศัพท์ธุรกิจอยู่แล้ว ขั้นตอนซอฟต์โฟนมักจะสั้นกว่านั้นอีก แอปจะดึงหมายเลข คำทักทาย และกฎการกำหนดเส้นทางของคุณโดยตรงจากบัญชีของคุณ ดังนั้นจึงไม่มีใครต้องกำหนดค่าอะไรใหม่ด้วยมือ

คุณสมบัติหลักที่ควรมองหาในซอฟต์โฟน

ไม่ใช่ทุกตัวเลือกจะถูกสร้างขึ้นมาเหมือนกัน และความแตกต่างจะปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อทีมของคุณพึ่งพาหนึ่งตัวเลือกทุกวัน การรู้ว่าซอฟต์โฟนคืออะไรที่คุ้มค่าที่จะจ่ายนั้นมีสองปัจจัย ไม่ใช่ความยาวของหน้าฟีเจอร์

• การกำหนดเส้นทางการโทรและการต่อสายอัตโนมัติสำหรับสายเรียกเข้า เพื่อให้ผู้ตอบถูกคน
• การถอดข้อความเสียง จึงไม่มีใครเล่นข้อความซ้ำสองครั้งเพื่อจดตัวเลข
• การผสานรวม CRM เช่น HubSpot หรือ Zoho สำหรับบันทึกการโทรที่บันทึกไว้ซึ่งไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• เสียง HD พร้อมโหมดสำรองแบนด์วิธต่ำสำหรับการเชื่อมต่อที่สั่นคลอน
• สถานะการแสดงตนแสดงว่าใครอยู่ในสายอยู่แล้วก่อนที่คุณจะโอนสาย

ซอฟต์โฟนของ Ringflow มีคุณสมบัติทุกอย่างในรายการนั้น นอกจากนี้ยังเพิ่มสรุปการโทรด้วย AI ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่แอปสแตนด์อโลนส่วนใหญ่ข้ามไปโดยสิ้นเชิง สิ่งที่สำคัญที่สุดในวันที่ยุ่งวุ่นวาย เมื่อไม่มีใครมีเวลาเล่นสายซ้ำเพียงเพื่อจดจำสิ่งที่ตกลงไว้

ซอฟท์โฟนสำหรับธุรกิจ: เหตุใดทีมจึงเปลี่ยน

ซอฟต์โฟนส่วนตัวรองรับการโทรของบุคคลหนึ่งคนบนอุปกรณ์เครื่องเดียว ซอฟต์โฟนสำหรับธุรกิจต้องจัดการทั้งทีมในคราวเดียว และนั่นจะเปลี่ยนแปลงสิ่งที่สำคัญจริงๆ

หมายเลขที่ใช้ร่วมกัน การโอนสายระหว่างตัวแทน และการมองเห็นผู้จัดการในทุกการสนทนา กลายเป็นข้อกำหนดที่แท้จริงเมื่อมีผู้แชร์สายมากกว่าหนึ่งคน ทีมที่กำลังเติบโตต้องการเสียงที่คงที่ ไม่ว่าคนห้าคนจะโทรมาพร้อมกันหรือห้าสิบคนก็ตาม นี่เป็นส่วนที่อธิบายได้มากที่สุดว่าซอฟต์โฟนคืออะไรที่ข้ามไปโดยสิ้นเชิง: การดาวน์โหลดเพียงครั้งเดียวไม่ได้ปรับขนาดเป็นทีมด้วยตัวมันเอง

แผนกต้อนรับส่วนหน้าด้านการดูแลสุขภาพต้องการการแจ้งเตือนการนัดหมายและการโอนไปยังผู้ให้บริการที่เหมาะสมอย่างรวดเร็ว ทีมอสังหาริมทรัพย์ต้องการการโทรกลับที่รวดเร็วเพื่อนำไปสู่โอกาสในการขายก่อนที่คู่แข่งจะโทรมาก่อน สำนักงานกฎหมายต้องการบันทึกการโทรที่สะอาดซึ่งเชื่อมโยงกับไฟล์ไคลเอนต์แต่ละไฟล์ ไม่มีสิ่งใดที่มาจากแอปเพียงอย่างเดียว เนื่องจากแอปการโทรทั่วไปไม่รู้ว่าผู้โทรต้องการแผนกใดจริงๆ

ปัญหาซอฟต์โฟนทั่วไปและการแก้ไขด่วน

• เสียงขาดหาย: โดยปกติแล้วจะเป็นปัญหาแบนด์วิดท์หรือ Wi-Fi ไม่ใช่ตัวแอปเอง
• เสียงสะท้อนเมื่อมีสาย: เกิดจากอุปกรณ์สองเครื่องเปิดทิ้งไว้ในการโทรครั้งเดียวกัน
• สายเรียกเข้าที่ไม่ได้รับ: ตรวจสอบการแจ้งเตือนและการอนุญาตไมโครโฟนก่อน
• เสียงทางเดียว: มักเป็นไฟร์วอลล์ที่บล็อกการเชื่อมต่อ ไม่ใช่ซอฟต์แวร์
• เสียงล่าช้า: โดยปกติแล้วมีอุปกรณ์มากเกินไปที่แชร์การเชื่อมต่อครั้งเดียวกัน
• แอพจะไม่เชื่อมต่อ: ยืนยันการเข้าสู่ระบบและการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ตรงกับที่ผู้ให้บริการของคุณส่ง

ซอฟต์โฟนธุรกิจของ Ringflow เพิ่มการติดตามการโทรแบบสด ดังนั้นผู้จัดการจึงตรวจพบปัญหาเหล่านี้ก่อนที่ตัวแทนจะรายงาน และสามารถเปลี่ยนเส้นทางการเชื่อมต่อที่ไม่ดีโดยใช้ การยกเลิก VoIP สร้างขึ้นในแพลตฟอร์ม ปัญหาด้านซอฟท์โฟนส่วนใหญ่จะติดตามกลับไปยังเครือข่ายอยู่แล้ว ซึ่งเป็นรายละเอียดทั่วไป เทคโนโลยีวีโอไอพี ผู้อธิบายไม่ค่อยเอ่ยถึง นั่นคือข้อดีที่ใช้งานได้จริงของซอฟต์โฟน: แอปจะดีพอๆ กับการเชื่อมต่อที่ทำงานอยู่ข้างใต้เท่านั้น ดังนั้นการวินิจฉัยที่รวดเร็วจะช่วยบันทึกตั๋วสนับสนุนทุกครั้ง

บทสรุป

ซอฟต์โฟนจะเปลี่ยนอุปกรณ์ต่างๆ ให้เป็นสายโทรศัพท์ทางธุรกิจอย่างแท้จริง ซอฟท์โฟนคืออะไรจริงๆ? แค่แอป การเชื่อมต่อที่เสถียร และชุดหูฟังที่ดี ตอนนี้คุณรู้แล้วว่ามันทำงานอย่างไรและสิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อน

ทดสอบแอปซอฟต์โฟนในการโทรจริงเพียงครั้งเดียววันนี้ ตรวจสอบแบนด์วิดท์ของคุณ จากนั้นเผยแพร่ให้กับส่วนที่เหลือในทีมของคุณ ซอฟต์โฟนสำหรับธุรกิจของ Ringflow เพิ่มการกำหนดเส้นทาง การบันทึก CRM และข้อมูลสรุป AI ทันที เริ่มทดลองใช้ฟรีและรับฟังความแตกต่างด้วยตัวคุณเอง

คำถามที่พบบ่อย