ซอฟท์โฟนคืออะไร? ซอฟต์แวร์โทรศัพท์ทำงานอย่างไร (+ คู่มือการตั้งค่า)

การแนะนำ

ซอฟต์โฟนคือแอปที่เปลี่ยนแล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนให้เป็นโทรศัพท์ธุรกิจที่ใช้งานได้ คุณโทรออกและรับสายบนหน้าจอแทนการใช้โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ โดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและหมายเลขบริษัทของคุณ

เนื่องจากไม่มีฮาร์ดแวร์ให้ซื้อหรือติดตั้ง ซอฟต์โฟนจึงมักเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการจัดหาพนักงานใหม่ พนักงานระยะไกล หรือทั้งทีมในสายงานที่เหมาะสม

คู่มือจาก Ringflow นี้อธิบายว่าซอฟต์โฟนคืออะไร การโอนสายผ่านสายหนึ่งอย่างไร และเปรียบเทียบกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะอย่างไร

คุณยังจะได้รับรายการตรวจสอบก่อนการติดตั้ง ขั้นตอนการตั้งค่า ฟีเจอร์ที่ควรค่าแก่การจ่าย และสิ่งที่เปลี่ยนแปลงเมื่อทั้งทีมแชร์ฟีเจอร์หนึ่ง อ่านก่อนที่คุณจะเลือกแอป เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่ทีมส่วนใหญ่พบหลังจากเปิดตัวแล้วเท่านั้น

Softphone คืออะไรและทำงานอย่างไร?

ซอฟต์โฟนคือซอฟต์แวร์ที่ทำงานเหมือนกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ โดยจะแสดงแป้นหมายเลข รายการโทร ข้อความเสียง และรายชื่อติดต่อบนหน้าจอ และเชื่อมต่อกับบริการการโทรผ่านอินเทอร์เน็ต ชื่อนี้เป็นการผสมผสานระหว่างซอฟต์แวร์และโทรศัพท์

แล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนทุกเครื่องที่มีไมโครโฟนและลำโพงสามารถใช้งานได้ ดังนั้นคนส่วนใหญ่จึงมีทุกสิ่งที่ต้องการอยู่แล้ว

เมื่อคุณโทรออก แอปจะเปลี่ยนเสียงของคุณให้เป็นแพ็คเก็ตดิจิทัลขนาดเล็ก และส่งไปยังผู้ให้บริการของคุณทางอินเทอร์เน็ต ผู้ให้บริการจะเชื่อมต่อคุณกับบุคคลอื่น ไม่ว่าพวกเขาจะใช้มือถือ โทรศัพท์บ้าน หรือแอปอื่นก็ตาม

คุณภาพการโทรส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับเครือข่ายของคุณมากกว่าซอฟต์แวร์ ดังนั้นการเชื่อมต่อที่เสถียรจึงมีความสำคัญมากกว่าอินเทอร์เฟซที่หรูหรา

• กด: คุณแตะหมายเลขหรือผู้ติดต่อ จากนั้นแอปจะส่งคำขอโทรไปยังผู้ให้บริการของคุณ
• แปลงเป็นดิจิทัล: เสียงของคุณจะถูกบีบอัดเป็นแพ็คเก็ตเล็กๆ ขณะที่คุณพูด พร้อมเดินทางผ่านอินเทอร์เน็ต
• เส้นทาง: เซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการเชื่อมต่อการโทรไปยังหมายเลขที่ถูกต้องไม่ว่าจะเป็นประตูถัดไปหรือต่างประเทศ
• ตอบกลับ: เสียงของอีกฝ่ายกลับมาในลักษณะเดียวกัน โดยปกติจะเกิดขึ้นภายในเสี้ยววินาที
• ระบุตัวตน: การโทรจะแสดงหมายเลขธุรกิจของคุณแทนมือถือส่วนตัว ซึ่งทำให้ที่ทำงานและบ้านแตกต่าง
• ซิงค์: ประวัติการโทร ข้อความเสียง และรายชื่อติดต่อจะติดตามคุณระหว่างแล็ปท็อปและโทรศัพท์ของคุณ
• มาตรฐาน: ซอฟท์โฟนส่วนใหญ่ใช้โปรโตคอล SIP ซึ่งช่วยให้แอปหนึ่งทำงานร่วมกับผู้ให้บริการโทรศัพท์หลายรายได้

ซอฟต์โฟนกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะและการโทรผ่านมือถือ

โทรศัพท์ตั้งโต๊ะเสียบเข้ากับแจ็คติดผนังหรือพอร์ตเครือข่าย และอยู่บนโต๊ะตัวเดียว เป็นเรื่องง่ายและคุ้นเคย แต่พนักงานใหม่ทุกคนจำเป็นต้องมีโทรศัพท์เคลื่อนที่ เคเบิล และมักต้องมีช่างเทคนิคมาเยี่ยม การย้ายสำนักงานหมายถึงการเคลื่อนย้ายฮาร์ดแวร์

ซอฟต์โฟนจะลบขั้นตอนเหล่านั้นออกไป เนื่องจากโทรศัพท์เป็นแอปที่คุณติดตั้งบนอุปกรณ์ที่พนักงานมีอยู่แล้ว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการจ้างงานทุกครั้ง

การโทรผ่านมือถือเป็นทางเลือกที่แตกต่างอีกครั้ง การโทรจากหมายเลขโทรศัพท์มือถือส่วนตัวเป็นการผสมผสานระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว และไม่มีการบันทึกข้อมูลร่วมกันสำหรับธุรกิจ ซอฟต์โฟนจะเก็บสายบนสายของบริษัทแทน โดยมีบันทึกที่ใช้ร่วมกันซึ่งพนักงานที่ได้รับอนุญาตสามารถตรวจสอบได้

หากคุณกำลังเปรียบเทียบระบบโทรศัพท์รุ่นเก่ากับระบบคลาวด์ เรา คู่มือ PBX กับ VoIP อธิบายว่าทั้งสองมีความแตกต่างกันในด้านต้นทุน ความยืดหยุ่น และการจัดการในแต่ละวันอย่างไร

• ฮาร์ดแวร์: ซอฟต์โฟนต้องการเพียงชุดหูฟัง ในขณะที่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะต้องการหูโทรศัพท์ สายไฟ และพอร์ตจ่ายไฟหรือเครือข่าย
• ค่าใช้จ่าย: ที่นั่งของแอปมักจะมีค่าใช้จ่ายเมื่อเวลาผ่านไปน้อยกว่าการซื้อ จัดส่ง และซ่อมโทรศัพท์จริง
• ความคล่องตัว: ซอฟต์โฟนทำงานได้จากที่บ้าน โรงแรม หรือพื้นที่ทำงานร่วมกัน ในขณะที่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะยังคงอยู่
• อัปเดต: คุณสมบัติใหม่ๆ เข้าถึงผู้ใช้ทุกคนพร้อมกัน โดยไม่ต้องไปพบช่างเทคนิคหรือดาวน์โหลดเฟิร์มแวร์
• ความปลอดภัย: ซอฟท์โฟนสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่เข้ารหัสการโทรระหว่างทางและต้องการการเข้าสู่ระบบที่ปลอดภัย ซึ่งมือถือส่วนตัวไม่ค่อยมีให้
• ความน่าเชื่อถือ: โทรศัพท์ตั้งโต๊ะสามารถรอดพ้นจากความผิดพลาดของแล็ปท็อป ในขณะที่ซอฟต์โฟนขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ต

วิธีการตั้งค่าแอพ Softphone ทีละขั้นตอน

ตรวจสอบสามสิ่งก่อนที่คุณจะติดตั้งสิ่งใด คุณต้องมีการเชื่อมต่อที่เสถียร โดยใช้งานฟรีอย่างน้อย 100 kbps สำหรับการโทรแต่ละครั้ง คุณต้องมีชุดหูฟังหรือไมโครโฟนที่กรองเสียงรบกวนรอบข้าง และคุณต้องมีสิทธิ์จึงจะติดตั้งแอปบนอุปกรณ์ของที่ทำงานได้

การข้ามรายการตรวจสอบนี้คือสาเหตุที่ซอฟต์โฟนมักถูกตำหนิว่าเป็นเราเตอร์ที่อ่อนแอหรือห้องที่มีเสียงดัง การตรวจสอบแต่ละครั้งใช้เวลาเพียงนาทีเดียว

ทดสอบเครือข่ายของคุณก่อนโดยทำการทดสอบความเร็วที่โต๊ะทำงานและทดสอบอีกครั้งในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน เนื่องจากช่องว่างขนาดใหญ่ทำนายการโทรที่ไม่สม่ำเสมอ หากเสียงยังคงขาดหายไปในภายหลัง คู่มือคุณภาพการโทร VoIP เดินผ่านเหตุปกติ

เมื่อข้อมูลพื้นฐานเรียบร้อยดีแล้ว ผู้คนส่วนใหญ่จะทำตามขั้นตอนด้านล่างให้เสร็จสิ้นภายในเวลาไม่ถึงสิบนาที โดยไม่ต้องจัดส่งหรือโอนเงินเลย

• ดาวน์โหลด: ติดตั้งแอปสำหรับอุปกรณ์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็น Windows, Mac, iOS หรือ Android
• ลงชื่อเข้าใช้: ใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบที่ผู้ให้บริการของคุณส่งหลังจากสมัคร ซึ่งจะโหลดหมายเลขและการตั้งค่าของคุณด้วย
• อนุญาตการเข้าถึง: ตอบรับเมื่อแอปขอใช้ไมโครโฟนของคุณ ไม่เช่นนั้นการโทรจะเชื่อมต่อโดยไม่มีเสียง
• ทดสอบ: โทรหาเพื่อนร่วมงานจริงๆ และยืนยันว่าเสียงทำงานได้ชัดเจนทั้งสองทิศทาง
• ปรับแต่ง: ตั้งค่าหมายเลขผู้โทร คำทักทายข้อความเสียง และเวลาทำการก่อนการโทรติดต่อลูกค้าครั้งแรก
• ปลอดภัย: เปิดการลงชื่อเข้าใช้แบบสองขั้นตอนหากผู้ให้บริการของคุณเสนอให้ แล็ปท็อปที่สูญหายจะไม่สามารถเปิดเผยสายธุรกิจของคุณได้

คุณสมบัติหลักที่ควรมองหาในซอฟต์โฟน

ไม่ใช่ซอฟต์โฟนทุกตัวจะถูกสร้างขึ้นมาเหมือนกัน และช่องว่างจะปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อทีมต้องพึ่งพาหนึ่งตัวทุกวัน แอปฟรีสามารถโทรออกได้ แต่อาจขาดเส้นทาง หมายเลขที่แชร์ หรือบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้น

ตัดสินตัวเลือกโดยพิจารณาจากความสามารถในการรับมือกับช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวาย ไม่ใช่ตามความยาวของรายการฟีเจอร์หรือราคาของแผนการเริ่มต้น

Ringflow รวมทุกฟีเจอร์ด้านล่างไว้ในซอฟต์โฟนของตัวเอง และเพิ่มสรุปการโทรด้วย AI ซึ่งแอปสแตนด์อโลนส่วนใหญ่จะข้ามไป นั่นสำคัญในวันที่ยุ่งวุ่นวาย เมื่อไม่มีใครมีเวลาเล่นการบันทึกซ้ำเพื่อจดจำสิ่งที่ตกลงไว้

ไม่ว่าคุณจะเลือกผู้ให้บริการรายใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟีเจอร์ที่คุณใช้นั้นรวมอยู่ในราคาแผนแล้ว ไม่ได้ขายเป็นส่วนเสริม บริการพิเศษสามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายรายเดือนเป็นสองเท่าได้ ดังนั้นโปรดขอทดลองใช้งานก่อนที่จะตัดสินใจ

• การกำหนดเส้นทางการโทร: การต่อสายตรงอัตโนมัติหรือกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายจะส่งสายเรียกเข้าแต่ละครั้งไปยังบุคคลที่รับสายได้ดีที่สุด
• การถอดข้อความเสียง: ข้อความมาถึงในรูปแบบข้อความ ดังนั้นจึงไม่มีใครเล่นเสียงบันทึกซ้ำเพียงเพื่อคัดลอกตัวเลข
• การรวม CRM: การโทรจะเข้าสู่ระบบในเครื่องมือเช่น HubSpot หรือ Zoho โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• เสียง HD: เสียงแบบย่านความถี่กว้างพร้อมทางเลือกแบนด์วิธต่ำช่วยให้การสนทนาชัดเจนเมื่อมีการเชื่อมต่อที่อ่อนแอ
• สถานะการแสดงตน: คุณสามารถดูว่าใครอยู่ในสายอยู่แล้วก่อนที่คุณจะลองโอนสาย
• แอพมือถือและเดสก์ท็อป: บรรทัดและประวัติเดียวกันติดตามแต่ละคนในทุกอุปกรณ์ที่พวกเขาใช้
• การบันทึกการโทร: สามารถบันทึกการโทรเพื่อการฝึกอบรม การตรวจสอบคุณภาพ และข้อโต้แย้งได้ โดยอยู่ภายใต้กฎหมายความยินยอมในท้องถิ่น

ซอฟท์โฟนสำหรับธุรกิจ: การเปลี่ยนแปลงอะไรสำหรับทีม

ซอฟต์โฟนส่วนตัวจะจัดการการโทรของบุคคลหนึ่งคนในอุปกรณ์เครื่องเดียว ซอฟต์โฟนสำหรับธุรกิจต้องให้บริการทั้งทีมในคราวเดียว และนั่นทำให้ข้อกำหนดเปลี่ยนแปลงไป

หมายเลขที่ใช้ร่วมกัน การโอนย้ายระหว่างตัวแทน และการมองเห็นของผู้จัดการกลายเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อมีหลายคนใช้สายร่วมกัน และเสียงจะต้องชัดเจนไม่ว่าคนห้าคนจะโทรพร้อมกันหรือห้าสิบคน การรายงานก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากผู้จัดการจำเป็นต้องดูปริมาณการโทรและสายที่ไม่ได้รับ

การโทรฉุกเฉินจำเป็นต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ เนื่องจากซอฟต์โฟนสามารถทำงานได้จากทุกที่ รวมถึงห้องพักในโรงแรมด้วย

ที่ คู่มือ FCC VoIP 911 กล่าวว่าผู้ให้บริการที่เชื่อมต่อระหว่างกันจะต้องรวบรวมที่อยู่ทางกายภาพของคุณก่อนที่จะเปิดใช้งาน ซึ่งคุณควรอัปเดตเมื่อคุณย้าย และบริการนั้นอาจล้มเหลวในระหว่างที่ไฟฟ้าหรืออินเทอร์เน็ตดับ

เก็บโทรศัพท์สำรองไว้ใช้ในกรณีฉุกเฉิน และแจ้งให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลอัปเดตที่อยู่ทุกครั้งที่เคลื่อนย้าย

• การดูแลสุขภาพ: แผนกต้อนรับส่วนหน้าจำเป็นต้องถ่ายโอนไปยังผู้ให้บริการที่เหมาะสมอย่างรวดเร็วและการแจ้งเตือนการนัดหมายที่เชื่อถือได้
• อสังหาริมทรัพย์: ตัวแทนต้องการการติดต่อกลับอย่างรวดเร็วไปยังโอกาสในการขายใหม่ก่อนที่คู่แข่งจะเข้าถึงพวกเขาก่อน
• กฎหมาย: สำนักงานจำเป็นต้องมีบันทึกการโทรที่ชัดเจนซึ่งเชื่อมโยงกับไฟล์ลูกค้าแต่ละไฟล์สำหรับการเรียกเก็บเงินและบันทึก
• เสียงขาดหาย: โดยปกติแล้วจะเป็นปัญหาเกี่ยวกับแบนด์วิดท์หรือ Wi-Fi ดังนั้นให้เปลี่ยนไปใช้การเชื่อมต่อแบบมีสาย
• เสียงทางเดียว: มักหมายความว่าไฟร์วอลล์กำลังบล็อกการโทร ไม่ใช่ว่าซอฟต์แวร์เสียหาย
• เสียงก้อง: อุปกรณ์สองเครื่องที่เปิดทิ้งไว้ในการโทรเดียวกันทำให้เกิดปัญหาดังกล่าว ดังนั้นให้ปิดแอปหรือแท็บพิเศษ
• การรายงาน: แดชบอร์ดแสดงปริมาณการโทร เวลารอ และสายที่ไม่ได้รับ เพื่อให้ผู้จัดการสามารถจัดพนักงานในช่วงเวลาเร่งด่วนได้อย่างเหมาะสม

บทสรุป

ซอฟต์โฟนจะเปลี่ยนอุปกรณ์ต่างๆ ให้เป็นสายโทรศัพท์ทางธุรกิจอย่างแท้จริง ต้องการเพียงแอป การเชื่อมต่อที่เสถียร และชุดหูฟังที่เหมาะสม ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมหลายทีมจึงเลิกใช้ฮาร์ดแวร์ตั้งโต๊ะ

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าตัวเลือกหนึ่งทำงานอย่างไร เปรียบเทียบกับตัวเลือกอื่นๆ อย่างไร และสิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนเปิดตัว ทีมส่วนใหญ่รู้สึกประหลาดใจกับความรวดเร็วของการเปลี่ยนแปลง

เริ่มต้นเล็กๆ ด้วยการทดสอบซอฟต์โฟนหนึ่งตัวกับการโทรจริงเพียงครั้งเดียวในสัปดาห์นี้ ตรวจสอบแบนด์วิดท์ของคุณ ยืนยันที่อยู่ฉุกเฉินของคุณ และเชิญเพื่อนร่วมงานหนึ่งคนมาลองใช้กับคุณ

Ringflow เสนอให้ทดลองใช้งานฟรี ดังนั้นคุณจึงสามารถได้ยินคุณภาพการโทรและทดสอบการกำหนดเส้นทางด้วยตัวเองก่อนที่จะมอบการตั้งค่าโทรศัพท์ใหม่ให้กับทั้งทีม การทดลองเล็กๆ เอาชนะคำสัญญาที่ยิ่งใหญ่ทุกครั้ง

หากคุณจัดการทีม ให้วางแผนการเปิดตัวในสองขั้นตอน เริ่มต้นด้วยกลุ่มนำร่องกลุ่มเล็กๆ รวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับเสียงและการกำหนดเส้นทางเป็นเวลาสองสัปดาห์ และแก้ไขช่องว่างของเครือข่ายที่คุณพบ

จากนั้นย้ายคนอื่นๆ เป็นกลุ่มๆ โดยคงโทรศัพท์ตั้งโต๊ะไว้เป็นทางเลือกจนกว่าการตั้งค่าใหม่จะพิสูจน์ได้ว่าเชื่อถือได้ ตั้งชื่อบุคคลหนึ่งคนเพื่อเป็นเจ้าของบัญชีและการอัปเดตที่อยู่

คำถามที่พบบ่อย