Introduzione
Un sistema telefonico aziendale è la configurazione che risponde, instrada e registra ogni chiamata effettuata o ricevuta dalla tua azienda. Quando funziona, nessuno se ne accorge.
In caso contrario, i clienti raggiungono la segreteria telefonica, il numero di cellulare del manager diventa la linea principale e una chiamata persa si trasforma in una vendita persa.
La maggior parte dei team inizia a pensare a una nuova configurazione quando qualcosa si rompe: il trasferimento in un secondo ufficio, l'assunzione del lavoro da casa o un telefono fisso che nessuno può riparare.
Questa guida spiega cosa fanno questi sistemi, come differiscono i tipi principali, per quali caratteristiche vale la pena pagare e come scegliere senza comprare troppo.
Che cos'è un sistema telefonico aziendale?
Collega i numeri telefonici della tua azienda alle persone che rispondono. Gestisce le operazioni di base, come chiamare la scrivania giusta, inviare i chiamanti alla segreteria telefonica e trasferire una chiamata tra colleghi.
Gestisce anche ciò che un piano mobile personale non può: un numero principale che fa squillare più persone, menu che ordinano i chiamanti e interni che raggiungono direttamente ciascun compagno di squadra.
Le configurazioni più vecchie lo facevano con l'hardware in un armadio e un cavo su ogni scrivania. Quelli moderni funzionano nel cloud, quindi le chiamate viaggiano su Internet e il provider mantiene l'apparecchiatura in funzione.
Il personale accede da un telefono fisso, da un laptop o da un'app mobile e un numero aziendale funziona su tutti.
Un servizio cloud come Ringflow Telefono aziendale segue questo modello: trasferisci o scegli un numero, crei menu di chiamata in un editor, assegni interni e accedi su qualsiasi dispositivo supportato.
Una configurazione tipica copre una manciata di lavori quotidiani:
- Un numero aziendale: i clienti compongono un numero indipendentemente da chi risponde
- Dispositivi collegati: telefoni fissi, laptop e app mobili squillano tutti insieme
- Comunicazione di squadra: interni, trasferimenti e interfono mantengono i colleghi connessi
- Gestione delle chiamate: menu, code e segreteria telefonica assicurano che nessuna chiamata venga interrotta
- Registrazioni: i registri delle chiamate e le registrazioni mostrano cosa è successo durante ogni chiamata
Tipi di sistemi telefonici aziendali
Queste configurazioni rientrano in tre gruppi. Il gruppo giusto dipende dalle tue dimensioni, dal tuo budget e dalla quantità di membri del tuo team che lavorano lontano da un singolo ufficio.
| Tipo | Dove corre | Meglio per | Principale compromesso |
|---|---|---|---|
| In sede | Hardware nel tuo edificio | Siti che necessitano del controllo locale completo | Costi iniziali elevati e aggiornamenti più lenti |
| Basato sul cloud | Provider cloud, con app e telefoni fissi | Team in crescita, ibridi o multisede | La qualità della chiamata dipende dalla tua connessione Internet |
| Ibrido | Parte sui tuoi server, parte nel cloud | I team passano al cloud in più fasi | Due ambienti da gestire per un po' |
Una configurazione in sede ti offre il controllo più diretto e continua a funzionare anche durante un'interruzione di Internet, ma la manutenzione è tua e ogni modifica passa attraverso un programma di installazione.
Una configurazione cloud tratta il telefono come un'app, quindi un nuovo assunto può essere attivo installandolo ed effettuando l'accesso. Una configurazione ibrida mantiene in funzione l'hardware esistente mentre nuovi utenti o sedi vengono avviati nel cloud.
Se stai valutando la prima e la seconda opzione, la suddivisione in Centralino telefonico o VoIP cammina fianco a fianco tra costi, mobilità e affidabilità.
Funzionalità del sistema telefonico aziendale che meritano il loro posto
Gli elenchi di funzionalità sono lunghi e la maggior parte dei team ne utilizza solo alcune. Inizia con le funzionalità che cambiano il modo in cui i clienti percepiscono le tue chiamate, quindi aggiungi il resto man mano che il team cresce.
- Instradamento delle chiamate: invia ogni chiamata a una persona, un gruppo o una coda in base alle regole impostate, quindi nessuna chiamata dipende da una scrivania
- Assistente automatico: saluta i chiamanti con un menu in modo che possano scegliere vendite, supporto o fatturazione senza che una persona risponda prima
- Segreteria telefonica: cattura i messaggi quando nessuno risponde, spesso con una trascrizione inviata via email
- Chiamate da cellulare: consente al personale di utilizzare il numero aziendale da un'app del telefono, con un unico accesso su tutti i dispositivi
- Integrazione CRM: registra le chiamate al record del cliente, sebbene il piano acquistato decida quali integrazioni includere
- Analisi delle chiamate: mostra il volume delle chiamate, le chiamate perse e gli orari di punta in modo da poter abbinare il personale
Vale la pena dare un'occhiata ad alcuni extra per squadre specifiche. La registrazione delle chiamate con la ricerca aiuta le vendite e il supporto a rivedere le conversazioni. Lo scambio di chiamata sposta una chiamata in tempo reale da un telefono fisso a un cellulare senza lasciarla cadere.
Un receptionist AI può rispondere alle chiamate fuori orario e acquisire i dettagli dei lead. Non tutti i piani includono tutte le funzionalità, quindi controlla quale livello include quelle di cui hai bisogno prima di confrontare i prezzi.
Come scegliere un sistema telefonico aziendale
La scelta migliore è quella che il tuo team utilizzerà senza un corso di formazione. Esegui questi passaggi in ordine.
- 1Definire le esigenze aziendali. Conta i tuoi utenti e le tue posizioni oggi e tra un anno e nota dove lavorano le persone. Se metà del team è mobile, una configurazione cloud basata sulle app è più adatta dei telefoni fissi collegati a un edificio.
- 2Abbina le funzionalità ai lavori. Annota cosa deve fare il sistema, come instradare per reparto, registrare le chiamate o collegarsi al tuo CRM, e ignora il resto.
- 3Controlla la tua connessione Internet. Le chiamate sul cloud dipendono da una connessione stabile, quindi verifica la larghezza di banda durante l'ora di maggior traffico prima di cambiare.
- 4Stabilisci un budget. Controlla i posti minimi, le tariffe aggiuntive per minuti o numeri e cosa succede se te ne vai, non solo il prezzo mensile principale.
- 5Pianificare la scalabilità. Conferma che puoi aggiungere utenti e posizioni senza nuovo hardware o un nuovo contratto.
- 6Mantieni il tuo numero. Conferma che il tuo numero attuale può essere trasferito senza costi aggiuntivi e chiedi quanto tempo ci vuole.
- 7Esegui una prova. Inserisci un piccolo gruppo nel sistema per un paio di settimane e misura le chiamate perse e la qualità delle chiamate.
Ringflow offre una prova gratuita di 14 giorni senza carta di credito richiesta, consentendo a un piccolo team di testare il routing, le app e la qualità delle chiamate prima di impegnarsi. Qualunque fornitore tu valuti, chiedi una prova o un progetto pilota piuttosto che fare affidamento su una demo.
Sicurezza, conformità e affidabilità
Una configurazione telefonica trasporta i dettagli del cliente, le informazioni di pagamento e le conversazioni private, quindi merita la stessa cura di qualsiasi altro sistema aziendale. Le chiamate basate su Internet comportano rischi, tra cui frodi telefoniche, intercettazioni e ID chiamante falsificati.
IL Guida NIST sulla sicurezza VoIP è un documento più vecchio, ma fornisce ancora un'utile lista di controllo basata sulle minacce per i rischi e i controlli che li riducono.
Prima di firmare, chiedi a ciascun fornitore informazioni su:
- Autenticazione della chiamata: se le chiamate in uscita portano l'attestazione STIR/SHAKEN in modo che abbiano meno probabilità di essere etichettate come spam
- Consenso alla registrazione: se puoi configurare le richieste di consenso in modo che corrispondano alle regole degli stati in cui operi
- Controllo degli accessi: chi può ascoltare le registrazioni e se la riproduzione è registrata
- Dati di pagamento: se i dettagli sensibili della carta possono essere oscurati dalle registrazioni
- Failover: cosa succede alle chiamate se la tua connessione Internet o la rete del provider hanno un problema
- Supporto: come raggiungi una persona e quali ore copre
L'affidabilità riguarda tanto la tua rete quanto il fornitore. Utilizza una connessione cablata per i telefoni fissi laddove possibile e mantieni una regola di inoltro mobile pronta per le emergenze.
Conclusione
Una configurazione telefonica dovrebbe rendere la tua azienda più facile da raggiungere e più facile da gestire. Inizia da come lavora il tuo team, scegli il tipo adatto e scegli le funzionalità per le chiamate che ricevi ogni giorno, non l'elenco più lungo su una pagina dei prezzi.
Prova prima di impegnarti. Una breve prova con chiamate reali ti dirà di più sulla qualità delle chiamate, sullo sforzo di configurazione e sul supporto di qualsiasi brochure. Quando sei pronto per confrontare le opzioni, una prova gratuita di Ringflow è un punto di partenza a basso rischio.
Pronto quando lo sei tu
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Domande frequenti
È il sistema che gestisce le chiamate aziendali: collega i numeri aziendali al tuo team, indirizza i chiamanti alla persona giusta e gestisce la segreteria telefonica, i menu e la registrazione. I sistemi moderni funzionano su Internet e funzionano su telefoni fissi, computer e app mobili.
Una linea normale collega un telefono a un numero. Una configurazione aziendale consente a molte persone di condividere numeri, utilizzare interni, trasferire chiamate, tenere code e registrare conversazioni, quindi funziona per un team e non per una singola persona.
Non con una configurazione cloud. Puoi utilizzare un computer o un'app mobile oppure aggiungere telefoni fissi IP se il tuo team li preferisce. Solo i tradizionali sistemi on-premise richiedono un server e un cablaggio dedicato.
Nella maggior parte dei casi sì. I fornitori di solito possono trasferire il tuo numero attuale alla nuova configurazione. Chiedi se il porting è gratuito e quanto tempo richiede e mantieni attivo il vecchio servizio finché non sarà attivo quello nuovo.
Conta i tuoi utenti e le tue posizioni, annota dove lavorano le persone ed elenca le funzionalità di cui hai bisogno per le chiamate quotidiane. Quindi prova due o tre opzioni con una prova e confronta le chiamate perse, la qualità delle chiamate e la facilità d'uso.
