Introduzione
Un numero di telefono virtuale è un numero basato su cloud che non è legato a nessun singolo telefono, scheda SIM o sede dell'ufficio. Ciò conta di più ogni anno, dal momento che sempre più team lavorano in remoto, in città o oltre confine, e un numero collegato a un telefono fisso non può tenere il passo. Questa guida spiega come funziona effettivamente un numero di telefono virtuale, i tipi disponibili e come scegliere quello giusto per il tuo team. Alla fine, saprai esattamente quale tipologia si adatta alla tua attività, oltre ai dettagli di configurazione che la maggior parte delle guide ignora.
- Un numero di telefono virtuale instrada le chiamate su Internet anziché su una linea fisica, quindi funziona su qualsiasi dispositivo connesso.
- I tipi più comuni sono i numeri locali, verdi, vanity e internazionali, ciascuno adatto a un diverso obiettivo aziendale.
- La configurazione di uno di essi richiede solitamente pochi minuti, non settimane, e non richiede nuovo hardware o l'intervento di un tecnico.
- Vale la pena verificare i dettagli di conformità come la registrazione del numero e l'accuratezza della posizione di emergenza prima di impegnarsi con un fornitore.
Cos'è un numero di telefono virtuale?
Un numero di telefono virtuale è, essenzialmente, un numero di telefono che esiste nel cloud invece di essere collegato a una linea fisica o a un singolo dispositivo. Puoi ricevere chiamate e SMS da qualsiasi app, telefono fisso o smartphone con connessione Internet. A differenza di un numero di rete fissa tradizionale, non è legato a una posizione, a una scheda SIM o a un telefono fisico. Questo è ciò che lo rende utile per team remoti, aziende con più sedi e chiunque desideri mantenere privato un numero personale, che si tratti di un fondatore che risponde alle chiamate di supporto da un telefono o di un team di vendita di dieci persone distribuito in tre città.
Come i numeri virtuali instradano le tue chiamate
Ogni numero di telefono virtuale funziona tramite VoIP, la stessa tecnologia alla base della maggior parte dei moderni sistemi telefonici aziendali. Quando qualcuno compone il tuo numero, la chiamata viaggia su Internet come dati invece che attraverso una linea telefonica in rame. I server cloud del tuo provider instradano quindi la chiamata ovunque tu gli abbia detto di andare: un'app mobile, un softphone desktop, un telefono fisso VoIP o più dispositivi che squillano contemporaneamente. Puoi modificare quella destinazione in qualsiasi momento da una dashboard, senza scambiare le carte SIM o aspettare l'intervento di un tecnico. Per uno sguardo più approfondito su come la tecnologia sottostante gestisce le chiamate end-to-end, vedere questo Servizio di telefonia VoIP guasto.
Tipi di numeri virtuali tra cui puoi scegliere
Non tutti i numeri di telefono virtuali hanno lo stesso scopo. Scegliere il tipo giusto è importante tanto quanto scegliere un fornitore, poiché ognuno risolve un problema diverso per un diverso tipo di chiamante.
- Numeri locali: corrispondere a un prefisso specifico, utile per creare fiducia con i clienti in quella regione
- Numeri gratuiti: gratuito per i chiamanti, comune per l'assistenza clienti e le linee di vendita
- Numeri di vanità: scrivi una parola o una frase facile da ricordare per il marketing e la pubblicità
- Numeri internazionali: ti consente di ricevere chiamate da un altro paese senza pagare tariffe internazionali
La maggior parte delle aziende finisce per utilizzare più di un tipo in diverse campagne o dipartimenti. Una linea di supporto potrebbe funzionare su un numero verde mentre un team di vendita utilizza numeri locali per aumentare i tassi di risposta in ciascuna regione in cui vendono, e un team di marketing potrebbe aggiungere un numero vanity solo per una singola campagna pubblicitaria per vedere quante chiamate effettivamente genera.
Numeri virtuali vs. linee telefoniche tradizionali
Una linea telefonica tradizionale si collega a una presa fisica in un edificio specifico, legata a un operatore e a una posizione per tutta la durata del contratto di locazione. Un numero di telefono virtuale salta tutto questo: risiede su un server, non su un cavo, quindi si sposta con la tua azienda invece di rimanere in un vecchio ufficio quando ti trasferisci o aggiungi una seconda posizione. Le linee tradizionali inoltre fanno pagare di più per l'attrezzatura, l'installazione e le chiamate interurbane, mentre un numero cloud in genere funziona con un piano mensile fisso senza hardware da installare. Il compromesso è reale: un numero virtuale dipende da una connessione Internet stabile, mentre una linea fissa continua a funzionare anche in caso di interruzione di corrente finché non è cordless.
Perché le aziende scelgono un numero virtuale per le aziende
La scelta di un numero virtuale per le aziende offre ai proprietari la possibilità di separare le chiamate personali da quelle di lavoro senza portare con sé due telefoni. I team remoti e ibridi possono rispondere alle chiamate da un laptop o da un'app per telefono, indipendentemente da dove lavorano quel giorno, utilizzando sempre lo stesso numero di telefono virtuale. Un'azienda con clienti in diversi stati può distribuire numeri locali in ciascuna area, quindi le chiamate sembrano locali anche quando l'intero team è seduto nello stesso ufficio. I team di marketing si affidano a questa configurazione anche per tenere traccia di quale campagna o annuncio ha generato una chiamata, poiché ciascun numero può essere indirizzato al proprio registro delle chiamate e al proprio report, rendendo facile vedere quale canale vale effettivamente la spesa.
Come scegliere il numero virtuale giusto per la tua azienda
Scegliere un numero è facile. Scegliere il tipo giusto per il funzionamento effettivo del tuo team richiede un po' più di riflessione.
Per struttura e posizione della squadra
Un team completamente remoto trae maggiori vantaggi dai numeri che squillano sulle app mobili per impostazione predefinita, poiché nessuno siede a un telefono fisso. Un'azienda con diverse filiali fisiche spesso combina i numeri locali per filiale con una linea verde condivisa per richieste di carattere generale.
Per portata del cliente
Se la maggior parte dei clienti chiama da un'area metropolitana, un numero locale crea familiarità più velocemente di una linea gratuita, poiché un prefisso riconoscibile risponde a una piccola domanda di fiducia prima ancora che la chiamata venga stabilita. Le aziende che vendono a livello nazionale o internazionale di solito si affidano invece a numeri verdi o internazionali, poiché i prefissi smettono di avere importanza su quella scala e la coerenza tra le regioni conta di più.
Per budget e piani di crescita
Aggiungere un singolo numero costa poco, ma il monitoraggio delle campagne e le linee dipartimentali dedicate si sommano rapidamente se non sei selettivo su quali sono effettivamente necessari. Ringflow unisce la gestione dei numeri con l'instradamento e il reporting delle chiamate, quindi aggiungere una linea non significa aggiungere una fattura da un fornitore separato. Inizia con ciò di cui hai bisogno questo trimestre e aggiungine altri man mano che campagne o località specifiche dimostrano che hanno bisogno di una propria linea.
Impostazione di un nuovo numero: cosa aspettarsi
Ottenere un numero di telefono virtuale richiede solitamente pochi minuti online, non i giorni che può richiedere l'installazione di una linea tradizionale. La maggior parte dei provider ti consente di cercare i numeri disponibili per prefisso, prefisso verde o parola chiave, quindi attivare immediatamente quello che scegli. Aspettatevi di confermare alcuni dettagli aziendali di base durante la registrazione, come il nome e l'indirizzo legale della vostra azienda, poiché i numeri verdi in particolare richiedono la registrazione prima di poter inviare messaggi di testo. Se disponi già di un numero aziendale, il trasferimento in un nuovo sistema richiede in genere una o due settimane, poiché sia il vecchio che il nuovo operatore devono confermare il trasferimento, quindi mantieni attiva la vecchia linea fino al completamento e testa sia le chiamate in entrata che quelle in uscita prima di ritirarla definitivamente.
Una volta attivato, le regole di instradamento, i saluti della segreteria telefonica e gli orari di lavoro sono generalmente a pochi clic di distanza in un dashboard Web, non in una chiamata di servizio. UN sistema telefonico aziendale costruito attorno a questo tipo di flessibilità consente di risparmiare molti grattacapi di installazione su tutta la linea. Ringflow sovrappone il routing a livello di campagna a numeri come questi, in modo che una chiamata su qualsiasi linea arrivi automaticamente al team giusto, senza bisogno di inoltro manuale.
Affidabilità e conformità da verificare prima di acquistarne uno
Non tutti gli operatori gestiscono le chiamate di emergenza allo stesso modo. Verifica che il tuo provider supporti un routing accurato della posizione E911, soprattutto se il tuo team lavora da indirizzi di casa che cambiano spesso. Gli operatori statunitensi segnalano sempre più spesso il traffico di SMS aziendali non registrati come spam, quindi chiedi se il tuo provider gestisce la registrazione 10DLC per te o lo lascia nel tuo piatto. UN Voce di Wikipedia sui numeri virtuali rileva che, poiché questi numeri non sono legati a un dispositivo fisico, i fornitori devono mantenere sistemi separati per tracciare la posizione in tempo reale del chiamante per i servizi di emergenza. Il tempo di attività e la qualità delle chiamate dipendono entrambi dalla tua connessione Internet, quindi richiedi una garanzia scritta di uptime anziché un reclamo su una pagina dei prezzi e testa la qualità delle chiamate sulla tua rete aziendale o domestica prima di impegnarti.
Conclusione
Un numero di telefono virtuale si riduce alla flessibilità. Evita il cablaggio, l'hardware e i limiti della singola scrivania di una linea tradizionale. Locale, numero verde, Vanity o internazionale, ogni tipo risolve un problema aziendale diverso. Scopri cos'è un numero di telefono virtuale e quale tipo è adatto prima di registrarne uno.
La tua prossima mossa è semplice. Abbina il tipo di numero al modo in cui la tua squadra effettivamente lavora e cresce quest'anno. Il sistema telefonico cloud di Ringflow instrada le chiamate da qualsiasi numero alla persona giusta, indipendentemente dal dispositivo su cui si trova. Scegli un numero virtuale per l'azienda adatto al giorno d'oggi e modificalo man mano che il tuo team cambia.
Il sistema telefonico cloud di Ringflow instrada automaticamente ogni numero di telefono virtuale alla persona giusta, senza bisogno di inoltro manuale.
Pronto quando lo sei tu
Stai ancora destreggiandoti tra chiamate tra numeri, dispositivi e posizioni?
Il sistema telefonico cloud di Ringflow instrada automaticamente ogni numero di telefono virtuale alla persona giusta, senza bisogno di inoltro manuale.
Domande frequenti
Un numero di telefono virtuale è un numero di telefono che funziona su Internet anziché su una linea fisica. Può squillare su qualsiasi dispositivo a cui ti connetti, da un'app mobile a un telefono fisso.
La maggior parte dei provider di telefoni cloud e VoIP ti consente di attivare un numero di telefono virtuale direttamente da una dashboard online. In genere cerchi i numeri disponibili per prefisso o prefisso verde e ne attivi uno in pochi minuti.
Cambia quando il tuo team si sposta in remoto, apre una nuova sede o inizia a perdere chiamate su una linea telefonica che non è in grado di scalare. La maggior parte delle aziende riscontra vantaggi già nel primo ciclo di fatturazione.
Scegli un numero, collegalo ai dispositivi o alle app su cui desideri che squilli e imposta le preferenze di routing e segreteria. Se stai portando un numero esistente, aspettati una o due settimane per il completamento del trasferimento.
Sì, a condizione che il tuo provider utilizzi l'instradamento delle chiamate crittografato e offra una garanzia di uptime documentata. L'affidabilità dipende più dalla connessione Internet che dal numero stesso.
Sì, la maggior parte dei fornitori ti consente di impostare l'orario lavorativo e le regole di instradamento in base al numero, in modo che le chiamate vengano instradate correttamente indipendentemente da dove si trovi il chiamante o il membro del team. Ciò rende un numero di telefono virtuale utile per i team distribuiti in diversi fusi orari.
La maggior parte dei numeri virtuali costa da pochi dollari a $ 20 o più al mese a seconda di funzionalità come il routing gratuito o l'analisi delle chiamate. Le spese di installazione sono rare, poiché la maggior parte si attiva immediatamente online.
Sì, molte aziende gestiscono più numeri di telefono virtuali contemporaneamente per monitorare separatamente campagne, dipartimenti o sedi di marketing. Ogni numero può essere instradato alla propria squadra e visualizzato nel proprio registro delle chiamate.
