Cos'è un softphone? Come funzionano i telefoni software (+ guida all'installazione)

Introduzione

Un softphone è un'app che trasforma un laptop, un tablet o uno smartphone in un telefono aziendale funzionante. Effettui e rispondi alle chiamate su uno schermo anziché su un ricevitore da scrivania, utilizzando la connessione Internet e il numero della tua azienda.

Poiché non è necessario acquistare o installare hardware, un softphone è spesso il modo più veloce per fornire una linea adeguata a un nuovo assunto, a un lavoratore remoto o a un intero team.

Questa guida di Ringflow spiega cos'è un softphone, come viaggia una chiamata attraverso di esso e come si confronta con un telefono fisso.

Riceverai anche un elenco di controllo pre-installazione, i passaggi di configurazione, le funzionalità per cui vale la pena pagare e cosa cambia quando un intero team ne condivide una. Leggilo prima di scegliere un'app, in modo da evitare i problemi che la maggior parte dei team scopre solo dopo l'implementazione.

Cos'è un softphone e come funziona?

Un softphone è un software che svolge il lavoro di un telefono fisso. Fornisce un tastierino, un elenco delle chiamate, un messaggio vocale e contatti su uno schermo e si connette a un servizio di chiamata su Internet. Il nome unisce software e telefono.

Qualsiasi laptop, tablet o smartphone dotato di microfono e altoparlante può eseguirne uno, quindi la maggior parte delle persone possiede già tutto ciò di cui ha bisogno.

Quando effettui una chiamata, l'app trasforma la tua voce in piccoli pacchetti digitali e li invia al tuo provider tramite Internet. Il provider ti connette quindi all'altra persona, indipendentemente dal fatto che utilizzi un cellulare, una linea fissa o un'altra app.

La qualità delle chiamate dipende principalmente dalla tua rete piuttosto che dal software, quindi una connessione stabile conta più di un'interfaccia elegante.

• Componi: tocchi un numero o un contatto e l'app invia una richiesta di chiamata al tuo provider.
• Digitalizza: la tua voce viene compressa in piccoli pacchetti mentre parli, pronti a viaggiare su Internet.
• Percorso: i server del provider collegano la chiamata al numero giusto, sia esso della porta accanto o all'estero.
• Risposta: la voce dell'interlocutore ritorna allo stesso modo, solitamente entro una frazione di secondo.
• Identifica: nella chiamata viene mostrato il numero della tua azienda invece del tuo cellulare personale, che separa lavoro e casa.
• Sincronizzazione: cronologia chiamate, segreteria telefonica e contatti ti seguono tra il tuo laptop e il tuo telefono.
• Standard: la maggior parte dei softphone utilizza il protocollo SIP, che consente a un'app di funzionare con molti fornitori di servizi di chiamata diversi.

Softphone vs telefono fisso e chiamate mobili

Un telefono fisso si collega a una presa a muro o a una porta di rete e rimane su una scrivania. È semplice e familiare, ma ogni nuovo assunto necessita di un ricevitore, di un cavo e spesso della visita di un tecnico. Lo spostamento degli uffici implica lo spostamento dell'hardware.

Un softphone elimina questi passaggi, perché il telefono è un'app che installi su un dispositivo già in possesso del dipendente, il che consente di risparmiare tempo ad ogni assunzione.

Le chiamate mobili sono ancora una volta una scelta diversa. Chiamare da un numero di cellulare personale mescola lavoro e vita privata e non lascia alcun record condiviso per l'azienda. Un softphone mantiene invece le chiamate sulla linea aziendale, con un record condiviso che il personale autorizzato può rivedere.

Se stai confrontando i sistemi telefonici più vecchi con quelli cloud, il nostro Guida PBX vs VoIP spiega come i due differiscono in termini di costi, flessibilità e gestione quotidiana.

• Hardware: un softphone necessita solo di un auricolare, mentre un telefono fisso necessita di un ricevitore, cavi e una porta di alimentazione o di rete.
• Costo: una postazione app in genere costa meno nel tempo rispetto all'acquisto, alla spedizione e alla riparazione di telefoni fisici.
• Mobilità: un softphone funziona da casa, da un hotel o da uno spazio di coworking, mentre un telefono fisso resta fermo.
• Aggiornamenti: le nuove funzionalità raggiungono ogni utente contemporaneamente, senza la visita di un tecnico o il download del firmware.
• Sicurezza: la maggior parte dei softphone aziendali crittografa le chiamate in transito e richiede un accesso sicuro, cosa che raramente un cellulare personale offre.
• Affidabilità: un telefono fisso può sopravvivere al crash di un laptop, mentre un softphone dipende dal dispositivo e dalla sua connessione Internet.

Come configurare un'app softphone passo dopo passo

Controlla tre cose prima di installare qualsiasi cosa. Serve una connessione stabile, con almeno 100 kbps liberi per ogni chiamata attiva. Hai bisogno di un auricolare o di un microfono che filtri il rumore di fondo. E devi avere l'autorizzazione per installare app sul tuo dispositivo di lavoro.

Saltare questa lista di controllo è il motivo per cui un softphone viene spesso incolpato per quello che è veramente un router debole o una stanza rumorosa. Ogni controllo richiede solo un minuto.

Metti prima alla prova la tua rete eseguendo un test di velocità alla tua scrivania e poi di nuovo in uno spazio condiviso, perché un grande divario prevede chiamate irregolari. Se l'audio continua a interrompersi in seguito, il ns Guida alla qualità delle chiamate VoIP esamina le solite cause.

Una volta acquisite le nozioni di base, la maggior parte delle persone completa i passaggi seguenti in meno di dieci minuti, senza nulla da spedire o cablare.

• Download: installa l'app per il tuo dispositivo, che sia Windows, Mac, iOS o Android.
• Accedi: utilizza il login inviato dal tuo provider dopo la registrazione, che carica anche il tuo numero e le tue impostazioni.
• Consenti accesso: dì sì quando l'app richiede di utilizzare il microfono, altrimenti le chiamate si connetteranno senza audio.
• Test: effettua una chiamata reale a un collega e verifica che l'audio funzioni chiaramente in entrambe le direzioni.
• Personalizza: imposta l'ID chiamante, il saluto della segreteria telefonica e l'orario di lavoro prima della prima chiamata del cliente.
• Sicuro: attiva l'accesso in due passaggi se il tuo provider lo offre, in modo che un laptop smarrito non possa esporre la tua linea aziendale.

Caratteristiche principali da cercare in un softphone

Non tutti i softphone sono uguali e le lacune si manifestano rapidamente quando un team ne fa affidamento su uno ogni giorno. Un'app gratuita può effettuare una chiamata, ma potrebbe non disporre di routing, numeri condivisi o qualsiasi registrazione di ciò che è accaduto.

Giudica un'opzione dal modo in cui gestisce i momenti impegnativi, non dalla lunghezza del suo elenco di funzionalità o dal prezzo del suo piano di ingresso.

Ringflow include tutte le funzionalità riportate di seguito nel proprio softphone e aggiunge i riepiloghi delle chiamate AI, che la maggior parte delle app autonome salta. Ciò è importante nei giorni impegnativi, quando nessuno ha il tempo di riascoltare una registrazione per ricordare quanto concordato.

Qualunque fornitore tu scelga, assicurati che le funzionalità su cui fai affidamento siano incluse nel prezzo del piano e non vendute come extra. Gli extra possono tranquillamente raddoppiare il costo mensile, quindi chiedi una prova prima di impegnarti.

• Instradamento delle chiamate: un assistente automatico o un gruppo di risposta invia ogni chiamata in arrivo alla persona più idonea a rispondere.
• Trascrizione della segreteria telefonica: i messaggi arrivano come testo, quindi nessuno riproduce una registrazione solo per copiare un numero.
• Integrazione CRM: le chiamate si registrano automaticamente in strumenti come HubSpot o Zoho senza alcun inserimento manuale.
• Audio HD: l'audio a banda larga con fallback a larghezza di banda ridotta mantiene le conversazioni chiare anche con una connessione debole.
• Stato di presenza: puoi vedere chi è già impegnato in una chiamata prima di provare a trasferirne una.
• App mobili e desktop: la stessa linea e la stessa cronologia seguono ogni persona su ogni dispositivo che utilizza.
• Registrazione delle chiamate: le chiamate possono essere salvate per formazione, controlli di qualità e controversie, in base alle leggi locali sul consenso.

Softphone for Business: cosa cambia per i Teams

Un softphone personale gestisce le chiamate per una persona su un dispositivo. Un softphone aziendale deve servire un intero team contemporaneamente e questo cambia i requisiti.

I numeri condivisi, i trasferimenti tra rappresentanti e la visibilità del manager diventano essenziali quando più persone condividono una linea e l'audio deve rimanere chiaro sia che chiamino cinque o cinquanta persone contemporaneamente. Anche la reportistica è importante, perché i manager hanno bisogno di vedere i volumi delle chiamate e le chiamate perse.

Le chiamate di emergenza richiedono particolare attenzione, perché un softphone può funzionare da qualsiasi luogo, inclusa una camera d'albergo.

IL Guida FCC VoIP 911 afferma che i fornitori interconnessi devono raccogliere il tuo indirizzo fisico prima dell'attivazione, che dovresti aggiornarlo quando ti sposti e che il servizio potrebbe non funzionare durante un'interruzione di corrente o di Internet.

Tieni un telefono di riserva per le emergenze e chiedi al personale remoto di aggiornare il proprio indirizzo ogni volta che si sposta.

• Sanità: i front desk necessitano di trasferimenti rapidi al fornitore giusto e di promemoria affidabili degli appuntamenti.
• Settore immobiliare: gli agenti hanno bisogno di essere richiamati rapidamente per i nuovi contatti prima che un concorrente li raggiunga per primo.
• Legale: gli uffici necessitano di un registro delle chiamate pulito legato a ciascun file del cliente per la fatturazione e i registri.
• Audio discontinuo: di solito si tratta di un problema di larghezza di banda o Wi-Fi, quindi passa a una connessione cablata.
• Audio unidirezionale: questo spesso significa che un firewall sta bloccando la chiamata, non che il software sia rotto.
• Eco: due dispositivi lasciati aperti durante la stessa chiamata lo causano, quindi chiudi l'app o la scheda aggiuntiva.
• Reporting: i dashboard mostrano il volume delle chiamate, i tempi di attesa e le chiamate perse, in modo che i manager possano gestire correttamente le ore di punta.

Conclusione

Un softphone trasforma qualsiasi dispositivo in una vera linea telefonica aziendale. Ha bisogno solo di un'app, di una connessione stabile e di cuffie decenti, motivo per cui così tanti team si stanno allontanando dall'hardware da scrivania.

Ora sai come funziona, come si confronta con altre opzioni e cosa controllare prima di implementarlo. La maggior parte dei team è sorpresa dalla rapidità con cui il cambiamento dà i suoi frutti.

Inizia in piccolo testando un softphone su una singola chiamata reale questa settimana. Controlla la tua larghezza di banda, conferma il tuo indirizzo di emergenza e invita un collega a provarlo con te.

Ringflow offre una prova gratuita, così puoi sentire la qualità della chiamata e testare tu stesso il routing prima di impegnare l'intero team in una nuova configurazione del telefono. Ogni volta le piccole prove battono le grandi promesse.

Se gestisci un team, pianifica il lancio in due fasi. Inizia con un piccolo gruppo pilota, raccogli feedback sull'audio e sul routing per due settimane e correggi eventuali lacune di rete che trovi.

Quindi sposta tutti gli altri in lotti, mantenendo i telefoni fissi come riserva finché la nuova configurazione non si sarà rivelata affidabile. Nomina una persona che sarà proprietaria degli account e gestirà gli aggiornamenti.

Domande frequenti