소개
비즈니스 전화 시스템은 회사에서 걸거나 받는 모든 통화에 응답하고 라우팅하고 녹음하는 설정입니다. 작동하면 아무도 눈치 채지 못합니다.
그렇지 않은 경우 고객은 음성 메일로 연결되고 관리자 휴대폰 번호가 주요 회선이 되며 부재중 전화는 판매 손실로 전환됩니다.
대부분의 팀은 문제가 발생하면 새로운 설정에 대해 생각하기 시작합니다. 두 번째 사무실로 이동, 재택근무, 아무도 고칠 수 없는 탁상 전화기 등이 있습니다.
이 가이드에서는 이러한 시스템의 기능, 주요 유형의 차이점, 비용을 지불할 가치가 있는 기능 및 과잉 구매 없이 선택하는 방법에 대해 설명합니다.
비즈니스 전화 시스템이란 무엇입니까?
회사 전화번호를 응답하는 사람들과 연결해 줍니다. 오른쪽 데스크 벨 울리기, 발신자를 음성 메일로 보내기, 동료 간 통화 전환과 같은 기본 작업을 처리합니다.
또한 여러 사람에게 전화를 걸 수 있는 기본 번호, 발신자를 정렬하는 메뉴, 각 팀원에게 직접 연결되는 내선 번호 등 개인 모바일 요금제가 처리할 수 없는 작업도 처리합니다.
이전 설정에서는 옷장에 하드웨어를 설치하고 모든 책상에 전선을 연결하여 이 작업을 수행했습니다. 최신 서비스는 클라우드에서 실행되므로 통화는 인터넷을 통해 이동하고 공급자는 장비를 계속 실행합니다.
직원은 탁상 전화기, 노트북 또는 모바일 앱에 로그인하며 하나의 비즈니스 번호가 모두 작동됩니다.
다음과 같은 클라우드 서비스 Ringflow 비즈니스 전화 다음 모델을 따릅니다. 번호를 이동하거나 선택하고, 편집기에서 통화 메뉴를 만들고, 내선을 할당하고, 지원되는 모든 장치에 로그인합니다.
일반적인 설정에는 다음과 같은 몇 가지 일상적인 작업이 포함됩니다.
- 하나의 사업장 번호: 고객은 누가 응답하든 상관없이 하나의 번호로 전화를 겁니다.
- 연결된 장치: 탁상 전화기, 노트북, 모바일 앱이 모두 함께 울립니다.
- 팀 커뮤니케이션: 내선, 전송 및 인터콤으로 동료와의 연결 유지
- 통화 처리: 메뉴, 대기열 및 음성 메일을 통해 통화가 끊기지 않도록 합니다.
- 기록: 통화 기록 및 녹음을 통해 각 통화에서 발생한 일을 확인할 수 있습니다.
비즈니스 전화 시스템의 유형
이러한 설정은 세 그룹으로 나뉩니다. 적절한 그룹은 규모, 예산, 단일 사무실에서 멀리 떨어져 일하는 팀의 수에 따라 다릅니다.
| 유형 | 실행되는 곳 | 다음에 가장 적합 | 주요 절충안 |
|---|---|---|---|
| 온프레미스 | 건물의 하드웨어 | 완전한 로컬 제어가 필요한 사이트 | 높은 초기 비용과 느린 업그레이드 |
| 클라우드 기반 | 앱과 데스크폰을 갖춘 공급자 클라우드 | 성장하는 하이브리드 또는 다중 위치 팀 | 통화 품질은 인터넷 연결에 따라 다릅니다. |
| 잡종 | 서버의 일부, 클라우드의 일부 | 단계별로 클라우드로 이동하는 팀 | 한동안 관리해야 할 두 가지 환경 |
온프레미스 설정은 가장 직접적인 제어를 제공하고 인터넷 중단 중에도 계속 작동하지만 유지 관리 권한은 사용자에게 있으며 모든 변경 사항은 설치 프로그램을 거칩니다.
클라우드 설정은 휴대폰을 앱으로 취급하므로 신규 채용자는 휴대폰을 설치하고 로그인하여 실시간으로 사용할 수 있습니다. 하이브리드 설정은 새로운 사용자 또는 위치가 클라우드에서 시작하는 동안 기존 하드웨어를 계속 실행합니다.
첫 번째 옵션과 두 번째 옵션을 비교하면 PBX 대 VoIP 비용, 이동성 및 안정성을 나란히 살펴봅니다.
자리를 잡아주는 비즈니스 전화 시스템 기능
기능 목록은 길고 대부분의 팀에서는 몇 가지만 사용합니다. 고객이 통화를 경험하는 방식을 바꾸는 기능부터 시작한 다음 팀이 성장함에 따라 나머지 기능을 추가하세요.
- 통화 라우팅: 설정한 규칙에 따라 각 통화를 개인, 그룹 또는 대기열에 보내므로 통화가 하나의 데스크에 의존하지 않습니다.
- 자동 교환: 먼저 전화를 받지 않고도 판매, 지원 또는 청구를 선택할 수 있도록 메뉴로 발신자를 맞이합니다.
- 음성메일: 아무도 전화를 받지 않을 때 메시지를 캡처하며, 종종 이메일로 전송된 기록과 함께 메시지를 캡처합니다.
- 모바일 통화: 여러 기기에서 한 번만 로그인하면 직원이 전화 앱에서 회사 전화번호를 사용할 수 있습니다.
- CRM 통합: 고객 기록에 통화를 기록합니다. 단, 구매한 요금제에 따라 포함되는 통합이 결정됩니다.
- 통화 분석: 통화량, 부재중 전화, 바쁜 시간을 표시하여 직원이 일치시킬 수 있도록 합니다.
특정 팀을 위해 몇 가지 추가 기능을 살펴볼 가치가 있습니다. 검색을 통한 통화 녹음은 영업 및 지원 검토 대화에 도움이 됩니다. 통화 전환은 실시간 통화를 끊지 않고 사무실 전화기에서 휴대폰으로 이동합니다.
AI 접수원은 근무 시간 외 전화에 응답하고 리드 세부 정보를 캡처할 수 있습니다. 모든 요금제에 모든 기능이 포함되어 있는 것은 아니므로 가격을 비교하기 전에 필요한 기능이 포함된 계층을 확인하세요.
비즈니스 전화 시스템을 선택하는 방법
가장 좋은 선택은 팀이 교육 과정 없이 사용하는 것입니다. 다음 단계를 순서대로 진행하세요.
- 1비즈니스 요구 사항을 정의합니다. 현재와 1년 후의 사용자와 위치를 계산하고 사람들이 일하는 곳을 기록해 보세요. 팀의 절반이 모바일인 경우 앱 우선 클라우드 설정이 한 건물에 연결된 탁상 전화기보다 더 적합합니다.
- 2기능을 직업과 일치시킵니다. 부서별 라우팅, 통화 녹음, CRM 연결 등 시스템이 수행해야 하는 작업을 기록하고 나머지는 무시하세요.
- 3인터넷을 확인하세요. 클라우드 통화는 안정적인 연결이 필요하므로 전환하기 전에 가장 바쁜 시간에 대역폭을 테스트하십시오.
- 4예산을 설정하세요. 헤드라인 월별 가격뿐만 아니라 최소 좌석 수, 추가 요금(분 또는 숫자), 떠날 경우 발생하는 상황을 살펴보세요.
- 5확장성을 계획합니다. 새 하드웨어나 새 계약 없이 사용자와 위치를 추가할 수 있는지 확인하세요.
- 6전화번호를 유지하세요. 현재 번호를 추가 비용 없이 이동할 수 있는지 확인하고 시간이 얼마나 걸리는지 물어보세요.
- 7평가판을 실행하세요. 몇 주 동안 소그룹을 시스템에 두고 부재중 전화와 통화 품질을 측정합니다.
Ringflow는 신용카드가 필요 없는 14일 무료 평가판을 제공합니다. 이를 통해 소규모 팀이 커밋하기 전에 라우팅, 앱 및 통화 품질을 테스트할 수 있는 시간을 제공합니다. 어떤 공급자를 평가하든 데모에 의존하기보다는 평가판이나 파일럿을 요청하십시오.
보안, 규정 준수 및 신뢰성
전화 설정에는 고객 세부 정보, 결제 정보 및 사적인 대화가 포함되므로 다른 회사 시스템과 마찬가지로 주의를 기울여야 합니다. 인터넷 기반 전화에는 통화 사기, 도청, 발신자 ID 스푸핑 등의 위험이 따릅니다.
그만큼 VoIP 보안에 대한 NIST 지침 오래된 문서이지만 여전히 위험과 이를 줄이는 제어에 대한 유용한 위협 기반 체크리스트를 제공합니다.
서명하기 전에 각 제공자에게 다음 사항을 문의하십시오.
- 통화 인증: 아웃바운드 통화에 STIR/SHAKEN 증명이 포함되어 스팸으로 분류될 가능성이 줄어드는지 여부
- 녹음 동의: 귀하가 운영하는 주의 규칙과 일치하도록 동의 프롬프트를 구성할 수 있는지 여부
- 액세스 제어: 녹음을 들을 수 있는 사람 및 재생이 기록되는지 여부
- 결제 데이터: 민감한 카드 정보를 녹음에서 삭제할 수 있는지 여부
- 장애 조치: 인터넷이나 제공업체 네트워크에 문제가 있는 경우 통화는 어떻게 되나요?
- 지원하다: 사람에게 연락하는 방법과 연락 시간
신뢰성은 공급자 못지않게 귀하의 네트워크에 달려 있습니다. 가능한 경우 유선 전화를 사용하고 긴급 상황에 대비하여 모바일 착신 전환 규칙을 유지하세요.
결론
전화 설정을 통해 회사에 더 쉽게 연락하고 운영할 수 있어야 합니다. 팀의 작업 방식부터 시작하여 적합한 유형을 선택하고 가격 페이지에 있는 가장 긴 목록이 아닌 매일 받는 통화에 대한 기능을 선택하세요.
커밋하기 전에 테스트하세요. 실제 통화를 통한 짧은 평가판을 통해 어떤 브로셔보다 통화 품질, 설정 노력 및 지원에 대해 더 많은 정보를 얻을 수 있습니다. 옵션을 비교할 준비가 되면 Abccxyz1234def의 무료 평가판을 시작하는 것이 위험도가 낮습니다.
자주 묻는 질문
이는 회사 통화를 관리하는 설정입니다. 회사 전화번호를 팀에 연결하고 발신자를 올바른 사람에게 연결하며 음성 메일, 메뉴 및 녹음을 처리합니다. 최신 시스템은 인터넷을 통해 실행되며 탁상 전화기, 컴퓨터 및 모바일 앱에서 작동합니다.
일반 회선은 하나의 전화를 하나의 번호에 연결합니다. 회사 설정을 사용하면 많은 사람들이 번호를 공유하고, 내선 번호를 사용하고, 통화를 전송하고, 대기열을 유지하고, 대화를 녹음할 수 있으므로 한 사람이 아닌 팀을 위해 작동합니다.
클라우드 설정이 아닙니다. 컴퓨터나 모바일 앱을 사용하거나 팀이 원하는 경우 IP 일반 전화를 추가할 수 있습니다. 기존 온프레미스 시스템에만 서버와 전용 배선이 필요합니다.
대부분의 경우 그렇습니다. 서비스 제공자는 일반적으로 현재 번호를 새 설정으로 이전할 수 있습니다. 이식이 무료인지, 시간이 얼마나 걸리는지 물어보고 새 서비스가 활성화될 때까지 이전 서비스를 계속 실행하세요.
사용자와 위치를 세고, 사람들이 일하는 곳을 기록하고, 일일 통화에 필요한 기능을 나열하세요. 그런 다음 시험을 통해 두세 가지 옵션을 테스트하고 부재중 전화, 통화 품질 및 사용 편의성을 비교하십시오.
