소프트폰이란 무엇입니까? 소프트웨어 전화기 작동 방식(+ 설정 가이드)

소개

소프트폰은 노트북, 태블릿, 스마트폰을 업무용 휴대폰으로 바꿔주는 앱입니다. 인터넷 연결과 회사 번호를 사용하여 데스크 핸드셋 대신 화면에서 전화를 걸고 받을 수 있습니다.

하드웨어를 구입하거나 설치할 필요가 없기 때문에 소프트폰은 신규 채용자, 원격 근무자 또는 팀 전체에 적절한 회선을 제공하는 가장 빠른 방법인 경우가 많습니다.

Ringflow의 이 가이드에서는 소프트폰이 무엇인지, 통화가 어떻게 진행되는지, 일반 전화기와 비교하는 방법에 대해 설명합니다.

또한 사전 설치 체크리스트, 설정 단계, 비용을 지불할 가치가 있는 기능, 전체 팀이 공유할 때 변경되는 사항 등을 확인할 수 있습니다. 앱을 선택하기 전에 읽으면 대부분의 팀이 출시 후에야 발견하는 문제를 피할 수 있습니다.

소프트폰이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?

소프트폰은 탁상 전화기의 역할을 수행하는 소프트웨어입니다. 다이얼 패드, 통화 목록, 음성 메일, 연락처를 화면에 표시하고 인터넷을 통해 통화 서비스에 연결합니다. 이름은 소프트웨어와 전화를 혼합합니다.

마이크와 스피커가 있는 모든 노트북, 태블릿, 스마트폰에서 실행할 수 있으므로 대부분의 사람들은 이미 필요한 모든 것을 소유하고 있습니다.

전화를 걸면 앱이 음성을 작은 디지털 패킷으로 변환하여 인터넷을 통해 제공업체에 보냅니다. 그런 다음 공급자는 모바일, 유선 전화 또는 다른 앱을 사용하여 다른 사람에게 귀하를 연결합니다.

통화 품질은 주로 소프트웨어보다는 네트워크에 따라 달라지므로 화려한 인터페이스보다 안정적인 연결이 더 중요합니다.

• 다이얼: 번호나 연락처를 탭하면 앱이 제공업체에 통화 요청을 보냅니다.
• 디지털화: 말하는 동안 음성이 작은 패킷으로 압축되어 인터넷을 통해 이동할 수 있습니다.
• 경로: 공급자의 서버는 옆집이든 해외이든 관계없이 올바른 번호로 전화를 연결합니다.
• 답장: 상대방의 목소리가 같은 방식으로 돌아옵니다. 일반적으로 몇 분의 1초 내에 돌아옵니다.
• 식별: 통화 시 개인 휴대전화 대신 회사 전화번호가 표시되므로 직장과 집이 구분됩니다.
• 동기화: 노트북과 휴대폰 사이에서 통화 기록, 음성 메일, 연락처가 따라옵니다.
• 표준: 대부분의 소프트폰은 SIP 프로토콜을 사용하므로 하나의 앱이 다양한 통화 제공업체와 작동할 수 있습니다.

소프트폰과 탁상전화 및 모바일 통화

탁상 전화기는 벽면 잭이나 네트워크 포트에 연결되어 한쪽 책상에 고정됩니다. 간단하고 익숙하지만 모든 신입사원에게는 핸드셋과 케이블이 필요하고 종종 기술자의 방문이 필요합니다. 사무실을 옮기는 것은 하드웨어를 옮기는 것을 의미합니다.

소프트폰은 직원이 이미 가지고 있는 장치에 설치하는 앱이기 때문에 이러한 단계를 제거하여 고용할 때마다 시간을 절약합니다.

모바일 통화는 또 다른 선택입니다. 개인 휴대폰 번호로 전화를 걸면 업무와 사생활이 혼합되며 비즈니스에 대한 공유 기록이 남지 않습니다. 대신 소프트폰은 승인된 직원이 검토할 수 있는 공유 기록을 통해 회사 회선의 통화를 유지합니다.

기존 전화 시스템과 클라우드 시스템을 비교하는 경우 PBX와 VoIP 가이드 비용, 유연성 및 일상적인 관리 측면에서 두 가지가 어떻게 다른지 설명합니다.

• 하드웨어: 소프트폰에는 헤드셋만 필요하고 데스크폰에는 핸드셋, 케이블, 전원 또는 네트워크 포트가 필요합니다.
• 비용: 앱 시트는 일반적으로 실제 휴대폰을 구매, 배송, 수리하는 것보다 시간이 지남에 따라 비용이 저렴합니다.
• 이동성: 소프트폰은 집, 호텔 또는 공동 작업 공간에서 작동하며 탁상 전화기는 그대로 둡니다.
• 업데이트: 기술자 방문이나 펌웨어 다운로드 없이 모든 사용자에게 새로운 기능이 동시에 제공됩니다.
• 보안: 대부분의 비즈니스 소프트폰은 전송 중인 통화를 암호화하고 개인 모바일에서는 거의 제공하지 않는 보안 로그인을 요구합니다.
• 신뢰성: 탁상 전화기는 노트북이 충돌해도 살아남을 수 있는 반면, 소프트폰은 장치와 인터넷에 따라 달라집니다.

소프트폰 앱을 단계별로 설정하는 방법

설치하기 전에 세 가지를 확인하세요. 각 활성 통화에 대해 최소 100kbps의 여유 공간이 있는 안정적인 연결이 필요합니다. 배경 소음을 필터링하는 헤드셋이나 마이크가 필요합니다. 그리고 업무용 기기에 앱을 설치하려면 권한이 필요합니다.

이 체크리스트를 건너뛰는 것은 소프트폰이 라우터가 약하거나 방이 시끄럽다는 이유로 종종 비난을 받는 이유입니다. 각 확인에는 1분밖에 걸리지 않습니다.

먼저 책상에서 속도 테스트를 실행하고 공유 공간에서 다시 속도 테스트를 실행하여 네트워크를 테스트하세요. 격차가 크면 통화가 고르지 않을 것으로 예상되기 때문입니다. 나중에 오디오가 계속 끊기는 경우, VoIP 통화 품질 가이드 일반적인 원인을 살펴봅니다.

기본 사항이 괜찮으면 대부분의 사람들은 배송이나 송금할 필요 없이 10분 이내에 아래 단계를 완료합니다.

• 다운로드: Windows, Mac, iOS, Android 등 장치에 앱을 설치합니다.
• 로그인: 가입 후 제공업체에서 보낸 로그인 정보를 사용하세요. 그러면 전화번호와 설정도 로드됩니다.
• 액세스 허용: 앱에서 마이크 사용을 요청할 때 예라고 대답하세요. 그렇지 않으면 소리 없이 통화가 연결됩니다.
• 테스트: 동료에게 실제 전화를 걸어 오디오가 양방향에서 명확하게 작동하는지 확인합니다.
• 사용자 정의: 첫 번째 고객 통화 전에 발신자 ID, 음성 메일 인사말 및 업무 시간을 설정하세요.
• 보안: 제공업체에서 제공하는 경우 2단계 로그인을 활성화하세요. 그러면 노트북을 분실해도 비즈니스 라인이 노출되지 않습니다.

소프트폰에서 찾아야 할 주요 기능

모든 소프트폰이 동일하게 제작되는 것은 아니며 팀이 매일 소프트폰에 의존하면 격차가 빠르게 나타납니다. 무료 앱으로 전화를 걸 수는 있지만 라우팅, 공유 번호 또는 발생한 상황에 대한 기록이 부족할 수 있습니다.

기능 목록의 길이나 진입 계획의 가격이 아니라 바쁜 순간을 얼마나 잘 처리하는지에 따라 옵션을 판단하십시오.

Abccxyz1234def에는 아래의 모든 기능이 자체 소프트폰에 포함되어 있으며 대부분의 독립 실행형 앱에서는 건너뛰는 AI 통화 요약이 추가됩니다. 바쁜 날에는 누구도 동의한 내용을 기억하기 위해 녹음을 다시 재생할 시간이 없기 때문에 중요합니다.

어떤 제공업체를 선택하든, 귀하가 사용하는 기능이 추가 기능으로 판매되지 않고 요금제 가격에 포함되어 있는지 확인하세요. 추가 기능을 사용하면 월 비용이 조용히 두 배로 늘어날 수 있으므로 결정하기 전에 평가판을 요청하세요.

• 통화 라우팅: 자동 전화 교환 또는 전화 수신 그룹은 각 수신 전화를 응답하기에 가장 좋은 사람에게 보냅니다.
• 음성 메일 녹취: 메시지가 텍스트로 도착하므로 누구도 단지 번호를 복사하기 위해 녹음을 재생하지 않습니다.
• CRM 통합: 통화는 수동 입력 없이 HubSpot 또는 Zoho와 같은 도구에 자동으로 기록됩니다.
• HD 오디오: 낮은 대역폭 대체 기능을 갖춘 광대역 사운드는 약한 연결에서도 대화를 선명하게 유지합니다.
• 현재 상태: 통화 호전환을 시도하기 전에 이미 통화 중인 사람을 확인할 수 있습니다.
• 모바일 및 데스크톱 앱: 각 사람이 사용하는 모든 장치에서 동일한 회선과 기록이 각 사람을 따라갑니다.
• 통화 녹음: 현지 동의법에 따라 교육, 품질 확인, 분쟁을 위해 통화가 저장될 수 있습니다.

비즈니스용 소프트폰: 팀을 위한 변경 사항

개인용 소프트폰은 하나의 장치에서 한 사람의 통화를 처리합니다. 비즈니스 소프트폰은 전체 팀에 동시에 서비스를 제공해야 하며 이로 인해 요구 사항이 변경됩니다.

여러 사람이 회선을 공유하면 번호 공유, 담당자 간 전송 및 관리자 가시성이 필수적이며, 5명이 한 번에 전화하든 50명이든 상관없이 오디오가 선명하게 유지되어야 합니다. 관리자는 통화량과 부재중 전화를 확인해야 하므로 보고도 중요합니다.

소프트폰은 호텔 방을 포함해 어디에서나 작동할 수 있으므로 긴급 통화는 각별한 주의가 필요합니다.

그만큼 FCC VoIP 911 가이드 상호 연결된 제공업체는 활성화하기 전에 귀하의 실제 주소를 수집해야 하며, 이사할 때 이를 업데이트해야 하며, 정전이나 인터넷 중단 시 해당 서비스가 중단될 수 있다고 말합니다.

긴급 상황에 대비해 백업 전화를 보관하고 원격 직원에게 이사할 때마다 주소를 업데이트하도록 지시하세요.

• 의료: 프론트 데스크에는 올바른 제공업체로의 신속한 연결과 신뢰할 수 있는 약속 알림이 필요합니다.
• 부동산: 에이전트는 경쟁자가 먼저 도달하기 전에 새로운 리드에 대한 빠른 콜백이 필요합니다.
• 법률: 사무실에는 청구 및 기록을 위해 각 고객 파일과 연결된 깨끗한 통화 기록이 필요합니다.
• 오디오 끊김: 일반적으로 대역폭이나 Wi-Fi 문제이므로 유선 연결로 전환하세요.
• 단방향 오디오: 이는 소프트웨어가 손상되었다는 의미가 아니라 방화벽이 통화를 차단하고 있음을 의미하는 경우가 많습니다.
• 에코: 동일한 통화에 두 개의 장치를 열어두면 문제가 발생하므로 추가 앱이나 탭을 닫습니다.
• 보고: 대시보드에는 통화량, 대기 시간, 부재중 전화가 표시되므로 관리자는 바쁜 시간에 직원을 적절하게 배치할 수 있습니다.

결론

소프트폰은 모든 장치를 실제 비즈니스 전화선으로 바꿔줍니다. 앱, 안정적인 연결, 괜찮은 헤드셋만 있으면 됩니다. 이것이 바로 많은 팀이 데스크 하드웨어에서 멀어지고 있는 이유입니다.

이제 하나의 작동 방식, 다른 옵션과의 비교 방법, 출시 전에 확인해야 할 사항을 알게 되었습니다. 대부분의 팀은 변화가 얼마나 빨리 성과를 거두는지 보고 놀랐습니다.

이번 주에 한 번의 실제 통화에서 하나의 소프트폰을 테스트하여 소규모로 시작하십시오. 대역폭을 확인하고, 비상 주소를 확인하고, 동료 한 명을 초대하여 함께 시도해 보세요.

Ringflow는 무료 평가판을 제공하므로 팀 전체를 새로운 전화 설정에 투입하기 전에 통화 품질을 듣고 직접 라우팅을 테스트할 수 있습니다. 작은 시련이 매번 큰 약속을 이겼습니다.

팀을 관리하는 경우 두 단계로 출시를 계획하세요. 소규모 파일럿 그룹으로 시작하여 2주 동안 오디오 및 라우팅에 대한 피드백을 수집하고 발견된 네트워크 격차를 해결하세요.

그런 다음 다른 모든 사람을 일괄적으로 이동하여 새 설정의 신뢰성이 입증될 때까지 데스크폰을 대체 수단으로 유지합니다. 계정을 소유하고 업데이트 주소를 지정할 사람을 한 명 지정하세요.

자주 묻는 질문