Що таке софтфон? Як працюють програмні телефони (+ посібник із налаштування)

вступ

Софтфон — це програма, яка перетворює ноутбук, планшет або смартфон на робочий робочий телефон. Ви здійснюєте та відповідаєте на дзвінки на екрані замість настільної трубки, використовуючи підключення до Інтернету та номер компанії.

Оскільки апаратного забезпечення не потрібно купувати чи встановлювати, програмний телефон часто є найшвидшим способом надати належну лінію новому найму, віддаленому працівнику чи всій команді.

У цьому посібнику від Ringflow пояснюється, що таке програмний телефон, як через нього проходить дзвінок і чим він відрізняється від настільного телефону.

Ви також отримаєте контрольний список перед інсталяцією, кроки налаштування, функції, за які варто платити, і що зміниться, коли вся команда поділиться одним. Прочитайте його, перш ніж вибрати додаток, щоб уникнути проблем, які більшість команд виявляє лише після розгортання.

Що таке софтфон і як він працює?

Софтфон — це програмне забезпечення, яке виконує функції настільного телефону. Він надає вам клавіатуру, список викликів, голосову пошту та контакти на екрані, а також підключається до служби викликів через Інтернет. Назва поєднує програмне забезпечення та телефон.

Будь-який ноутбук, планшет або смартфон із мікрофоном і динаміком може працювати з ними, тому більшість людей уже мають усе необхідне.

Коли ви телефонуєте, програма перетворює ваш голос у невеликі цифрові пакети та надсилає їх вашому провайдеру через Інтернет. Потім постачальник з’єднує вас з іншою особою, незалежно від того, чи використовує вона мобільний, стаціонарний або інший додаток.

Якість дзвінків залежить здебільшого від вашої мережі, а не від програмного забезпечення, тому стабільне з’єднання важливіше, ніж модний інтерфейс.

• Набір номера: ви натискаєте номер або контакт, і програма надсилає запит на дзвінок вашому оператору.
• Оцифруйте: ваш голос стискається в невеликі пакети, коли ви говорите, готові до подорожі через Інтернет.
• Маршрут: сервери провайдера з'єднують дзвінок з потрібним номером, незалежно від того, знаходиться він у сусідньому будинку чи за кордоном.
• Відповідь: голос іншої особи повертається тим же шляхом, зазвичай протягом частки секунди.
• Ідентифікуйте: під час дзвінка відображається номер вашої компанії замість вашого особистого мобільного, що розділяє роботу та дім.
• Синхронізація: історія викликів, голосова пошта та контакти слідкують за вами між ноутбуком і телефоном.
• Стандарти: більшість програмних телефонів використовують протокол SIP, який дозволяє одній програмі працювати з багатьма різними операторами зв’язку.

Софтфон проти стаціонарного телефону та мобільних дзвінків

Настільний телефон підключається до настінної розетки або мережевого порту та залишається на одному столі. Це просто і звично, але кожному новому працівнику потрібна трубка, кабель і часто візит техніка. Переїзд офісів означає перенесення обладнання.

Програмний телефон усуває ці кроки, оскільки телефон — це програма, яку ви встановлюєте на пристрій, який уже є у співробітника, що економить час при кожному найманні.

Мобільні дзвінки знову є іншим вибором. Дзвінки з особистого мобільного номера поєднують роботу та приватне життя та не залишають спільних записів для бізнесу. Натомість програмний телефон зберігає дзвінки на лінії компанії зі спільним записом, який може переглядати уповноважений персонал.

Якщо ви порівнюєте старі телефонні системи з хмарними, наша АТС проти VoIP посібник пояснює, чим вони відрізняються за вартістю, гнучкістю та повсякденним керуванням.

• Апаратне забезпечення: програмному телефону потрібна лише гарнітура, тоді як настільному телефону потрібна трубка, кабель і порт живлення або мережевий порт.
• Вартість: місце в додатку з часом зазвичай коштує дешевше, ніж покупка, доставка та ремонт фізичних телефонів.
• Мобільність: софтфон працює з дому, готелю чи коворкінгу, а настільний телефон залишається на місці.
• Оновлення: нові функції доступні кожному користувачеві відразу, без відвідування технічного спеціаліста чи завантаження мікропрограми.
• Безпека: більшість програмних телефонів для бізнесу шифрують дзвінки під час передачі та вимагають безпечного входу, який рідко пропонує особистий мобільний телефон.
• Надійність: настільний телефон може витримати аварію ноутбука, тоді як програмний телефон залежить від пристрою та його Інтернету.

Як крок за кроком налаштувати додаток для софтфону

Перевірте три речі, перш ніж щось встановлювати. Вам потрібне стабільне з’єднання, щонайменше 100 Кбіт/с для кожного активного дзвінка. Вам потрібна гарнітура або мікрофон, який фільтрує фоновий шум. І вам потрібен дозвіл, щоб установлювати програми на вашому робочому пристрої.

Пропуск цього контрольного списку є причиною того, чому програмний телефон часто звинувачують у тому, що насправді є слабким маршрутизатором або шумною кімнатою. Кожна перевірка займає всього хвилину.

Спершу перевірте свою мережу, запустивши перевірку швидкості на робочому столі та знову в спільному просторі, тому що великий розрив передбачає нерівномірні виклики. Якщо звук все одно обривається пізніше, наш Керівництво з якості викликів VoIP проходить через звичайні причини.

Після того, як базові моменти налагоджені, більшість людей виконують наведені нижче кроки менш ніж за десять хвилин, не маючи нічого для відправлення чи пересилання.

• Завантажити: установіть програму для свого пристрою, будь то Windows, Mac, iOS чи Android.
• Увійти: використовуйте логін, надісланий вашим провайдером після реєстрації, який також завантажує ваш номер і налаштування.
• Дозволити доступ: скажіть «так», коли програма попросить використовувати ваш мікрофон, або виклики з’єднуватимуться без звуку.
• Тест: зателефонуйте колезі та переконайтеся, що звук працює чітко в обох напрямках.
• Налаштувати: встановіть свій ідентифікатор абонента, привітання голосової пошти та години роботи перед першим дзвінком клієнта.
• Безпечно: увімкніть двоетапний вхід, якщо ваш провайдер пропонує це, щоб втрачений ноутбук не міг розкрити ваш бізнес.

Основні функції програмного телефону

Не кожен програмний телефон побудований однаково, і прогалини швидко виявляються, коли команда покладається на один щодня. Безкоштовна програма може здійснити дзвінок, але може не мати маршрутизації, спільних номерів або будь-якого запису про те, що сталося.

Оцінюйте опцію за тим, наскільки добре вона справляється з напруженими моментами, а не за довжиною списку функцій чи ціною початкового плану.

Ringflow містить усі наведені нижче функції у власному програмному телефоні та додає підсумки дзвінків AI, які більшість автономних програм пропускають. Це важливо в напружені дні, коли ніхто не встигає відтворити запис, щоб згадати, про що домовилися.

Незалежно від того, якого постачальника ви виберете, переконайтеся, що функції, на які ви покладаєтеся, включені у вартість плану, а не продаються як додаткові. Додатки можуть спокійно подвоїти місячну вартість, тому попросіть пробну версію, перш ніж взяти на себе зобов’язання.

• Маршрутизація викликів: автосекретар або група виклику надсилає кожен вхідний виклик людині, яка найкраще може відповісти.
• Транскрипція голосової пошти: повідомлення надходять у вигляді тексту, тому ніхто не відтворює запис лише для копіювання номера.
• Інтеграція з CRM: виклики реєструються самостійно в таких інструментах, як HubSpot або Zoho, без ручного введення.
• HD-аудіо: широкосмуговий звук із резервною низькою пропускною здатністю забезпечує чіткість розмов за слабкого з’єднання.
• Статус присутності: ви можете побачити, хто вже розмовляє, перш ніж спробувати перевести його.
• Мобільні та настільні додатки: той самий рядок і історія стежать за кожною людиною на кожному пристрої, яким вони користуються.
• Запис дзвінків: дзвінки можна зберігати для навчання, перевірки якості та суперечок відповідно до місцевого законодавства про згоду.

Софтфон для бізнесу: що зміниться для команд

Персональний програмний телефон обробляє дзвінки для однієї особи на одному пристрої. Бізнес-софтфон повинен обслуговувати всю команду одночасно, і це змінює вимоги.

Спільні номери, перекази між представниками та видимість менеджера стають важливими, коли кілька людей діляться на одній лінії, а аудіо має бути чітким незалежно від того, дзвонять п’ять людей одночасно чи п’ятдесят. Звітування також має значення, оскільки менеджерам потрібно бачити кількість викликів і пропущені виклики.

Виклик екстреної допомоги потребує особливої ​​обережності, оскільки програмний телефон може запускатися з будь-якого місця, включно з готельним номером.

The Посібник FCC VoIP 911 каже, що підключені постачальники повинні отримати вашу фізичну адресу перед активацією, що ви повинні оновити її, коли переїдете, і що послуга може вийти з ладу під час відключення електроенергії чи Інтернету.

Зберігайте резервний телефон на випадок екстрених випадків і скажіть віддаленому персоналу оновлювати свою адресу щоразу, коли вони переїжджають.

• Охорона здоров’я: стійки реєстрації потребують швидкого переведення до потрібного постачальника та надійних нагадувань про зустріч.
• Нерухомість: агентам потрібні швидкі зворотні дзвінки до нових потенційних клієнтів до того, як конкурент першим зв’яжеться з ними.
• Юридичні вимоги: офісам потрібен чистий журнал викликів, прив’язаний до кожного клієнтського файлу для виставлення рахунків і записів.
• Перерваний звук: зазвичай це проблема пропускної здатності або Wi-Fi, тому перейдіть на дротове з’єднання.
• Односторонній звук: це часто означає, що виклик блокує брандмауер, а не те, що програмне забезпечення зламано.
• Відлуння: два пристрої, залишені відкритими під час одного виклику, викликають це, тому закрийте додаткову програму або вкладку.
• Звітування: інформаційні панелі показують кількість дзвінків, час очікування та пропущені дзвінки, щоб менеджери могли належним чином укомплектувати робочі години.

Висновок

Програмний телефон перетворює будь-який пристрій на справжню бізнес-телефонну лінію. Для цього потрібен лише додаток, стабільне з’єднання та гідна гарнітура, тому так багато команд відмовляються від настільного обладнання.

Тепер ви знаєте, як працює один, як він порівнюється з іншими варіантами та що перевірити, перш ніж розгортати його. Більшість команд здивовані тим, як швидко зміни окупаються.

Почніть з малого, протестувавши один програмний телефон під час одного реального дзвінка цього тижня. Перевірте свою пропускну здатність, підтвердьте свою екстрену адресу та запросіть одного колегу спробувати це разом з вами.

Ringflow пропонує безкоштовну пробну версію, тож ви можете почути якість дзвінків і самостійно перевірити маршрутизацію, перш ніж долучити всю свою команду до нового налаштування телефону. Маленькі випробування щоразу перевершують великі обіцянки.

Якщо ви керуєте командою, плануйте розгортання в два етапи. Почніть із невеликої пілотної групи, збирайте відгуки щодо аудіо та маршрутизації протягом двох тижнів і виправляйте будь-які прогалини в мережі, які ви знайдете.

Потім перемістіть усіх інших групами, зберігаючи настільні телефони як запасний варіант, доки нове налаштування не виявиться надійним. Назвіть одну особу для володіння обліковими записами та адресуйте оновлення.

Часті запитання