Що таке віртуальний номер телефону і як він працює?

вступ

Віртуальний номер телефону – це хмарний номер, який не прив’язаний до жодного телефону, SIM-карти чи офісу. З кожним роком це стає все більш важливим, оскільки тепер більше команд працюють віддалено, у різних містах або за кордоном, а номер, підключений до одного стаціонарного телефону, не може встигати за цим.

У цьому посібнику описано, як насправді працює віртуальний номер телефону, доступні типи та як вибрати правильний номер для своєї команди. Наприкінці ви точно знатимете, який тип підходить для вашого бізнесу, а також деталі налаштування, які більшість посібників пропускає.

• Віртуальний номер телефону направляє виклики через Інтернет замість фізичної лінії, тому він працює на будь-якому підключеному пристрої.
• Найпоширенішими типами є місцеві, безкоштовні, приватні та міжнародні номери, кожен з яких підходить для різних бізнес-цілей.
• Налаштування зазвичай займає хвилини, а не тижні, і не вимагає нового обладнання чи візиту технічного спеціаліста.
• Варто перевірити такі деталі відповідності, як реєстрація номерів і точність розташування в екстрених випадках, перш ніж звертатися до постачальника.

Що таке віртуальний номер телефону?

Віртуальний номер телефону – це, по суті, номер телефону, який існує в хмарі, а не підключений до фізичної лінії чи окремого пристрою. Ви можете отримувати дзвінки та текстові повідомлення з будь-якої програми, настільного телефону чи смартфона з підключенням до Інтернету. На відміну від традиційного стаціонарного номера, він не прив’язаний до місця розташування, SIM-карти чи однієї фізичної трубки.

Саме це робить його корисним для віддалених команд, компаній із кількома локаціями та всіх, хто хоче зберегти особистий номер таємним. Це працює однаково, незалежно від того, чи це засновник, який відповідає на дзвінки служби підтримки з телефону, чи команда відділу продажів із десяти осіб у трьох містах.

Як віртуальні номери маршрутизують ваші дзвінки

Кожен віртуальний телефонний номер працює за допомогою VoIP, тієї ж технології, що лежить в основі більшості сучасних бізнес-телефонних систем. Коли хтось набирає ваш номер, виклик передається через Інтернет як дані, а не через мідну телефонну лінію. Хмарні сервери вашого провайдера потім направляють цей дзвінок туди, куди ви йому вказали: мобільний додаток, настільний програмний телефон, настільний телефон VoIP або кілька пристроїв, що дзвонять одночасно.

Ви можете будь-коли змінити цей пункт призначення з інформаційної панелі, не міняючи SIM-карти та не чекаючи технічного спеціаліста. Щоб дізнатися більше про те, як базова технологія обробляє наскрізні виклики, див Телефонна служба VoIP поломка.

Типи віртуальних номерів, які можна вибрати

Не кожен віртуальний номер телефону служить одній меті. Вибір правильного типу має таке ж значення, як і вибір постачальника, оскільки кожен з них вирішує окрему проблему для іншого типу абонента.

• Міські номери: відповідати певному коду регіону, що корисно для встановлення довіри з клієнтами в цьому регіоні
• Безкоштовні номери: безкоштовний для тих, хто дзвонить, загальний для підтримки клієнтів і продажів
• Марнославні номери: написати слово чи фразу, які легко запам’ятати для маркетингу та реклами
• Міжнародні номери: дозволяє отримувати дзвінки з іншої країни без оплати міжнародних тарифів

Більшість підприємств використовують більше одного типу в різних кампаніях або відділах. Лінія підтримки може працювати за безкоштовним номером, у той час як відділ продажів використовує місцеві номери, щоб підвищити відсоток відповідей у ​​кожному регіоні, у якому вони продають, а команда маркетингу може додати спеціальний номер лише для однієї рекламної кампанії, щоб побачити, скільки дзвінків він насправді привертає.

Віртуальні номери проти традиційних телефонних ліній

Традиційна телефонна лінія підключається до фізичної розетки в певній будівлі, прив’язаної до одного оператора та в одному місці протягом усього періоду оренди. Віртуальний номер телефону пропускає все це: він живе на сервері, а не в дроті, тому він переміщується разом із вашим бізнесом, а не залишається в старому офісі, коли ви переміщуєтеся чи додаєте друге місце.

Традиційні лінії також стягують більше за обладнання, установку та міжміські дзвінки, тоді як хмарний номер зазвичай працює за постійним місячним планом без встановлення апаратного забезпечення. Компроміс реальний: віртуальний номер залежить від стабільного підключення до Інтернету, тоді як стаціонарний телефон продовжує працювати навіть у разі відключення електроенергії, доки він не бездротовий.

Чому компанії обирають віртуальний номер для бізнесу

Вибір віртуального номера для бізнесу дає власникам можливість розділяти особисті та робочі дзвінки, не маючи з собою двох телефонів. Віддалені та гібридні команди можуть відповідати на дзвінки з ноутбука чи телефонної програми, де б вони не працювали цього дня, щоразу використовуючи той самий віртуальний номер телефону.

Компанія з клієнтами в кількох штатах може надавати місцеві номери в кожному регіоні, тому дзвінки відчуваються місцевими, навіть якщо вся команда сидить в одному офісі. Маркетингові команди також спираються на цю настройку, щоб відстежувати, яка кампанія чи оголошення викликали дзвінок. Кожен номер може спрямовуватись до власного журналу викликів і власного звіту, що дозволяє легко побачити, який канал насправді вартий витрат.

Як вибрати правильний віртуальний номер для вашого бізнесу

Вибрати номер легко. Вибір правильного типу для того, як насправді працює ваша команда, вимагає трохи більше уваги.

За структурою та розташуванням команди

Повністю віддалена команда отримує найбільшу користь від номерів, які за замовчуванням дзвонять у мобільних програмах, оскільки ніхто не сидить за стаціонарним телефоном. Підприємство з кількома фізичними відділеннями часто поєднує місцеві номери у відділенні з однією спільною безкоштовною лінією для загальних запитів.

За охопленням клієнтів

Якщо більшість клієнтів дзвонять з однієї агломерації, місцевий номер знайомиться швидше, ніж безкоштовна лінія, оскільки розпізнаваний код міста відповідає на невелике запитання про довіру ще до того, як виклик з’єднається. Компанії, які продають на національному або міжнародному рівнях, зазвичай використовують безкоштовні або міжнародні номери, оскільки коди регіонів не мають значення в такому масштабі, а узгодженість між регіонами має більше значення.

За бюджетом і планами розвитку

Додавання одного номера коштує недорого, але відстеження кампанії та виділені лінії відділів швидко складаються, якщо ви не вибираєте, які саме вам потрібні. Ringflow поєднує керування номерами з маршрутизацією викликів і звітами, тому додавання лінії не означає додавання рахунку від окремого постачальника. Почніть із того, що вам потрібно в цьому кварталі, і додайте більше, оскільки конкретні кампанії чи місця доведуть, що їм потрібна власна лінія.

Налаштування нового номера: чого очікувати

Отримання віртуального номера телефону зазвичай займає хвилини в Інтернеті, а не дні, які може зайняти встановлення традиційної телефонної лінії. Більшість провайдерів дозволяють шукати доступні номери за кодом міста, префіксом безкоштовних дзвінків або ключовим словом, а потім негайно активувати той, який ви виберете. Очікуйте підтвердження кількох основних відомостей про компанію під час реєстрації, як-от юридична назва та адреса вашої компанії, оскільки для безкоштовних номерів потрібна реєстрація, перш ніж вони зможуть надсилати текстові повідомлення.

Якщо у вас уже є бізнес-номер, перенесення його в нову систему зазвичай займає від одного до двох тижнів, оскільки старий і новий оператори мають підтвердити перенесення. Залиште стару лінію активною, доки не завершиться перенесення, і перевірте як вхідні, так і вихідні виклики, перш ніж вилучити її назавжди.

Після запуску правила маршрутизації, привітання голосової пошти та робочі години зазвичай доступні за декілька клацань миші на веб-панелі, а не до служби підтримки. А бізнес телефонна система Завдяки такій гнучкості можна уникнути багатьох головних болів у налаштуванні. Ringflow накладає маршрутизацію на рівні кампанії на подібні номери, тож дзвінок на будь-яку лінію автоматично переходить до потрібної команди, без переадресації вручну.

Перевірте надійність і відповідність, перш ніж придбати

Не кожен провайдер обробляє екстрені виклики однаково. Переконайтеся, що ваш постачальник підтримує точне визначення місцезнаходження E911, особливо якщо ваша команда працює з домашніх адрес, які часто змінюються. Перевізники в США все частіше позначають незареєстрований трафік корпоративних текстових повідомлень як спам, тож запитайте, чи ваш провайдер обробляє реєстрацію 10DLC за вас, чи залишає це у вас на тарілці.

A Запис у Вікіпедії щодо віртуальних номерів зазначає, що оскільки ці номери не прив’язані до фізичного пристрою, постачальники повинні підтримувати окремі системи для відстеження місцезнаходження абонента в реальному часі для екстрених служб. Час безвідмовної роботи та якість зв’язку залежать від вашого інтернет-з’єднання. Попросіть письмову гарантію безперебійної роботи, а не претензію на сторінці з цінами, і перевірте якість зв’язку у вашій реальній офісній чи домашній мережі, перш ніж взяти на себе зобов’язання.

Висновок

Віртуальний номер телефону зводиться до гнучкості. Він пропускає проводку, апаратне забезпечення та обмеження на один робочий стіл традиційної лінії. Місцеві, безкоштовні, марні чи міжнародні, кожен тип вирішує окрему бізнес-проблему. Дізнайтеся, що таке віртуальний номер телефону та який тип підходить, перш ніж зареєструватися для нього.

Ваш наступний крок простий. Установіть відповідність між типом номера та тим, як ваша команда насправді працює та розвивається цього року. Хмарна телефонна система Ringflow спрямовує дзвінки з будь-якого номера до потрібної особи, незалежно від пристрою, на якому вони перебувають. Виберіть віртуальний номер для бізнесу, який підходить сьогодні, і змінюйте його, коли ваша команда змінюється.

Часті запитання