Що таке віртуальний номер телефону? Як це працює та як вибрати

вступ

Віртуальний номер телефону виглядає як будь-який інший номер, але він не належить жодному телефону, SIM-карті чи офісу.

Він живе в хмарі та дзвонить, куди ви йому скажете, тому малий бізнес, віддалені команди та фрілансери покладаються на один.

Оскільки клієнти очікують швидких відповідей з місцевої або безкоштовної лінії, номер, прив’язаний до одного стаціонарного телефону, починає відчуватися як обмеження.

У цьому посібнику пояснюється, що таке віртуальний номер телефону, як до вас надходять дзвінки та які типи варто розглянути. Він також охоплює переваги, етапи налаштування та перевірки надійності, які багато покупців пропускають, поки щось не зламається.

Незалежно від того, додаєте ви другу лінію чи створюєте повну телефонну систему, мета однакова: номер, який працює так, як ваша команда працює щодня.

Що таке віртуальний номер телефону?

Віртуальний номер телефону – це номер, який з’єднує абонентів із вами через Інтернет, а не через виділену мідну лінію чи одну SIM-картку. Люди набирають його, як будь-який звичайний номер, і не можуть відрізнити.

За лаштунками ваш провайдер отримує дзвінок і перенаправляє його на вибрану вами програму, комп’ютер або стаціонарний телефон.

Оскільки номер є окремим від будь-якого пристрою, ви можете зберегти його, коли змінюєте телефони, переміщуєте офіси чи наймете людей в інших містах. Багато провайдерів також підтримують текстові повідомлення, голосову пошту та запис дзвінків на одній лінії.

Це робить віртуальний номер телефону практичним способом ведення бізнес-ідентичності без купівлі додаткового апаратного забезпечення, а для щоденного керування ним потрібні невеликі технічні навички.

• Не прив’язаний до SIM-карти, телефону чи одного офісу
• Працює через Інтернет, тому будь-який підключений пристрій може відповісти на дзвінок
• Може дзвонити на мобільний додаток, ноутбук, стаціонарний телефон або кілька пристроїв одночасно
• Зберігає ваш особистий номер у таємниці, коли ви телефонуєте або надсилаєте повідомлення клієнтам
• Підтримує голосову пошту, маршрутизацію викликів і робочі години з веб-панелі
• Часто включає текстові повідомлення разом із голосовими на той самий номер
• Залишається з вами, коли ви змінюєте пристрій, офіс або члена команди
• Доступний у місцевому, безкоштовному та міжнародному форматах для різних потреб

Як віртуальні номери направляють ваші дзвінки

Кожен віртуальний телефонний номер працює за допомогою VoIP, що перетворює ваш голос на пакети даних, які передаються через Інтернет. Коли клієнт набирає номер, його оператор передає дзвінок вашому провайдеру, а провайдер вирішує, куди він прямуватиме.

Це рішення займає частку секунди, і абонент чує дзвінок так само, як і на традиційній лінії, без ознак того, що дзвінок проходив через Інтернет.

Ви керуєте пунктом призначення через інформаційну панель. Правила можуть надсилати дзвінки в мобільний додаток протягом дня, чергу команди під час обіду та голосову пошту в неробочий час.

Якість дзвінка все ще залежить від вашого з’єднання, тому надійна мережа важлива не менше, ніж обраний вами провайдер. Тестування в мережі, яку фактично використовує ваша команда, дозволяє уникнути неприємних сюрпризів, особливо для персоналу, який працює вдома зі спільним або повільнішим з’єднанням.

• Абонент набирає ваш номер, а його оператор передає виклик вашому провайдеру
• Ваш постачальник перевіряє правила маршрутизації, такі як час доби, абонент або набраний номер
• Виклик перетворюється на дані та доставляється через Інтернет на ваші пристрої
• Групи викликів можуть сповіщати кількох людей одночасно або один за одним
• Дзвінки, на які не відповіли, можуть бути перенесені на голосову пошту, іншу команду або на резервний номер
• Програми для програмного телефону дозволяють ноутбуку чи мобільному телефону виконувати роль вашої офісної лінії
• Зміни в маршруті набувають чинності за лічені хвилини, без заміни електропроводки чи візиту технічного спеціаліста
• Стабільне підключення до Інтернету забезпечує чистий звук і запобігає розриву дзвінків

Типи віртуальних телефонних номерів

Віртуальні номери бувають кількох основних типів, і кожен із них надсилає окремий сигнал абоненту. Місцеві номери мають регіональний код і сприяють знайомству, тоді як безкоштовні номери починаються з префіксів, таких як 800 або 888, і абоненту нічого не коштує.

Вибір легше, коли порівнюєш безкоштовні та місцеві номери проти ваших власних клієнтів, обсягу дзвінків і місячного бюджету.

Цифри, що містяться в тексті, містять слово або фразу, тому їх легко запам’ятати в рекламі та на автомобілях. Міжнародні номери дозволяють людям за кордоном зв’язуватися з вами за місцевим тарифом, а деякі постачальники також пропонують номери з підтримкою текстових повідомлень.

Багато компаній змішують кілька типів, використовуючи безкоштовну лінію підтримки та місцеві номери для кожної регіональної команди продажів, а потім додають спеціальний номер для однієї кампанії.

• Місцеві номери використовують код регіону та створюють довіру в конкретному місті
• Безкоштовні номери використовують такі префікси, як 800 або 888, і абоненти, що дзвонять, не коштують нічого
• Цифри, що містять слова, містять слово чи фразу, які клієнти легко запам’ятають
• Міжнародні номери дають змогу закордонним клієнтам зв’язатися з вами на місцевому рівні
• Номери з підтримкою текстових повідомлень надсилають і отримують повідомлення, а також голосові виклики
• Номери відділів направляють дзвінки з продажу, підтримки та виставлення рахунків до окремих команд
• Номери кампаній показують, яка реклама, канал чи сторінка викликали кожен виклик

Чому компанії використовують віртуальний номер телефону

Найчастіша причина – розлука. Засновник, який ділиться особистим номером мобільного телефону, незабаром знаходить робочі дзвінки, які надходять під час обіду, тому додавання другий робочий номер телефону тримає їх окремо без другого пристрою.

Ця ідея допомагає фрілансерам, консультантам і віддаленим працівникам, яким потрібна професійна лінія, яка залишається приватною, яку можна вимкнути в неробочий час і передати колезі, коли вони залишають бізнес.

Підприємства також отримують охоплення. Компанія, розташована в одному місті, може додати місцеві номери в інших, щоб клієнти бачили знайомий код міста, а віддалена команда могла відповідати з будь-якого місця.

Оскільки кожен номер може мати власний журнал викликів, маркетингові команди бачать, які кампанії викликають дзвінки, а які ні, що значно полегшує прийняття бюджетних рішень і допомагає вам перестати платити за рекламу, яка ніколи не дзвонить.

• Відокремте робочі дзвінки від особистих, не маючи з собою другого телефону
• Подивіться на нові ринки, додавши номери зі знайомими кодами регіонів
• Дозвольте віддаленому та гібридному персоналу відповідати з будь-якого місця на будь-якому пристрої
• Відстежуйте результати кампанії, надаючи кожній об’яві чи каналу власний номер
• Збільшуйте або зменшуйте масштаб, додаючи або видаляючи лінії, без нових проводів
• Уникайте витрат на стаціонарні телефони, встановлення та телефонне обладнання на місці
• Захищайте конфіденційність персоналу, оскільки клієнти ніколи не бачать особистих мобільних номерів
• Зберігайте незмінний бізнес-ідентичність, навіть коли люди чи офіси змінюються

Налаштування нового номера

Початок роботи зазвичай займає кілька хвилин. Ви шукаєте доступний номер за кодом міста або префіксом, вибираєте один і підтверджуєте основні відомості про компанію, такі як ваше ім’я та адреса. Деякі номери, особливо безкоштовні телефонні лінії, які використовуються для надсилання текстових повідомлень, потребують перевірки перед надсиланням повідомлень.

Спершу виберіть тип номера, а потім – постачальника, щоб ви не були змушені приймати будь-який номер, який стане доступним того дня.

Якщо у вас уже є бізнес-номер, зазвичай ви можете перенести його до нового постачальника замість того, щоб починати спочатку. Тримайте стару послугу активною, доки не завершиться перенесення, оскільки час залежить від залучених операторів.

Ringflow, наприклад, дозволяє командам додавати номери, встановлювати правила маршрутизації та підключати програми з однієї інформаційної панелі. Перевірте вхідні та вихідні дзвінки на реальних пристроях, перш ніж публікувати номер будь-де.

• Перш ніж порівнювати постачальників, виберіть тип номера, який підходить вашим клієнтам
• Шукайте за кодом міста, префіксом або ключовим словом, щоб знайти номер, який вам подобається
• Підтвердьте інформацію про компанію заздалегідь, оскільки деякі цифри потребують перевірки
• Вирішіть, перенести наявний номер чи почати з нового
• Зберігайте свою стару службу активною, доки не буде підтверджено завершення порту
• Установіть правила маршрутизації, привітання голосової пошти та години роботи на інформаційній панелі
• Перевірте вхідні та вихідні дзвінки на реальних пристроях, перш ніж опублікувати номер

Надійність і відповідність

Номер корисний, лише якщо дзвінки надходять чітко та безпечно. Запитайте постачальників про гарантії безвідмовної роботи в письмовій формі, про те, як дзвінки шифруються, і що станеться, якщо ваше інтернет-з’єднання впаде.

The NIST VoIP посібник з безпеки пояснює поширені ризики, такі як прослуховування та шахрайство з платою, і він працює як початковий контрольний список, коли ви порівнюєте постачальників, тому ставте ці запитання під час кожного дзвінка з продажу та просіть письмові відповіді.

Відповідність також має значення. У Сполучених Штатах постачальники зв’язаних послуг VoIP повинні підтримувати виклики 911, тому перевірте, як ви реєструєте місця для віддаленого персоналу. Якщо ви плануєте надсилати ділові повідомлення з місцевого номера, запитайте, чи підтримує постачальник реєстрацію 10DLC.

Пропуск цих перевірок може призвести до блокування повідомлень або неправильної маршрутизації екстрених викликів, і обидва легше запобігти перед запуском, ніж виправити.

• Попросіть письмове зобов’язання про безвідмовну роботу замість претензії на сторінці цін
• Переконайтеся, що дзвінки та голосова пошта зашифровані, і запитайте, як контролюється доступ
• Перевірте службу підтримки 911 і те, як віддалений персонал реєструє свою поточну адресу
• Запитайте, чи реєстрація 10DLC обробляється для вас під час надсилання текстових повідомлень з місцевих номерів
• Шукайте захист від спаму, наприклад перевірку абонента STIR/SHAKEN
• Увімкніть багатофакторний вхід і дозволи на основі ролей для кожного облікового запису адміністратора
• Перевірте якість дзвінків у реальній офісній та домашній мережах, перш ніж взяти на себе зобов’язання
• Регулярно переглядайте журнали викликів, щоб виявити незвичний трафік або несподівані витрати

Висновок

Віртуальний номер телефону надає бізнесу гнучкість, яку не може зрівняти традиційна лінія. Він працює в Інтернеті, стежить за вашою командою на різних пристроях і в різних місцях і доступний у різних типах, які відповідають різним клієнтам і цілям.

Справжня робота полягає у виборі правильного типу, ретельному його налаштуванні та перевірці надійності та відповідності до того, як клієнти почнуть телефонувати. Ці кроки займають день, а не чверть, і окупаються роками.

Почніть з малого. Виберіть одну цифру, яка вирішує чітку проблему, наприклад приватну робочу лінію чи місцеву присутність у новому місті, і оцініть її ефективність.

Ringflow може допомогти вам додавати номери, маршрутизувати дзвінки та відстежувати результати в міру зростання вашої команди, тож ваші телефонні налаштування не відстають від бізнесу, а не гальмують його. Додайте більше рядків лише тоді, коли дані це підтримують.

Ще не готові до повного числа? Наша підбірка найкращі безкоштовні програми для відеодзвінків охоплює безкоштовні споживчі варіанти, які варто спробувати спочатку.

Часті запитання