화상 회의 소프트웨어: 기능, 유형 및 선택 방법

소개

화상 회의 소프트웨어를 사용하면 개인이 화면 공유를 통해 서로 연결하고 협업할 수 있습니다. 많은 팀에서 화상 회의를 영업 통화, 인터뷰, 교육 및 주간 업데이트의 기본 방법으로 사용합니다. 잘못된 소프트웨어를 선택하면 회의에 영향을 미칩니다.

문제는 어떤 기능이 필요하고 어떤 기능이 있으면 좋은지 식별하는 것입니다. 이 가이드에서는 화상 회의 플랫폼이 제공하는 기능, 비교할 주요 기능, 원치 않는 기능에 대한 비용 지불을 피하기 위해 독립형 또는 통합 솔루션을 선택하는 방법을 살펴보겠습니다.

화상 회의 소프트웨어란 무엇입니까?

화상 회의 소프트웨어를 사용하면 개인(2+)이 인터넷을 통해 실시간 오디오 및 비디오를 통해 통신할 수 있습니다. 링크, 앱, 브라우저를 통해 참여할 수 있습니다. 소프트웨어는 개인 연결을 관리하고 아바타와 공유 콘텐츠를 표시합니다.

또한 음소거, 걷어차기 등 회의를 관리하는 간단한 제어 기능도 제공합니다.

대부분의 최신 솔루션을 사용하면 회의를 저장하고 달력을 통해 일정을 예약하고 통화 후 메모를 추가할 수 있습니다. 일부는 여러분의 더 넓은 통신 시스템과 통합될 것입니다.

예를 들면 다음과 같습니다. Abxxyz1234def 화상 회의 이는 귀하의 비즈니스 전화와 동일한 클라우드 전화 플랫폼의 일부입니다. 회의와 통화는 모두 동일한 플랫폼에서 진행됩니다.

화상 회의를 사용하면 회의는 간단한 프로세스를 따릅니다. 캘린더에서 회의를 예약하면 플랫폼에서 링크를 생성하고 이를 손님에게 보냅니다. 링크를 클릭하면 어떤 기기를 사용하든 참여하게 됩니다.

호스트는 대화할 수 있는 사람과 표시되는 내용을 관리합니다. 좋은 플랫폼은 회의에 대한 녹음, 기록, 요약을 제공하므로 참여하지 않은 사람들도 빠르게 따라잡을 수 있습니다.

팀은 일반적으로 다음 문제를 극복하기 위해 특정 솔루션을 구현하려고 합니다.

• 분리됨: 다양한 링크와 규칙이 있는 여러 앱을 사용합니다.
• 손님의 불만: 고객과 후보자는 다운로드를 원하지 않습니다.
• 결정력 부족: 누구도 결정을 기록하지 않으며 누가 책임을 지는지도 모릅니다.
• 열악한 제어: 관리자는 녹화, 공유, 초대할 수 있는 사람을 제어할 수 없습니다.
• 후속 조치 없음: 고객에게 메모나 녹음이 추가되지 않습니다.

비교할 핵심 화상 회의 기능

고려해야 할 많은 기능이 있지만 대부분은 공급업체마다 유사합니다. 이는 귀하의 경험을 원활하게 또는 실망스럽게 만드는 기능입니다.

• 최대 참석자 수: 회의에 참석할 수 있는 사람 수입니다. 소규모 회의실로 나눌 수 있나요?
• 브라우저 조인: 게스트가 브라우저를 통해 참여할 수 있습니다.
• 화면 공유: 지연 없이 창이나 전체 화면을 쉽게 공유할 수 있습니까?
• 녹음: 클라우드에 저장할 수 있나요? 그들은 얼마나 오랫동안 저장될 것인가? 누가 볼 수 있나요?
• 전사 및 요약: 실시간 전사, 작업 항목 및 요약 이메일이 마지막에 전송됩니다.
• 캘린더 통합: 클릭 한 번으로 Google 캘린더, Outlook 또는 iCal을 통해 회의에 참여할 수 있습니다.
• 전화 접속: 인터넷 상태가 좋지 않은 경우 사용자가 전화 접속을 할 수 있습니까?
• 다중 플랫폼: 웹, 데스크톱 및 모바일 앱. 모두 같은 방식으로 작동합니다.
• 타이밍: 시간 제한이 있나요?
• CRM 및 도구 통합: 메모를 추가하고 기존 시스템에 대한 후속 조치를 취할 수 있습니까?

기능의 수에 얽매이지 마십시오. 몇 가지 플랫폼을 선정하고 빠른 회의를 진행하여 어떤 플랫폼을 사용해 본 적이 없는 사람들에게 쉬운 경험을 제공하는지 확인하세요.

누가 이 기능을 사용할 것인지 알아두는 것도 유용합니다. 호스트는 예약, 제어 및 녹화에 관심을 갖습니다. 손님들은 참여의 용이성과 선명한 오디오에 관심을 가질 것입니다. 관리자는 보안 설정, 보고 및 비용에 관심을 갖습니다.

모든 사람에게 적합한 솔루션을 선택하면 더 빨리 채택될 수 있습니다.

오디오 품질은 종종 간과됩니다. 약간 흐릿한 이미지는 용서할 수 있지만 오디오가 좋지 않으면 좌절감을 느끼게 됩니다. 오디오가 깨끗한지 확인하려면 시험 기간 동안 노트북, 전화, 회의실에서 회의에 참여해 보세요.

화상 회의 솔루션 유형

화상 회의는 일반적으로 두 가지 변형으로 제공됩니다. 회의만 제공하는 독립형 앱입니다. 또는 통화, 메시징 및 고객 기록을 제공하는 더 넓은 플랫폼의 일부가 될 통합 솔루션입니다.

이는 실제로 하나의 시스템에 작업 흐름이 얼마나 많이 포함되어 있는지에 따라 달라집니다.

무료 요금제는 비공식 통화에 유용합니다. 그러나 대부분은 통화 시간, 참석자 및 관리자를 제한합니다. 가이드는 최고의 무료 화상 통화 앱 당신이 실제로 무엇을 할 수 있는지 보여줄 것입니다.

화상 회의 소프트웨어를 선택하는 방법

올바른 소프트웨어를 선택하는 것은 회의 유형을 살펴보는 것부터 시작됩니다.

1. 1귀하가 갖고 있는 회의 유형을 나열하십시오. 내부 업데이트, 고객 통화, 인터뷰 및 대규모 회의로 나뉩니다.
2. 2가장 큰 회의 규모는 얼마나 됩니까? 몇 명이나 호스팅할 예정인가요? 휴식 공간이 필요합니까?
3. 3손님은 어떻게 참여하나요? 참여하는 고객과 후보자가 많으면 브라우저 옵션이 더욱 중요해집니다.
4. 4귀하의 도구와 통합되는지 확인하십시오. 캘린더, CRM 및 전화 시스템과 통합되는지 확인하세요.
5. 5녹음과 메모를 저장할 수 있나요? 그들은 어디에 저장되어 있나요? 그들은 얼마나 오랫동안 저장될 것인가? 요약이 고객에게 전송됩니까?
6. 6제한사항을 확인하세요. 회의 시간에 제한이 있나요? 참석자? 저장? 낮은 요금제에는 누락된 기능이 있나요?
7. 7평가판을 실행하세요. 몇 주 동안 플랫폼을 사용할 소규모 그룹을 확보하십시오. 지연 원인이 무엇인지 물어보세요.

Abccxyz1234def는 14일 무료 평가판을 제공하며 모든 계획은 HD 비디오를 제공합니다. 이는 팀이 비즈니스 통화와 관련된 회의에 이를 사용해 볼 수 있음을 의미합니다. 어떤 공급업체를 이용하든 회의를 통해 시험판을 제공하는지 확인하세요.

보안, 개인 정보 보호 및 접근성

회의에는 고객 데이터, 가격, 개인 정보가 포함되는 경우가 많으므로 각 공급업체에 직접 문의하는 것이 좋습니다. 통화가 암호화되어 있나요? 누가 참여할 수 있나요? 누가 녹음할 수 있나요? 어디에 저장되어 있나요? 솔루션에 액세스할 수 있는지 확인하는 것도 중요합니다.

캡션과 스크립트를 추가하면 청각 장애가 있거나 난청이 있는 사용자에게 도움이 됩니다. 시끄러운 환경에 있는 사람이라면 누구에게나 도움이 될 것입니다. W3C에서는 만드는 방법을 설명합니다. 오디오 및 비디오 미디어 이용 가능.

모든 공급업체에 다음 질문을 하십시오.

• 귀하의 회의는 암호화되어 있습니까? 종단간 암호화가 있나요?
• 호스트는 회의를 잠글 수 있나요? 가입하려면 승인이 필요합니까? 손님을 쫓아내시겠습니까?
• 누가 녹음할 수 있나요? 보다? 삭제?
• 녹음과 녹취록은 어디에 저장되나요? 얼마나 오래 보관되나요?
• 자막이 제공되나요? 구매하려는 플랜에 포함되어 있나요?
• 가동 시간 보장이란 무엇입니까? 크레딧은 어떻게 작동하나요?

이 내용을 서면으로 받으십시오. 판매 통화 중에 자신감을 가질 수 있으므로 속지 마십시오. 팀 구성원이 보안 설정을 소유하지 않는 한 보안 설정은 도움이 되지 않습니다.

결론

올바른 화상 회의 소프트웨어를 선택하면 회의에 쉽게 참여할 수 있고 명확한 결정 기록을 얻을 수 있습니다. 가장 자주 갖는 회의 유형을 고려하여 시작하십시오. 독립형 앱을 원하는지, 통합 솔루션을 원하는지 결정하세요.

기능과 사용 여부를 고려하십시오.

사용해 보세요! 짧은 평가판을 실행하면 오디오 품질, 고객 경험 및 후속 조치에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다. Ringflow는 무료 평가판을 제공하므로 위험 없이 귀하의 비즈니스 분야에서 어떻게 작동하는지 확인할 수 있습니다.

자주 묻는 질문