การต่อสายตรงอัตโนมัติคืออะไร? คู่มือการตั้งค่า + ตัวอย่างสคริปต์คำทักทาย 15 ตัวอย่าง

การแนะนำ

การต่อสายตรงอัตโนมัติคือเมนูอัตโนมัติที่รับสายทางธุรกิจของคุณและกำหนดเส้นทางโดยไม่ต้องมีพนักงานต้อนรับสด เมื่อทำผิด และผู้โทรจะวางสายในเมนูที่น่าสับสน คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีการทำงาน วิธีตั้งค่า และให้สคริปต์ที่พร้อมใช้งาน 15 รายการ นอกจากนี้คุณยังจะได้เรียนรู้อย่างแน่ชัดว่าพนักงานต้อนรับเสมือนเหมาะสมกับตำแหน่งใด

การต่อสายตรงอัตโนมัติคืออะไร?

ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติจะรับสายเรียกเข้าและเล่นเมนูที่บันทึกไว้ เพื่อให้ผู้โทรเลือกตัวเลือกด้วยเสียงหรือปุ่มกด โดยจะแทนที่บุคคลที่ใช้งานอยู่ในช่วงสองสามวินาทีแรกของการโทรทุกครั้ง ผู้โทรจะได้ยินข้อความ เช่น "กด 1 เพื่อขาย กด 2 เพื่อขอรับการสนับสนุน" จากนั้นจะถูกส่งต่อโดยอัตโนมัติ ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ระบบเดียวในการจัดการทุกสายในลักษณะเดียวกัน แม้แต่นอกเวลาทำการก็ตาม

ร้านค้าปลีก คลินิก สำนักงานกฎหมาย และธุรกิจบริการต่างอาศัยการตั้งค่าพื้นฐานที่เหมือนกัน เพียงแต่มีตัวเลือกเมนูที่แตกต่างกันซึ่งปรับแต่งให้เหมาะกับวิธีที่ลูกค้าโทรเข้ามา ร้านอาหารอาจกำหนดเส้นทางโดยการจองหรือการจัดเลี้ยง ในขณะที่คลินิกกำหนดเส้นทางตามการกำหนดเวลาเทียบกับการเรียกเก็บเงิน

การตั้งค่านั้นอยู่ในระบบคลาวด์สำหรับผู้ให้บริการสมัยใหม่ส่วนใหญ่ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งหรือบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์จริง

ทีมขนาดเล็กมักไม่ต้องการอะไรมากไปกว่าเลเยอร์เดียวโดยมีตัวเลือกสามหรือสี่ตัวเลือกที่ถูกกำหนดเส้นทางไปยังบรรทัดเดียวที่ใช้ร่วมกัน ทีมขนาดใหญ่เพิ่มเมนูเฉพาะแผนก ดังนั้นผู้โทรที่ติดต่อฝ่ายขายจะไม่ต้องนั่งรอตัวเลือกที่มีไว้สำหรับการสนับสนุนหรือการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม เป้าหมายยังคงเหมือนเดิม นั่นคือนำผู้โทรไปยังสถานที่ที่ถูกต้องโดยไม่กี่ขั้นตอนเท่าที่จะเป็นไปได้

ความแตกต่างอย่างรวดเร็ว: เมนูเทียบกับ IVR

ผู้คนมักใช้คำเหล่านี้สลับกัน แต่เมนูง่ายๆ มักจะจัดการเฉพาะการกำหนดเส้นทางการโทรพื้นฐานไปยังบุคคลหรือแผนกเท่านั้น IVR หรือการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบสามารถไปได้ไกลยิ่งขึ้น โดยให้ผู้โทรชำระบิลหรือตรวจสอบสถานะคำสั่งซื้อโดยไม่ต้องติดต่อกับใครเลย

การต่อสายตรงอัตโนมัติทำงานอย่างไร?

เมื่อมีสายเข้าระบบจะตอบรับก่อนใครรับสาย โดยจะเล่นคำทักทาย จากนั้นเมนูตัวเลือกจะเชื่อมโยงกับหมายเลขบนแป้นพิมพ์หรือคำพูด ขึ้นอยู่กับการเลือกของผู้โทร ระบบจะโอนสายไปยังหมายเลขต่อ แผนก คิว หรือข้อความเสียง กฎเวลาทำการสามารถส่งการโทรไปยังเมนูอื่นในเวลากลางคืนหรือในวันหยุดได้โดยอัตโนมัติ

การตั้งค่าส่วนใหญ่ยังรองรับเมนูแบบซ้อน ดังนั้นการกด 2 อาจเป็นการเปิดเมนูที่สองสำหรับแผนกนั้นโดยเฉพาะ

คิวการโทรทำงานควบคู่ไปกับการตั้งค่านี้สำหรับสายที่มีผู้ใช้หนาแน่น การพักสายสนทนากับผู้โทรหรือการอัปเดตสถานะ แทนที่จะส่งโดยตรงไปยังข้อความเสียงเมื่อมีการใช้งานทุกหมายเลขต่อขยายแล้ว กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายใช้แนวทางเดียวกัน โดยส่งเสียงต่อหลายรายการพร้อมกัน ดังนั้นผู้ที่ว่างเป็นคนแรกจึงรับสาย

พนักงานต้อนรับเสมือนกับการต่อสายตรงอัตโนมัติ: อะไรคือความแตกต่าง?

นี่เป็นคำถามที่ไกด์ส่วนใหญ่ข้ามหรือตอบไม่ดี ทางเลือกหนึ่งเป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมด: เมนู การบันทึก และกฎการกำหนดเส้นทาง พนักงานต้อนรับเสมือนจะเพิ่มบุคคลจริงซึ่งมักจะอยู่ห่างไกล ซึ่งรับสาย เมนูไม่สามารถแก้ไขได้หรือจัดการสายที่ต้องการการสัมผัสของมนุษย์

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากเริ่มต้นด้วยเมนูพื้นฐาน จากนั้นเพิ่มพนักงานต้อนรับเสมือนเมื่อปริมาณการโทรหรือความซับซ้อนเพิ่มขึ้น Ringflow รองรับทั้งสองแพลตฟอร์มบนแพลตฟอร์มเดียว ดังนั้นทีมจึงสามารถเพิ่มเลเยอร์มนุษย์ได้ในภายหลังโดยไม่ต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการ คำตอบที่ตรงไปตรงมาสำหรับคำถามระหว่างพนักงานต้อนรับเสมือนกับพนักงานต้อนรับอัตโนมัติก็คือ ธุรกิจที่กำลังเติบโตส่วนใหญ่ต้องการทั้งสองอย่าง ในท้ายที่สุด ไม่ใช่อย่างใดอย่างหนึ่งแทนที่จะเป็นอีกสิ่งหนึ่ง

ร้านบูติกที่มีสถานที่ตั้งแห่งเดียวอาจต้องการเลเยอร์อัตโนมัติเท่านั้น เนื่องจากปริมาณการโทรยังต่ำและสามารถคาดเดาได้ คลินิกหรือสำนักงานกฎหมายที่เติบโตอย่างรวดเร็วมักจะมาถึงจุดที่บุคคลจริงๆ ต้องคัดแยกสาย ซึ่งเมนูไม่สามารถจัดการได้ดี เช่น กำหนดการขัดแย้งกัน หรือการอัปเดตกรณีเร่งด่วน ต้นทุนก็มีบทบาทในการตัดสินใจเช่นกัน เนื่องจากเมนูพื้นฐานมีราคาสูงกว่าแผนบริการโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณเพียงเล็กน้อย ในขณะที่การเพิ่มบุคคลที่อยู่ยังหมายถึงค่าจ้างต่อเนื่องที่แท้จริงหรือค่าธรรมเนียมผู้รับเหมาที่นอกเหนือไปจากนั้น

วิธีการตั้งค่าการต่อสายตรงอัตโนมัติ: ทีละขั้นตอน

1. 1เลือกผู้ให้บริการที่รองรับการกำหนดเส้นทางตามเมนูตามหมายเลขที่มีอยู่ของคุณ
2. 2บันทึกหรืออัปโหลดคำทักทาย หรือใช้การอ่านออกเสียงข้อความหากคุณต้องการข้ามการบันทึก
3. 3สร้างตัวเลือกเมนูของคุณและกำหนดตัวเลือกแต่ละรายการให้กับส่วนขยาย ทีม หรือข้อความเสียง
4. 4กำหนดกฎเวลาทำการสำหรับเส้นทางในเวลากลางวัน หลังเวลาทำการ และวันหยุด
5. 5ทดสอบเมนูด้วยตัวเองโดยโทรเข้ามาก่อนเผยแพร่เบอร์

ผู้ให้บริการส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณดำเนินการเสร็จสิ้นภายใน 20 นาที โดยไม่ต้องไปพบช่างเทคนิค วิซาร์ดการตั้งค่าของ Ringflow จะอธิบายแต่ละขั้นตอนและให้คุณดูตัวอย่างคำทักทายก่อนที่จะเผยแพร่

ข้อความทักทายข้อความเป็นคำพูดใช้งานได้ดีสำหรับการเปิดใช้งานอย่างรวดเร็ว แต่การบันทึกแบบมืออาชีพสั้นๆ มักจะฟังดูอบอุ่นกว่าสำหรับผู้โทรและคุ้มค่ากับเวลาเพิ่มอีกสิบนาที ตัวเลือกทั้งสองสามารถสลับออกได้ในภายหลังโดยไม่ต้องสร้างเมนูที่เหลือใหม่ ดังนั้นตัวเลือกจึงไม่ถาวร

หากทีมของคุณพึ่งการ บริการโทรศัพท์วีโอไอพีโดยปกติแล้วเมนูจะเสียบเข้ากับหมายเลขที่คุณมีอยู่โดยตรงโดยไม่ต้องตั้งค่าใดๆ เพิ่มเติม

การทดสอบทำได้ง่ายที่สุดผ่านแอปซอฟต์โฟน เนื่องจากคุณสามารถเรียกเมนูจากแล็ปท็อปของคุณก่อนที่จะเผยแพร่หมายเลขไปยังที่สาธารณะ

โทรไปยังหมายเลขจากโทรศัพท์เครื่องอื่นที่ไม่ใช่หมายเลขที่ใช้ในการบันทึกคำทักทาย เนื่องจากการทดสอบจากอุปกรณ์เดียวกันสามารถซ่อนข้อผิดพลาดในการกำหนดเส้นทางที่ผู้โทรจริงจะโดนทันที เดินผ่านทุกตัวเลือกอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนที่จะเผยแพร่หมายเลขนี้ในที่สาธารณะ

อัปเดตเส้นทางทุกครั้งที่แผนกเปลี่ยนแปลง เนื่องจากตัวเลือกที่ล้าสมัยจะส่งผู้โทรไปยังตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง

15 ตัวอย่างสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติสำหรับทุกธุรกิจ

รักษาทุกคำทักทายให้สั้น ผู้โทรควรได้ยินตัวเลือกเมนูแรกภายใน 15 ถึง 20 วินาทีหลังจากรับสาย ที่ ผู้ดูแลอัตโนมัติ รูปแบบนี้มีอายุหลายสิบปี และผู้โทรได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีว่าเมนูจะเคลื่อนไหวได้เร็วแค่ไหน

คำทักทายทางธุรกิจทั่วไป

1. 1"ขอบคุณที่โทรหา [ธุรกิจ] กด 1 เพื่อขาย 2 เพื่อสนับสนุน หรือ 3 เพื่อเรียกเก็บเงิน"
2. 2"คุณเข้าถึง [ธุรกิจ] แล้ว สำหรับภาษาอังกฤษ กด 1. Para español, oprima el 2"
3. 3"ยินดีต้อนรับสู่ [ธุรกิจ] กด 0 เมื่อใดก็ได้เพื่อติดต่อเจ้าหน้าที่"
4. 4"ขอบคุณที่โทรหา [ธุรกิจ] โดยที่ [คำชี้แจงคุณค่า] กด 1 เพื่อดำเนินการต่อ"
5. 5"คุณได้เข้าถึงฝ่ายดูแลลูกค้าของ [ธุรกิจ] แล้ว กด 1 สำหรับลูกค้าปัจจุบัน กด 2 เพื่อสอบถามข้อมูลใหม่"

สคริปต์นอกเวลาทำการและวันหยุด

1. 1"ขอบคุณที่โทรหา [ธุรกิจ] สำนักงานของเราปิดอยู่ในขณะนี้ ฝากข้อความไว้แล้วเราจะโทรกลับ"
2. 2“คุณติดต่อเรานอกเวลาทำการ หากต้องการเรื่องเร่งด่วน กด 1 เพื่อติดต่อเจ้าหน้าที่ที่พร้อมให้บริการ”
3. 3"[ธุรกิจ] ปิดทำการในช่วงวันหยุด เราจะโทรกลับหาคุณในวันทำการถัดไป"
4. 4"ทีมงานของเราไม่พร้อมให้บริการในขณะนี้ กด 1 เพื่อฝากข้อความเสียงหรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา"
5. 5"ขอบคุณที่โทรมา เวลาทำการของเราคือ 9 ถึง 5 วันจันทร์ถึงวันศุกร์ กรุณาโทรกลับในตอนนั้น"

สคริปต์เฉพาะอุตสาหกรรม

1. 1"ขอบคุณที่โทรหา [คลินิก] กด 1 เพื่อกำหนดเวลา กด 2 เพื่อเรียกเก็บเงิน หรือ 3 เพื่อร้านขายยา"
2. 2"คุณติดต่อ [สำนักงานกฎหมาย] แล้ว กด 1 สำหรับลูกค้าใหม่ กด 2 เพื่ออัปเดตคดีที่มีอยู่"
3. 3"ยินดีต้อนรับสู่ [สำนักงานอสังหาริมทรัพย์] กด 1 เพื่อลงประกาศ 2 เพื่อติดต่อตัวแทนของคุณโดยตรง"
4. 4"ขอบคุณที่โทรหา [ร้านอาหาร] กด 1 เพื่อจองโต๊ะ 2 เพื่อสอบถามเรื่องจัดเลี้ยง"
5. 5"คุณมาถึง [ร้านค้ารถยนต์] แล้ว กด 1 เพื่อสอบถามตารางการบริการ กด 2 เพื่อสอบถามเรื่องอะไหล่"

สคริปต์เหล่านี้ทำงานเป็นเทมเพลตเริ่มต้น ไม่ใช่สคริปต์สำหรับอ่านคำต่อคำ สลับชื่อธุรกิจจริงของคุณ ปรับโทนเสียงให้ตรงกับแบรนด์ของคุณ และลดตัวเลือกใดๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับวิธีการดำเนินงานของทีมของคุณจริงๆ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เกิดขึ้นกับผู้โทรที่หงุดหงิดส่วนใหญ่รายงานด้วยเมนูอัตโนมัติ ส่วนใหญ่แก้ไขได้ง่ายเมื่อคุณรู้ว่าต้องมองหาอะไร การทดสอบจากก แอพซอฟต์โฟน เช่นเดียวกับโทรศัพท์มือถือที่จับปัญหาการกำหนดเส้นทางทั้งสองเส้นทาง

• ตัวเลือกเมนูมากเกินไป: มีให้เลือกมากกว่า 5 แบบ ทำให้ผู้โทรวางสายก่อนตัดสินใจ
• ไม่มีทางเลือกในการเข้าถึงบุคคล: รวมถึงวิธีเลี่ยงผ่านเมนูโดยสิ้นเชิงเสมอ
• เส้นทางที่ล้าสมัย: ตรวจสอบเมนูทุกครั้งที่พนักงานหรือแผนกเปลี่ยนแปลง
• เสียงหุ่นยนต์หรือไม่ชัดเจน: บันทึกคำทักทายที่ฟังดูเร่งรีบหรือเข้าใจยากอีกครั้ง

การเข้าร่วมแบบอัตโนมัติมีไว้เพื่อจัดการการกำหนดเส้นทางตามปกติ ไม่ใช่แทนที่ทุกเส้นทางไปยังบุคคลจริง การมองข้ามสิ่งนั้นไปทำให้เมนูที่เป็นประโยชน์กลายเป็นเมนูที่น่าหงุดหงิด

บทสรุป

การต่อสายตรงอัตโนมัติจะจัดการช่วงสองสามวินาทีแรกของการโทรทุกครั้ง โดยกำหนดเส้นทางผู้คนโดยไม่มีพนักงานต้อนรับแบบเรียลไทม์ ใช้สคริปต์ให้สั้น เมนูเรียบง่าย และระบุวิธีเข้าถึงบุคคลเสมอ ใช้สคริปต์ด้านบนเป็นจุดเริ่มต้น จากนั้นปรับเปลี่ยนให้ตรงกับธุรกิจของคุณ ด้วยการตั้งค่าที่ถูกต้อง ผู้โทรส่วนใหญ่ไม่เคยสังเกตว่าตนเริ่มต้นด้วยเครื่อง

ตั้งค่าเมนูของคุณวันนี้และทดสอบด้วยการโทรจริงก่อนที่จะเผยแพร่หมายเลข อัปเดตสคริปต์คำทักทายของคุณทุกครั้งที่ทีมหรือแผนกของคุณเปลี่ยนแปลง Ringflow ทำให้การสร้าง ดูตัวอย่าง และปรับเมนูของคุณเป็นเรื่องง่ายโดยไม่ต้องติดต่อกับช่างเทคนิคระบบโทรศัพท์ เริ่มทดลองใช้ฟรีและเตรียมเมนูการทำงานแรกของคุณให้พร้อมภายในหนึ่งชั่วโมง

คำถามที่พบบ่อย