การแนะนำ
ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอช่วยให้แต่ละบุคคลสามารถเชื่อมต่อถึงกันและทำงานร่วมกันผ่านการแชร์หน้าจอ หลายทีมใช้การประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีการหลักในการโทรเพื่อการขาย การสัมภาษณ์ การฝึกอบรม และการอัปเดตรายสัปดาห์ การเลือกซอฟต์แวร์ผิดจะส่งผลต่อการประชุมใดๆ
ความท้าทายคือการระบุว่าคุณสมบัติใดที่จำเป็นและสิ่งที่ดีที่ควรมี คู่มือนี้จะกล่าวถึงแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่นำเสนอ คุณสมบัติหลักที่จะเปรียบเทียบ และการเลือกโซลูชันแบบสแตนด์อโลนหรือแบบรวมเพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับคุณสมบัติที่ไม่ต้องการ
ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอคืออะไร?
ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอช่วยให้บุคคล (2+) สามารถสื่อสารผ่านเสียงและวิดีโอสดผ่านทางอินเทอร์เน็ต พวกเขาสามารถเข้าร่วมผ่านลิงก์ แอป หรือเบราว์เซอร์ ซอฟต์แวร์จะจัดการการเชื่อมต่อบุคคล แสดงอวาตาร์และเนื้อหาที่แชร์
นอกจากนี้ยังมีการควบคุมง่ายๆ ในการจัดการการประชุม เช่น ปิดเสียง เตะ
โซลูชันที่ทันสมัยส่วนใหญ่จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกการประชุม กำหนดเวลาผ่านปฏิทิน และเพิ่มบันทึกหลังการโทรได้ บางส่วนจะรวมเข้ากับระบบการสื่อสารที่กว้างขึ้นของคุณ
ตัวอย่างจะเป็น Ringflow การประชุมทางวิดีโอ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์มโทรศัพท์ระบบคลาวด์เดียวกันกับการโทรเพื่อธุรกิจของคุณ การประชุมและการเรียกของคุณทั้งหมดจะอยู่ในแพลตฟอร์มเดียวกัน
เมื่อใช้การประชุมทางวิดีโอ การประชุมของคุณจะเป็นไปตามกระบวนการง่ายๆ คุณกำหนดเวลาการประชุมในปฏิทินของคุณ แพลตฟอร์มจะสร้างลิงก์ แล้วส่งให้แขกของคุณ พวกเขาจะคลิกลิงก์และเข้าร่วมโดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้ที่พวกเขามี
โฮสต์จะจัดการว่าใครสามารถพูดได้และสิ่งที่แสดง แพลตฟอร์มที่ดีจะจัดเตรียมการบันทึก ข้อความถอดเสียง และสรุปการประชุมให้กับคุณ เพื่อให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถตามทันได้อย่างรวดเร็ว
โดยปกติแล้วทีมจะต้องการใช้โซลูชันเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหาต่อไปนี้:
- ไม่ปะติดปะต่อ: การใช้หลายแอปที่มีลิงก์และกฎต่างกัน
- ความหงุดหงิดของแขก: ลูกค้าและผู้สมัครไม่ต้องการดาวน์โหลด
- ขาดการตัดสินใจ: ไม่มีใครจดบันทึกการตัดสินใจและใครเป็นผู้รับผิดชอบ
- การควบคุมที่ไม่ดี: ผู้ดูแลระบบไม่สามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถบันทึก แบ่งปัน และเชิญได้
- ไม่มีการติดตามผล: ไม่มีการเพิ่มบันทึกหรือการบันทึกให้กับลูกค้า
คุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอหลักที่จะเปรียบเทียบ
จะมีคุณสมบัติหลายอย่างที่ต้องพิจารณา แต่ส่วนใหญ่จะคล้ายกันระหว่างผู้จำหน่าย สิ่งเหล่านี้คือคุณสมบัติที่จะทำให้ประสบการณ์ของคุณราบรื่นหรือน่าหงุดหงิด
- จำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุด: สามารถเข้าร่วมประชุมได้กี่คน คุณสามารถแบ่งออกเป็นห้องแยกได้หรือไม่?
- เข้าร่วมเบราว์เซอร์: แขกสามารถเข้าร่วมผ่านเบราว์เซอร์ได้หรือไม่
- การแชร์หน้าจอ: คุณสามารถแชร์หน้าต่างหรือเต็มหน้าจอได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีความล่าช้า
- การบันทึก: คุณสามารถบันทึกไปยังระบบคลาวด์ได้หรือไม่? พวกเขาจะถูกบันทึกไว้นานแค่ไหน? ใครสามารถดูได้บ้าง?
- การถอดความและบทสรุป: การถอดเสียงสด รายการการดำเนินการ และอีเมลสรุปที่ส่งในตอนท้าย
- บูรณาการปฏิทิน: คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อเข้าร่วมการประชุมผ่าน Google Calendar, Outlook หรือ iCal
- โทรศัพท์เข้า: ผู้ใช้สามารถโทรเข้าได้หากมีอินเทอร์เน็ตไม่ดี
- หลายแพลตฟอร์ม: แอปบนเว็บ เดสก์ท็อป และมือถือ ทั้งหมดจะทำงานในลักษณะเดียวกัน
- ระยะเวลา: มีการจำกัดเวลาหรือไม่?
- บูรณาการ CRM และเครื่องมือ: คุณสามารถเพิ่มบันทึกและติดตามผลระบบที่มีอยู่ของคุณได้
อย่าจมอยู่กับจำนวนฟีเจอร์ คัดเลือกแพลตฟอร์มบางส่วนและดำเนินการประชุมอย่างรวดเร็วเพื่อดูว่าแพลตฟอร์มใดมอบประสบการณ์ที่ง่ายสำหรับผู้ที่ไม่เคยใช้มาก่อน
นอกจากนี้ ยังควรทราบด้วยว่าใครบ้างที่จะใช้ฟีเจอร์นี้ เจ้าของที่พักจะใส่ใจเรื่องการกำหนดเวลา การควบคุม และการบันทึก แขกจะใส่ใจกับความง่ายในการเข้าร่วมและเสียงที่ชัดเจน ผู้ดูแลระบบจะใส่ใจเกี่ยวกับการตั้งค่าความปลอดภัย การรายงาน และค่าใช้จ่าย
การเลือกวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับทุกคนจะทำให้มีการนำไปใช้เร็วขึ้น
คุณภาพเสียงมักถูกมองข้าม แม้ว่าภาพที่เบลอเล็กน้อยจะให้อภัยได้ แต่เสียงที่ไม่ดีก็อาจทำให้เกิดความหงุดหงิดได้ ลองเข้าร่วมการประชุมบนแล็ปท็อป โทรศัพท์ และห้องประชุมระหว่างการทดลองใช้เพื่อให้แน่ใจว่าเสียงมีความชัดเจน
ประเภทของโซลูชันการประชุมทางวิดีโอ
การประชุมทางวิดีโอมักมีสองรูปแบบ แอปแบบสแตนด์อโลนที่จะนำเสนอการประชุม หรือโซลูชันแบบครบวงจรที่จะเป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์มที่กว้างขึ้นซึ่งนำเสนอการโทร การส่งข้อความ และบันทึกข้อมูลลูกค้า
ขึ้นอยู่กับจำนวนเวิร์กโฟลว์ของคุณที่อยู่ในระบบเดียว
| ตัวเลือก | ดีที่สุดสำหรับ | ข้อดี | ข้อเสีย |
|---|---|---|---|
| แอปแบบสแตนด์อโลน | แค่ต้องมีการประชุม | คุณสมบัติที่เรียบง่าย แขกหลายคนจะรู้วิธีการใช้งาน | การเข้าสู่ระบบ การติดต่อ และการเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน |
| บูรณาการกับโทรศัพท์ / UCaaS | โทรหาลูกค้าแล้วประชุม | หนึ่งการเข้าสู่ระบบและรายชื่อผู้ติดต่อ | คุณสมบัติเฉพาะเจาะจงน้อยลง |
| แผนฟรี | การใช้งานส่วนตัวหรือการโทรแบบไม่เป็นทางการเล็กน้อย | ไม่มีค่าใช้จ่าย | ข้อจำกัดเรื่องเวลา ผู้เข้าร่วม และผู้ดูแลระบบ |
แผนบริการฟรีมีประโยชน์สำหรับการโทรแบบไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่จะจำกัดระยะเวลาการโทร ผู้เข้าร่วม และผู้ดูแลระบบ คู่มือการ แอพวิดีโอคอลที่ดีที่สุดฟรี จะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง
วิธีเลือกซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ
การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะเริ่มต้นด้วยการพิจารณาประเภทการประชุมที่คุณมี
- 1ระบุประเภทการประชุมที่คุณมี แบ่งออกเป็นการอัปเดตภายใน การโทรติดต่อลูกค้า การสัมภาษณ์ และการประชุมขนาดใหญ่
- 2การประชุมที่ใหญ่ที่สุดของคุณใหญ่แค่ไหน? คุณจะเป็นเจ้าภาพกี่คน? คุณต้องการห้องแยกหรือไม่?
- 3แขกของคุณเข้าร่วมได้อย่างไร? หากคุณมีลูกค้าและผู้สมัครเข้าร่วมจำนวนมาก ตัวเลือกเบราว์เซอร์จะมีความสำคัญมากขึ้น
- 4ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถทำงานร่วมกับเครื่องมือของคุณได้ ตรวจสอบว่าสามารถทำงานร่วมกับปฏิทิน, CRM และระบบโทรศัพท์ของคุณได้หรือไม่
- 5คุณสามารถบันทึกและบันทึกย่อได้หรือไม่? พวกเขาอยู่ที่ไหนบันทึกไว้? พวกเขาจะถูกบันทึกไว้นานแค่ไหน? สรุปส่งถึงลูกค้าของคุณหรือไม่?
- 6ตรวจสอบข้อจำกัด มีการจำกัดระยะเวลาการประชุมหรือไม่? ผู้เข้าร่วม? พื้นที่จัดเก็บ? มีแผนบริการระดับต่ำกว่ามีคุณสมบัติที่ขาดหายไปหรือไม่?
- 7ดำเนินการทดลอง รับกลุ่มเล็กๆ เพื่อใช้แพลตฟอร์มเป็นเวลาสองสามสัปดาห์ ถามพวกเขาว่าอะไรทำให้เกิดความล่าช้า
Ringflow ให้ทดลองใช้งานฟรี 14 วันและทุกแผนให้บริการเป็นวิดีโอ HD ซึ่งหมายความว่าทีมของคุณสามารถลองใช้มันเพื่อการประชุมกับการโทรทางธุรกิจของคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายรายใดก็ตามที่คุณไปกับพวกเขาจะเสนอให้ทดลองใช้งานการประชุมของคุณ
ความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว และการเข้าถึง
เนื่องจากการประชุมของคุณมักจะมีข้อมูลลูกค้า ราคา และข้อมูลส่วนบุคคล จึงควรสอบถามผู้จำหน่ายแต่ละรายโดยตรง การโทรของคุณถูกเข้ารหัสหรือไม่? ใครสามารถเข้าร่วมได้บ้าง? ใครสามารถบันทึกได้บ้าง? พวกเขาเก็บไว้ที่ไหน? สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าโซลูชันของคุณสามารถเข้าถึงได้
การเพิ่มคำบรรยายและข้อความถอดเสียงจะช่วยเหลือผู้ที่หูหนวกหรือมีปัญหาทางการได้ยินได้ ใครก็ตามที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดังจะได้รับประโยชน์ W3C อธิบายวิธีการทำ เข้าถึงสื่อเสียงและวิดีโอได้.
ถามคำถามต่อไปนี้กับผู้ขายทั้งหมด:
- การประชุมของคุณได้รับการเข้ารหัสหรือไม่? มีการเข้ารหัสแบบ end to end หรือไม่?
- ผู้จัดสามารถล็อคการประชุมได้หรือไม่? ต้องได้รับการอนุมัติเพื่อเข้าร่วมหรือไม่? เตะแขกเหรอ?
- ใครสามารถบันทึกได้บ้าง? ดู? ลบ?
- การบันทึกและการถอดเสียงของคุณเก็บไว้ที่ไหน? พวกมันจะถูกเก็บไว้นานแค่ไหน?
- มีคำบรรยายไหม? ในแผนที่คุณจะซื้อ?
- การรับประกันความพร้อมในการทำงานคืออะไร? เครดิตจะทำงานอย่างไร?
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับสิ่งนี้เป็นลายลักษณ์อักษร อย่าหลงคิดว่าพวกเขาทำได้ เพราะพวกเขาจะมั่นใจในระหว่างการขายทางโทรศัพท์ การตั้งค่าความปลอดภัยจะไม่ช่วยอะไรเว้นแต่จะมีคนในทีมของคุณเป็นเจ้าของ
บทสรุป
การเลือกซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสมจะทำให้การเข้าร่วมการประชุมเป็นเรื่องง่าย และคุณจะมีบันทึกการตัดสินใจที่ชัดเจน เริ่มโดยพิจารณาว่าคุณจัดการประชุมประเภทใดบ่อยที่สุด ตัดสินใจว่าคุณต้องการแอปแบบสแตนด์อโลนหรือโซลูชันแบบรวม
พิจารณาคุณสมบัติและว่าจะนำไปใช้หรือไม่
ลองดูสิ! การทดลองใช้ช่วงสั้นๆ จะทำให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับคุณภาพเสียง ประสบการณ์ของแขก และการติดตามผล Ringflow เสนอให้ทดลองใช้ฟรี เพื่อให้คุณสามารถดูว่ามันทำงานอย่างไรกับสายธุรกิจของคุณโดยไม่มีความเสี่ยง
พร้อมเมื่อคุณพร้อม
พร้อมที่จะจัดการประชุมและการโทรจากแพลตฟอร์มเดียวแล้วหรือยัง?
เริ่มทดลองใช้ฟรี 14 วันและทดสอบการประชุมทางวิดีโอ HD ควบคู่ไปกับสายธุรกิจของคุณ
คำถามที่พบบ่อย
เป็นเสียงและวิดีโอสดระหว่างคนสองคนขึ้นไปทางอินเทอร์เน็ต คุณเข้าร่วมจากลิงก์ แอป หรือเบราว์เซอร์ และโฮสต์จะจัดการว่าใครสามารถพูดได้และสิ่งที่แสดง
เริ่มต้นด้วยจำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุด การเข้าร่วมเบราว์เซอร์ การแชร์หน้าจอ การบันทึก การถอดเสียง การรวมปฏิทิน และการจำกัดเวลา จากนั้นตรวจสอบว่ารายการใดขาดหายไปในแผนที่คุณต้องการ
ใช่. แผนบริการฟรีส่วนใหญ่จะจำกัดระยะเวลาการโทร จำนวนผู้เข้าร่วม และการควบคุมของผู้ดูแลระบบ ดังนั้นจึงเหมาะกับการโทรแบบไม่เป็นทางการที่สุด
หลายๆ แพลตฟอร์มเปิดให้แขกเข้าร่วมได้จากเบราว์เซอร์ ตรวจสอบว่าแผนที่คุณกำลังซื้อรวมอยู่ด้วย
มันขึ้นอยู่กับผู้ขาย ถามเกี่ยวกับการเข้ารหัส ใครสามารถเข้าร่วมและบันทึกได้ และที่จัดเก็บการบันทึก และรับคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนตัดสินใจซื้อ
