Introduzione
Il software di videoconferenza consente alle persone di connettersi tra loro e collaborare attraverso la condivisione dello schermo. Molti team utilizzano la videoconferenza come metodo principale per chiamate di vendita, interviste, formazione e aggiornamenti settimanali. La scelta del software sbagliato influenzerà qualsiasi riunione.
La sfida è identificare quali funzionalità sono necessarie e quali è semplicemente bello avere. Questa guida esaminerà cosa offrono le piattaforme di videoconferenza, le funzionalità principali da confrontare e la scelta di una soluzione autonoma o integrata per evitare di pagare per funzionalità indesiderate.
Che cos'è il software di videoconferenza?
Il software di videoconferenza consente a persone (2+) di comunicare tramite audio e video dal vivo su Internet. Possono partecipare tramite un collegamento, un'app o un browser. Il software gestirà la connessione degli individui, mostrando i loro avatar e i contenuti condivisi.
Offrirà anche controlli semplici per gestire la riunione, ad esempio disattivazione audio, kick.
Le soluzioni più moderne ti permetteranno di salvare le tue riunioni, programmarle tramite il tuo calendario e aggiungere note post-chiamata. Alcuni saranno integrati con il tuo sistema di comunicazione più ampio.
Un esempio potrebbe essere Ringflow Riunioni video che fa parte della stessa piattaforma telefonica cloud della tua chiamata aziendale. Le tue riunioni e le tue chiamate si svolgeranno tutte sulla stessa piattaforma.
Quando utilizzi la videoconferenza, le tue riunioni seguiranno un processo semplice. Pianifichi un incontro nel tuo calendario, la piattaforma creerà un collegamento, lo invierai ai tuoi ospiti. Faranno clic sul collegamento e si uniranno utilizzando qualunque dispositivo abbiano.
L'host gestirà chi può parlare e cosa viene mostrato. Una buona piattaforma ti fornirà una registrazione, una trascrizione e un riepilogo della riunione in modo che coloro che non sono coinvolti possano aggiornarsi rapidamente.
I team solitamente vorranno implementare una soluzione specifica per superare i seguenti problemi:
- Disgiunto: Utilizzo di più app con collegamenti e regole diversi.
- Frustrazione dell'ospite: Clienti e candidati non vogliono scaricare.
- Mancanza di decisioni: Nessuno annota le decisioni e chi ne è responsabile.
- Controlli scarsi: Gli amministratori non possono controllare chi può registrare, condividere e invitare.
- Nessun follow-up: Al cliente non vengono aggiunte note o registrazioni.
Funzionalità principali delle riunioni video da confrontare
Ci saranno molte funzionalità da considerare, tuttavia la maggior parte sarà simile tra i fornitori. Queste sono le funzionalità che renderanno la tua esperienza fluida o frustrante.
- Numero massimo di partecipanti: Quante persone possono partecipare a una riunione. Puoi dividerti in stanze per sottogruppi?
- Partecipa al browser: Gli ospiti possono partecipare tramite il browser.
- Condivisione dello schermo: Puoi condividere facilmente una finestra o uno schermo intero senza ritardi.
- Registrazione: Puoi salvare sul cloud? Per quanto tempo verranno salvati? Chi può visualizzare?
- Trascrizione e riepilogo: Trascrizione in tempo reale, azioni da intraprendere e un'e-mail di riepilogo inviata alla fine.
- Integrazione del calendario: Un clic per partecipare a una riunione tramite Google Calendar, Outlook o iCal.
- Chiamata telefonica: Gli utenti possono connettersi se hanno una connessione Internet scarsa.
- Multipiattaforma: App Web, desktop e mobili. Tutto funzionerà allo stesso modo.
- Tempi: Ci sono limiti di tempo?
- Integrazione CRM e strumenti: Puoi aggiungere note e dare seguito ai tuoi sistemi esistenti.
Non lasciarti prendere dal numero di funzionalità. Seleziona alcune piattaforme e organizza un breve incontro per vedere quale offre un'esperienza facile per coloro che non l'hanno mai utilizzata.
È anche utile notare chi utilizzerà le funzionalità. Gli host si occuperanno della programmazione, dei controlli e della registrazione. Gli ospiti si preoccuperanno della facilità di partecipazione e dell'audio chiaro. Gli amministratori si occuperanno delle impostazioni di sicurezza, dei report e dei costi.
Scegliere una soluzione che funzioni per tutti significherà che verrà adottata più rapidamente.
La qualità audio viene spesso trascurata. Sebbene un'immagine leggermente sfocata possa essere perdonata, un audio scadente causerà frustrazione. Prova a partecipare a una riunione sul tuo laptop, telefono e nella sala conferenze durante le prove per assicurarti che l'audio sia chiaro.
Tipi di soluzioni di videoconferenza
La videoconferenza di solito è disponibile in due varianti. Un'app autonoma che offrirà solo riunioni. Oppure una soluzione integrata che farà parte di una piattaforma più ampia che offre chiamate, messaggistica e record dei clienti.
Dipende davvero da quanto del tuo flusso di lavoro si trova in un unico sistema.
| Opzione | Ideale per | Pro | Contro |
|---|---|---|---|
| Applicazione autonoma | Ho solo bisogno di riunioni | Funzionalità semplici. Molti ospiti sapranno come utilizzare. | Login, contatto e fatturazione diversi. |
| Integrato con telefono/UCaaS | Chiamare i clienti e poi incontrarsi | Un accesso e un elenco di contatti. | Caratteristiche meno specifiche. |
| Piano gratuito | Uso personale o piccole chiamate informali | Nessun costo | Limitazioni di tempo, partecipanti e amministrazione. |
I piani gratuiti sono utili per le chiamate informali. Tuttavia, la maggior parte limiterà la durata delle chiamate, dei partecipanti e dell'amministratore. La guida al le migliori app di videochiamate gratuite ti mostrerà cosa puoi davvero fare.
Come scegliere il software per videoconferenze
La scelta del software giusto inizierà esaminando il tipo di riunioni che hai.
- 1Elenca i tipi di riunioni che hai. Suddiviso in aggiornamenti interni, chiamate ai clienti, interviste e grandi riunioni.
- 2Quanto è grande la tua riunione più grande? Quante persone ospiterai? Hai bisogno di stanze per relax?
- 3Come si iscrivono i tuoi ospiti? Se si uniscono molti clienti e candidati, l'opzione del browser diventa più importante.
- 4Assicurati che si integri con i tuoi strumenti. Controlla se si integra con il tuo calendario, CRM e sistema telefonico.
- 5Puoi salvare registrazioni e note? Dove vengono salvati? Per quanto tempo verranno salvati? Vengono inviati riepiloghi al cliente?
- 6Verificare le limitazioni. C'è un limite alla durata delle riunioni? Partecipanti? Magazzinaggio? Ci sono funzionalità mancanti sui piani inferiori?
- 7Esegui una prova. Chiedi a un piccolo gruppo di utilizzare la piattaforma per un paio di settimane. Chiedi loro cosa ha causato ritardi.
Ringflow offre una prova gratuita di 14 giorni e tutti i piani offrono video HD. Ciò significa che il tuo team può provare a utilizzarlo per le riunioni con la tua chiamata aziendale. Assicurati che qualunque sia il fornitore con cui vai, offra una prova utilizzando le tue riunioni.
Sicurezza, privacy e accessibilità
Poiché le riunioni spesso contengono dati sui clienti, prezzi e informazioni personali, vale la pena chiedere direttamente a ciascun fornitore. Le tue chiamate sono criptate? Chi può aderire? Chi può registrare? Dove sono conservati? È anche importante garantire che la soluzione sia accessibile.
L'aggiunta di didascalie e trascrizioni aiuterà le persone non udenti o con problemi di udito. Chiunque si trovi in un ambiente rumoroso ne trarrà beneficio. Il W3C spiega come realizzarlo supporti audio e video accessibili.
Rivolgi le seguenti domande a tutti i fornitori:
- Le tue riunioni sono crittografate? Esiste la crittografia end-to-end?
- Gli organizzatori possono bloccare la riunione? Hai bisogno dell'approvazione per partecipare? Calciare gli ospiti?
- Chi può registrare? Visualizzazione? Eliminare?
- Dove sono archiviate le registrazioni e le trascrizioni? Per quanto tempo verranno conservati?
- Sono disponibili le didascalie? Sul piano che intendi acquistare?
- Qual è la garanzia di operatività? Come funzioneranno i crediti?
Assicurati di riceverlo per iscritto. Non lasciarti ingannare pensando che possano farlo poiché saranno sicuri durante una chiamata di vendita. Le impostazioni di sicurezza non saranno d'aiuto a meno che qualcuno del tuo team non le possieda.
Conclusione
Scegliere il giusto software di videoconferenza renderà facile la partecipazione alle riunioni e avrai una chiara registrazione delle decisioni. Inizia considerando il tipo di riunioni che hai più spesso. Decidi se desideri un'app autonoma o una soluzione integrata.
Considera le funzionalità e se verranno utilizzate.
Provalo! L'esecuzione di una breve prova ti darà un'idea della qualità audio, dell'esperienza degli ospiti e del follow-up. Ringflow offre una prova gratuita così puoi vedere come funziona con la tua linea di business senza rischi.
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Domande frequenti
Si tratta di audio e video dal vivo tra due o più persone su Internet. Ti unisci da un collegamento, un'app o un browser e l'host gestisce chi può parlare e cosa viene mostrato.
Inizia con numero massimo di partecipanti, accesso al browser, condivisione dello schermo, registrazione, trascrizioni, integrazione del calendario e limiti di tempo. Quindi controlla quali di essi mancano nel piano che desideri.
SÌ. La maggior parte dei piani gratuiti limita la durata delle chiamate, il numero di partecipanti e i controlli di amministrazione, quindi si adattano meglio alle chiamate informali.
Molte piattaforme consentono agli ospiti di partecipare da un browser. Verifica che il piano che stai acquistando lo includa.
Dipende dal venditore. Chiedi informazioni sulla crittografia, chi può partecipare e registrare e dove sono archiviate le registrazioni e ottieni le risposte per iscritto prima di acquistare.
