Introdução
No papel, um sistema telefônico local para 20 usuários e uma assinatura na nuvem para 20 usuários parecem quase iguais. Ambos oferecem chamadas, correio de voz e videoconferências. Mas os resultados variam rapidamente no dia em que uma sala de servidores inunda ou uma contratação de TI é encerrada sem aviso prévio. Cloud UCaaS significa que um fornecedor hospeda seu telefone e ferramentas de colaboração em seus próprios data centers. Você paga uma assinatura e se conecta pela internet. No local significa que a própria empresa compra, hospeda e mantém esse equipamento. Sua própria equipe de TI o mantém funcionando. Este guia compara quanto custa cada modelo, quem cuida da manutenção, como cada um se comporta em caso de desastre, se o local é realmente mais seguro e que tipo de negócio se adapta a cada opção.
Qual é a diferença real entre Cloud UCaaS e On-Premise?
A principal diferença é propriedade e localização. Quem é o proprietário do equipamento e onde ele fica? Os sistemas locais são executados em hardware dentro do seu próprio prédio ou data center. Você compra imediatamente e sua equipe de TI gerencia. O Cloud UCaaS é executado na infraestrutura de um provedor, acessada pela Internet. O fornecedor cuida do equipamento, das atualizações de software e do tempo de atividade.
Essa diferença molda quase todas as outras compensações neste guia. Ele define a estrutura de custos, quem cuida da manutenção, como ocorrem os desastres e como as tarefas de segurança são divididas.
Como os custos realmente se comparam?
Os dois modelos gastam dinheiro de formas muito diferentes. No local é uma despesa de capital. Uma configuração típica de 20 usuários custa cerca de US$ 14.500 adiantados. Isso cobre hardware (cerca de US$ 6.500), configuração (cerca de US$ 1.000), aparelhos (cerca de US$ 3.000) e licenças de software (cerca de US$ 4.000). Os contratos de manutenção contínua acrescentam outros US$ 500 a US$ 2.000 por mês para sistemas de tamanho SMB. As linhas troncais PSTN têm um custo extra.
Em vez disso, o Cloud UCaaS é uma despesa operacional. Normalmente custa de US$ 20 a US$ 50 por usuário por mês. Esse preço inclui recursos, atualizações e suporte, sem necessidade de compra de hardware. Há também uma poupança secundária real. As equipes de TI relatam que evitaram cerca de US$ 5.000 em custos administrativos e de suporte no primeiro ano simplesmente por não gerenciarem os equipamentos por conta própria. Com o tempo, o UCaaS na nuvem tende a ganhar no custo total para organizações em crescimento ou espalhadas. O local ainda pode fazer sentido financeiro para uma empresa com um número de funcionários estável e equipamentos já pagos.
Quem carrega a manutenção e a carga de TI em cada modelo?
No local, a carga de manutenção recai diretamente sobre a empresa. Atualizações, solução de problemas, patches de segurança e falhas de hardware exigem habilidades de TI internas ou contratadas. Sem essas habilidades disponíveis, o risco aumenta rapidamente. Um patch perdido ou uma peça com falha torna-se seu problema a ser resolvido. E muitas vezes acontece durante o horário comercial, quando dói mais.
O Cloud UCaaS transfere quase todo esse trabalho para o provedor. As atualizações de software são implementadas centralmente, sem necessidade de ação do usuário. O fornecedor é responsável por manter o sistema disponível. Este é o principal motivo pelo qual as equipes de TI preferem a nuvem. Os sistemas locais não são confiáveis por design. Sua confiabilidade depende inteiramente de quão bem equipada está a equipe interna que os mantém.
Qual opção lida melhor com a recuperação de desastres?
Esta é uma das diferenças mais marcantes entre os dois modelos. O equipamento local fica em um prédio físico. Isso a torna vulnerável aos mesmos desastres que atingiram os negócios ao seu redor. Incêndios, inundações e longos cortes de energia podem danificar ou destruir o sistema telefônico no pior momento possível – enquanto todo o resto também dá errado.
O Cloud UCaaS é construído em torno de data centers externos, infraestrutura redundante e backups automáticos. Muitas vezes, chamadas e mensagens podem continuar funcionando mesmo se o escritório estiver completamente inacessível. Os sistemas locais também quebram com mais frequência devido a falhas rotineiras de energia ou de Internet, e não apenas a grandes desastres. Não há backup externo para recorrer quando algo local dá errado.
O local é realmente mais seguro que a nuvem?
A resposta honesta: depende de quem está fazendo a segurança. On-premise oferece à empresa controle total e direto sobre sua própria configuração de segurança. Firewalls, políticas de acesso e residência de dados são todos decididos internamente. Mas esse controle vem com total responsabilidade. Sua própria equipe de TI deve configurar e atualizar constantemente tudo corretamente.
Os provedores de Cloud UCaaS oferecem segurança em escala empresarial por padrão. Isso significa criptografia, firewalls, proteção DDoS e monitoramento de segurança dedicado. A maioria das empresas, especialmente as mais pequenas, não conseguiria construir isso sozinhas. Para a maioria das organizações, a equipe de segurança de um fornecedor de nuvem bem equipada supera o que uma equipe interna consegue manter sozinha. A exceção: organizações com regras rígidas de conformidade ou residência de dados. Se você precisar provar exatamente onde os dados estão e quem pode tocá-los, o local (ou uma configuração híbrida rigidamente controlada) ainda terá um caso real.
Que tipo de negócio se adapta a cada modelo?
On-premise se ajusta a um perfil mais restrito do que antes. O melhor caso: um número de funcionários estável, equipamentos já pagos pelo negócio e regras rígidas de conformidade ou residência de dados que exigem controle direto. Uma boa configuração ainda precisa de um técnico de TI experiente. Também é uma opção fraca quando os funcionários costumam trabalhar remotamente ou em trânsito. Os sistemas locais são construídos com base na presença física no escritório.
O Cloud UCaaS se adapta ao caso mais amplo e de crescimento mais rápido. Isso significa que as organizações aumentam ou diminuem o número de funcionários, administram vários locais ou apoiam equipes remotas e híbridas. Custos mais baixos, escalonamento fácil e menos manutenção fazem da nuvem a escolha padrão para a maioria das empresas atualmente. On-premise agora é a exceção, reservada para casos com um motivo específico para escolhê-lo. Confiabilidade em Escala Empresarial mostra essa mudança com mais clareza. Organizações grandes e espalhadas são as que têm mais a perder com uma interrupção no local. Eles também ganham mais quando um fornecedor absorve esse risco.
Como o Ringflow se ajusta à decisão na nuvem versus no local?
Para o contact center e o lado de vendas de sua pilha de comunicações, o Ringflow resolve essa decisão por design. Ringflow é um Contact Center em nuvem e plataforma de vendas de IA, desenvolvido nativo da nuvem, sem opção local. Então Roteamento de chamadas, relatórios e recursos de IA são executados no modelo de confiabilidade e recuperação de desastres descrito acima. Nada depende do seu hardware local ou da equipe de TI.
Essa é uma afirmação mais restrita do que resolver nuvem versus local para toda a sua configuração de comunicações. A comparação deste guia se aplica principalmente às decisões gerais de compra de UCaaS. Ringflow cobre a parte de atendimento ao cliente, vendas e suporte dessa pilha mais ampla.
Pesquisa Marconet faz um ponto relacionado que vale a pena lembrar. Os sistemas locais também falham devido a problemas rotineiros de energia ou de Internet, e não apenas a grandes desastres. Não há backup externo para recorrer localmente.
Conclusão
A decisão entre nuvem versus local diminuiu nos últimos anos. O Cloud UCaaS agora ganha em custo, manutenção e recuperação de desastres para a maioria das empresas em crescimento ou espalhadas. O caso restante no local depende de regras ou equipamentos de conformidade específicos pelos quais uma empresa já pagou. Não é uma vantagem geral de confiabilidade ou segurança.
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Perguntas frequentes
No local significa que uma empresa compra e hospeda seu próprio hardware e software de sistema telefônico. Sua própria equipe de TI o administra. Cloud UCaaS significa que um fornecedor hospeda tudo em seus próprios data centers. A empresa paga uma assinatura e se conecta à Internet em vez de possuir o equipamento.
Para a maioria das empresas em crescimento ou distribuídas, sim, ao longo do tempo. Uma configuração local para 20 usuários pode custar cerca de US$ 14.500 adiantados em hardware, telefones e licenças, antes de qualquer manutenção contínua. O Cloud UCaaS normalmente custa entre US$ 20 e US$ 50 por usuário por mês, sem necessidade de compra de hardware. No local ainda pode ser mais barato a longo prazo para um quadro de funcionários estável com infraestrutura já instalada.
No local, sua própria equipe de TI cuida de atualizações, solução de problemas e patches de segurança. Isso requer experiência interna real para ser feito com segurança. Com o UCaaS na nuvem, o provedor cuida da manutenção e das atualizações de maneira centralizada. Esse é um dos principais motivos pelos quais as equipes de TI relatam grandes economias administrativas após a mudança.
O Cloud UCaaS geralmente funciona melhor. Ele funciona em data centers externos com backups, para que os funcionários possam continuar trabalhando remotamente se um escritório estiver inacessível. Equipamentos locais instalados em um prédio durante um incêndio, inundação ou queda prolongada de energia podem ser danificados ou perdidos completamente.
Depende se a sua equipe de TI consegue corresponder aos recursos de segurança de um provedor dedicado. A maioria das organizações menores não pode. No local oferece controle direto total sobre as configurações de segurança. O Cloud UCaaS normalmente vem com criptografia de nível empresarial, firewalls e proteção DDoS integrados pelo fornecedor.
O caso restante mais forte: regras estritas de residência de dados ou de conformidade, um número de funcionários estável e infraestrutura já paga. As empresas que estão crescendo, distribuídas ou que precisam de comunicação remota geralmente são melhor atendidas pelo UCaaS na nuvem.
O Ringflow é construído como um contact center em nuvem e uma plataforma de vendas de IA desde o início, portanto, a decisão entre nuvem versus local abordada neste guia já foi resolvida por design para essa parte da pilha de comunicações de uma empresa.
