Введение
Система деловой телефонной связи — это система, которая отвечает, маршрутизирует и записывает каждый звонок, который делает или получает ваша компания. Когда это работает, никто этого не замечает.
Когда этого не происходит, клиенты доходят до голосовой почты, мобильный номер менеджера становится основной линией, а пропущенный звонок превращается в упущенную продажу.
Большинство команд начинают задумываться о новой настройке, когда что-то ломается: переезд во второй офис, наем сотрудников на работу из дома или настольный телефон, который никто не может починить.
В этом руководстве объясняется, что делают эти системы, чем различаются основные типы, за какие функции стоит платить и как выбрать, не перекупая.
Что такое деловая телефонная система?
Он соединяет номера телефонов вашей компании с людьми, которые на них отвечают. Он выполняет базовые функции, такие как звонок на нужный стол, перенаправление звонящих на голосовую почту и перевод вызова между коллегами.
Он также справляется с тем, чего не может личный тарифный план мобильной связи: основной номер, по которому звонят несколько человек, меню для сортировки звонящих и расширения, которые напрямую связываются с каждым товарищем по команде.
В более старых системах оборудование размещалось в шкафу и проводилось к каждому столу. Современные работают в облаке, поэтому звонки передаются через Интернет, а провайдер поддерживает работу оборудования.
Сотрудники входят в систему с помощью настольного телефона, ноутбука или мобильного приложения, и на всех из них работает один рабочий номер.
Облачный сервис, например Ringflow Бизнес-телефон следует этой модели: вы переносите или выбираете номер, создаете меню звонков в редакторе, назначаете расширения и входите в систему на любом поддерживаемом устройстве.
Типичная установка охватывает несколько повседневных задач:
- Один рабочий номер: клиенты набирают один номер независимо от того, кто отвечает
- Подключенные устройства: настольные телефоны, ноутбуки и мобильные приложения звонят одновременно
- Общение в команде: расширения, переводы и интерком позволяют коллегам оставаться на связи
- Обработка звонков: меню, очереди и голосовая почта гарантируют, что ни один вызов не будет сброшен
- Записи: журналы вызовов и записи показывают, что происходило при каждом вызове
Типы бизнес-телефонных систем
Эти установки делятся на три группы. Правильный выбор группы зависит от вашего размера, вашего бюджета и того, какая часть вашей команды работает вне одного офиса.
| Тип | Где он работает | Лучшее для | Главный компромисс |
|---|---|---|---|
| Локально | Оборудование в вашем здании | Сайты, которым необходим полный локальный контроль | Высокие первоначальные затраты и более медленные обновления |
| Облачный | Облако провайдера с приложениями и настольными телефонами | Растущие, гибридные или расположенные в нескольких местах команды | Качество звонка зависит от вашего интернет-соединения. |
| Гибридный | Часть на ваших серверах, часть в облаке | Команды переходят в облако поэтапно | Две среды, которыми нужно управлять на некоторое время |
Локальная установка дает вам наиболее прямой контроль и продолжает работать даже при отключении Интернета, но вы несете ответственность за обслуживание, и каждое изменение проходит через установщика.
Облачная настройка рассматривает телефон как приложение, поэтому новый сотрудник может начать работу, установив его и войдя в систему. Гибридная настройка сохраняет работоспособность существующего оборудования, пока новые пользователи или местоположения начинают работу в облаке.
Если вы взвешиваете первый и второй варианты, то разбивка по АТС против VoIP сочетает в себе затраты, мобильность и надежность.
Функции системы бизнес-телефонии, которые заслужили свое место
Списки функций длинные, и большинство команд используют лишь некоторые из них. Начните с функций, которые меняют восприятие ваших звонков клиентами, а затем добавляйте остальные по мере роста команды.
- Маршрутизация звонков: отправляет каждый вызов человеку, группе или очереди на основе установленных вами правил, поэтому ни один вызов не зависит от одного стола
- Автосекретарь: приветствует звонящих с помощью меню, чтобы они могли выбрать продажи, поддержку или выставление счетов, не отвечая первым
- Голосовая почта: перехватывает сообщения, когда никто не берет трубку, часто с отправкой расшифровки на электронную почту
- Мобильные звонки: позволяет сотрудникам использовать служебный номер из приложения для телефона с единым входом на всех устройствах.
- Интеграция CRM: регистрирует звонки в записи клиента, хотя приобретаемый вами план определяет, какие интеграции включены
- Аналитика звонков: показывает громкость звонков, пропущенные звонки и часы занятости, чтобы вы могли подобрать соответствующий персонал
Для конкретных команд стоит обратить внимание на несколько дополнений. Запись звонков с помощью поиска помогает отделам продаж и поддержки анализировать разговоры. Функция «Переворот вызова» позволяет перенести вызов со стационарного телефона на мобильный, не прерывая его.
Секретарь с искусственным интеллектом может отвечать на звонки в нерабочее время и собирать информацию о потенциальных клиентах. Не каждый план включает в себя все функции, поэтому прежде чем сравнивать цены, проверьте, на каком уровне есть те, которые вам нужны.
Как выбрать корпоративную телефонную систему
Лучший выбор — тот, который ваша команда будет использовать без курса обучения. Выполните эти шаги по порядку.
- 1Определите потребности бизнеса. Подсчитайте своих пользователей и местоположения сегодня и через год и отметьте, где люди работают. Если половина команды мобильна, облачная установка с приоритетом приложений подойдет лучше, чем настольные телефоны, привязанные к одному зданию.
- 2Сопоставьте функции с должностями. Запишите, что должна делать система, например, маршрутизировать по отделам, записывать звонки или подключаться к вашей CRM, а остальное игнорировать.
- 3Проверьте свой интернет. Облачные звонки зависят от устойчивого соединения, поэтому перед переключением проверьте пропускную способность в самый загруженный час.
- 4Установите бюджет. Посмотрите на минимальное количество мест, дополнительные сборы за минуты или номера и на то, что произойдет, если вы уйдете, а не только на общую ежемесячную цену.
- 5Планируйте масштабируемость. Подтвердите, что вы можете добавлять пользователей и местоположения без нового оборудования или нового контракта.
- 6Сохраните свой номер. Подтвердите, что ваш текущий номер можно перенести без дополнительной оплаты, и спросите, сколько времени это займет.
- 7Запустите пробную версию. Подключите к системе небольшую группу на пару недель и измерьте пропущенные звонки и качество звонков.
Ringflow предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию без необходимости использования кредитной карты, что дает небольшой команде время протестировать маршрутизацию, приложения и качество звонков перед принятием решения. Какого бы поставщика вы ни оценивали, попросите пробную или пилотную версию, а не полагайтесь на демо-версию.
Безопасность, соответствие требованиям и надежность
Настройка телефона содержит сведения о клиентах, информацию о платежах и частные разговоры, поэтому она заслуживает такого же внимания, как и любая другая система компании. Интернет-звонки сопряжены со своими рисками, включая мошенничество с междугородной связью, подслушивание и подделку идентификатора вызывающего абонента.
The Руководство NIST по безопасности VoIP Это более старый документ, но он по-прежнему содержит полезный контрольный список рисков, основанный на угрозах, и меры контроля, которые их снижают.
Прежде чем подписать контракт, спросите каждого поставщика о:
- Аутентификация вызова: имеют ли исходящие вызовы аттестацию STIR/SHAKEN, чтобы они с меньшей вероятностью были помечены как спам
- Согласие на запись: можете ли вы настроить запросы на получение согласия в соответствии с правилами штатов, в которых вы работаете
- Контроль доступа: кто может прослушивать записи и протоколируется ли воспроизведение
- Данные платежа: можно ли удалить конфиденциальные данные карты из записей
- Аварийное переключение: что происходит со звонками, если у вас проблемы с интернетом или сетью провайдера
- Поддерживать: как вы связываетесь с человеком и какие часы он занимает
Надежность зависит не только от вашей сети, но и от провайдера. По возможности используйте проводное соединение для настольных телефонов и подготовьте правило переадресации для мобильных устройств на случай чрезвычайных ситуаций.
Заключение
Настройка телефона должна облегчить доступ к вашей компании и облегчить управление. Начните с того, как работает ваша команда, выберите подходящий тип и выберите функции для звонков, которые вы принимаете каждый день, а не самый длинный список на странице цен.
Протестируйте, прежде чем совершать. Короткая пробная версия с реальными звонками расскажет вам больше о качестве звонков, усилиях по настройке и поддержке, чем любая брошюра. Когда вы будете готовы сравнить варианты, попробуйте начать с бесплатной пробной версии Ringflow с низким уровнем риска.
Готов, когда вы будете
Готовы увидеть настройку телефона, которая работает так же, как ваша команда?
Настройте номера, меню и расширения в одном месте и примите первый звонок в тот же день.
Часто задаваемые вопросы
Это установка, которая управляет звонками вашей компании: она соединяет ваши рабочие номера с вашей командой, направляет звонящих к нужному человеку и обрабатывает голосовую почту, меню и запись. Современные системы работают через Интернет и работают на настольных телефонах, компьютерах и мобильных приложениях.
Обычная линия соединяет один телефон с одним номером. Настройка компании позволяет многим людям обмениваться номерами, использовать добавочные номера, переводить вызовы, удерживать очереди и записывать разговоры, поэтому она работает для команды, а не для одного человека.
Не с облачной настройкой. Вы можете использовать компьютер или мобильное приложение или добавить настольные IP-телефоны, если ваша команда предпочитает их. Только традиционные локальные системы требуют сервера и выделенной проводки.
В большинстве случаев да. Провайдеры обычно могут перенести ваш текущий номер на новую настройку. Спросите, бесплатно ли портирование и сколько времени оно занимает, и поддерживайте работу старого сервиса до тех пор, пока не заработает новый.
Подсчитайте своих пользователей и местоположения, отметьте, где люди работают, и составьте список функций, необходимых для ежедневных звонков. Затем опробуйте два-три варианта с пробной версией и сравните пропущенные звонки, качество звонков и простоту использования.
