Введение
Что такое софтфон? Это приложение превращает ваш ноутбук или телефон в полноценную телефонную линию для бизнеса, не требуя настольного оборудования. В этом руководстве объясняется, как работает программный телефон, что вам нужно перед его установкой и как настроить его за считанные минуты. В результате вы будете точно знать, подходит ли программный телефон вашей команде и чем бизнес-версия отличается от бесплатного приложения на вашем собственном телефоне.
- Ответ на вопрос, что такое программный телефон, начинается с одной идеи: он превращает любой ноутбук, планшет или телефон в работающее бизнес-направление.
- Программному телефону требуется стабильная полоса пропускания не менее 100 кбит/с на вызов, и большинство людей никогда не проверяют это перед его установкой.
- Лучший программный телефон для использования в бизнесе включает в себя маршрутизацию вызовов, ведение журнала CRM и функции искусственного интеллекта, которые отсутствуют в большинстве персональных приложений.
- Установка занимает менее 10 минут: скачайте приложение, войдите в систему и сразу же начинайте звонить.
Что такое софтфон?
Программный телефон — это программное обеспечение, которое превращает компьютер, планшет или смартфон в телефонную линию. Он использует подключение к Интернету вместо телефонной розетки или SIM-карты. По сути, программное обеспечение программного телефона на самом деле представляет собой просто клиент IP-программного телефона, взаимодействующий с серверами вашего провайдера. Программа обрабатывает набор номера, звонок и звук вызова так же, как это делает обычный настольный телефон. Большинство современных бизнес-команд теперь используют один компьютер вместо того, чтобы покупать оборудование для каждого отдельного стола.
Так что же такое софтфон в повседневной практике? Представьте себе клавиатуру телефона на экране, а не на столе. Это действительно так, но ценность проявится, как только вы увидите, как это работает и сколько на самом деле требуется для эксплуатации скважины.
Программный телефон не требует специального устройства. Любой ноутбук или телефон с микрофоном и динамиком может работать с ним, и у большинства людей уже есть все необходимое.
Программные телефоны обычно бывают двух видов. Автономное приложение предназначено только для звонков и не имеет привязки к более крупной платформе. Встроенный программный телефон находится внутри полноценной бизнес-телефонной системы наряду с маршрутизацией вызовов, отправкой текстовых сообщений и подключением к CRM. Большинство растущих команд со временем переходят от первого типа ко второму, обычно после того, как общая линия или система пропущенных вызовов начинают стоить реальному бизнесу.
Как работает софтфон
Программный телефон передает ваш голос в виде данных, а не аналогового сигнала, так же, как и любой другой телефон. VoIP-телефония делает. Ваш голос оцифровывается, сжимается и разделяется на небольшие пакеты. Эти пакеты передаются через Интернет на серверы вашего провайдера. Затем серверы перенаправляют их человеку, которому вы звоните, где бы он ни находился.
Именно поэтому вопрос «что такое софтфон» часто приводит к второму: почему качество связи так сильно различается? Ответ обычно зависит от вашей сети, а не от приложения. Наибольшее значение имеют две вещи: какая полоса пропускания свободна в момент вызова и насколько стабильно и без задержек доходят пакеты. Медленное, перегруженное соединение приводит к прерыванию звука, независимо от того, насколько хорошо программное обеспечение.
Софтфон против настольного телефона
Настольный телефон подключается к настенной розетке и остается на столе весь день. Как только вы узнаете, что такое программный телефон, сравнение настольных телефонов станет простым.
- Не нужно покупать, доставлять или ремонтировать дополнительное оборудование.
- Работает дома, в номере отеля или в коворкинге.
- Обновления выполняются мгновенно, без необходимости посещения технического специалиста.
- Стоимость одного места с течением времени будет ниже, чем при использовании физического телефона.
- Переезжает вместе с сотрудником, если он меняет стол или офис.
Что вам нужно перед установкой программного телефона
Большинство руководств отвечают на вопрос, что такое программный телефон, и останавливаются на этом, а затем задаются вопросом, почему качество связи ухудшается, когда реальные команды начинают его использовать.
- Стабильное подключение к Интернету со скоростью не менее 100 кбит/с на активный вызов, чтобы звук не прерывался на полуслове.
- Гарнитура или встроенный микрофон, подавляющий фоновый шум в оживленной комнате.
- Тихое соединение Wi-Fi или проводная линия Ethernet для тех, кто совершает параллельные звонки.
- Доступ администратора для установки приложения на рабочее устройство без задержек со стороны ИТ-специалистов.
Пропустите этот контрольный список, и программный телефон будет обвинен в том, что на самом деле является проблемой маршрутизатора. Сначала проверьте свое соединение, прежде чем распространять его на всю команду.
Простой тест работает хорошо: запустите бесплатный тест скорости за своим столом, затем запустите тот же тест на Wi-Fi в комнате отдыха или в общем пространстве. Если цифры сильно различаются, звонки из этого второго места будут звучать хуже, независимо от того, какое приложение вы выберете.
Как настроить приложение для программного телефона: шаг за шагом
- 1Загрузите приложение для программного телефона на свое устройство: настольный компьютер, iOS или Android.
- 2Войдите в систему, используя логин, который ваш провайдер отправил вам по электронной почте после регистрации.
- 3Разрешите доступ к микрофону при первом запросе приложения.
- 4Проверьте реальный звонок, чтобы убедиться, что звук работает в обоих направлениях.
- 5Установите идентификатор вызывающего абонента, приветствие голосовой почты и часы работы.
Большинство людей выполняют эти пять шагов менее чем за десять минут. Никакого визита технического специалиста, новой телефонной розетки и ожидания доставки. Как только он заработает, повседневная реальность того, что такое программный телефон, становится очевидной: это всего лишь значок, на который вы нажимаете перед каждым вызовом.
Если ваша команда уже использует платформу бизнес-телефона, этап использования программного телефона часто будет еще короче. Приложение извлекает ваш номер, приветствие и правила маршрутизации прямо из вашей учетной записи, поэтому никому не придется ничего перенастраивать вручную.
Ключевые особенности, на которые следует обращать внимание в софтфоне
Не все варианты созданы одинаковыми, и различия быстро проявляются, если ваша команда ежедневно использует один из них. Знание того, за какой программный телефон стоит платить, сводится к пяти вещам, а не к длине страницы с функциями.
- Маршрутизация вызовов и автосекретари для входящих вызовов, чтобы нужный человек отвечал
- Транскрипция голосовой почты, поэтому никто не воспроизводит сообщение дважды только для того, чтобы записать номер.
- Интеграция CRM, например HubSpot или Zoho, для зарегистрированных заметок о вызовах, которые не требуют ручного ввода.
- HD-аудио с резервным режимом низкой пропускной способности для нестабильного соединения
- Статус присутствия, показывающий, кто уже разговаривает по телефону, прежде чем вы его переведете
Программный телефон Ringflow включает в себя все функции из этого списка. Он также добавляет сводку вызовов AI — функцию, которую большинство автономных приложений полностью пропускают. Это особенно важно в напряженные дни, когда ни у кого нет времени переиграть звонок, чтобы вспомнить, о чем было согласовано.
Софтфон для бизнеса: почему команды меняются
Персональный программный телефон просто обрабатывает звонки одного человека на одном устройстве. Деловой программный телефон должен обслуживать всю команду одновременно, и это меняет то, что на самом деле имеет значение.
Общие номера, перевод звонков между представителями и прозрачность каждого разговора для менеджера становятся реальными требованиями, когда на одной линии находится более одного человека. Растущим командам необходимо, чтобы звук оставался стабильным независимо от того, звонят ли пять человек одновременно или пятьдесят. Эту часть большинство объяснений того, что такое программный телефон, полностью пропускают: одна загрузка сама по себе не масштабируется для команды.
Стойке регистрации здравоохранения нужны напоминания о встречах и быстрый перевод к нужному поставщику услуг. Команда риэлтора нуждается в быстрых обратных звонках потенциальным клиентам до того, как первым позвонит конкурент. Юридическому офису необходим чистый журнал вызовов, привязанный к каждому файлу клиента. Ничто из этого не исходит только от приложения, поскольку обычное приложение для звонков не знает, какой отдел на самом деле нужен звонящему.
Распространенные проблемы с программными телефонами и быстрые решения
- Прерывистый звук: обычно проблема с пропускной способностью или Wi-Fi, а не с самим приложением.
- Эхо при звонках: вызвано тем, что два устройства остались открытыми во время одного вызова.
- Пропущенные входящие звонки: сначала проверьте уведомления и разрешения микрофона.
- Одностороннее аудио: часто соединение блокирует брандмауэр, а не программное обеспечение.
- Задержка звука: обычно слишком много устройств одновременно используют одно соединение.
- Приложение не подключается: убедитесь, что настройки входа и сервера соответствуют тому, что отправил ваш провайдер.
Программный телефон для бизнеса Ringflow добавляет отслеживание звонков в реальном времени, поэтому менеджер обнаруживает эти проблемы еще до того, как агент сообщит о них, и может перенаправить плохое соединение, используя VoIP терминация встроен в платформу. В любом случае большинство проблем с программными телефонами связаны с сетью. VoIP-технология объяснители редко упоминают. Это практическая сторона программного телефона: качество приложения зависит от качества соединения, установленного под ним, поэтому быстрая диагностика каждый раз экономит обращение в службу поддержки.
Заключение
Программный телефон превращает любое устройство в настоящую телефонную линию для бизнеса. Что такое софтфон на самом деле? Просто приложение, стабильная связь и достойная гарнитура. Теперь вы знаете, как это работает и что проверить в первую очередь.
Протестируйте приложение для программного телефона во время одного реального звонка сегодня. Проверьте свою пропускную способность, а затем распространите ее среди остальных членов вашей команды. Программный телефон Ringflow для бизнеса прямо из коробки добавляет маршрутизацию, ведение журнала CRM и сводные данные AI. Начните бесплатную пробную версию и почувствуйте разницу сами.
Готов, когда вы будете
Готовы перестать жонглировать настольными телефонами и сбрасывать вызовы?
Посмотрите, как бизнес-программный телефон Ringflow добавляет маршрутизацию, синхронизацию CRM и сводку вызовов AI в одном приложении.
Часто задаваемые вопросы
Программный телефон — это приложение, которое превращает ноутбук, планшет или телефон в работающую деловую телефонную линию через Интернет. Он заменяет обычный настольный телефон и не требует дополнительного оборудования.
Большинство провайдеров, включая Ringflow, после регистрации предлагают прямую ссылку для загрузки для настольных компьютеров и мобильных устройств. Вы также можете найти автономные программные телефоны в Apple App Store и Google Play Store.
Переключайтесь, когда ваша команда работает удаленно, гибридно или в нескольких местах без одной общей офисной линии. Это также имеет смысл, когда затраты на оборудование настольного телефона начинают перевешивать простую установку приложения.
Он преобразует ваш голос в цифровые пакеты и отправляет их через Интернет с использованием технологии VoIP. Затем серверы вашего провайдера перенаправляют эти пакеты человеку, которому вы звоните.
Да, надежные программные телефоны шифруют вызовы при передаче и требуют безопасного входа в систему для доступа к вашей линии. Убедитесь, что ваш провайдер поддерживает шифрование вызовов, если ваша команда обрабатывает конфиденциальную информацию о клиентах.
Да, большинство программных телефонов позволяют вам устанавливать часы работы и правила маршрутизации для каждого номера или группы. Это позволяет звонить нужному человеку независимо от того, в каком часовом поясе находится ваш абонент.
Если вы знаете, что такое программный телефон, цена станет простой: большинство бизнес-планов стоят от 15 до 30 долларов на пользователя в месяц. Автономные потребительские приложения могут стоить дешевле, но обычно в них отсутствуют инструменты маршрутизации вызовов и CRM.
Персональный программный телефон просто совершает и принимает вызовы на одном устройстве для одного человека. Программный телефон, ориентированный на бизнес, добавляет общие номера, перевод вызовов, видимость для менеджеров и интеграцию CRM в команде.
