Что такое софтфон? Как работают программные телефоны (+ Руководство по настройке)

Введение

Софтфон — это приложение, которое превращает ноутбук, планшет или смартфон в работающий бизнес-телефон. Вы совершаете звонки и отвечаете на них с помощью экрана, а не настольной трубки, используя подключение к Интернету и номер своей компании.

Поскольку нет необходимости покупать или устанавливать оборудование, программный телефон часто является самым быстрым способом обеспечить нового сотрудника, удаленного работника или целую команду подходящей линией.

В этом руководстве от Ringflow объясняется, что такое программный телефон, как через него проходит звонок и чем он отличается от настольного телефона.

Вы также получите контрольный список перед установкой, этапы настройки, функции, за которые стоит заплатить, и то, что изменится, когда вся команда поделится им. Прочтите его, прежде чем выбрать приложение, чтобы избежать проблем, которые большинство команд обнаруживают только после развертывания.

Что такое софтфон и как он работает?

Программный телефон — это программное обеспечение, выполняющее функции настольного телефона. Он предоставляет вам панель набора номера, список вызовов, голосовую почту и контакты на экране, а также подключается к службе вызовов через Интернет. Название сочетает в себе программное обеспечение и телефон.

Его можно использовать на любом ноутбуке, планшете или смартфоне с микрофоном и динамиком, поэтому у большинства людей уже есть все необходимое.

Когда вы звоните, приложение преобразует ваш голос в небольшие цифровые пакеты и отправляет их вашему провайдеру через Интернет. Затем провайдер соединяет вас с другим человеком, независимо от того, использует ли он мобильный, стационарный телефон или другое приложение.

Качество звонков в основном зависит от вашей сети, а не от программного обеспечения, поэтому устойчивое соединение важнее, чем красивый интерфейс.

• Набор номера: вы нажимаете на номер или контакт, и приложение отправляет запрос на звонок вашему провайдеру.
• Оцифровка: во время разговора ваш голос сжимается в небольшие пакеты, готовые к передаче через Интернет.
• Маршрут: серверы провайдера перенаправляют звонок на нужный номер, будь то соседний или заграничный.
• Ответ: голос собеседника возвращается таким же образом, обычно в течение доли секунды.
• Идентификация: при вызове отображается ваш рабочий номер вместо личного мобильного телефона, что позволяет разделить работу и дом.
• Синхронизация: история вызовов, голосовая почта и контакты следуют за вами между ноутбуком и телефоном.
• Стандарты: большинство программных телефонов используют протокол SIP, который позволяет одному приложению работать со многими различными операторами связи.

Софтфон против настольного телефона и мобильных звонков

Настольный телефон подключается к настенной розетке или сетевому порту и остается на одном столе. Это просто и привычно, но каждому новому сотруднику нужна телефонная трубка, кабель и часто визит технического специалиста. Переезд офиса означает перемещение оборудования.

Программный телефон исключает эти шаги, поскольку телефон — это приложение, которое вы устанавливаете на устройство, которое уже есть у сотрудника, что экономит время при каждом приеме на работу.

Мобильные звонки – это снова другой выбор. Звонок с личного мобильного номера смешивает работу и личную жизнь и не оставляет общих записей для бизнеса. Вместо этого программный телефон сохраняет звонки на линии компании, сохраняя общую запись, которую могут просматривать уполномоченные сотрудники.

Если вы сравниваете старые телефонные системы с облачными, наши Руководство по PBX и VoIP объясняет, чем они отличаются по стоимости, гибкости и повседневному управлению.

• Аппаратное обеспечение: для программного телефона требуется только гарнитура, а для настольного телефона — телефонная трубка, кабели и порт питания или сетевой порт.
• Стоимость: рабочее место в приложении обычно обходится дешевле, чем покупка, доставка и ремонт физических телефонов.
• Мобильность: программный телефон работает дома, в отеле или в коворкинге, а настольный телефон остается на месте.
• Обновления: новые функции доступны каждому пользователю сразу, без необходимости посещения технического специалиста или загрузки прошивки.
• Безопасность: большинство программных телефонов для бизнеса шифруют вызовы при передаче и требуют безопасного входа в систему, который редко предлагает личный мобильный телефон.
• Надежность: настольный телефон может пережить сбой ноутбука, тогда как программный телефон зависит от устройства и его Интернета.

Как настроить приложение для программного телефона шаг за шагом

Прежде чем что-либо устанавливать, проверьте три вещи. Вам необходимо стабильное соединение со скоростью не менее 100 Кбит/с для каждого активного звонка. Вам понадобится гарнитура или микрофон, который фильтрует фоновый шум. И вам нужно разрешение на установку приложений на ваше рабочее устройство.

Если пропустить этот контрольный список, программный телефон часто обвиняют в том, что на самом деле он является слабым маршрутизатором или шумной комнатой. Каждая проверка занимает всего минуту.

Сначала проверьте свою сеть, запустив тест скорости на своем рабочем месте, а затем еще раз в общем пространстве, поскольку большой разрыв приводит к неравномерности вызовов. Если звук по-прежнему пропадает позже, наша Руководство по качеству VoIP-звонков проходит через обычные причины.

Если с основами все в порядке, большинство людей выполняют описанные ниже шаги менее чем за десять минут, при этом ничего не отправляя и не проводя.

• Загрузка: установите приложение на свое устройство, будь то Windows, Mac, iOS или Android.
• Войдите: используйте логин, отправленный вашим провайдером после регистрации, который также загружает ваш номер и настройки.
• Разрешите доступ: скажите «Да», когда приложение попросит использовать микрофон, иначе вызовы будут осуществляться без звука.
• Тест: позвоните коллеге и убедитесь, что звук работает четко в обоих направлениях.
• Настройте: установите свой идентификатор вызывающего абонента, приветствие голосовой почты и часы работы перед первым звонком клиента.
• Безопасность: включите двухэтапный вход, если ваш провайдер предлагает его, чтобы потерянный ноутбук не смог раскрыть вашу бизнес-линию.

Ключевые особенности, на которые следует обращать внимание в софтфоне

Не все программные телефоны устроены одинаково, и пробелы быстро обнаруживаются, когда команда использует один из них каждый день. Бесплатное приложение может совершить звонок, но в нем может отсутствовать маршрутизация, общие номера или какая-либо запись о том, что произошло.

Судите о варианте по тому, насколько хорошо он справляется с загруженными моментами, а не по длине списка функций или цене плана входа.

Ringflow включает в себя все указанные ниже функции в своем собственном программном телефоне и добавляет сводки вызовов AI, которые большинство автономных приложений пропускают. Это важно в напряженные дни, когда ни у кого нет времени воспроизвести запись, чтобы вспомнить, о чем было договорено.

Какого бы поставщика вы ни выбрали, убедитесь, что функции, на которые вы полагаетесь, включены в стоимость плана, а не продаются как дополнительные. Дополнительные услуги могут незаметно удвоить ежемесячную стоимость, поэтому попросите пробную версию, прежде чем брать на себя обязательства.

• Маршрутизация вызовов: автосекретарь или группа вызова отправляет каждый входящий вызов тому человеку, который лучше всего может ответить.
• Транскрипция голосовой почты: сообщения приходят в виде текста, поэтому никто не воспроизводит запись только для того, чтобы скопировать номер.
• Интеграция с CRM: вызовы регистрируются в таких инструментах, как HubSpot или Zoho, без необходимости ручного ввода.
• HD-аудио: широкополосный звук с возможностью восстановления при низкой пропускной способности обеспечивает четкость разговоров при слабом соединении.
• Статус присутствия: вы можете увидеть, кто уже разговаривает, прежде чем попытаться перевести его.
• Мобильные и настольные приложения: одна и та же строка и история следят за каждым человеком на каждом устройстве, которое он использует.
• Запись разговоров: звонки можно сохранять для обучения, проверки качества и разрешения споров в соответствии с местным законодательством.

Софтфон для бизнеса: что изменится для команд

Персональный программный телефон обрабатывает звонки одного человека на одном устройстве. Бизнес-софтфон должен обслуживать сразу всю команду, а это меняет требования.

Общие номера, переводы между представителями и видимость менеджера становятся важными, когда несколько человек используют одну линию, а звук должен оставаться четким независимо от того, звонят ли пять человек одновременно или пятьдесят. Отчетность также имеет значение, поскольку менеджерам необходимо видеть объемы звонков и пропущенных звонков.

Вызов службы экстренной помощи требует особой осторожности, поскольку программный телефон может работать откуда угодно, в том числе из гостиничного номера.

The Руководство по FCC VoIP 911 говорит, что взаимосвязанные провайдеры должны получить ваш физический адрес перед активацией, что вам следует обновить его при переезде, и что эта услуга может выйти из строя во время отключения электроэнергии или интернета.

Имейте запасной телефон на случай чрезвычайных ситуаций и попросите удаленных сотрудников обновлять свой адрес при каждом переезде.

• Здравоохранение: стойки регистрации нуждаются в быстром переводе к нужному поставщику услуг и надежных напоминаниях о встречах.
• Недвижимость: агентам необходимо быстро перезванивать новым клиентам, прежде чем конкуренты доберутся до них первыми.
• Юридические вопросы: офисам необходим чистый журнал вызовов, привязанный к каждому файлу клиента для выставления счетов и записей.
• Прерывистый звук: обычно это проблема с пропускной способностью или Wi-Fi, поэтому переключитесь на проводное соединение.
• Одностороннее аудио: часто это означает, что вызов блокирует брандмауэр, а не то, что программное обеспечение неисправно.
• Эхо: причиной этого являются два устройства, оставленные открытыми во время одного вызова, поэтому закройте дополнительное приложение или вкладку.
• Отчетность: на информационных панелях отображается объем вызовов, время ожидания и пропущенные вызовы, что позволяет менеджерам правильно распределять рабочие часы.

Заключение

Программный телефон превращает любое устройство в настоящую телефонную линию для бизнеса. Для этого нужно только приложение, устойчивое соединение и приличная гарнитура, поэтому многие команды отказываются от настольного оборудования.

Теперь вы знаете, как один из них работает, чем он отличается от других вариантов и что следует проверить перед его внедрением. Большинство команд удивляются тому, как быстро окупаются изменения.

Начните с малого, протестировав на этой неделе один программный телефон при одном реальном звонке. Проверьте свою пропускную способность, подтвердите свой экстренный адрес и пригласите одного коллегу попробовать его вместе с вами.

Ringflow предлагает бесплатную пробную версию, так что вы сможете самостоятельно услышать качество звонка и протестировать маршрутизацию, прежде чем поручить всей своей команде настройку нового телефона. Маленькие испытания всегда превосходят большие обещания.

Если вы управляете командой, запланируйте внедрение в два этапа. Начните с небольшой пилотной группы, в течение двух недель собирайте отзывы об аудио и маршрутизации и устраняйте любые обнаруженные вами бреши в сети.

Затем порционно перемещайте всех остальных, оставляя настольные телефоны в качестве запасного варианта, пока новая установка не окажется надежной. Назовите одного человека, который будет владеть учетными записями и обновлять адреса.

Часто задаваемые вопросы