Что такое виртуальный номер телефона? Как это работает и как выбрать

Введение

Виртуальный номер телефона выглядит как любой другой номер, но он не принадлежит какому-то одному телефону, SIM-карте или офису.

Он живет в облаке и звонит туда, куда вы ему прикажете, поэтому малый бизнес, удаленные команды и фрилансеры полагаются на него.

Поскольку клиенты ожидают быстрых ответов по местной или бесплатной линии, номер, привязанный к одному настольному телефону, начинает казаться ограничением.

В этом руководстве объясняется, что такое виртуальный номер телефона, как к вам доходят звонки и какие типы стоит учитывать. В нем также рассматриваются преимущества, этапы настройки и проверки надежности, которые многие покупатели пропускают, пока что-нибудь не сломается.

Независимо от того, добавляете ли вы вторую линию или создаете полноценную телефонную систему, цель одна: номер, который работает так же, как ваша команда работает каждый божий день.

Что такое виртуальный номер телефона?

Виртуальный телефонный номер — это номер, который соединяет звонящих с вами через Интернет, а не через выделенную медную линию или одну SIM-карту. Люди набирают его, как обычный номер, и не видят разницы.

В фоновом режиме ваш провайдер принимает вызов и перенаправляет его в выбранное вами приложение, компьютер или стационарный телефон.

Поскольку номер отделен от какого-либо устройства, вы можете сохранить его при смене телефона, переезде офиса или найме людей в других городах. Многие провайдеры также поддерживают текстовые сообщения, голосовую почту и запись разговоров на одной линии.

Это делает виртуальный номер телефона практичным способом ведения бизнеса без покупки дополнительного оборудования, а для повседневного управления не требуется особых технических навыков.

• Не привязан к SIM-карте, телефону или одному физическому офису.
• Работает через Интернет, поэтому любое подключенное устройство может ответить на звонок.
• Может звонить на мобильное приложение, ноутбук, настольный телефон или несколько устройств одновременно.
• Сохраняет ваш личный номер в тайне, когда вы звоните или отправляете текстовые сообщения клиентам
• Поддержка голосовой почты, маршрутизации вызовов и рабочих часов с веб-панели.
• Часто включает в себя обмен текстовыми сообщениями и голосовую связь на одном и том же номере.
• Остается с вами, когда вы меняете устройства, офисы или членов команды.
• Доступно в местном, бесплатном и международном форматах для различных нужд.

Как виртуальные номера маршрутизируют ваши звонки

Каждый виртуальный телефонный номер работает по протоколу VoIP, который превращает ваш голос в пакеты данных, которые передаются через Интернет. Когда клиент набирает номер, его оператор связи передает вызов вашему провайдеру, и провайдер решает, куда идти дальше.

Это решение занимает долю секунды, и вызывающий абонент слышит звонок так же, как и на традиционной линии, без каких-либо признаков того, что звонок прошел через Интернет.

Вы контролируете пункт назначения через панель управления. Правила могут отправлять вызовы в мобильное приложение в течение дня, в очередь команды во время обеда и голосовую почту в нерабочее время.

Качество звонков по-прежнему зависит от вашего соединения, поэтому надежная сеть имеет такое же значение, как и выбранный вами провайдер. Тестирование в сети, которую фактически использует ваша команда, позволяет избежать неприятных сюрпризов, особенно для сотрудников, которые работают дома с общими или более медленными соединениями.

• Звонящий набирает ваш номер, и его оператор передает вызов вашему провайдеру.
• Ваш провайдер проверяет правила маршрутизации, такие как время суток, вызывающий абонент или набранный номер.
• Вызов преобразуется в данные и доставляется через Интернет на ваши устройства.
• Группы звонков могут оповещать нескольких человек одновременно или одного за другим.
• Неотвеченные вызовы могут быть переведены на голосовую почту, в другую группу или на резервный номер.
• Приложения для программного телефона позволяют ноутбуку или мобильному телефону выступать в качестве офисной линии.
• Изменения маршрутизации вступают в силу в течение нескольких минут, без необходимости новой проводки или посещения технического специалиста.
• Стабильное подключение к Интернету обеспечивает четкость звука и отсутствие прерываний вызовов.

Типы виртуальных телефонных номеров

Виртуальные номера бывают нескольких основных типов, и каждый из них отправляет вызывающему абоненту свой сигнал. Местные номера содержат код региона и создают узнаваемость, а бесплатные номера начинаются с таких префиксов, как 800 или 888, и ничего не стоят звонящему.

Выбор легче сделать, если сравнить бесплатный звонок по сравнению с местными номерами относительно ваших собственных клиентов, объема звонков и ежемесячного бюджета.

Номера Vanity обозначают слово или фразу, поэтому их легко запомнить в рекламе и на транспортных средствах. Международные номера позволяют людям из-за границы связываться с вами по местному тарифу, а некоторые провайдеры также предлагают номера с поддержкой текстовых сообщений.

Многие компании смешивают несколько типов, используя бесплатную линию поддержки и местные номера для каждого регионального отдела продаж, а затем добавляют специальный номер для одной кампании.

• Местные номера используют код региона и укрепляют доверие к конкретному городу.
• Бесплатные номера используют префиксы, такие как 800 или 888, и звонящим ничего не стоит.
• Номера Vanity обозначают слово или фразу, которую клиенты могут легко запомнить.
• Международные номера дают зарубежным клиентам возможность связаться с вами на месте.
• Номера с поддержкой текстовых сообщений отправляют и получают сообщения, а также голосовые вызовы.
• Номера отделов направляют звонки по продажам, поддержке и выставлению счетов отдельным командам.
• Номера кампаний показывают, какое объявление, канал или страница вызвали каждый звонок.

Почему компании используют виртуальный номер телефона

Самая распространенная причина – расставание. Основатель, у которого есть личный номер мобильного телефона, вскоре обнаруживает, что к ужину приходят рабочие звонки, поэтому добавление второй рабочий номер телефона держит их отдельно без второго устройства.

Та же идея помогает фрилансерам, консультантам и удаленным работникам, которым нужна профессиональная линия, которая остается конфиденциальной, которую можно заставить замолчать в нерабочее время и которую можно передать коллеге, когда они уйдут из бизнеса.

Предприятия также расширяют охват. Компания, базирующаяся в одном городе, может добавить местные номера в других, чтобы клиенты видели знакомый код города, а удаленная команда могла ответить из любой точки мира.

Поскольку у каждого номера может быть собственный журнал вызовов, маркетинговые команды видят, какие кампании привлекают звонки, а какие нет, что значительно упрощает принятие решений по бюджету и помогает вам перестать платить за рекламу, которая никогда не звонит.

• Отделяйте рабочие звонки от личных без необходимости носить с собой второй телефон.
• Выходите на новые рынки, добавляя номера со знакомыми кодами городов.
• Позвольте удаленным и гибридным сотрудникам отвечать из любого места на любом устройстве.
• Отслеживайте результаты кампании, присваивая каждому объявлению или каналу собственный номер.
• Масштабируйте вверх или вниз, добавляя или удаляя линии, без необходимости новой проводки.
• Избегайте затрат на настольные телефоны, установку и телефонное оборудование на месте.
• Защитите конфиденциальность сотрудников, поскольку клиенты никогда не видят личные номера мобильных телефонов
• Сохраняйте единство деловой идентичности, даже когда люди или офисы меняются.

Настройка нового номера

Начало работы обычно занимает несколько минут. Вы ищете доступный номер по коду города или префиксу, выбираете его и подтверждаете основные деловые данные, такие как ваше имя и адрес. Некоторые номера, особенно бесплатные линии, используемые для отправки текстовых сообщений, требуют проверки перед отправкой сообщений.

Сначала выберите тип номера, а затем провайдера, чтобы вам не приходилось принимать любой номер, который окажется доступным в этот день.

Если у вас уже есть служебный номер, обычно вы можете перенести его на нового провайдера, а не начинать заново. Сохраняйте старую услугу активной до завершения передачи, поскольку время зависит от участвующих операторов связи.

Например, Ringflow позволяет командам добавлять номера, устанавливать правила маршрутизации и подключать приложения с одной панели управления. Протестируйте входящие и исходящие вызовы на реальных устройствах, прежде чем публиковать номер где-либо.

• Прежде чем сравнивать поставщиков, выберите тип номера, который подходит вашим клиентам.
• Выполните поиск по коду города, префиксу или ключевому слову, чтобы найти понравившийся номер.
• Подтвердите данные о компании заранее, так как некоторые номера требуют проверки.
• Решите, перенести ли существующий номер или начать с нового.
• Сохраняйте старую службу активной до тех пор, пока порт не будет подтвержден как завершенный.
• Установите правила маршрутизации, приветствия голосовой почты и часы работы на панели управления.
• Прежде чем публиковать номер, протестируйте входящие и исходящие вызовы на реальных устройствах.

Надежность и соответствие

Номер полезен только в том случае, если звонки поступают четко и безопасно. Спросите поставщиков в письменной форме о гарантиях безотказной работы, о том, как шифруются звонки и что произойдет, если у вас пропадет подключение к Интернету.

The Руководство по безопасности VoIP NIST объясняет распространенные риски, такие как подслушивание и мошенничество с междугородными звонками, и служит стартовым контрольным списком при сравнении поставщиков, поэтому задавайте эти вопросы при каждом звонке по продажам и просите письменные ответы.

Соответствие тоже имеет значение. В Соединенных Штатах поставщики взаимосвязанных услуг VoIP должны поддерживать вызовы 911, поэтому подтвердите, как вы регистрируете местоположения для удаленного персонала. Если вы планируете отправлять деловые тексты с местного номера, спросите, осуществляет ли провайдер регистрацию 10DLC.

Пропуск этих проверок может привести к блокировке сообщений или неправильной маршрутизации вызовов службы экстренной помощи, и то и другое легче предотвратить до запуска, чем исправлять.

• Попросите письменное обязательство безотказной работы вместо претензии на странице с ценами.
• Убедитесь, что звонки и голосовая почта зашифрованы, и спросите, как контролируется доступ.
• Проверьте поддержку 911 и то, как удаленные сотрудники регистрируют свой текущий адрес.
• Спросите, обрабатывается ли для вас регистрация 10DLC при отправке текстовых сообщений с местных номеров.
• Ищите защиту от спам-вызовов, например проверку звонящего STIR/SHAKEN.
• Включите многофакторный вход и разрешения на основе ролей для каждой учетной записи администратора.
• Прежде чем приступить к работе, проверьте качество связи в реальных офисных и домашних сетях.
• Регулярно просматривайте журналы вызовов, чтобы выявить необычный трафик или непредвиденные расходы.

Заключение

Виртуальный номер телефона обеспечивает гибкость бизнеса, с которой не может сравниться традиционная линия. Он работает через Интернет, следит за вашей командой на всех устройствах и в разных местах и ​​доступен в разных типах, подходящих для разных клиентов и целей.

Настоящая работа — это выбор правильного типа, тщательная его настройка и проверка надежности и соответствия требованиям, прежде чем клиенты начнут звонить. Эти шаги занимают день, а не четверть, и окупаются годами.

Начните с малого. Выберите одно число, которое решает четкую проблему, например, частную рабочую линию или местное присутствие в новом городе, и измерьте его эффективность.

Ringflow может помочь вам добавлять номера, маршрутизировать вызовы и отслеживать результаты по мере роста вашей команды, чтобы настройка вашего телефона соответствовала бизнесу, а не сдерживала его. Добавляйте дополнительные строки только в том случае, если данные поддерживают их.

Еще не готовы к полному номеру? Наш обзор лучшие бесплатные приложения для видеозвонков рассказывает о бесплатных потребительских вариантах, которые стоит попробовать в первую очередь.

Часто задаваемые вопросы