вступ
Програмне забезпечення для відеоконференцій дозволяє людям зв’язуватися один з одним і співпрацювати за допомогою спільного використання екрана. Багато команд використовують відеоконференції як основний метод продажів, співбесід, навчання та щотижневих оновлень. Вибір неправильного програмного забезпечення вплине на будь-які зустрічі.
Завдання полягає в тому, щоб визначити, які функції необхідні, а які просто приємно мати. У цьому посібнику описано, що пропонують платформи відеоконференцій, основні функції для порівняння та вибір окремого чи інтегрованого рішення, щоб не платити за небажані функції.
Що таке програмне забезпечення для відеоконференцій?
Програмне забезпечення для відеоконференцій дозволяє окремим особам (2+) спілкуватися за допомогою живого аудіо та відео через Інтернет. Вони можуть приєднатися за допомогою посилання, програми або браузера. Програмне забезпечення керуватиме підключенням людей, показуючи їхні аватари та спільний вміст.
Він також запропонує прості елементи керування для керування нарадою, наприклад, вимкнення звуку, удар.
Більшість сучасних рішень дозволять вам зберігати ваші зустрічі, планувати їх у календарі та додавати нотатки після дзвінка. Деякі з них будуть інтегровані у вашу ширшу систему зв’язку.
Прикладом може бути Відеозустрічі Ringflow яка є частиною тієї ж хмарної телефонної платформи, що й ваш бізнес-дзвінок. Усі ваші зустрічі та дзвінки будуть розміщені на одній платформі.
Під час використання відеоконференцій ваші зустрічі відбуватимуться за простою процедурою. Ви плануєте зустріч у своєму календарі, платформа створить посилання, яке ви надішлете своїм гостям. Вони клацнуть посилання та приєднаються, використовуючи будь-який пристрій.
Ведучий керуватиме тим, хто може говорити та що показувати. Хороша платформа надасть вам запис, стенограму та підсумок зустрічі, щоб ті, хто не бере участі, могли швидко надолужити.
Команди зазвичай хочуть реалізувати конкретне рішення для подолання таких проблем:
- Роз'єднані: Використання кількох програм із різними посиланнями та правилами.
- Розчарування гостей: Замовники та кандидати не хочуть завантажувати.
- Відсутність рішень: Ніхто не фіксує рішень і хто несе відповідальність.
- Поганий контроль: Адміністратори не можуть контролювати, хто може записувати, ділитися та запрошувати.
- Без подальших дій: Клієнту не додаються примітки чи записи.
Основні функції відеозустрічі для порівняння
Буде багато функцій, які слід враховувати, однак більшість буде схожою в різних постачальників. Це функції, які зроблять ваш досвід бездоганним або розчаровуючим.
- Максимальна кількість учасників: Скільки людей може бути присутнім на зустрічі. Чи можете ви розділитися на окремі кімнати?
- Приєднання браузера: Чи можуть гості приєднатися через браузер.
- Спільний доступ до екрана: Чи можете ви легко поділитися вікном або повним екраном без затримок.
- Запис: Чи можна зберегти в хмару? Як довго вони будуть зберігатися? Хто може переглядати?
- Транскрипція та короткий зміст: Жива транскрипція, завдання та підсумковий електронний лист, надісланий у кінці.
- Інтеграція календаря: Одним клацанням миші можна приєднатися до зустрічі через Google Calendar, Outlook або iCal.
- Телефонний дзвінок: Чи можуть користувачі додзвонитися, якщо у них поганий Інтернет.
- Мультиплатформенність: Веб-додатки, додатки для комп’ютера та мобільні пристрої. Усі працюватимуть однаково.
- Час: Чи є часові обмеження?
- CRM та інтеграція інструментів: Чи можете ви додавати примітки та слідкувати за існуючими системами.
Не зациклюйтеся на кількості функцій. Виберіть кілька платформ і проведіть швидку нараду, щоб дізнатися, яка пропонує простий досвід для тих, хто ніколи нею не користувався.
Також корисно зазначити, хто використовуватиме ці функції. Господарі подбають про планування, контроль і запис. Гості подбають про легкість приєднання та чистий звук. Адміністратори подбають про налаштування безпеки, звітність і вартість.
Вибір рішення, яке підходить для всіх, означає, що воно буде прийнято швидше.
Якість звуку часто не помічається. Хоча трохи розмите зображення можна пробачити, поганий звук може викликати розчарування. Спробуйте приєднатися до наради на своєму ноутбуці, телефоні та в конференц-залі під час будь-яких випробувань, щоб переконатися, що звук чистий.
Типи рішень для відеоконференцій
Відеоконференція зазвичай має два варіанти. Окрема програма, яка пропонуватиме лише зустрічі. Або інтегроване рішення, яке буде частиною ширшої платформи, що пропонує дзвінки, обмін повідомленнями та записи клієнтів.
Це дійсно залежить від того, яка частина вашого робочого процесу знаходиться в одній системі.
| Варіант | Найкраще для | плюси | мінуси |
|---|---|---|---|
| Автономний додаток | Просто потрібні зустрічі | Прості функції. Багато гостей знатимуть, як ним користуватися. | Інший логін, контакт і білінг. |
| Інтегровано з Phone/UCaaS | Обдзвонити клієнтів, а потім зустрітися | Один логін і список контактів. | Менш специфічні особливості. |
| Безкоштовний план | Особисте використання або невеликі неофіційні дзвінки | Без витрат | Обмеження за часом, учасниками та адмін. |
Безкоштовні плани корисні для неофіційних дзвінків. Однак більшість з них обмежує тривалість дзвінків, учасників і адміністратора. Путівник по найкращі безкоштовні програми для відеодзвінків покаже вам, що ви дійсно можете зробити.
Як вибрати програмне забезпечення для відеоконференцій
Вибір правильного програмного забезпечення почнеться з огляду на тип зустрічей, які ви проводите.
- 1Перелічіть типи зустрічей, які у вас є. Розділіть на внутрішні оновлення, дзвінки клієнтам, співбесіди та великі зустрічі.
- 2Наскільки велика ваша найбільша зустріч? Скільки людей ви будете приймати? Вам потрібні кімнати відпочинку?
- 3Як приєднуються ваші гості? Якщо до вас приєднується багато клієнтів і кандидатів, параметр браузера стає більш важливим.
- 4Переконайтеся, що він інтегрується з вашими інструментами. Перевірте, чи він інтегрується з вашим календарем, CRM і телефонною системою.
- 5Чи можна зберігати записи та нотатки? Де вони зберігаються? Як довго вони будуть зберігатися? Чи надсилаються резюме вашому клієнту?
- 6Перевірте наявність обмежень. Чи є обмеження щодо тривалості зустрічей? Присутні? Зберігання? Чи відсутні функції на нижніх планах?
- 7Запустіть пробну версію. Зберіть невелику групу, щоб використовувати платформу протягом кількох тижнів. Запитайте їх, що спричинило затримки.
Ringflow пропонує 14-денну безкоштовну пробну версію, а всі плани пропонують HD-відео. Це означає, що ваша команда може спробувати використовувати його для зустрічей із вашими бізнес-телефонами. Переконайтеся, що будь-який постачальник, до якого ви звернулися, пропонує пробну версію за допомогою ваших зустрічей.
Безпека, конфіденційність і доступність
Оскільки ваші зустрічі часто містять дані клієнтів, ціни та особисту інформацію, варто запитати безпосередньо кожного постачальника. Ваші дзвінки зашифровані? Хто може приєднатися? Хто може записувати? Де вони зберігаються? Також важливо забезпечити доступність вашого рішення.
Додавання підписів і розшифровок допоможе тим, хто є глухими або погано чує. Будь-хто в галасливому середовищі виграє. W3C пояснює, як зробити доступні аудіо та відео носії.
Задайте наступні запитання всім продавцям:
- Ваші зустрічі зашифровані? Чи існує наскрізне шифрування?
- Чи можуть господарі заблокувати зустріч? Потрібне схвалення для приєднання? Викинути гостей?
- Хто може записувати? Переглянути? Видалити?
- Де зберігаються ваші записи та стенограми? Як довго вони будуть зберігатися?
- Чи доступні субтитри? За планом, який ви збираєтеся придбати?
- Що таке гарантія безвідмовної роботи? Як працюватимуть кредити?
Переконайтеся, що ви отримали це в письмовій формі. Не обманюйте себе, думаючи, що вони можуть, оскільки вони будуть впевнені під час розмови з продавцем. Налаштування безпеки не допоможуть, якщо хтось із вашої команди не володіє ними.
Висновок
Вибір відповідного програмного забезпечення для відеоконференцій полегшить приєднання до нарад, і ви матимете чіткий запис рішень. Почніть з розгляду того, який тип зустрічей ви проводите найчастіше. Вирішіть, чи хочете ви окрему програму чи інтегроване рішення.
Розглянемо особливості та те, чи будуть вони використовуватися.
Спробуйте! Коротка пробна версія дасть вам уявлення про якість аудіо, досвід гостей і подальші дії. Ringflow пропонує безкоштовну пробну версію, щоб ви могли без ризику побачити, як це працює з вашим бізнесом.
Готовий, коли будеш
Готові проводити зустрічі та дзвінки з однієї платформи?
Почніть 14-денну безкоштовну пробну версію та протестуйте HD-відеозустрічі разом зі своїм бізнесом.
Часті запитання
Це живе аудіо та відео між двома або більше людьми через Інтернет. Ви приєднуєтеся за посиланням, програмою чи браузером, і господар керує тим, хто може говорити та що показувати.
Почніть із максимальної кількості учасників, приєднання до браузера, спільного використання екрана, запису, стенограм, інтеграції календаря та часових обмежень. Потім перевірте, які з них відсутні в потрібному плані.
так Більшість безкоштовних планів обмежують тривалість дзвінків, кількість учасників і елементи керування адміністратора, тому вони найкраще підходять для неформальних дзвінків.
Багато платформ дозволяють гостям приєднуватися з браузера. Переконайтеся, що план, який ви купуєте, включає його.
Це залежить від постачальника. Запитайте про шифрування, хто може приєднуватися та записувати, і де зберігаються записи, і отримайте відповіді в письмовій формі, перш ніж купувати.
