Введение
Программное обеспечение для видеоконференций позволяет людям общаться друг с другом и сотрудничать посредством совместного использования экрана. Многие команды используют видеоконференции в качестве основного метода продаж, проведения интервью, обучения и еженедельных обновлений. Выбор неправильного программного обеспечения повлияет на любые встречи.
Задача состоит в том, чтобы определить, какие функции необходимы, а какие просто приятно иметь. В этом руководстве мы рассмотрим, что предлагают платформы видеоконференций, ключевые функции для сравнения и выбор автономного или интегрированного решения, чтобы избежать платы за ненужные функции.
Что такое программное обеспечение для видеоконференций?
Программное обеспечение для видеоконференций позволяет людям (2+) общаться посредством живого аудио и видео через Интернет. Они могут присоединиться через ссылку, приложение или браузер. Программное обеспечение будет управлять подключением людей, показывая их аватары и общий контент.
Он также предложит простые элементы управления для управления собранием, например отключение звука, удаление.
Большинство современных решений позволят вам сохранять встречи, планировать их с помощью календаря и добавлять заметки после звонков. Некоторые из них будут интегрированы в вашу более широкую систему связи.
Примером может быть Ringflow Видеовстречи который является частью той же платформы облачного телефона, что и ваши деловые звонки. Ваши встречи и звонки будут находиться на одной платформе.
При использовании видеоконференций ваши встречи будут проходить по простому процессу. Вы планируете встречу в своем календаре, платформа создает ссылку, вы отправляете ее своим гостям. Они нажмут на ссылку и присоединятся, используя любое имеющееся у них устройство.
Ведущий определит, кто может говорить и что показывать. Хорошая платформа предоставит вам запись, стенограмму и краткое изложение встречи, чтобы те, кто не участвует, могли быстро наверстать упущенное.
Команды обычно хотят реализовать конкретное решение для преодоления следующих проблем:
- Разрозненные: Использование нескольких приложений с разными ссылками и правилами.
- Разочарование гостя: Клиенты и кандидаты не хотят скачивать.
- Отсутствие решений: Никто не записывает решения и кто за них несет ответственность.
- Плохое управление: Администраторы не могут контролировать, кто может записывать, делиться и приглашать.
- Никаких последующих действий: Никакие примечания или записи не добавляются к клиенту.
Основные функции видеоконференций для сравнения
Будет много функций, которые следует учитывать, однако большинство из них будут одинаковыми у разных поставщиков. Это функции, которые сделают ваш опыт приятным или разочаровывающим.
- Максимальное количество участников: Сколько человек может присутствовать на собрании. Можете ли вы разделить комнаты для отдыха?
- Браузерное присоединение: Могут ли гости присоединиться через браузер.
- Совместное использование экрана: Можете ли вы легко поделиться окном или полноэкранным режимом без задержек?
- Запись: Можно ли сохранить в облако? Как долго они будут храниться? Кто может просматривать?
- Транскрипция и резюме: Живая транскрипция, действия и краткое электронное письмо, отправленное в конце.
- Интеграция календаря: Один щелчок, чтобы присоединиться к встрече через Календарь Google, Outlook или iCal.
- Телефонный набор: Могут ли пользователи дозвониться, если у них плохой интернет.
- Мультиплатформенность: Веб-приложения, настольные и мобильные приложения. Все будет работать одинаково.
- Время: Есть ли ограничения по времени?
- Интеграция CRM и инструментов: Можете ли вы добавлять примечания и следить за существующими системами?
Не зацикливайтесь на количестве функций. Составьте список нескольких платформ и проведите короткую встречу, чтобы выяснить, какая из них предлагает легкий опыт тем, кто никогда ею не пользовался.
Также полезно отметить, кто будет использовать эти функции. Хозяева позаботятся о расписании, управлении и записи. Гостей порадует простота подключения и чистый звук. Администраторы будут заботиться о настройках безопасности, отчетности и стоимости.
Выбор решения, которое подойдет всем, будет означать, что оно будет принято быстрее.
Качество звука часто упускается из виду. Хотя слегка размытое изображение можно простить, плохой звук вызовет разочарование. Попробуйте присоединиться к совещанию с помощью ноутбука, телефона и конференц-зала во время пробных версий, чтобы обеспечить чистоту звука.
Типы решений для видеоконференций
Видеоконференции обычно бывают двух вариантов. Автономное приложение, которое просто предлагает встречи. Или интегрированное решение, которое станет частью более широкой платформы, предлагающей звонки, обмен сообщениями и запись клиентов.
Это действительно зависит от того, какая часть вашего рабочего процесса находится в одной системе.
| Вариант | Лучшее для | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| Автономное приложение | Просто нужны встречи | Простые функции. Многие гости знают, как им пользоваться. | Разные логин, контакты и биллинг. |
| Интеграция с телефоном/UCaaS | Обзвон клиентов и встреча | Один логин и список контактов. | Менее специфические особенности. |
| Бесплатный план | Личное использование или небольшие неофициальные звонки | Бесплатно | Ограничения по времени, участникам и администратору. |
Бесплатные планы полезны для неформальных звонков. Однако большинство из них ограничивает продолжительность звонков, участников и администратора. Путеводитель по лучшие бесплатные приложения для видеозвонков покажет вам, на что вы действительно способны.
Как выбрать программное обеспечение для видеоконференций
Выбор подходящего программного обеспечения начинается с рассмотрения типа проводимых вами встреч.
- 1Перечислите типы встреч, которые у вас бывают. Разделите информацию на внутренние обновления, звонки клиентам, интервью и большие встречи.
- 2Насколько масштабна ваша самая крупная встреча? Сколько человек вы примете? Вам нужны комнаты отдыха?
- 3Как присоединяются ваши гости? Если к вам присоединилось много клиентов и кандидатов, опция браузера становится более важной.
- 4Убедитесь, что он интегрируется с вашими инструментами. Проверьте, интегрируется ли он с вашим календарем, CRM и телефонной системой.
- 5Можете ли вы сохранять записи и заметки? Где они сохраняются? Как долго они будут храниться? Отправляются ли сводки вашему клиенту?
- 6Проверьте наличие ограничений. Есть ли ограничение на продолжительность встреч? Участники? Хранилище? Отсутствуют ли какие-либо функции на более низких планах?
- 7Запустите пробную версию. Соберите небольшую группу и попользуйтесь платформой в течение пары недель. Спросите их, что вызвало задержки.
Ringflow предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию, и все планы включают HD-видео. Это означает, что ваша команда может попробовать использовать его для встреч с вашими деловыми звонками. Убедитесь, что к какому бы поставщику вы ни обратились, они предлагают пробную версию на ваших встречах.
Безопасность, конфиденциальность и доступность
Поскольку ваши встречи часто содержат данные о клиентах, ценах и личную информацию, стоит напрямую обратиться к каждому поставщику. Ваши звонки зашифрованы? Кто может присоединиться? Кто может записать? Где они хранятся? Также важно обеспечить доступность вашего решения.
Добавление подписей и расшифровок поможет глухим или слабослышащим людям. Выиграет любой, кто находится в шумной обстановке. W3C объясняет, как сделать доступны аудио и видео носители.
Задайте следующие вопросы всем продавцам:
- Ваши встречи зашифрованы? Существует ли сквозное шифрование?
- Могут ли организаторы заблокировать собрание? Требуется одобрение для присоединения? Выгнать гостей?
- Кто может записать? Вид? Удалить?
- Где хранятся ваши записи и стенограммы? Как долго они будут храниться?
- Доступны ли субтитры? По плану вы собираетесь приобрести?
- Какова гарантия безотказной работы? Как будут работать кредиты?
Убедитесь, что вы получили это в письменном виде. Не обманывайтесь, думая, что они могут, поскольку они будут уверены в себе во время телефонного разговора. Настройки безопасности не помогут, если ими не владеет кто-то из вашей команды.
Заключение
Выбор правильного программного обеспечения для видеоконференций облегчит присоединение к собраниям, и у вас будет четкий отчет о принятых решениях. Начните с рассмотрения того, какие встречи вы проводите чаще всего. Решите, хотите ли вы автономное приложение или интегрированное решение.
Рассмотрим возможности и будут ли они использоваться.
Попробуйте! Запустив короткую пробную версию, вы сможете получить представление о качестве звука, впечатлениях гостей и дальнейших действиях. Ringflow предлагает бесплатную пробную версию, чтобы вы могли без риска увидеть, как она работает в вашем бизнесе.
Готов, когда вы будете
Готовы проводить встречи и звонки с одной платформы?
Начните 14-дневную бесплатную пробную версию и протестируйте видеоконференции в формате HD, соответствующие вашему бизнесу.
Часто задаваемые вопросы
Это живое аудио и видео между двумя или более людьми через Интернет. Вы присоединяетесь по ссылке, из приложения или браузера, а организатор управляет тем, кто может говорить и что показывать.
Начните с максимального количества участников, подключения через браузер, совместного использования экрана, записи, стенограмм, интеграции календаря и ограничений по времени. Затем проверьте, какие из них отсутствуют в нужном вам плане.
Да. Большинство бесплатных планов ограничивают продолжительность звонков, количество участников и элементы управления администратора, поэтому они лучше всего подходят для неформальных звонков.
Многие платформы позволяют гостям присоединяться из браузера. Убедитесь, что план, который вы покупаете, включает его.
Это зависит от продавца. Спросите о шифровании, кто может присоединиться и записывать, а также о том, где хранятся записи, и получите ответы в письменном виде, прежде чем покупать.
