PBX và VoIP: Sự khác biệt chính và nhu cầu doanh nghiệp của bạn

Giới thiệu

Việc lựa chọn giữa PBX và VoIP sẽ định hình cách nhóm trả lời cuộc gọi, hỗ trợ nhân viên từ xa và mở rộng quy mô trong vài năm tới, tuy nhiên, quyết định thường được đưa ra dựa trên giá cả chứ không phải dựa trên mức độ phù hợp thực sự.

Làm sai có nghĩa là phải trả tiền cho phần cứng mà không ai cần đến hoặc chọn một kết nối mỏng không thể theo kịp số lượng cuộc gọi thực khi nhóm thực sự phát triển.

Hướng dẫn này phân tích những gì thực sự tách biệt một hệ thống PBX với VoIP, trong đó PBX và IP PBX được lưu trữ đều phù hợp với bức tranh đó và cách cân nhắc những sự cân bằng thực sự một cách trung thực trước khi ký bất kỳ điều gì.

Cuối cùng, bạn sẽ biết chính xác hệ thống nào phù hợp với quy mô nhóm của bạn, ngân sách hiện tại và kế hoạch phát triển thực tế trong vài năm tới.

Hệ thống PBX là gì?

PBX, hay tổng đài chi nhánh riêng, là mạng điện thoại nội bộ riêng kết nối các phần mở rộng văn phòng với nhau và định tuyến các cuộc gọi đến mạng điện thoại công cộng rộng hơn nếu cần.

Hệ thống PBX truyền thống dựa vào phần cứng vật lý được cài đặt trong tủ máy chủ, với dây đồng chạy từ hộp trung tâm đó đến mọi điện thoại bàn trong tòa nhà.

Các doanh nghiệp đã dựa vào thiết lập này trong nhiều thập kỷ nay vì nó hoạt động đáng tin cậy sau khi được cài đặt và định cấu hình đúng cách. Sự cân bằng xuất hiện sớm: chi phí trả trước thực tế cho phần cứng, hệ thống dây điện và kỹ thuật viên để duy trì hoạt động của nó.

Ngày nay, nhiều văn phòng cũ vẫn chạy PBX một cách lặng lẽ ở chế độ nền và đối với công việc hẹp mà nó được xây dựng ban đầu, nó vẫn thực hiện công việc đó một cách đáng tin cậy.

• PBX kết nối các máy nhánh nội bộ và định tuyến các cuộc gọi ra mạng điện thoại bên ngoài
• Phần cứng PBX truyền thống được đặt tại chỗ, thường là trong tủ máy chủ hoặc phòng tiện ích
• Dây đồng chạy từ tổng đài đến từng điện thoại bàn trong văn phòng
• Chi phí trả trước là có thật: phần cứng, cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật viên liên tục
• Sau khi được cài đặt, PBX có xu hướng chạy đáng tin cậy trong nhiều năm mà không cần chú ý nhiều
• Mở rộng quy mô PBX thường có nghĩa là mua thêm dung lượng vật lý, không cần nhấp vào nút
• Khả năng di chuyển bị hạn chế vì các cuộc gọi được kết nối với máy nhánh có dây trong tòa nhà
• Một số ngành được quản lý vẫn giữ hệ thống PBX vì lý do tuân thủ kế thừa

VoIP là gì?

VoIP, hay Giao thức thoại qua Internet, biến giọng nói thành các gói dữ liệu nhỏ và gửi chúng qua internet thay vì qua các đường dây điện thoại đồng cũ kỹ, cũ kỹ từng là tiêu chuẩn.

Không cần có tổng đài tại chỗ vì nhà cung cấp VoIP định tuyến mọi cuộc gọi thông qua cơ sở hạ tầng đám mây của chính họ thay vì hộp vật lý đặt trong văn phòng của bạn.

Bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet ổn định, cho dù đó là điện thoại bàn, máy tính xách tay hay điện thoại thông minh đơn giản, đều có thể thực hiện và nhận cuộc gọi trên cùng một số điện thoại doanh nghiệp.

Tính linh hoạt đó chính xác là lý do tại sao rất nhiều nhóm đang phát triển rời bỏ các đường dây điện thoại truyền thống vào thời điểm công việc từ xa hoặc kết hợp thực hiện nghiêm túc, thường nhanh hơn dự kiến.

• VoIP chuyển đổi giọng nói thành các gói dữ liệu và gửi chúng qua internet
• Không cần tổng đài tại chỗ vì nhà cung cấp lưu trữ cơ sở hạ tầng
• Điện thoại bàn, máy tính xách tay và điện thoại thông minh đều có thể thực hiện cuộc gọi trên một số
• Người dùng mới được thêm dưới dạng giấy phép phần mềm, không phải giắc cắm điện thoại vật lý
• Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào băng thông internet hơn là đường dây điện thoại chuyên dụng
• Nhân viên từ xa và nhân viên kết hợp luôn có thể liên lạc được trên cùng một số điện thoại từ mọi nơi
• Quá trình thiết lập thường chỉ mất vài giờ, không mất nhiều tuần để cài đặt PBX có dây
• Hầu hết các gói điện thoại doanh nghiệp hiện đại đều được xây dựng hoàn toàn trên VoIP theo mặc định hiện nay

Lưu trữ PBX so với VoIP và PBX IP so với VoIP

PBX được lưu trữ và VoIP gây nhầm lẫn ngay cả những người mua có kinh nghiệm, chủ yếu là do PBX được lưu trữ về mặt kỹ thuật chỉ là một loại VoIP cụ thể mang nhãn khác.

Với PBX được lưu trữ, nhà cung cấp sở hữu và quản lý máy chủ PBX hoàn toàn bên ngoài trang web và doanh nghiệp chỉ cần kết nối với nó qua internet bằng cách sử dụng tính năng gọi VoIP tiêu chuẩn, nhận tiện ích mở rộng, trả lời tự động và chuyển thư thoại đến email mà không cần sở hữu một phần cứng nào.

IP PBX và VoIP là một sự so sánh hẹp hơn, mang tính kỹ thuật hơn so với câu hỏi được lưu trữ trên máy chủ so với đám mây ở trên.

Tổng đài IP là một máy chủ vật lý hoặc ảo mà doanh nghiệp vẫn quản lý nội bộ, nhưng nó chạy trên các giao thức VoIP thay vì đường dây analog, thường được kết nối thông qua một mạng. Kết nối trung kế SIP tới mạng công cộng.

Pure VoIP loại bỏ hoàn toàn máy chủ tại chỗ đó, thay vào đó, nhà cung cấp sẽ lưu trữ và duy trì mọi thứ thay mặt bạn.

• Tổng đài được lưu trữ là một dạng VoIP với nhà cung cấp quản lý máy chủ bên ngoài trang web
• Nó gói các tiện ích mở rộng, trả lời tự động và thư thoại mà không cần phần cứng tại chỗ
• VoIP đơn giản thường bỏ qua bộ tính năng PBX đầy đủ để gọi đơn giản hơn
• Tổng đài IP là máy chủ do doanh nghiệp quản lý, chạy trên giao thức VoIP
• Đường trục SIP thường kết nối tổng đài IP với mạng điện thoại công cộng
• Pure VoIP loại bỏ máy chủ tại chỗ, để nhà cung cấp lưu trữ mọi thứ
• Câu hỏi thực sự là ai duy trì hệ thống: nhóm của bạn hay nhà cung cấp

Cân nhắc những ưu và nhược điểm

PBX vẫn giành được vị trí của mình trong một số tình huống cụ thể, khá hẹp. Nó không phụ thuộc vào thời gian hoạt động của Internet, vì vậy chất lượng cuộc gọi sẽ không giảm nếu kết nối bị ngắt và một số văn phòng pháp lý hoặc chăm sóc sức khỏe sẽ giữ nó vì lý do tuân thủ gắn liền với cơ sở hạ tầng cũ hơn.

Nhược điểm cũng có thực: nâng cấp tốn kém, ít khả năng di chuyển tích hợp cho nhân viên ở xa và số lượng kỹ thuật viên vẫn biết cách bảo trì phần cứng ngày càng ít.

VoIP có xu hướng giành chiến thắng rõ ràng về chi phí, tính di động và tốc độ triển khai tổng thể. Thêm mười nhân viên mới có nghĩa là thêm mười giấy phép, không phải mười giắc cắm điện thoại mới trên tường.

Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào băng thông, do đó, kết nối không ổn định có thể khiến cuộc gọi bị rớt hoặc lag, mặc dù đối với hầu hết các doanh nghiệp ngày nay, băng thông rộng hiện đại khiến điều đó trở thành một mối lo ngại khá nhỏ hơn là một vấn đề thực sự đáng để mất ngủ.

• PBX vẫn tiếp tục hoạt động khi internet ngừng hoạt động vì nó không phụ thuộc vào một
• Nâng cấp PBX tốn kém và chậm so với thay đổi cấp phép VoIP
• Vẫn còn ít kỹ thuật viên chuyên phục vụ phần cứng PBX cũ hơn
• VoIP thêm và xóa người dùng dưới dạng giấy phép mà không cần nối dây mới
• Chất lượng cuộc gọi VoIP phụ thuộc vào băng thông nên kết nối yếu có thể gây ra hiện tượng lag
• Băng thông rộng hiện đại khiến các vấn đề về chất lượng VoIP trở nên hiếm gặp đối với hầu hết các doanh nghiệp hàng ngày
• Cả hai hệ thống đều không tốt hơn về mặt tổng thể; cái đúng thực sự phụ thuộc vào tình hình

Cách chọn giữa PBX và VoIP

Việc lựa chọn giữa PBX và VoIP không bao giờ chỉ là một danh sách kiểm tra các tính năng mà còn là việc kết hợp hệ thống với cách một nhóm thực sự làm việc hàng ngày.

Một nhóm tại một địa điểm dưới 20 người hiếm khi biện minh cho chi phí phần cứng PBX, trong khi VoIP hoặc PBX được lưu trữ có quy mô rõ ràng trên nhiều văn phòng cùng một lúc mà không cần nối dây mới ở mỗi địa điểm.

Nhân viên từ xa hoặc kết hợp có xu hướng giải quyết câu hỏi nhanh chóng, vì VoIP thực sự là lựa chọn duy nhất giúp mọi người kết nối mà không cần giải pháp chuyển tiếp cuộc gọi rắc rối.

Ngân sách cũng quan trọng không kém: so sánh đầy đủ chi phí hệ thống điện thoại doanh nghiệp, không chỉ giá nhãn dán, thường đưa ra quyết định sử dụng VoIP cho bất kỳ nhóm nào thực sự mong đợi sự tăng trưởng thực sự trong tương lai gần.

• Các nhóm dưới 20 người tại một địa điểm hiếm khi biện minh cho chi phí phần cứng PBX
• Cả VoIP và PBX được lưu trữ đều có quy mô khắp các văn phòng mà không cần nối dây tại địa điểm mới
• Bất kỳ nhân viên từ xa hoặc kết hợp nào đều làm cho VoIP trở thành lựa chọn mặc định thiết thực hơn
• So sánh tổng chi phí trong nhiều năm, không chỉ giá nhãn dán trả trước
• Các doanh nghiệp có CNTT chuyên dụng đôi khi vẫn thích tổng đài IP để điều khiển
• Lập kế hoạch tăng trưởng số lượng nhân viên dự kiến, không chỉ quy mô nhóm ngày nay
• Hỏi từng nhà cung cấp chính xác điều gì sẽ xảy ra với giá cả và hỗ trợ khi bạn mở rộng quy mô

Thực hiện chuyển đổi: Di ​​chuyển và độ tin cậy

Việc chuyển đi một PBX cũ không yêu cầu phải lấy đi một số điện thoại hoặc đào tạo lại toàn bộ nhân viên chỉ sau một đêm, mặc dù ban đầu việc này nghe có vẻ khó khăn đến mức nào.

Bắt đầu bằng cách chuyển các số hiện có sang nhà cung cấp VoIP, quá trình này thường mất từ ​​một đến hai tuần, sau đó kiểm tra định tuyến cuộc gọi và thư thoại một cách cẩn thận với một nhóm nhỏ trước khi chuyển đổi toàn bộ nhóm.

Chạy song song cả hai hệ thống trong một khoảng thời gian ngắn nếu số lượng cuộc gọi thực sự không thể chấp nhận được bất kỳ thời gian ngừng hoạt động nào trong quá trình chuyển đổi.

Độ tin cậy xứng đáng được kiểm tra cẩn thận trước khi cam kết sử dụng lâu dài một trong hai hệ thống.

các Hướng dẫn bảo mật VoIP NIST nêu rõ những rủi ro mà nhà cung cấp lẽ ra phải quản lý và bất kỳ nhà cung cấp nào đáng ký hợp đồng đều phải xác nhận hỗ trợ vị trí E911 bằng văn bản và cung cấp tài liệu đảm bảo thời gian hoạt động thay vì tuyên bố tiếp thị mơ hồ trên trang định giá.

• Chuyển các số hiện có sang nhà cung cấp mới trước khi ngừng hoạt động hệ thống cũ
• Kiểm tra định tuyến cuộc gọi và thư thoại với một nhóm nhỏ trước khi chuyển đổi hoàn toàn
• Chạy song song cả hai hệ thống trong thời gian ngắn nếu thời gian ngừng hoạt động không phải là một lựa chọn
• Xác nhận hỗ trợ vị trí E911 và hỏi cách thức hoạt động của nhân viên từ xa
• Yêu cầu đảm bảo thời gian hoạt động bằng văn bản thay vì chấp nhận yêu cầu tiếp thị
• Xác nhận ghi âm cuộc gọi và xử lý dữ liệu đáp ứng nhu cầu tuân thủ trong ngành của bạn
• Chỉ ngừng hoạt động mọi phần cứng cũ khi hệ thống mới được xác nhận hoàn toàn hoạt động

Phần kết luận

Việc cân nhắc PBX với VoIP thực sự phù hợp hơn bất kỳ tính năng đơn lẻ nào. PBX truyền thống vẫn hoạt động tốt đối với một nhóm nhỏ doanh nghiệp có quy tắc nghiêm ngặt tại chỗ và một địa điểm duy nhất, thực sự ổn định.

Đối với hầu hết những người khác, VoIP thắng rõ ràng về tính linh hoạt và chi phí, cho dù điều đó có nghĩa là tổng đài được lưu trữ trên máy chủ, tổng đài IP được quản lý hay gọi hoàn toàn thẳng qua đám mây.

Hãy đối chiếu quy mô nhóm hiện tại, kế hoạch phát triển và nhu cầu làm việc từ xa của bạn với mọi thứ bạn vừa đọc, sau đó chọn hệ thống phù hợp hôm nay mà không cần đến quyền anh vào ngày mai.

Hệ thống điện thoại đám mây của Ringflow xử lý toàn bộ quá trình chuyển đổi đó mà không ràng buộc một nhóm đang phát triển vào một hợp đồng phần cứng cứng nhắc, do đó, số lượng và hệ thống bạn kích hoạt hiện vẫn phù hợp với doanh nghiệp một cách thoải mái trong một hoặc hai năm tới.

Câu hỏi thường gặp