Giới thiệu
Việc lựa chọn giữa PBX và VoIP sẽ định hình cách nhóm của bạn trả lời cuộc gọi, quản lý nhân viên từ xa và mở rộng quy mô trong nhiều năm tới. Đưa ra quyết định sai lầm có nghĩa là phải trả tiền cho phần cứng bạn không cần hoặc kết nối không thể xử lý âm lượng cuộc gọi của bạn. Hướng dẫn này phân tích những điểm khác biệt giữa hệ thống PBX với VoIP và cung cấp cho bạn một khuôn khổ rõ ràng để chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Cuối cùng, bạn sẽ biết chính xác hệ thống nào phù hợp với quy mô nhóm, ngân sách và kế hoạch phát triển của bạn.
- PBX định tuyến cuộc gọi thông qua phần cứng tại chỗ, trong khi VoIP gửi cuộc gọi qua internet mà không cần hoặc có rất ít thiết bị vật lý.
- Thiết lập do nhà cung cấp quản lý phụ thuộc vào người duy trì máy chủ chứ không phải công nghệ gọi điện cơ bản.
- Máy chủ IP tại chỗ cung cấp nhiều quyền kiểm soát nội bộ hơn so với thiết lập được phân phối hoàn toàn trên nền tảng đám mây, mặc dù cả hai đều chạy trên cùng một công nghệ.
- Lựa chọn phù hợp tùy thuộc vào vị trí của nhóm bạn, số lượng cuộc gọi và liệu bạn có dự định thêm nhân viên từ xa hay nhân viên kết hợp trong vòng hai năm tới hay không.
Hệ thống PBX là gì?
PBX, hay tổng đài nhánh riêng, là mạng điện thoại riêng kết nối các máy nhánh nội bộ và định tuyến các cuộc gọi đến các đường dây bên ngoài. Hệ thống PBX truyền thống dựa vào phần cứng vật lý được cài đặt trong tủ máy chủ hoặc văn phòng, với dây đồng liên kết mọi điện thoại bàn trở lại hộp đó. Các doanh nghiệp đã sử dụng thiết lập này trong nhiều thập kỷ vì nó hoạt động đáng tin cậy sau khi được cài đặt. Sự đánh đổi là chi phí trả trước: phần cứng, hệ thống dây điện và kỹ thuật viên để bảo trì tất cả. Ngày nay, bạn vẫn sẽ thấy nó chạy lặng lẽ ở nhiều văn phòng cũ.
VoIP là gì?
VoIP, hoặc Giao thức thoại qua Internet, biến giọng nói của bạn thành các gói dữ liệu và gửi chúng qua internet thay vì đường dây điện thoại đồng. Không cần có tổng đài tại chỗ vì nhà cung cấp VoIP định tuyến các cuộc gọi thông qua cơ sở hạ tầng đám mây của chính họ. Bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, điện thoại bàn, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh đều có thể thực hiện và nhận cuộc gọi. Tính linh hoạt đó là lý do tại sao rất nhiều nhóm đang phát triển rời bỏ các dòng điện thoại cũ.
PBX và VoIP: Sự khác biệt chính quan trọng
Khi bạn kết nối trực tiếp PBX và VoIP, sự khác biệt thể hiện ở năm lĩnh vực: cơ sở hạ tầng, chi phí, khả năng mở rộng, tính di động và bảo trì. PBX cần phần cứng vật lý tại chỗ, trong khi VoIP chạy qua đám mây hoặc máy chủ dựa trên IP dung lượng nhẹ. Sự khác biệt duy nhất đó ảnh hưởng đến mọi thứ khác, bao gồm cả tốc độ bạn có thể tuyển dụng mới hoặc mở văn phòng thứ hai.
| Nhân tố | Tổng đài truyền thống | VoIP |
|---|---|---|
| Cài đặt | Phần cứng và hệ thống dây điện tại chỗ | Dựa trên đám mây, phần cứng tối thiểu |
| Chi phí trả trước | Cao (thiết bị, lắp đặt) | Thấp (dựa trên đăng ký) |
| Khả năng mở rộng | Chậm, yêu cầu phần cứng mới | Nhanh chóng, thêm dòng trong vài phút |
| Làm việc từ xa | Bị hạn chế hoặc không được hỗ trợ | Hoạt động từ mọi kết nối internet |
| BẢO TRÌ | Hợp đồng CNTT hoặc nhà cung cấp nội bộ | Được xử lý bởi nhà cung cấp |
Chi phí thường là yếu tố quyết định. Một doanh nghiệp nhỏ có thể chi hàng nghìn USD cho phần cứng PBX trước khi thực hiện một cuộc gọi, trong khi các gói VoIP thường bắt đầu ở mức phí hàng tháng cho mỗi người dùng. Khả năng mở rộng theo cùng một mô hình: Tăng trưởng PBX có nghĩa là mua thêm dung lượng vật lý, trong khi tăng trưởng VoIP có nghĩa là nhấp vào nút để thêm chỗ ngồi.
PBX được lưu trữ và VoIP: Sự khác biệt là gì?
PBX được lưu trữ và VoIP là một sự so sánh khiến ngay cả những người mua có kinh nghiệm cũng nhầm lẫn, bởi vì PBX được lưu trữ về mặt kỹ thuật là một loại VoIP. Với PBX được lưu trữ trên máy chủ, nhà cung cấp sở hữu và quản lý máy chủ PBX bên ngoài cơ sở và doanh nghiệp của bạn kết nối với nó qua internet bằng cách sử dụng tính năng gọi VoIP tiêu chuẩn. Bạn nhận được các tính năng, tiện ích mở rộng, trả lời tự động, thư thoại đến email kiểu PBX mà không cần sở hữu bất kỳ phần cứng nào.
Ngược lại, VoIP đơn giản thường đề cập đến một dịch vụ gọi điện đơn giản hơn mà không có bộ tính năng PBX đầy đủ được xếp lớp trên cùng. Nếu nhóm của bạn cần hàng đợi cuộc gọi, hệ thống trả lời tự động đa cấp hoặc định tuyến dựa trên bộ phận, thì các mẹo lựa chọn đối với PBX được lưu trữ. Nếu bạn chỉ cần cuộc gọi đáng tin cậy với định tuyến cơ bản, gói VoIP đơn giản có thể là đủ. Hệ thống điện thoại đám mây của Ringflow bao phủ cả hai đầu của quang phổ đó, do đó, bạn không bị bó buộc vào một cấp độ cứng nhắc khi nhu cầu của bạn thay đổi.
Tổng đài IP và VoIP: Chúng so sánh như thế nào?
IP PBX và VoIP là một sự so sánh hẹp hơn, mang tính kỹ thuật hơn so với câu hỏi được lưu trữ trên máy chủ so với đám mây ở trên. Tổng đài IP là một máy chủ vật lý hoặc ảo mà doanh nghiệp của bạn vẫn quản lý, nhưng nó sử dụng giao thức VoIP thay vì đường dây điện thoại analog. Điều đó có nghĩa là bạn giữ một số quyền kiểm soát tại chỗ trong khi vẫn đạt được tính linh hoạt của VoIP, như các ứng dụng điện thoại mềm và gọi điện qua internet giữa các văn phòng.
Pure VoIP loại bỏ hoàn toàn máy chủ tại chỗ đó vì nhà cung cấp bên thứ ba lưu trữ mọi thứ. Sự khác biệt thực tế nằm ở người duy trì hệ thống: nhóm CNTT nội bộ của bạn với tổng đài IP hoặc nhà cung cấp của bạn có VoIP thẳng. Các doanh nghiệp có quy định nghiêm ngặt về nơi lưu trữ dữ liệu hoặc nhân viên viễn thông nội bộ đôi khi thích tuyến đường tại chỗ hơn. Những người khác thường nhận thấy VoIP thuần túy triển khai nhanh hơn và bảo trì rẻ hơn theo thời gian.
PBX và VoIP: Cân nhắc ưu và nhược điểm
PBX truyền thống: Điểm mạnh và hạn chế
PBX vẫn có chỗ đứng trong những tình huống cụ thể. Nó không phụ thuộc vào thời gian hoạt động của Internet, vì vậy chất lượng cuộc gọi sẽ không giảm nếu kết nối của bạn bị hỏng. Một số văn phòng pháp lý và chăm sóc sức khỏe giữ PBX vì lý do tuân thủ gắn liền với cơ sở hạ tầng điện thoại cũ hơn. Nhược điểm là có: nâng cấp tốn kém, không có khả năng di chuyển tích hợp và số lượng kỹ thuật viên bảo trì thiết bị ngày càng ít.
VoIP: Điểm mạnh và hạn chế
VoIP thắng về chi phí, tính di động và tốc độ triển khai. Thêm 10 nhân viên mới có nghĩa là thêm 10 giấy phép chứ không phải 10 giắc cắm điện thoại mới. Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào băng thông internet, do đó, kết nối không ổn định có thể khiến cuộc gọi bị rớt hoặc lag. Tuy nhiên, đối với hầu hết các doanh nghiệp, băng thông rộng hiện đại khiến vấn đề này trở thành một mối lo ngại nhỏ hơn là một vấn đề khó giải quyết.
Cách chọn giữa PBX và VoIP cho doanh nghiệp của bạn
Đây là nơi mà hầu hết các so sánh đều dừng lại. Việc lựa chọn giữa PBX và VoIP không chỉ là về tính năng mà còn là việc kết hợp hệ thống với cách nhóm của bạn thực sự hoạt động. Hãy sử dụng ba điểm kiểm tra này trước khi quyết định.
Theo quy mô nhóm và số lượng địa điểm
Một nhóm tại một địa điểm dưới 20 người hiếm khi biện minh cho chi phí phần cứng PBX. VoIP hoặc PBX được lưu trữ trên máy chủ có quy mô rõ ràng trên nhiều văn phòng mà không cần nối dây thêm tại mỗi địa điểm. Các doanh nghiệp lớn hơn có bộ phận CNTT chuyên dụng đôi khi gắn bó với tổng đài IP để kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn.
Theo nhu cầu làm việc từ xa hoặc kết hợp
Nếu bất kỳ nhân viên nào làm việc tại nhà, văn phòng vệ tinh hoặc thường xuyên di chuyển, VoIP là lựa chọn duy nhất giúp họ kết nối mà không cần thủ thuật chuyển tiếp. PBX truyền thống liên kết các cuộc gọi với một bàn thực tế, bàn này sẽ bị hỏng khi có người không ở trong tòa nhà. Các công cụ định tuyến cuộc gọi và nhắn tin SMS của Ringflow được xây dựng dành cho các nhóm phân tán, do đó, nhân viên kết hợp luôn có thể liên lạc được từ mọi thiết bị.
Theo ngân sách và kế hoạch tăng trưởng
Nếu bạn dự định tăng gấp đôi số lượng nhân viên trong vòng hai năm, hãy tránh đầu tư tiền vào phần cứng PBX không phù hợp với quy mô của bạn. Đăng ký VoIP tăng hoặc giảm khi nhóm của bạn thay đổi quy mô. Các doanh nghiệp mong muốn có số lượng nhân viên ổn định và văn phòng ổn định vẫn có thể nhận thấy chi phí một lần của PBX có tính cạnh tranh trong một khoảng thời gian đủ dài.
Thực hiện chuyển đổi: Cách di chuyển từ PBX cũ sang VoIP
Việc chuyển khỏi PBX không yêu cầu phải lấy số điện thoại của bạn hoặc đào tạo lại toàn bộ nhân viên của bạn chỉ sau một đêm. Bắt đầu bằng cách chuyển các số hiện có của bạn sang nhà cung cấp VoIP, quá trình này thường mất từ một đến hai tuần. Tiếp theo, kiểm tra định tuyến cuộc gọi và thiết lập thư thoại với một nhóm nhỏ trước khi chuyển đổi toàn đội.
Chạy song song cả hai hệ thống trong một tuần nếu số lượng cuộc gọi của bạn không thể chịu được thời gian ngừng hoạt động. Sau khi nhóm cảm thấy thoải mái, hãy ngừng hoạt động phần cứng PBX cũ và định tuyến lại mọi đường dây còn lại. MỘT hướng dẫn của trung tâm liên lạc có thể giúp vạch ra những tính năng cần kiểm tra trước. Các nhóm lập kế hoạch này theo từng giai đoạn sẽ tránh được những khiếu nại về tình trạng cuộc gọi bị ngắt do quá trình chuyển đổi vội vàng.
Độ tin cậy và tuân thủ cần kiểm tra trước khi bạn quyết định
Trước khi chuyển sang một trong hai hệ thống, hãy xác nhận cách mỗi hệ thống xử lý cuộc gọi khẩn cấp và mất điện. Các nhà cung cấp VoIP được yêu cầu hỗ trợ các dịch vụ định vị E911 và hướng dẫn của FCC phác thảo chính xác những gì nhà cung cấp phải tiết lộ về phạm vi bảo hiểm đó. Hãy hỏi bất kỳ nhà cung cấp VoIP hoặc PBX được lưu trữ nào để đảm bảo thời gian hoạt động của họ bằng văn bản, không chỉ là yêu cầu tiếp thị.
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính cũng nên xác nhận việc ghi âm cuộc gọi và xử lý dữ liệu đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ của họ. Độ tin cậy không phải là điều hấp dẫn nhưng đó là sự khác biệt giữa quá trình chuyển đổi suôn sẻ và sự cố ngừng hoạt động tốn kém.
Phần kết luận
Cân nhắc giữa PBX và VoIP có một điều: phù hợp. PBX truyền thống vẫn hoạt động cho một nhóm nhỏ doanh nghiệp có quy tắc nghiêm ngặt tại chỗ và một địa điểm ổn định, duy nhất. Đối với hầu hết những người khác, VoIP thắng về tính linh hoạt và chi phí, được lưu trữ trên máy chủ hoặc cách khác. Biết sự khác biệt giữa PBX được lưu trữ so với VoIP và PBX IP so với VoIP trước khi bạn ký bất kỳ điều gì.
Bước tiếp theo của bạn rất đơn giản. Hãy lập bản đồ quy mô nhóm, kế hoạch phát triển và nhu cầu từ xa của bạn so với những gì bạn vừa học được. Hệ thống điện thoại đám mây của Ringflow xử lý quá trình chuyển đổi đó mà không buộc bạn phải tuân theo các hợp đồng phần cứng cứng nhắc. Cho dù bạn sử dụng PBX được lưu trữ trên máy chủ hay VoIP trực tiếp, hãy chọn hệ thống sẽ phát triển cùng với bạn.
Hệ thống điện thoại đám mây của Ringflow mang đến cho bạn sự linh hoạt VoIP với tính năng định tuyến cuộc gọi kiểu PBX, tất cả đều không có hóa đơn phần cứng.
Sẵn sàng khi bạn sẵn sàng
Bạn vẫn đang cân nhắc PBX và VoIP cho nhóm đang phát triển của mình?
Hệ thống điện thoại đám mây của Ringflow mang đến cho bạn sự linh hoạt VoIP với tính năng định tuyến cuộc gọi kiểu PBX, tất cả đều không có hóa đơn phần cứng.
Câu hỏi thường gặp
PBX định tuyến cuộc gọi thông qua phần cứng và hệ thống dây vật lý tại chỗ, trong khi VoIP gửi cuộc gọi dưới dạng dữ liệu qua internet. Điều này giúp mở rộng quy mô VoIP nhanh hơn và dễ sử dụng hơn cho các nhóm ở xa.
Hầu hết các hệ thống VoIP được lưu trữ trên máy chủ đám mây của nhà cung cấp thay vì ở văn phòng của bạn. Tuy nhiên, với IP PBX, một số cơ sở hạ tầng đó có thể nằm ngay tại cơ sở của bạn.
Chuyển đổi khi nhóm của bạn vượt quá khả năng hỗ trợ của phần cứng, bổ sung thêm nhân viên từ xa hoặc phải đối mặt với chi phí bảo trì ngày càng tăng đối với thiết bị cũ. Hầu hết các doanh nghiệp đều thấy tiết kiệm trong năm đầu tiên.
Các gói PBX được lưu trữ thường có giá cao hơn một chút cho mỗi chỗ ngồi vì chúng bao gồm các tính năng định tuyến nâng cao và tự động trả lời. Các gói VoIP đơn giản thường rẻ hơn nhưng cung cấp bộ tính năng nhẹ hơn.
Có, VoIP an toàn khi bạn chọn nhà cung cấp có mã hóa mạnh và bảo đảm thời gian hoạt động được ghi lại. Độ tin cậy phụ thuộc nhiều vào kết nối internet của bạn hơn là bản thân công nghệ.
Không, các cuộc gọi VoIP hoạt động giống nhau bất kể múi giờ vì chúng định tuyến qua internet thay vì đường dây điện thoại địa phương. Vị trí chỉ quan trọng đối với các quy tắc tuân thủ như hỗ trợ gọi điện khẩn cấp.
Hầu hết các gói VoIP đều chạy theo gói đăng ký hàng tháng cho mỗi người dùng mà không cần chi trả trước cho phần cứng. PBX được lưu trữ có thể thêm phí thiết lập cho các cấu hình định tuyến cuộc gọi nâng cao.
Có, nhiều doanh nghiệp chạy tổng đài IP để kiểm soát tại chỗ trong khi sử dụng đường trục VoIP để xử lý cuộc gọi bên ngoài. Thiết lập kết hợp này cân bằng giữa kiểm soát nội bộ với tính linh hoạt dựa trên đám mây.
