Số điện thoại ảo là gì? Cách thức hoạt động và cách chọn

Giới thiệu

Số điện thoại ảo trông giống như bất kỳ số nào khác nhưng nó không thuộc về một điện thoại, thẻ SIM hoặc văn phòng duy nhất.

Nó tồn tại trên đám mây và đổ chuông ở bất cứ nơi nào bạn yêu cầu, đó là lý do tại sao các doanh nghiệp nhỏ, các nhóm làm việc từ xa và những người làm việc tự do đều dựa vào một.

Khi khách hàng mong đợi câu trả lời nhanh chóng từ đường dây địa phương hoặc đường dây miễn phí, số điện thoại gắn với một điện thoại bàn bắt đầu có cảm giác như bị giới hạn.

Hướng dẫn này giải thích số điện thoại ảo là gì, cách các cuộc gọi đến với bạn và loại nào đáng để xem xét. Nó cũng bao gồm các lợi ích, các bước thiết lập và kiểm tra độ tin cậy mà nhiều người mua bỏ qua cho đến khi có sự cố.

Cho dù bạn đang thêm đường dây thứ hai hay xây dựng một hệ thống điện thoại đầy đủ thì mục tiêu đều giống nhau: một con số phù hợp với cách nhóm của bạn làm việc hàng ngày.

Số điện thoại ảo là gì?

Số điện thoại ảo là số kết nối người gọi với bạn qua internet thay vì qua đường dây đồng chuyên dụng hoặc một SIM duy nhất. Mọi người quay số đó giống như bất kỳ số bình thường nào và họ không thể phân biệt được.

Ở hậu trường, nhà cung cấp của bạn sẽ nhận cuộc gọi và chuyển tiếp cuộc gọi đó đến ứng dụng, máy tính hoặc điện thoại bàn mà bạn đã chọn.

Vì số này tách biệt với bất kỳ thiết bị nào nên bạn có thể giữ số này khi đổi điện thoại, chuyển văn phòng hoặc thuê người ở thành phố khác. Nhiều nhà cung cấp còn hỗ trợ nhắn tin văn bản, thư thoại và ghi âm cuộc gọi trên cùng một đường dây.

Điều đó làm cho số điện thoại ảo trở thành một cách thiết thực để điều hành danh tính doanh nghiệp mà không cần mua thêm phần cứng và cần ít kỹ năng kỹ thuật để quản lý hàng ngày.

• Không bị ràng buộc với thẻ SIM, điện thoại di động hoặc một địa điểm văn phòng thực tế
• Hoạt động qua internet nên mọi thiết bị được kết nối đều có thể trả lời cuộc gọi
• Có thể đổ chuông ứng dụng di động, máy tính xách tay, điện thoại bàn hoặc nhiều thiết bị cùng một lúc
• Giữ số cá nhân của bạn ở chế độ riêng tư khi bạn gọi điện hoặc nhắn tin cho khách hàng
• Hỗ trợ thư thoại, định tuyến cuộc gọi và giờ làm việc từ bảng điều khiển web
• Thường bao gồm tin nhắn văn bản cùng với giọng nói trên cùng một số
• Luôn bên bạn khi bạn thay đổi thiết bị, văn phòng hoặc thành viên nhóm
• Có sẵn ở các định dạng địa phương, miễn phí và quốc tế cho các nhu cầu khác nhau

Cách các số ảo định tuyến cuộc gọi của bạn

Mọi số điện thoại ảo đều chạy trên VoIP, biến giọng nói của bạn thành các gói dữ liệu truyền qua internet. Khi khách hàng quay số, nhà cung cấp dịch vụ của họ sẽ chuyển cuộc gọi đến nhà cung cấp của bạn và nhà cung cấp sẽ quyết định cuộc gọi tiếp theo sẽ đến đâu.

Quyết định đó mất một phần giây và người gọi sẽ nghe thấy tiếng chuông giống như trên đường dây truyền thống mà không có dấu hiệu nào cho thấy cuộc gọi được chuyển qua internet.

Bạn kiểm soát điểm đến thông qua bảng điều khiển. Quy tắc có thể gửi cuộc gọi đến ứng dụng dành cho thiết bị di động trong ngày, xếp hàng nhóm vào bữa trưa và thư thoại sau giờ làm việc.

Chất lượng cuộc gọi vẫn phụ thuộc vào kết nối của bạn, vì vậy mạng đáng tin cậy cũng quan trọng như nhà cung cấp bạn chọn. Việc thử nghiệm trên mạng mà nhóm của bạn thực sự sử dụng sẽ tránh được những bất ngờ khó chịu, đặc biệt đối với những nhân viên làm việc tại nhà trên các kết nối dùng chung hoặc chậm hơn.

• Người gọi quay số của bạn và nhà cung cấp dịch vụ của họ sẽ chuyển cuộc gọi đến nhà cung cấp của bạn
• Nhà cung cấp của bạn kiểm tra các quy tắc định tuyến như thời gian trong ngày, người gọi hoặc số đã gọi
• Cuộc gọi được chuyển đổi thành dữ liệu và gửi qua internet tới thiết bị của bạn
• Nhóm đổ chuông có thể cảnh báo cho nhiều người cùng một lúc hoặc lần lượt từng người
• Các cuộc gọi chưa được trả lời có thể chuyển sang thư thoại, nhóm khác hoặc số dự phòng
• Ứng dụng Softphone cho phép máy tính xách tay hoặc điện thoại di động hoạt động như đường dây văn phòng của bạn
• Thay đổi định tuyến có hiệu lực sau vài phút mà không cần đến hệ thống dây điện hoặc kỹ thuật viên mới
• Kết nối internet ổn định giúp âm thanh rõ ràng và cuộc gọi không bị rớt

Các loại số điện thoại ảo

Số ảo có một số loại chính và mỗi loại sẽ gửi một tín hiệu khác nhau đến người gọi. Các số địa phương mang mã vùng vùng và tạo nên sự quen thuộc, trong khi các số điện thoại miễn phí bắt đầu bằng các tiền tố như 800 hoặc 888 và người gọi không mất phí gì.

Sự lựa chọn sẽ dễ dàng hơn khi bạn so sánh số điện thoại miễn phí so với số địa phương dựa trên khách hàng, số lượng cuộc gọi và ngân sách hàng tháng của chính bạn.

Những con số phù phiếm đánh vần một từ hoặc cụm từ, giúp chúng dễ nhớ trong quảng cáo và trên xe cộ. Các số điện thoại quốc tế cho phép mọi người ở nước ngoài liên lạc với bạn theo tỷ lệ địa phương và một số nhà cung cấp cũng cung cấp các số hỗ trợ văn bản.

Nhiều doanh nghiệp kết hợp nhiều loại, sử dụng đường dây miễn phí để được hỗ trợ và số điện thoại địa phương cho từng nhóm bán hàng trong khu vực, sau đó thêm số điện thoại phù hợp cho một chiến dịch.

• Số điện thoại địa phương sử dụng mã vùng vùng và tạo dựng niềm tin vào một thành phố cụ thể
• Các số điện thoại miễn phí sử dụng các tiền tố như 800 hoặc 888 và người gọi không mất phí
• Những con số phù phiếm đánh vần một từ hoặc cụm từ mà khách hàng có thể dễ dàng ghi nhớ
• Số điện thoại quốc tế mang lại cho khách hàng nước ngoài một cách thức địa phương để liên lạc với bạn
• Các số hỗ trợ nhắn tin gửi và nhận tin nhắn cũng như cuộc gọi thoại
• Các số của bộ phận định tuyến các cuộc gọi bán hàng, hỗ trợ và thanh toán đến các nhóm riêng biệt
• Số chiến dịch hiển thị quảng cáo, kênh hoặc trang nào đã tạo ra mỗi cuộc gọi

Tại sao doanh nghiệp sử dụng số điện thoại ảo

Lý do phổ biến nhất là sự chia ly. Một người sáng lập chia sẻ số điện thoại di động cá nhân sẽ sớm nhận thấy các cuộc gọi đến cơ quan vào bữa tối, vì vậy việc thêm số điện thoại doanh nghiệp thứ hai giữ cả hai cách xa nhau mà không cần thiết bị thứ hai.

Ý tưởng tương tự giúp những người làm việc tự do, nhà tư vấn và nhân viên từ xa muốn có đường dây chuyên nghiệp được giữ kín, có thể im lặng sau nhiều giờ và có thể được giao cho đồng nghiệp khi họ rời công việc kinh doanh.

Các doanh nghiệp cũng đạt được phạm vi tiếp cận. Một công ty có trụ sở tại một thành phố có thể thêm số điện thoại địa phương vào các thành phố khác để khách hàng nhìn thấy mã vùng quen thuộc và nhóm từ xa có thể trả lời từ bất cứ đâu.

Vì mỗi số có thể có nhật ký cuộc gọi riêng nên nhóm tiếp thị sẽ biết chiến dịch nào thúc đẩy cuộc gọi và chiến dịch nào không, điều này giúp đưa ra quyết định ngân sách dễ dàng hơn nhiều và giúp bạn ngừng trả tiền cho quảng cáo không bao giờ đổ chuông.

• Tách cuộc gọi công việc khỏi cuộc gọi cá nhân mà không cần mang theo điện thoại thứ hai
• Tìm địa phương ở các thị trường mới bằng cách thêm số có mã vùng quen thuộc
• Cho phép nhân viên từ xa và kết hợp trả lời từ mọi vị trí trên mọi thiết bị
• Theo dõi kết quả chiến dịch bằng cách cung cấp cho mỗi quảng cáo hoặc kênh số riêng
• Tăng hoặc giảm tỷ lệ bằng cách thêm hoặc xóa các dòng mà không cần nối dây mới
• Tránh chi phí điện thoại bàn, lắp đặt, thiết bị điện thoại tại chỗ
• Bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên vì khách hàng không bao giờ nhìn thấy số điện thoại di động cá nhân
• Giữ bản sắc doanh nghiệp nhất quán ngay cả khi người hoặc văn phòng thay đổi

Thiết lập số mới

Bắt đầu thường mất vài phút. Bạn tìm kiếm một số có sẵn theo mã vùng hoặc tiền tố, chọn một số và xác nhận các chi tiết cơ bản về doanh nghiệp như tên và địa chỉ của bạn. Một số số, đặc biệt là các số điện thoại miễn phí dùng để nhắn tin, cần được xác minh trước khi có thể gửi tin nhắn.

Chọn loại số đầu tiên và nhà cung cấp thứ hai, để bạn không bị buộc phải chấp nhận bất kỳ số nào có sẵn vào ngày hôm đó.

Nếu bạn đã có số doanh nghiệp, bạn thường có thể chuyển số đó sang nhà cung cấp mới thay vì bắt đầu lại. Duy trì hoạt động của dịch vụ cũ cho đến khi quá trình chuyển hoàn tất vì thời gian phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ liên quan.

Ví dụ: Ringflow cho phép các nhóm thêm số, đặt quy tắc định tuyến và kết nối các ứng dụng từ một trang tổng quan. Kiểm tra cuộc gọi đến và gọi đi trên thiết bị thực trước khi bạn xuất bản số này ở bất kỳ đâu.

• Chọn loại số phù hợp với khách hàng của bạn trước khi so sánh các nhà cung cấp
• Tìm kiếm theo mã vùng, tiền tố hoặc từ khóa để tìm số bạn thích
• Xác nhận chi tiết doanh nghiệp sớm vì một số số cần xác minh
• Quyết định chuyển số hiện có hay bắt đầu bằng số mới
• Giữ dịch vụ cũ của bạn hoạt động cho đến khi cổng được xác nhận là hoàn tất
• Đặt quy tắc định tuyến, lời chào thư thoại và giờ làm việc trong bảng điều khiển
• Kiểm tra cuộc gọi đến và gọi đi trên thiết bị thực trước khi bạn xuất bản số

Độ tin cậy và tuân thủ

Một số chỉ hữu ích nếu các cuộc gọi đến rõ ràng và an toàn. Hỏi nhà cung cấp về việc đảm bảo thời gian hoạt động bằng văn bản, cách mã hóa cuộc gọi và điều gì sẽ xảy ra nếu kết nối internet của bạn bị rớt.

các Hướng dẫn bảo mật VoIP NIST giải thích các rủi ro phổ biến như nghe lén và gian lận phí cầu đường, đồng thời nó hoạt động như một danh sách kiểm tra ban đầu khi bạn so sánh các nhà cung cấp, vì vậy, hãy đưa những câu hỏi đó đến mọi cuộc gọi bán hàng và yêu cầu câu trả lời bằng văn bản.

Vấn đề tuân thủ cũng vậy. Tại Hoa Kỳ, các nhà cung cấp dịch vụ VoIP kết nối phải hỗ trợ tính năng gọi 911, vì vậy hãy xác nhận cách bạn đăng ký địa điểm cho nhân viên từ xa. Nếu bạn dự định gửi tin nhắn kinh doanh từ số địa phương, hãy hỏi xem nhà cung cấp có xử lý việc đăng ký 10DLC hay không.

Việc bỏ qua những bước kiểm tra này có thể dẫn đến chặn tin nhắn hoặc định tuyến sai các cuộc gọi khẩn cấp và cả hai đều dễ ngăn chặn trước khi khởi chạy hơn là sửa chữa.

• Yêu cầu cam kết về thời gian hoạt động bằng văn bản thay vì yêu cầu trên trang định giá
• Xác nhận rằng các cuộc gọi và thư thoại đã được mã hóa và hỏi cách kiểm soát quyền truy cập
• Kiểm tra hỗ trợ 911 và cách nhân viên từ xa đăng ký địa chỉ hiện tại của họ
• Hỏi xem đăng ký 10DLC có được xử lý cho bạn khi nhắn tin từ số địa phương không
• Tìm kiếm biện pháp bảo vệ chống cuộc gọi spam chẳng hạn như xác minh người gọi STIR/SHAKEN
• Bật quyền đăng nhập đa yếu tố và quyền dựa trên vai trò cho mọi tài khoản quản trị viên
• Kiểm tra chất lượng cuộc gọi trên mạng gia đình và văn phòng thực của bạn trước khi bạn cam kết
• Xem lại nhật ký cuộc gọi thường xuyên để phát hiện lưu lượng truy cập bất thường hoặc các khoản phí bất ngờ

Phần kết luận

Số điện thoại ảo mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp mà đường dây truyền thống không thể sánh được. Nó hoạt động qua internet, theo dõi nhóm của bạn trên các thiết bị và địa điểm, đồng thời có nhiều loại phù hợp với các khách hàng và mục tiêu khác nhau.

Công việc thực sự là chọn đúng loại, thiết lập cẩn thận và kiểm tra độ tin cậy cũng như sự tuân thủ trước khi khách hàng bắt đầu gọi điện. Những bước đi đó mất một buổi chiều chứ không phải một phần tư và sẽ mang lại kết quả trong nhiều năm.

Bắt đầu nhỏ. Chọn một số có thể giải quyết một vấn đề rõ ràng, chẳng hạn như đường dây làm việc riêng hoặc sự hiện diện của địa phương ở một thành phố mới và đo lường hiệu quả hoạt động của nó.

Ringflow có thể giúp bạn thêm số, định tuyến cuộc gọi và theo dõi kết quả khi nhóm của bạn phát triển, do đó, thiết lập điện thoại của bạn sẽ theo kịp doanh nghiệp thay vì trì hoãn. Chỉ thêm nhiều dòng hơn khi dữ liệu hỗ trợ chúng.

Chưa sẵn sàng cho một con số đầy đủ chưa? Cuộc tổng kết của chúng tôi về ứng dụng gọi video miễn phí tốt nhất bao gồm các tùy chọn tiêu dùng miễn phí đáng để thử đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp