Số điện thoại ảo là gì và nó hoạt động như thế nào?

Giới thiệu

Số điện thoại ảo là số dựa trên đám mây không bị ràng buộc với bất kỳ điện thoại, thẻ SIM hoặc địa điểm văn phòng nào. Điều đó càng quan trọng hơn mỗi năm, vì hiện nay ngày càng có nhiều nhóm làm việc từ xa, xuyên thành phố hoặc xuyên biên giới và một số có dây đến một điện thoại bàn không thể theo kịp điều đó.

Hướng dẫn này trình bày cách hoạt động thực sự của số điện thoại ảo, các loại có sẵn và cách chọn số điện thoại phù hợp cho nhóm của bạn. Cuối cùng, bạn sẽ biết chính xác loại nào phù hợp với doanh nghiệp của mình, cùng với các chi tiết thiết lập mà hầu hết các hướng dẫn đều bỏ qua.

• Số điện thoại ảo định tuyến cuộc gọi qua internet thay vì đường dây vật lý, do đó, nó hoạt động trên mọi thiết bị được kết nối.
• Các loại phổ biến nhất là số địa phương, số miễn phí, số phù hợp và số quốc tế, mỗi loại phù hợp với một mục tiêu kinh doanh khác nhau.
• Quá trình thiết lập thường mất vài phút chứ không phải vài tuần và không yêu cầu phần cứng mới hoặc kỹ thuật viên đến thăm.
• Bạn nên kiểm tra các chi tiết tuân thủ như đăng ký số và độ chính xác của vị trí khẩn cấp trước khi cam kết với nhà cung cấp.

Số điện thoại ảo là gì?

Về cốt lõi, số điện thoại ảo là số điện thoại tồn tại trên đám mây thay vì được kết nối với một đường dây vật lý hoặc một thiết bị duy nhất. Bạn có thể nhận cuộc gọi và tin nhắn trên đó từ bất kỳ ứng dụng, điện thoại bàn hoặc điện thoại thông minh nào có kết nối internet. Không giống như số điện thoại cố định truyền thống, số này không bị ràng buộc với một vị trí, thẻ SIM hoặc một thiết bị cầm tay vật lý.

Đó là điều khiến nó trở nên hữu ích cho các nhóm ở xa, doanh nghiệp có nhiều địa điểm và bất kỳ ai muốn giữ số cá nhân ở chế độ riêng tư. Nó hoạt động tương tự cho dù đó là người sáng lập trả lời các cuộc gọi hỗ trợ từ điện thoại hay nhóm bán hàng gồm mười người trải rộng khắp ba thành phố.

Cách các số ảo định tuyến cuộc gọi của bạn

Mọi số điện thoại ảo đều chạy trên VoIP, công nghệ tương tự đằng sau hầu hết các hệ thống điện thoại doanh nghiệp hiện đại. Khi ai đó quay số của bạn, cuộc gọi sẽ truyền qua internet dưới dạng dữ liệu thay vì qua đường dây điện thoại bằng đồng. Sau đó, máy chủ đám mây của nhà cung cấp sẽ định tuyến cuộc gọi đó đến bất cứ nơi nào bạn yêu cầu: ứng dụng di động, điện thoại phần mềm trên máy tính để bàn, điện thoại bàn VoIP hoặc nhiều thiết bị đổ chuông cùng lúc.

Bạn có thể thay đổi điểm đến đó bất cứ lúc nào từ bảng điều khiển mà không cần đổi thẻ SIM hoặc chờ kỹ thuật viên. Để có cái nhìn sâu hơn về cách công nghệ cơ bản xử lý các cuộc gọi từ đầu đến cuối, hãy xem phần này Dịch vụ điện thoại VoIP sự cố.

Các loại số ảo bạn có thể chọn

Không phải mọi số điện thoại ảo đều phục vụ cùng một mục đích. Chọn đúng loại cũng quan trọng như chọn nhà cung cấp, vì mỗi nhà cung cấp giải quyết một vấn đề khác nhau cho từng loại người gọi khác nhau.

• Số địa phương: khớp với mã vùng cụ thể, hữu ích trong việc tạo dựng niềm tin với khách hàng ở khu vực đó
• Số điện thoại miễn phí: miễn phí cho người gọi quay số, phổ biến cho đường dây hỗ trợ khách hàng và bán hàng
• Những con số phù phiếm: đánh vần một từ hoặc cụm từ, dễ nhớ cho hoạt động tiếp thị và quảng cáo
• Số quốc tế: cho phép bạn nhận cuộc gọi từ một quốc gia khác mà không phải trả cước quốc tế

Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng nhiều loại trên các chiến dịch hoặc bộ phận khác nhau. Đường dây hỗ trợ có thể chạy theo số điện thoại miễn phí trong khi nhóm bán hàng sử dụng số điện thoại địa phương để tăng tỷ lệ trả lời ở từng khu vực mà họ bán hàng và nhóm tiếp thị có thể thêm một số ảo chỉ cho một chiến dịch quảng cáo để xem số lượng cuộc gọi thực sự thúc đẩy.

Số ảo so với đường dây điện thoại truyền thống

Đường dây điện thoại truyền thống kết nối với giắc cắm vật lý trong một tòa nhà cụ thể, gắn với một nhà cung cấp dịch vụ và một địa điểm trong suốt thời gian thuê. Số điện thoại ảo bỏ qua tất cả những điều đó: nó tồn tại trên một máy chủ chứ không phải trên đường dây, do đó, nó di chuyển cùng với doanh nghiệp của bạn thay vì ở lại văn phòng cũ khi bạn di dời hoặc thêm địa điểm thứ hai.

Các đường dây truyền thống cũng tính phí nhiều hơn cho thiết bị, lắp đặt và gọi đường dài, trong khi số điện toán đám mây thường chạy theo gói cố định hàng tháng và không cần cài đặt phần cứng. Sự đánh đổi là có thật: một số ảo phụ thuộc vào kết nối Internet ổn định, trong khi điện thoại cố định vẫn tiếp tục hoạt động khi mất điện miễn là nó không có dây.

Tại sao doanh nghiệp chọn số ảo cho doanh nghiệp

Việc chọn số ảo cho doanh nghiệp giúp chủ sở hữu có thể tách biệt cuộc gọi cá nhân và công việc mà không cần mang theo hai điện thoại. Các nhóm từ xa và kết hợp có thể trả lời cuộc gọi từ máy tính xách tay hoặc ứng dụng điện thoại bất kể họ làm việc ở đâu vào ngày hôm đó, sử dụng cùng một số điện thoại ảo mọi lúc.

Một công ty có khách hàng ở một số tiểu bang có thể cung cấp số điện thoại địa phương ở từng khu vực, do đó, các cuộc gọi mang lại cảm giác địa phương ngay cả khi cả nhóm ngồi trong một văn phòng. Các nhóm tiếp thị cũng dựa vào thiết lập này để theo dõi chiến dịch hoặc quảng cáo nào đã thúc đẩy cuộc gọi. Mỗi số có thể định tuyến đến nhật ký cuộc gọi và báo cáo riêng, giúp bạn dễ dàng biết kênh nào thực sự đáng chi tiêu.

Cách chọn số ảo phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Chọn một số là dễ dàng. Việc chọn đúng loại cho cách nhóm của bạn thực sự hoạt động cần phải suy nghĩ nhiều hơn một chút.

Theo cơ cấu nhóm và vị trí

Một nhóm hoàn toàn làm việc từ xa sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​các số đổ chuông mặc định trên ứng dụng dành cho thiết bị di động vì không ai ngồi bên điện thoại bàn cố định. Một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thường kết hợp các số điện thoại địa phương của mỗi chi nhánh với một đường dây miễn phí dùng chung để giải đáp các thắc mắc chung.

Theo phạm vi tiếp cận khách hàng

Nếu hầu hết khách hàng gọi từ một khu vực đô thị, số địa phương sẽ tạo nên sự quen thuộc nhanh hơn so với đường dây miễn phí, vì mã vùng có thể nhận biết sẽ trả lời một câu hỏi nhỏ về độ tin cậy trước khi cuộc gọi được kết nối. Thay vào đó, các doanh nghiệp bán hàng trong nước hoặc quốc tế thường dựa vào các số điện thoại miễn phí hoặc quốc tế vì mã vùng không còn quan trọng ở quy mô đó và tính nhất quán giữa các khu vực còn quan trọng hơn.

Theo ngân sách và kế hoạch tăng trưởng

Việc thêm một con số sẽ tốn ít chi phí nhưng việc theo dõi chiến dịch và các dòng bộ phận chuyên dụng sẽ tăng lên nhanh chóng nếu bạn không chọn lọc những con số bạn thực sự cần. Quản lý số gói Ringflow với tính năng định tuyến và báo cáo cuộc gọi, do đó việc thêm đường dây không có nghĩa là thêm hóa đơn từ một nhà cung cấp riêng biệt. Bắt đầu với những gì bạn cần trong quý này và bổ sung thêm khi các chiến dịch hoặc vị trí cụ thể chứng minh rằng họ cần dòng sản phẩm riêng.

Thiết lập số mới: Điều gì sẽ xảy ra

Việc nhận số điện thoại ảo thường mất vài phút trực tuyến chứ không phải mất vài ngày để cài đặt đường dây truyền thống. Hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép bạn tìm kiếm các số có sẵn theo mã vùng, tiền tố miễn phí hoặc từ khóa, sau đó kích hoạt số bạn chọn ngay lập tức. Cần xác nhận một số chi tiết cơ bản về doanh nghiệp trong quá trình đăng ký, chẳng hạn như tên và địa chỉ doanh nghiệp hợp pháp của bạn, vì các số điện thoại miễn phí nói riêng yêu cầu phải đăng ký trước khi có thể gửi tin nhắn văn bản.

Nếu bạn đã có số doanh nghiệp, việc chuyển số đó sang hệ thống mới thường mất từ ​​một đến hai tuần vì cả nhà cung cấp dịch vụ cũ và mới của bạn đều phải xác nhận việc chuyển. Giữ đường dây cũ hoạt động cho đến khi cổng hoàn tất và kiểm tra cả cuộc gọi đến và đi trước khi bạn ngừng sử dụng nó vĩnh viễn.

Khi nó hoạt động, các quy tắc định tuyến, lời chào thư thoại và giờ làm việc thường chỉ cần vài cú nhấp chuột trên trang tổng quan web chứ không phải cuộc gọi dịch vụ. MỘT hệ thống điện thoại doanh nghiệp được xây dựng dựa trên tính linh hoạt này giúp giảm bớt rất nhiều rắc rối trong quá trình thiết lập. Ringflow xếp lớp định tuyến cấp chiến dịch lên trên các số như thế này, do đó, cuộc gọi đến bất kỳ đường dây nào sẽ tự động được chuyển đến nhóm phù hợp mà không cần chuyển tiếp thủ công.

Độ tin cậy và tuân thủ cần kiểm tra trước khi bạn nhận được một cái

Không phải mọi nhà cung cấp đều xử lý cuộc gọi khẩn cấp theo cùng một cách. Xác nhận rằng nhà cung cấp của bạn hỗ trợ định tuyến vị trí E911 chính xác, đặc biệt nếu nhóm của bạn làm việc từ địa chỉ nhà thường xuyên thay đổi. Các nhà mạng ở Hoa Kỳ ngày càng gắn cờ lưu lượng nhắn tin của doanh nghiệp chưa đăng ký là thư rác, vì vậy hãy hỏi xem nhà cung cấp của bạn có xử lý việc đăng ký 10DLC cho bạn hay để yên cho bạn.

A mục Wikipedia trên các số ảo lưu ý rằng vì những số này không được gắn với thiết bị vật lý nên nhà cung cấp phải duy trì các hệ thống riêng biệt để theo dõi vị trí thời gian thực của người gọi cho các dịch vụ khẩn cấp. Thời gian hoạt động và chất lượng cuộc gọi đều phụ thuộc vào kết nối internet của bạn. Yêu cầu đảm bảo thời gian hoạt động bằng văn bản thay vì yêu cầu trên trang định giá và kiểm tra chất lượng cuộc gọi trên mạng gia đình hoặc văn phòng thực tế của bạn trước khi bạn cam kết.

Phần kết luận

Số điện thoại ảo có tính linh hoạt. Nó bỏ qua hệ thống dây điện, phần cứng và các giới hạn về một bàn làm việc của đường dây truyền thống. Địa phương, miễn phí, phù phiếm hoặc quốc tế, mỗi loại giải quyết một vấn đề kinh doanh khác nhau. Biết số điện thoại ảo là gì và loại nào phù hợp trước khi bạn đăng ký.

Bước tiếp theo của bạn rất đơn giản. Hãy ghép loại số với cách nhóm của bạn thực sự hoạt động và phát triển trong năm nay. Hệ thống điện thoại đám mây của Ringflow định tuyến cuộc gọi từ số bất kỳ đến đúng người, bất kể họ đang sử dụng thiết bị nào. Chọn một số ảo cho doanh nghiệp phù hợp với ngày hôm nay và điều chỉnh số đó khi nhóm của bạn thay đổi.

Câu hỏi thường gặp