Softphone là gì? Cách hoạt động của phần mềm điện thoại (+ Hướng dẫn cài đặt)

Giới thiệu

Phần mềm điện thoại là gì? Đó là một ứng dụng biến máy tính xách tay hoặc điện thoại của bạn thành một dòng điện thoại hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp, không cần phần cứng bàn. Hướng dẫn này giải thích cách hoạt động của phần mềm điện thoại, những điều bạn cần trước khi cài đặt phần mềm và cách thiết lập phần mềm của bạn trong vài phút. Cuối cùng, bạn sẽ biết chính xác liệu một phần mềm điện thoại có phù hợp với nhóm của bạn hay không và phiên bản dành cho doanh nghiệp khác với ứng dụng miễn phí trên điện thoại của bạn như thế nào.

• Trả lời softphone là gì bắt đầu bằng một ý tưởng: nó biến bất kỳ máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại nào thành một ngành nghề kinh doanh đang hoạt động.
• Một phần mềm điện thoại cần ít nhất 100 kbps băng thông ổn định cho mỗi cuộc gọi và hầu hết mọi người không bao giờ kiểm tra điều này trước khi cài đặt.
• Phần mềm điện thoại tốt nhất dành cho doanh nghiệp có thêm tính năng định tuyến cuộc gọi, ghi nhật ký CRM và AI mà hầu hết các ứng dụng cá nhân đều bỏ qua.
• Quá trình thiết lập chỉ mất chưa đầy 10 phút: tải xuống ứng dụng, đăng nhập và bắt đầu gọi ngay.

Softphone là gì?

Softphone là phần mềm biến máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh thành đường dây điện thoại. Nó sử dụng kết nối internet thay vì giắc cắm điện thoại hoặc thẻ SIM. Về cơ bản, phần mềm softphone thực sự chỉ là một ứng dụng khách softphone IP nói chuyện với máy chủ của nhà cung cấp của bạn. Chương trình xử lý âm thanh quay số, đổ chuông và cuộc gọi giống như cách mà điện thoại bàn thực tế làm. Hầu hết các nhóm kinh doanh hiện đại hiện nay đều sử dụng một chiếc thay vì mua phần cứng cho mỗi bàn làm việc.

Vậy softphone trong thực tế hàng ngày là gì? Hình ảnh bàn phím điện thoại trên màn hình thay vì trên bàn làm việc của bạn. Thực sự là như vậy, nhưng giá trị sẽ hiển thị khi bạn thấy nó hoạt động như thế nào và việc vận hành một cái giếng thực sự cần những gì.

Một softphone không cần một thiết bị đặc biệt. Bất kỳ máy tính xách tay hoặc điện thoại nào có micrô và loa đều có thể chạy được và hầu hết mọi người đều đã sở hữu mọi thứ nó cần.

Softphone thường có hai dạng. Một ứng dụng độc lập chỉ xử lý cuộc gọi mà không có mối liên hệ nào với nền tảng lớn hơn. Điện thoại phần mềm tích hợp nằm trong hệ thống điện thoại doanh nghiệp đầy đủ, bên cạnh định tuyến cuộc gọi, nhắn tin và kết nối CRM. Hầu hết các nhóm đang phát triển cuối cùng đều chuyển từ loại thứ nhất sang loại thứ hai, thường là khi đường dây chung hoặc kiểu cuộc gọi nhỡ bắt đầu gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh thực sự.

Cách thức hoạt động của Softphone

Điện thoại mềm gửi giọng nói của bạn dưới dạng dữ liệu thay vì tín hiệu tương tự, giống như bất kỳ điện thoại nào khác. Dịch vụ điện thoại VoIP làm. Giọng nói của bạn được số hóa, nén và chia thành các gói nhỏ. Những gói đó di chuyển qua internet đến máy chủ của nhà cung cấp của bạn. Sau đó, máy chủ sẽ định tuyến chúng đến người bạn đang gọi, bất kể họ ở đâu.

Đây cũng là lý do tại sao câu hỏi "softphone là gì" thường dẫn đến câu hỏi thứ hai: tại sao chất lượng cuộc gọi lại khác nhau nhiều đến vậy? Câu trả lời thường đến từ mạng của bạn chứ không phải ứng dụng. Hai điều quan trọng nhất: băng thông trống tại thời điểm cuộc gọi và mức độ ổn định của các gói đến mà không bị chậm trễ. Kết nối chậm, tắc nghẽn sẽ làm hỏng âm thanh cho dù phần mềm có tốt đến đâu.

Điện thoại mềm so với điện thoại bàn

Điện thoại bàn cắm vào ổ cắm trên tường và cố định ở bàn làm việc của bạn cả ngày. Khi bạn biết softphone là gì, việc so sánh điện thoại bàn sẽ trở nên đơn giản nhanh chóng.

• Không cần mua thêm phần cứng, vận chuyển hoặc sửa chữa
• Làm việc tại nhà, phòng khách sạn hoặc không gian làm việc chung
• Cập nhật ngay lập tức, không cần đến kỹ thuật viên
• Chi phí trên mỗi chỗ ngồi ít hơn so với một chiếc điện thoại thực tế theo thời gian
• Di chuyển cùng nhân viên nếu họ thay đổi bàn làm việc hoặc văn phòng

Những gì bạn cần trước khi cài đặt Softphone

Hầu hết các hướng dẫn đều trả lời phần mềm điện thoại là gì và dừng lại ở đó, sau đó tự hỏi tại sao chất lượng cuộc gọi lại bị ảnh hưởng khi các nhóm thực sự bắt đầu sử dụng phần mềm này.

• Kết nối internet ổn định, ít nhất 100 kbps cho mỗi cuộc gọi đang hoạt động, để âm thanh không bị ngắt quãng giữa câu
• Tai nghe hoặc micrô tích hợp giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh từ phòng bận rộn
• Kết nối Wi-Fi yên tĩnh hoặc đường dây ethernet có dây dành cho bất kỳ ai thực hiện các cuộc gọi liên tiếp
• Quyền truy cập của quản trị viên để cài đặt ứng dụng trên thiết bị làm việc mà không bị chậm trễ về mặt CNTT

Bỏ qua danh sách kiểm tra này và phần mềm điện thoại sẽ bị đổ lỗi cho vấn đề thực sự là bộ định tuyến. Trước tiên, hãy kiểm tra kết nối của bạn trước khi triển khai kết nối cho toàn bộ nhóm.

Một bài kiểm tra đơn giản sẽ có hiệu quả: chạy bài kiểm tra tốc độ miễn phí tại bàn làm việc của bạn, sau đó chạy bài kiểm tra tương tự trên Wi-Fi trong phòng nghỉ hoặc không gian chung. Nếu các số khác nhau nhiều, cuộc gọi từ vị trí thứ hai sẽ nghe tệ hơn, bất kể bạn chọn ứng dụng nào.

Cách thiết lập ứng dụng Softphone: Từng bước

1. 1Tải xuống ứng dụng điện thoại mềm cho thiết bị của bạn: máy tính để bàn, iOS hoặc Android.
2. 2Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập mà nhà cung cấp của bạn đã gửi qua email cho bạn sau khi đăng ký.
3. 3Cho phép truy cập micrô vào lần đầu tiên ứng dụng yêu cầu.
4. 4Kiểm tra cuộc gọi thực để xác nhận âm thanh hoạt động theo cả hai hướng.
5. 5Đặt ID người gọi, lời chào thư thoại và giờ làm việc.

Hầu hết mọi người hoàn thành năm bước này trong tổng cộng chưa đầy mười phút. Không có kỹ thuật viên đến thăm, không có giắc cắm điện thoại mới và không phải chờ đợi lô hàng. Khi nó chạy, thực tế hàng ngày về softphone là gì sẽ trở nên rõ ràng: chỉ là một biểu tượng bạn nhấp vào trước mỗi cuộc gọi.

Nếu nhóm của bạn đã sử dụng nền tảng điện thoại doanh nghiệp thì bước phần mềm điện thoại thường còn ngắn hơn. Ứng dụng lấy các quy tắc về số, lời chào và định tuyến ngay từ tài khoản của bạn, do đó không ai phải tự tay cấu hình lại bất kỳ thứ gì.

Các tính năng chính cần tìm trong Softphone

Không phải mọi tùy chọn đều được xây dựng giống nhau và sự khác biệt sẽ xuất hiện nhanh chóng khi nhóm của bạn dựa vào một tùy chọn hàng ngày. Để biết thế nào là một chiếc điện thoại mềm đáng trả tiền phụ thuộc vào năm điều, không phải độ dài của trang tính năng.

• Định tuyến cuộc gọi và tự động trả lời cho các cuộc gọi đến để có được người trả lời phù hợp
• Phiên âm thư thoại, vì vậy không ai phát lại tin nhắn hai lần chỉ để ghi lại một số
• Tích hợp CRM, như HubSpot hoặc Zoho, để ghi chú cuộc gọi đã ghi mà không cần nhập thủ công
• Âm thanh HD với chế độ dự phòng băng thông thấp cho kết nối không ổn định
• Trạng thái hiện diện hiển thị ai đang tham gia cuộc gọi trước khi bạn chuyển cuộc gọi

Điện thoại mềm của Ringflow bao gồm mọi tính năng trong danh sách đó. Nó cũng bổ sung tính năng tóm tắt cuộc gọi bằng AI, một tính năng mà hầu hết các ứng dụng độc lập đều bỏ qua hoàn toàn. Điều đó quan trọng nhất vào những ngày bận rộn, khi không ai có thời gian nghe lại cuộc gọi chỉ để ghi nhớ những gì đã thỏa thuận.

Softphone dành cho doanh nghiệp: Tại sao các nhóm chuyển đổi

Phần mềm điện thoại cá nhân chỉ xử lý cuộc gọi cho một người trên một thiết bị. Một phần mềm điện thoại dành cho doanh nghiệp phải xử lý toàn bộ nhóm cùng một lúc và điều đó sẽ thay đổi những gì thực sự quan trọng.

Các số được chia sẻ, chuyển cuộc gọi giữa các đại diện và khả năng hiển thị của người quản lý trong mọi cuộc trò chuyện trở thành những yêu cầu thực sự khi có nhiều người chia sẻ một đường dây. Các nhóm đang phát triển cần có âm thanh ổn định cho dù có năm người gọi cùng lúc hay năm mươi người. Đây là phần giải thích nhiều nhất về việc phần mềm điện thoại bị bỏ qua hoàn toàn: một lần tải xuống không thể tự mở rộng cho một nhóm.

Quầy lễ tân chăm sóc sức khỏe cần được nhắc nhở về cuộc hẹn và chuyển nhanh đến nhà cung cấp phù hợp. Nhóm bất động sản cần gọi lại nhanh cho khách hàng tiềm năng trước khi đối thủ cạnh tranh gọi điện trước. Văn phòng pháp lý cần có nhật ký cuộc gọi rõ ràng gắn liền với từng hồ sơ khách hàng. Không có điều nào trong số đó đến từ riêng ứng dụng, vì một ứng dụng gọi điện đơn giản không biết người gọi thực sự cần bộ phận nào.

Các sự cố phần mềm thường gặp và cách khắc phục nhanh

• Âm thanh giật giật: thường là vấn đề về băng thông hoặc Wi-Fi, không phải do ứng dụng.
• Tiếng vang trong cuộc gọi: do hai thiết bị để mở trong cùng một cuộc gọi.
• Cuộc gọi đến bị nhỡ: trước tiên hãy kiểm tra quyền thông báo và quyền micrô.
• Âm thanh một chiều: thường là tường lửa chặn kết nối chứ không phải phần mềm.
• Âm thanh bị trễ: thường có quá nhiều thiết bị chia sẻ một kết nối cùng một lúc.
• Ứng dụng sẽ không kết nối: xác nhận cài đặt đăng nhập và máy chủ khớp với những gì nhà cung cấp của bạn đã gửi.

Phần mềm điện thoại doanh nghiệp của Ringflow bổ sung tính năng theo dõi cuộc gọi trực tiếp, do đó người quản lý phát hiện ra những vấn đề này trước khi nhân viên báo cáo và có thể định tuyến lại kết nối kém bằng cách sử dụng chấm dứt VoIP được tích hợp vào nền tảng. Dù sao thì hầu hết các sự cố phần mềm đều liên quan đến mạng, một chi tiết chung công nghệ VoIP người giải thích ít khi nhắc tới. Đó là khía cạnh thực tế của điện thoại mềm: ứng dụng chỉ hoạt động tốt khi có kết nối chạy bên trong nó, vì vậy việc chẩn đoán nhanh sẽ luôn tiết kiệm được một phiếu hỗ trợ.

Phần kết luận

Một softphone biến bất kỳ thiết bị nào thành một dòng điện thoại doanh nghiệp thực sự. Thực chất softphone là gì? Chỉ cần một ứng dụng, kết nối ổn định và một chiếc tai nghe đàng hoàng. Bây giờ bạn đã biết nó hoạt động như thế nào và cần kiểm tra những gì trước tiên.

Hãy thử nghiệm ứng dụng điện thoại mềm trên một cuộc gọi thực tế ngay hôm nay. Kiểm tra băng thông của bạn, sau đó triển khai nó cho những người còn lại trong nhóm của bạn. Điện thoại phần mềm dành cho doanh nghiệp của Ringflow bổ sung tính năng định tuyến, ghi nhật ký CRM và tóm tắt AI ngay lập tức. Bắt đầu dùng thử miễn phí và tự mình cảm nhận sự khác biệt.

Câu hỏi thường gặp