Softphone là gì? Cách hoạt động của phần mềm điện thoại (+ Hướng dẫn cài đặt)

Giới thiệu

Softphone là một ứng dụng biến máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh thành điện thoại hoạt động cho doanh nghiệp. Bạn thực hiện và trả lời cuộc gọi trên màn hình thay vì điện thoại bàn, sử dụng kết nối Internet và số công ty của bạn.

Bởi vì không có phần cứng để mua hoặc cài đặt, điện thoại mềm thường là cách nhanh nhất để cung cấp đường dây phù hợp cho nhân viên mới, nhân viên từ xa hoặc cả nhóm.

Hướng dẫn này của Ringflow giải thích điện thoại mềm là gì, cuộc gọi truyền qua một điện thoại như thế nào và nó so sánh với điện thoại bàn như thế nào.

Bạn cũng sẽ nhận được danh sách kiểm tra cài đặt sẵn, các bước thiết lập, các tính năng đáng trả tiền và những thay đổi khi cả nhóm chia sẻ một tính năng. Hãy đọc nó trước khi chọn một ứng dụng để tránh những vấn đề mà hầu hết các nhóm chỉ phát hiện ra sau khi triển khai.

Softphone là gì và nó hoạt động như thế nào?

Softphone là phần mềm thực hiện công việc của điện thoại bàn. Nó cung cấp cho bạn bàn phím quay số, danh sách cuộc gọi, thư thoại và danh bạ trên màn hình, đồng thời nó kết nối với dịch vụ gọi điện qua internet. Cái tên hòa quyện giữa phần mềm và điện thoại.

Bất kỳ máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh nào có micrô và loa đều có thể chạy được, vì vậy hầu hết mọi người đều đã sở hữu mọi thứ họ cần.

Khi bạn thực hiện cuộc gọi, ứng dụng sẽ chuyển giọng nói của bạn thành các gói kỹ thuật số nhỏ và gửi chúng đến nhà cung cấp của bạn qua internet. Sau đó, nhà cung cấp sẽ kết nối bạn với người khác, cho dù họ sử dụng điện thoại di động, điện thoại cố định hay ứng dụng khác.

Chất lượng cuộc gọi chủ yếu phụ thuộc vào mạng của bạn chứ không phải phần mềm, vì vậy kết nối ổn định quan trọng hơn giao diện ưa thích.

• Quay số: bạn nhấn vào một số hoặc một liên hệ và ứng dụng sẽ gửi yêu cầu cuộc gọi đến nhà cung cấp của bạn.
• Số hóa: giọng nói của bạn được nén thành các gói nhỏ khi bạn nói, sẵn sàng truyền qua internet.
• Lộ trình: máy chủ của nhà cung cấp kết nối cuộc gọi đến đúng số, cho dù đó là số lân cận hay ở nước ngoài.
• Trả lời: giọng của người khác cũng vang lên theo cách tương tự, thường trong vòng chưa đầy một giây.
• Nhận dạng: cuộc gọi hiển thị số doanh nghiệp của bạn thay vì số điện thoại di động cá nhân của bạn, giúp tách biệt cơ quan và nhà riêng.
• Đồng bộ hóa: lịch sử cuộc gọi, thư thoại và danh bạ sẽ theo bạn giữa máy tính xách tay và điện thoại.
• Tiêu chuẩn: hầu hết các điện thoại mềm đều sử dụng giao thức SIP, cho phép một ứng dụng hoạt động với nhiều nhà cung cấp dịch vụ gọi điện khác nhau.

Softphone vs Điện thoại bàn và Gọi điện thoại di động

Điện thoại bàn cắm vào ổ cắm trên tường hoặc cổng mạng và nằm trên một bàn. Nó đơn giản và quen thuộc, nhưng mỗi người mới thuê đều cần có thiết bị cầm tay, cáp và thường được kỹ thuật viên ghé thăm. Chuyển văn phòng có nghĩa là chuyển phần cứng.

Phần mềm điện thoại sẽ loại bỏ các bước đó vì điện thoại là một ứng dụng bạn cài đặt trên thiết bị mà nhân viên đã có, giúp tiết kiệm thời gian cho mỗi lần tuyển dụng.

Gọi điện thoại di động lại là một lựa chọn khác. Gọi từ số điện thoại di động cá nhân kết hợp giữa công việc và cuộc sống riêng tư và không để lại hồ sơ chung cho doanh nghiệp. Thay vào đó, một phần mềm điện thoại sẽ lưu giữ các cuộc gọi trên đường dây của công ty với một bản ghi chung mà nhân viên được ủy quyền có thể xem xét.

Nếu bạn đang so sánh hệ thống điện thoại cũ với hệ thống đám mây, chúng tôi Hướng dẫn PBX và VoIP giải thích hai điều này khác nhau như thế nào về chi phí, tính linh hoạt và quản lý hàng ngày.

• Phần cứng: điện thoại mềm chỉ cần tai nghe, trong khi điện thoại bàn cần có thiết bị cầm tay, cáp và cổng nguồn hoặc cổng mạng.
• Chi phí: một chỗ ứng dụng thường có giá thấp hơn theo thời gian so với việc mua, vận chuyển và sửa chữa điện thoại thực.
• Tính di động: điện thoại mềm hoạt động ở nhà, khách sạn hoặc không gian làm việc chung, trong khi điện thoại bàn vẫn được đặt.
• Cập nhật: các tính năng mới đến với mọi người dùng cùng một lúc mà không cần đến kỹ thuật viên hoặc tải xuống chương trình cơ sở.
• Bảo mật: hầu hết các điện thoại phần mềm dành cho doanh nghiệp đều mã hóa cuộc gọi khi chuyển tiếp và yêu cầu đăng nhập an toàn, điều mà điện thoại di động cá nhân hiếm khi cung cấp.
• Độ tin cậy: điện thoại bàn có thể sống sót sau sự cố máy tính xách tay, trong khi điện thoại mềm phụ thuộc vào thiết bị và Internet của thiết bị.

Cách thiết lập ứng dụng Softphone từng bước

Kiểm tra ba điều trước khi bạn cài đặt bất cứ điều gì. Bạn cần có kết nối ổn định, với ít nhất 100 kbps miễn phí cho mỗi cuộc gọi đang hoạt động. Bạn cần một tai nghe hoặc micrô có chức năng lọc tiếng ồn xung quanh. Và bạn cần có quyền cài đặt ứng dụng trên thiết bị làm việc của mình.

Bỏ qua danh sách kiểm tra này là lý do tại sao softphone thường bị đổ lỗi là nguyên nhân thực sự khiến bộ định tuyến yếu hoặc phòng ồn ào. Mỗi lần kiểm tra chỉ mất một phút.

Trước tiên, hãy kiểm tra mạng của bạn bằng cách chạy kiểm tra tốc độ tại bàn làm việc của bạn và kiểm tra lại trong không gian chung vì khoảng cách lớn có thể dự đoán các cuộc gọi không đồng đều. Nếu sau đó âm thanh vẫn bị ngắt, Hướng dẫn chất lượng cuộc gọi VoIP đi qua những nguyên nhân thông thường.

Khi những điều cơ bản đã ổn, hầu hết mọi người đều hoàn thành các bước bên dưới trong vòng chưa đầy mười phút mà không cần phải vận chuyển hoặc chuyển dây.

• Tải xuống: cài đặt ứng dụng cho thiết bị của bạn, cho dù đó là Windows, Mac, iOS hay Android.
• Đăng nhập: sử dụng thông tin đăng nhập mà nhà cung cấp của bạn đã gửi sau khi đăng ký, thao tác này cũng tải số và cài đặt của bạn.
• Cho phép truy cập: nói đồng ý khi ứng dụng yêu cầu sử dụng micrô của bạn, nếu không cuộc gọi sẽ kết nối mà không có âm thanh.
• Kiểm tra: thực hiện cuộc gọi thực sự tới đồng nghiệp và xác nhận rằng âm thanh hoạt động rõ ràng theo cả hai hướng.
• Tùy chỉnh: đặt ID người gọi, lời chào thư thoại và giờ làm việc trước cuộc gọi đầu tiên của khách hàng.
• Bảo mật: bật đăng nhập hai bước nếu nhà cung cấp của bạn cung cấp tính năng này, để máy tính xách tay bị mất không thể làm lộ ngành nghề kinh doanh của bạn.

Các tính năng chính cần tìm trong Softphone

Không phải mọi điện thoại mềm đều được xây dựng giống nhau và các lỗ hổng sẽ nhanh chóng xuất hiện khi một nhóm sử dụng nó hàng ngày. Ứng dụng miễn phí có thể thực hiện cuộc gọi nhưng có thể thiếu định tuyến, số dùng chung hoặc bất kỳ bản ghi nào về những gì đã xảy ra.

Đánh giá một lựa chọn bằng cách nó xử lý những thời điểm bận rộn tốt như thế nào, chứ không phải bằng độ dài của danh sách tính năng hoặc giá của gói đầu vào.

Ringflow bao gồm mọi tính năng bên dưới trong điện thoại mềm riêng của nó và thêm các bản tóm tắt cuộc gọi AI, tính năng mà hầu hết các ứng dụng độc lập đều bỏ qua. Điều đó rất quan trọng trong những ngày bận rộn, khi không ai có thời gian xem lại đoạn ghi âm để ghi nhớ những gì đã thỏa thuận.

Cho dù bạn chọn nhà cung cấp nào, hãy đảm bảo các tính năng bạn tin cậy đều được bao gồm trong giá gói chứ không được bán dưới dạng tính năng bổ sung. Các tính năng bổ sung có thể âm thầm tăng gấp đôi chi phí hàng tháng, vì vậy hãy yêu cầu dùng thử trước khi cam kết.

• Định tuyến cuộc gọi: hệ thống trả lời tự động hoặc nhóm đổ chuông sẽ gửi từng cuộc gọi đến đến người phù hợp nhất để trả lời.
• Phiên âm thư thoại: tin nhắn đến dưới dạng văn bản nên không ai phát lại bản ghi âm chỉ để sao chép một số.
• Tích hợp CRM: cuộc gọi tự đăng nhập vào các công cụ như HubSpot hoặc Zoho mà không cần nhập thủ công.
• Âm thanh HD: âm thanh băng rộng với khả năng dự phòng băng thông thấp giúp cuộc trò chuyện luôn rõ ràng trên kết nối yếu.
• Trạng thái hiện diện: bạn có thể biết ai đang tham gia cuộc gọi trước khi cố gắng chuyển cuộc gọi.
• Ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn: cùng một dòng và lịch sử theo dõi mỗi người trên mọi thiết bị họ sử dụng.
• Ghi âm cuộc gọi: cuộc gọi có thể được lưu để đào tạo, kiểm tra chất lượng và tranh chấp, tuân theo luật về sự đồng ý của địa phương.

Softphone dành cho doanh nghiệp: Những thay đổi nào dành cho nhóm

Phần mềm điện thoại cá nhân xử lý cuộc gọi cho một người trên một thiết bị. Một phần mềm doanh nghiệp phải phục vụ cả nhóm cùng một lúc và điều đó làm thay đổi các yêu cầu.

Các số được chia sẻ, chuyển khoản giữa các đại diện và khả năng hiển thị của người quản lý trở nên cần thiết khi nhiều người chia sẻ một đường dây và âm thanh phải rõ ràng cho dù năm người gọi cùng một lúc hay năm mươi. Báo cáo cũng quan trọng vì người quản lý cần xem số lượng cuộc gọi và cuộc gọi nhỡ.

Cuộc gọi khẩn cấp cần được cẩn thận hơn vì điện thoại mềm có thể chạy từ mọi nơi, kể cả phòng khách sạn.

các Hướng dẫn FCC VoIP 911 cho biết các nhà cung cấp được kết nối phải thu thập địa chỉ thực của bạn trước khi kích hoạt, rằng bạn nên cập nhật địa chỉ đó khi di chuyển và dịch vụ đó có thể không hoạt động khi mất điện hoặc mất internet.

Giữ một chiếc điện thoại dự phòng trong trường hợp khẩn cấp và yêu cầu nhân viên ở xa cập nhật địa chỉ của họ bất cứ khi nào họ di chuyển.

• Chăm sóc sức khỏe: quầy lễ tân cần chuyển nhanh đến nhà cung cấp phù hợp và lời nhắc cuộc hẹn đáng tin cậy.
• Bất động sản: các đại lý cần gọi lại nhanh cho khách hàng tiềm năng mới trước khi đối thủ cạnh tranh tiếp cận họ trước.
• Pháp lý: các văn phòng cần có nhật ký cuộc gọi rõ ràng gắn liền với từng hồ sơ khách hàng để thanh toán và ghi chép.
• Âm thanh bị giật: đây thường là sự cố về băng thông hoặc Wi-Fi, vì vậy hãy chuyển sang kết nối có dây.
• Âm thanh một chiều: điều này thường có nghĩa là tường lửa đang chặn cuộc gọi chứ không phải phần mềm bị hỏng.
• Tiếng vang: hai thiết bị vẫn mở trong cùng một cuộc gọi sẽ gây ra lỗi này, vì vậy hãy đóng ứng dụng hoặc tab bổ sung.
• Báo cáo: bảng thông tin hiển thị số lượng cuộc gọi, thời gian chờ và cuộc gọi nhỡ để người quản lý có thể sắp xếp thời gian bận rộn một cách hợp lý.

Phần kết luận

Một softphone biến bất kỳ thiết bị nào thành một dòng điện thoại doanh nghiệp thực sự. Nó chỉ cần một ứng dụng, kết nối ổn định và một chiếc tai nghe tốt, đó là lý do tại sao rất nhiều nhóm đang rời bỏ phần cứng bàn làm việc.

Bây giờ bạn đã biết cách hoạt động của một tùy chọn, so sánh nó với các tùy chọn khác như thế nào và những gì cần kiểm tra trước khi triển khai. Hầu hết các đội đều ngạc nhiên bởi sự thay đổi mang lại kết quả nhanh chóng như thế nào.

Bắt đầu từ việc nhỏ bằng cách thử nghiệm một phần mềm điện thoại trong một cuộc gọi thực tế trong tuần này. Kiểm tra băng thông, xác nhận địa chỉ khẩn cấp của bạn và mời một đồng nghiệp dùng thử cùng bạn.

Ringflow cung cấp bản dùng thử miễn phí, do đó bạn có thể nghe chất lượng cuộc gọi và tự kiểm tra việc định tuyến trước khi bắt buộc cả nhóm của mình thiết lập điện thoại mới. Những thử nghiệm nhỏ luôn đánh bại những lời hứa lớn.

Nếu bạn quản lý một nhóm, hãy lập kế hoạch triển khai theo hai giai đoạn. Bắt đầu với một nhóm thí điểm nhỏ, thu thập phản hồi về âm thanh và định tuyến trong hai tuần, đồng thời khắc phục mọi lỗ hổng mạng mà bạn tìm thấy.

Sau đó, di chuyển những người khác theo nhóm, giữ điện thoại bàn làm phương tiện dự phòng cho đến khi thiết lập mới được chứng minh là đáng tin cậy. Đặt tên cho một người sở hữu tài khoản và cập nhật địa chỉ.

Câu hỏi thường gặp