Số điện thoại miễn phí và số địa phương: Cái nào tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn?

Giới thiệu

Rất ít quyết định nhỏ tạo nên ấn tượng đầu tiên một cách lặng lẽ như số điện thoại trên trang web của bạn. Số điện thoại miễn phí cho biết phạm vi phủ sóng toàn quốc, trong khi số địa phương cho biết ở gần và quen thuộc, đồng thời khách hàng sẽ đọc những tín hiệu đó trước khi có ai nói xin chào.

Việc lựa chọn giữa chúng ảnh hưởng đến chi phí, tỷ lệ trả lời và cảm nhận về thương hiệu của bạn. Việc thực hiện sớm là điều đáng làm vì việc thay đổi số sau đồng nghĩa với việc cập nhật mọi danh sách, quảng cáo và danh thiếp.

Hướng dẫn này giải thích sự khác biệt thực sự giữa số điện thoại miễn phí và số địa phương, mỗi số hoạt động tốt nhất và cách so sánh chúng với nhau. Sau đó, nó cho thấy cách kết hợp lựa chọn với giai đoạn kinh doanh của bạn và lý do tại sao nhiều công ty lại sử dụng cả hai.

Cuối cùng, bạn sẽ biết nên mua số nào trước và khi nào nên thêm số kia. Cho dù bạn điều hành một cửa hàng nhỏ hay một thương hiệu đang phát triển thì logic tương tự cũng được áp dụng.

Số điện thoại miễn phí so với số địa phương: Sự khác biệt cốt lõi

Số điện thoại miễn phí bắt đầu bằng tiền tố như 800, 833, 844, 855, 866, 877 hoặc 888 và người gọi không mất phí khi quay số từ bất kỳ đâu tại Hoa Kỳ và Canada. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ trả tiền cho cuộc gọi, thường là theo phút.

Người gọi nhìn thấy một số mà họ có thể quay số mà không cần suy nghĩ kỹ. Những con số này được chỉ định thông qua cơ quan đăng ký trung tâm do quản trị viên miễn phí của Somos điều hành.

Số địa phương được gắn với một mã vùng cụ thể, chẳng hạn như 212 hoặc 415 và điều này khiến doanh nghiệp có cảm giác như một phần của khu vực lân cận. Người gọi quay số này giống như bất kỳ đường dây địa phương nào khác, do đó, nó không mang lại cảm giác về khoảng cách hoặc chi phí.

Về mặt kỹ thuật, cả hai đều hoạt động theo cùng một cách, vì vậy sự lựa chọn thực sự phụ thuộc vào nhận thức, chi phí và phạm vi tiếp cận. Điều đó làm cho quyết định dễ dàng hơn so với cái nhìn đầu tiên.

• Các số điện thoại miễn phí sử dụng các tiền tố như 800, 833, 844, 855, 866, 877 và 888
• Số địa phương sử dụng mã vùng địa lý để báo hiệu một thành phố hoặc khu vực cụ thể
• Cuộc gọi miễn phí không làm người gọi mất phí, trong khi doanh nghiệp phải trả phí theo phút
• Cuộc gọi nội hạt được tính phí như cuộc gọi thông thường nên người gọi ít khi nghĩ đến cước phí
• Số điện thoại miễn phí không bị ràng buộc với một địa điểm nên phù hợp với các đội trong nước hoặc vùng sâu vùng xa
• Các số điện thoại địa phương báo hiệu sự hiện diện thực sự trong cộng đồng nơi người gọi sinh sống
• Cả hai loại số đều có thể đổ chuông cùng một điện thoại, ứng dụng hoặc hệ thống điện thoại đám mây cùng một lúc

Lợi ích của số điện thoại miễn phí

Các doanh nghiệp phục vụ khách hàng trên nhiều tiểu bang hoặc mong đợi số lượng cuộc gọi cao có xu hướng dựa vào các đường dây miễn phí. Con số này cho người gọi biết rằng công ty hoạt động trên quy mô lớn, bất kể văn phòng đặt ở đâu.

Nó cũng loại bỏ một rào cản nhỏ nhưng thực sự, vì khách hàng không bao giờ thắc mắc liệu một cuộc gọi dài có khiến họ mất tiền hay không. Các nhóm hỗ trợ và bộ phận đặt hàng thường thấy được lợi ích rõ ràng nhất.

Số điện thoại miễn phí cũng hỗ trợ các định dạng dễ nhớ. MỘT số điện thoại phù phiếm chẳng hạn như 1-800-FLOWERS biến các chữ số thành một phần tiếp thị mà mọi người có thể nhớ lại mà không cần viết ra.

Việc thu hồi đó rất quan trọng đối với đài phát thanh, biển quảng cáo và vỏ xe, nơi khách hàng không thể sao chép một con số mà thay vào đó phải ghi nhớ số đó. Con số tương tự có thể mang thương hiệu đó trong nhiều năm và khách hàng học cách tin tưởng vào nó.

• Số điện thoại miễn phí báo hiệu phạm vi phủ sóng toàn quốc ngay cả khi nhóm của bạn làm việc tại một văn phòng hoặc tại nhà
• Loại bỏ nỗi lo về chi phí cho những khách hàng gọi điện về các vấn đề dài hoặc phức tạp
• Hỗ trợ các định dạng phù phiếm giúp số điện thoại miễn phí dễ nhớ và lặp lại
• Hoạt động tốt trên quảng cáo, bao bì và bảng quảng cáo nơi việc thu hồi là quan trọng nhất
• Có thể giữ nguyên ngay cả khi bạn chuyển văn phòng, thêm địa điểm hoặc thuê nhân viên từ xa
• Định tuyến cuộc gọi từ mọi khu vực đến một nhóm, hàng đợi hoặc bộ phận chung
• Phù hợp với các đường dây hỗ trợ, đường dây nóng bán hàng và quầy đặt hàng với lượng hàng nhập vào ổn định

Số điện thoại địa phương dành cho doanh nghiệp

Số điện thoại địa phương lại làm công việc ngược lại vì nó khiến công ty có cảm giác gần gũi với khách hàng. Những người đang tìm kiếm thợ sửa ống nước, nha sĩ hoặc kế toán ở gần thường tin tưởng một doanh nghiệp có mã vùng khớp với mã vùng của họ.

Sự quen thuộc đó có thể khiến cuộc gọi đầu tiên trở nên an toàn hơn, đặc biệt đối với các dịch vụ liên quan đến việc đến thăm nhà hoặc văn phòng. Niềm tin quan trọng nhất vào thời điểm của cuộc gọi đầu tiên.

Việc thiết lập và duy trì các số điện thoại địa phương thường rẻ hơn so với các số điện thoại miễn phí vì không tính phí gọi vào theo phút trong giá cả. Chúng cũng có xu hướng trông quen thuộc hơn trên ID người gọi, điều này có thể giúp các cuộc gọi đi được trả lời.

Nhiều nhóm chọn số địa phương trước vì nó phù hợp với ngân sách nhỏ và một khu vực dịch vụ duy nhất. Việc thêm mã vùng khác sau này thật dễ dàng.

• Xây dựng niềm tin vào một thành phố, quận hoặc khu vực cụ thể nơi bạn thực sự làm việc
• Chi phí cung cấp và lưu giữ ít hơn so với hầu hết các gói số điện thoại miễn phí với mức giá theo phút
• Trông quen thuộc với ID người gọi, điều này có thể cải thiện tỷ lệ trả lời đi
• Khớp với mã vùng mà khách hàng đã sử dụng trên điện thoại và danh bạ của chính họ
• Hoạt động tốt cùng với Hồ sơ doanh nghiệp trên Google và danh sách thư mục địa phương
• Cho phép bạn thêm mã vùng mới khi bạn mở ở thành phố hoặc tiểu bang khác
• Phù hợp với các doanh nghiệp dịch vụ đến thăm khách hàng hoặc phục vụ một khu vực đô thị hoặc quận

Số điện thoại miễn phí so với số địa phương: So sánh song song

Đặt cạnh nhau, hai loại số trao đổi điểm mạnh. Số điện thoại miễn phí giành chiến thắng ở phạm vi toàn quốc, gọi điện miễn phí cho khách hàng và gợi nhớ thương hiệu, trong khi số điện thoại địa phương giành chiến thắng về chi phí, sự tin cậy của cộng đồng và mức độ quen thuộc về ID người gọi.

Cả hai đều không tốt hơn trong mọi tình huống, đó là lý do tại sao câu trả lời đúng phụ thuộc vào khách hàng của bạn là ai và họ sống ở đâu. Nhìn thấy sự đánh đổi giúp bạn tránh phải trả tiền cho phạm vi tiếp cận không cần thiết.

Cách rõ ràng nhất để so sánh chúng là đặt bốn câu hỏi. Khách hàng của bạn sống ở đâu, ai trả tiền cho cuộc gọi, bạn mong đợi số lượng cuộc gọi là bao nhiêu và bạn muốn con số này nói lên điều gì về doanh nghiệp của bạn?

Câu trả lời của bạn thường trỏ đến một loại số hoặc cho thấy rằng bạn cần cả hai. Viết câu trả lời của bạn xuống trước khi bạn mua một con số hoặc ký một kế hoạch.

• Phạm vi tiếp cận: số điện thoại miễn phí bao phủ toàn quốc, trong khi số địa phương bao gồm một mã vùng
• Cước phí người gọi: gọi điện miễn phí, trong khi các cuộc gọi nội hạt được tính theo cước phí thông thường
• Chi phí kinh doanh: số điện thoại miễn phí thường tính phí theo phút, trong khi địa phương thường rẻ hơn
• Tin cậy: tín hiệu miễn phí mở rộng quy mô, trong khi tín hiệu địa phương báo hiệu cho hàng xóm ở cuối đường hoặc bên kia thị trấn
• Khả năng ghi nhớ: số điện thoại miễn phí hỗ trợ các số vô nghĩa, trong khi số địa phương hiếm khi làm được
• Gọi đi: số địa phương thường nhận được nhiều câu trả lời hơn số miễn phí
• Tính linh hoạt: cả hai đều có thể chuyển tiếp tới bất kỳ điện thoại hoặc hệ thống đám mây nào bạn chọn, bao gồm cả ứng dụng di động

Ghép số với giai đoạn kinh doanh của bạn

Câu trả lời đúng sẽ thay đổi khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Ban đầu, một số điện thoại địa phương thường bao gồm mọi thứ vì nó rẻ và tạo dựng niềm tin với những khách hàng đầu tiên của bạn.

Hiếm khi có lý do để trả thêm tiền cho phạm vi tiếp cận toàn quốc trước khi bạn có nhu cầu trong nước, vì điều đó làm tăng thêm chi phí mà không cần thêm khách hàng. Giữ thiết lập đầu tiên đơn giản.

Khi bạn phục vụ nhiều thành phố hơn, số điện thoại miễn phí cho đường dây hỗ trợ chính của bạn kết hợp với số điện thoại địa phương cho từng thị trường thường hoạt động tốt nhất. Ở quy mô quốc gia, số điện thoại miễn phí thường trở thành đường dây chính, với các số địa phương dành riêng cho từng địa điểm.

Xem lại lựa chọn mỗi khi bản đồ khách hàng của bạn thay đổi. Số điện thoại ảo làm cho mỗi thay đổi trở nên dễ dàng vì bạn có thể thêm hoặc rút lại một đường dây mà không cần chạm vào bất kỳ điện thoại nào.

• Các công ty khởi nghiệp và điều hành đơn lẻ: bắt đầu bằng một số địa phương và một lời chào đơn giản, thân thiện
• Đang phát triển doanh nghiệp địa phương: thêm đường dây địa phương thứ hai hoặc số điện thoại miễn phí để được hỗ trợ
• Các công ty trong khu vực: sử dụng số điện thoại địa phương cho mỗi thị trường và một đường dây chính miễn phí để được hỗ trợ
• Thương hiệu quốc gia: đặt số điện thoại miễn phí và duy trì đường dây địa phương cho các cửa hàng
• Thương mại điện tử và đặt hàng qua thư: miễn phí giúp người mua ở xa địa chỉ của bạn
• Dịch vụ tại nhà: số điện thoại địa phương giúp khách hàng tin tưởng kỹ thuật viên ở gần sẽ ghé thăm
• Xem lại kết hợp số lượng của bạn mỗi năm hoặc sớm hơn khi vị trí khách hàng của bạn thay đổi

Phương pháp kết hợp: Sử dụng cả hai loại số

Bạn không cần phải chọn chỉ một. Nhiều doanh nghiệp sử dụng số điện thoại miễn phí để hỗ trợ và bán hàng trên toàn quốc, cộng với các số địa phương ở thành phố nơi họ hoạt động.

Mỗi con số tiếp cận khách hàng theo cách mà họ cảm thấy tự nhiên nhất và công ty sẽ tận dụng được điểm mạnh của cả hai mà không từ bỏ. Nó cũng cung cấp cho khách hàng sự lựa chọn về cách tiếp cận bạn.

Việc thiết lập rất đơn giản với các số điện thoại ảo vì mọi đường dây đều có thể định tuyến vào cùng một hệ thống điện thoại đám mây. Đại lý nhìn thấy một hộp thư đến thay vì các điện thoại riêng biệt và các cuộc gọi tuân theo các quy tắc định tuyến giống nhau.

Ringflow hỗ trợ kiểu thiết lập này, cho phép doanh nghiệp vận hành cả hai dây chuyền song song. Khi bạn hiển thị số địa phương trong các cuộc gọi đi, hãy làm theo Quy tắc ID người gọi của FCC.

• Sử dụng số điện thoại miễn phí làm dòng chính trên trang web, quảng cáo quốc gia và tài liệu in của bạn
• Thêm số điện thoại địa phương cho từng thành phố và liệt kê chúng trên trang của thành phố đó
• Định tuyến mọi số vào hộp thư đến của một nhóm với quy tắc định tuyến cuộc gọi được chia sẻ
• Theo dõi số điện thoại mà mỗi người gọi đã sử dụng để xem kênh nào hoạt động tốt nhất với ngân sách của bạn
• Hiển thị số địa phương trong các cuộc gọi đi ở mỗi thị trường để cải thiện tỷ lệ trả lời, chỉ sử dụng các số bạn sở hữu
• Chuyển tiếp cuộc gọi ngoài giờ từ bất kỳ số nào tới thư thoại hoặc nhân viên lễ tân AI
• Thêm hoặc xóa số khi thị trường của bạn thay đổi mà không thay đổi điện thoại hoặc quy trình làm việc của nhóm bạn

Phần kết luận

Quyết định về số điện thoại miễn phí hay địa phương phụ thuộc vào cách khách hàng nghĩ về doanh nghiệp của bạn. Số điện thoại miễn phí phù hợp với phạm vi toàn quốc và xây dựng thương hiệu đáng nhớ, trong khi số địa phương tạo dựng niềm tin và giữ chi phí ở mức thấp.

Đối với hầu hết các công ty đang phát triển, câu trả lời không phải là một trong hai mà là một trình tự: bắt đầu tại địa phương, thêm số điện thoại miễn phí khi bạn mở rộng và giữ cả hai được định tuyến vào một hệ thống. Dù bằng cách nào, mục tiêu là con số mà khách hàng của bạn tin tưởng khi nhìn thấy.

Hãy coi sự lựa chọn như một điều gì đó cần xem lại hơn là một cam kết lâu dài. Xem lại dữ liệu cuộc gọi của bạn vài tháng một lần, xem người gọi đến từ đâu và điều chỉnh cách kết hợp số cho phù hợp.

Ringflow làm điều đó trở nên dễ dàng, cho phép bạn kiểm tra cả hai loại số trên một nền tảng trước khi bạn cam kết sử dụng một trong hai loại. Bằng chứng đó đánh bại việc đoán mò và chi phí thấp hơn nhiều so với việc chuyển đổi số sau một lần in lớn.

Cho dù bạn chọn số nào thì tin nhắn được gửi từ số đó sẽ thực sự đến. Nếu khách hàng nói rằng tin nhắn không bao giờ xuất hiện, chúng tôi hướng dẫn nhắn tin không gửi được đi qua các nguyên nhân phổ biến nhất.

Câu hỏi thường gặp