Introduzione
Sulla carta, un sistema telefonico locale da 20 utenti e un abbonamento cloud da 20 utenti sembrano quasi uguali. Entrambi offrono chiamate, segreteria telefonica e riunioni video. Ma i risultati cambiano rapidamente il giorno in cui una sala server si allaga o un IT assunto si licenzia senza preavviso. Cloud UCaaS significa che un fornitore ospita il tuo telefono e gli strumenti di collaborazione nei propri data center. Paghi un abbonamento e ti connetti a Internet. On-premise significa che l'azienda acquista, ospita e mantiene l'attrezzatura stessa. Il suo personale IT lo mantiene in funzione. Questa guida confronta i costi di ciascun modello, chi gestisce la manutenzione, come ciascuno di essi resiste in caso di disastro, se l'on-premise è davvero più sicuro e quale tipo di attività si adatta a ciascuna opzione.
Qual è la differenza effettiva tra Cloud UCaaS e on-premise?
La differenza fondamentale è la proprietà e la posizione. Chi possiede l'attrezzatura e dove si trova? I sistemi on-premise vengono eseguiti su hardware all'interno del tuo edificio o data center. Lo acquisti a titolo definitivo e il tuo staff IT lo gestisce. Cloud UCaaS viene eseguito sull'infrastruttura di un provider, accessibile tramite Internet. Il fornitore gestisce l'attrezzatura, gli aggiornamenti software e il tempo di attività.
Questa differenza determina quasi tutti gli altri compromessi presenti in questa guida. Stabilisce la struttura dei costi, chi gestisce la manutenzione, come si verificano i disastri e come vengono suddivisi i compiti di sicurezza.
Come si confrontano realmente i costi?
I due modelli spendono soldi in forme molto diverse. On-premise è una spesa in conto capitale. Una tipica configurazione da 20 utenti costa circa $ 14.500 in anticipo. Ciò copre l'hardware (circa $ 6.500), la configurazione (circa $ 1.000), i telefoni (circa $ 3.000) e le licenze software (circa $ 4.000). I contratti di manutenzione continuativi aggiungono altri $ 500 - $ 2.000 al mese per i sistemi di dimensioni PMI. Le linee urbane PSTN hanno un costo aggiuntivo.
Cloud UCaaS è invece una spesa operativa. In genere costa da $ 20 a $ 50 per utente al mese. Tale prezzo include funzionalità, aggiornamenti e supporto, senza hardware da acquistare. C'è anche un vero risparmio secondario. I team IT riferiscono di aver evitato circa 5.000 dollari in costi di amministrazione e supporto nel primo anno semplicemente non gestendo autonomamente le apparecchiature. Nel corso del tempo, il cloud UCaaS tende a vincere in termini di costo totale per le organizzazioni in crescita o diffuse. L’on-premise può ancora avere senso dal punto di vista finanziario per un’azienda con un organico stabile e attrezzature già pagate.
Chi si fa carico della manutenzione e del carico IT in ciascun modello?
On-premise fa sì che l'onere della manutenzione sia direttamente a carico dell'azienda. Aggiornamenti, risoluzione dei problemi, patch di sicurezza e guasti hardware richiedono competenze IT interne o a contratto. Senza queste competenze a portata di mano, il rischio aumenta rapidamente. Una patch mancata o una parte guasta diventano il tuo problema da risolvere. E spesso accade durante l’orario lavorativo, quando fa più male.
Cloud UCaaS trasferisce quasi tutto questo lavoro al provider. Gli aggiornamenti software vengono implementati centralmente, senza che sia necessaria alcuna azione da parte dell'utente. Il venditore è impegnato a mantenere il sistema disponibile. Questo è il motivo principale per cui i team IT preferiscono il cloud. I sistemi locali non sono inaffidabili per progettazione. La loro affidabilità dipende interamente dal livello di personale del team interno che li mantiene.
Quale opzione gestisce meglio il ripristino di emergenza?
Questa è una delle differenze più evidenti tra i due modelli. Le apparecchiature locali si trovano in un edificio fisico. Ciò la rende vulnerabile agli stessi disastri che colpiscono il business circostante. Incendi, allagamenti e lunghe interruzioni di corrente possono danneggiare o distruggere il sistema telefonico nel peggiore momento possibile, mentre anche tutto il resto va storto.
Cloud UCaaS è costruito attorno a data center offsite, infrastruttura ridondante e backup automatici. Le chiamate e i messaggi spesso continuano a funzionare anche se un ufficio è completamente inaccessibile. I sistemi on-premise si rompono più spesso anche a causa di guasti di routine all'alimentazione o di Internet, non solo a catastrofi gravi. Non esiste un backup fuori sede a cui ricorrere quando qualcosa a livello locale va storto.
L'on-premise è effettivamente più sicuro del cloud?
La risposta onesta: dipende da chi si occupa della messa in sicurezza. On-premise offre all'azienda il controllo completo e diretto sulla propria configurazione di sicurezza. Firewall, policy di accesso e residenza dei dati vengono tutti decisi internamente. Ma quel controllo comporta la piena responsabilità. Il tuo team IT deve configurarlo e aggiornarlo costantemente correttamente.
I provider Cloud UCaaS offrono sicurezza su scala aziendale per impostazione predefinita. Ciò significa crittografia, firewall, protezione DDoS e monitoraggio della sicurezza dedicato. La maggior parte delle aziende, soprattutto quelle più piccole, non potrebbero realizzarlo da sole. Per la maggior parte delle organizzazioni, il team di sicurezza di un fornitore di servizi cloud ben attrezzato supera ciò che un team interno può gestire da solo. L'eccezione: organizzazioni con rigide regole di conformità o residenza dei dati. Se devi dimostrare esattamente dove risiedono i dati e chi può toccarli, l’on-premise (o una configurazione ibrida strettamente controllata) è ancora un caso reale.
Quale tipo di attività si adatta a ciascun modello?
L'on-premise ha un profilo più ristretto rispetto al passato. Il caso migliore: un organico stabile, strumenti aziendali già pagati e regole rigorose di conformità o residenza dei dati che richiedono un controllo diretto. Configurarlo bene richiede ancora un tecnico IT esperto. È anche una soluzione debole quando il personale lavora spesso in remoto o in viaggio. I sistemi on-premise sono costruiti attorno alla presenza fisica in ufficio.
Cloud UCaaS si adatta a un caso più ampio e in rapida crescita. Ciò significa che le organizzazioni aumentano o diminuiscono l’organico, gestiscono più sedi o supportano personale remoto e ibrido. Costi inferiori, facile scalabilità e minore manutenzione rendono oggi il cloud la scelta predefinita per la maggior parte delle aziende. L'on-premise è ormai un'eccezione, riservata ai casi con un motivo specifico per sceglierlo. Affidabilità a Scala aziendale mostra questo cambiamento più chiaramente. Le organizzazioni grandi e diffuse sono quelle che hanno più da perdere in caso di interruzione del servizio on-premise. Inoltre, ottengono di più quando un fornitore assorbe invece tale rischio.
Come si inserisce Ringflow nella decisione cloud rispetto a quella on-premise?
Per il contact center e il lato vendite del tuo stack di comunicazione, Ringflow risolve questa decisione in base alla progettazione. Ringflow è un contact center cloud e una piattaforma di vendita AI, realizzato in modo nativo per il cloud senza opzioni on-premise. COSÌ Instradamento delle chiamate, reporting e funzionalità di intelligenza artificiale vengono tutte eseguite sul modello di affidabilità e ripristino di emergenza descritto sopra. Niente dipende dall'hardware in loco o dal team IT.
Si tratta di un'affermazione più ristretta rispetto alla soluzione cloud-on-premise per l'intera configurazione delle comunicazioni. Il confronto di questa guida si applica principalmente alle decisioni generali di acquisto di UCaaS. Ringflow copre la parte rivolta al cliente, di vendita e di supporto di quello stack più ampio.
Ricerca Marconet rende un punto correlato degno di essere ricordato. I sistemi on-premise si guastano anche a causa di problemi di alimentazione o di Internet di routine, non solo di gravi disastri. Non esiste alcun backup fuori sede su cui ricorrere localmente.
Conclusione
Negli ultimi anni la decisione tra cloud e on-premise si è ristretta. Cloud UCaaS ora vince in termini di costi, manutenzione e ripristino di emergenza per la maggior parte delle aziende in crescita o diffuse. Il resto del caso on-premise si basa su regole di conformità specifiche o su strumenti aziendali già pagati. Non è un vantaggio generale in termini di affidabilità o sicurezza.
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Domande frequenti
On-premise significa che un'azienda acquista e ospita l'hardware e il software del proprio sistema telefonico. Lo gestisce il proprio team IT. Cloud UCaaS significa che un fornitore ospita tutto nei propri data center. L'azienda paga un abbonamento e si connette a Internet invece di possedere l'attrezzatura.
Per la maggior parte delle aziende in crescita o distribuite, sì, nel tempo. Una configurazione in sede da 20 utenti può costare circa 14.500 dollari in anticipo in hardware, telefoni e licenze, prima di qualsiasi manutenzione continua. Cloud UCaaS in genere costa da $ 20 a $ 50 per utente al mese senza hardware da acquistare. On-premise può comunque essere più economico a lungo termine per un organico stabile con un’infrastruttura già esistente.
Con la soluzione on-premise, il personale IT gestisce gli aggiornamenti, la risoluzione dei problemi e l'applicazione delle patch di sicurezza. Ciò richiede una reale competenza interna per farlo in sicurezza. Con il cloud UCaaS il provider gestisce la manutenzione e gli aggiornamenti a livello centrale. Questo è uno dei motivi principali per cui i team IT segnalano grandi risparmi a livello amministrativo dopo il passaggio.
Cloud UCaaS generalmente regge meglio. Funziona su data center fuori sede con backup, quindi i dipendenti possono continuare a lavorare in remoto se un ufficio è inaccessibile. Le apparecchiature locali presenti in un edificio durante un incendio, un'alluvione o una lunga interruzione di corrente possono essere danneggiate o perse completamente.
Dipende se il tuo team IT può eguagliare le risorse di sicurezza di un provider dedicato. La maggior parte delle organizzazioni più piccole non possono farlo. On-premise offre il pieno controllo diretto sulle impostazioni di sicurezza. Cloud UCaaS in genere viene fornito con crittografia di livello aziendale, firewall e protezione DDoS integrati dal fornitore.
Il caso più forte rimanente: rigide regole di residenza dei dati o di conformità, un organico stabile e un’infrastruttura già pagata. Le aziende in crescita, distribuite o che necessitano di comunicazioni remote sono generalmente meglio servite dal cloud UCaaS.
No. Ringflow è concepito da zero come un Contact Center sul cloud e una piattaforma di vendita AI, quindi la decisione tra cloud e locale trattata in questa guida è già risolta in fase di progettazione per quella parte dello stack di comunicazione di un'azienda.
