Số điện thoại doanh nghiệp là gì? Ví dụ và thiết lập

Giới thiệu

Số điện thoại doanh nghiệp là số khách hàng sử dụng để liên hệ với công ty, tách biệt với đường dây cá nhân của bất kỳ ai. Ví dụ về bất kỳ số điện thoại doanh nghiệp nào cũng có thể được coi là số nhà, chẳng hạn như (602) 555-0114, vì các chữ số có cùng bố cục.

Những thay đổi là ai sở hữu nó, nó đổ chuông ở đâu và nó phục vụ những người gọi đến tốt như thế nào. Làm đúng sớm sẽ tiết kiệm được việc làm lại sau này.

Hướng dẫn này của Ringflow giải thích điều gì khiến một số trở thành một ngành nghề kinh doanh, hiển thị các ví dụ về số địa phương, số miễn phí, số ảo và số di động, đồng thời bao gồm cách viết số đó trên thẻ và Google.

Bạn cũng sẽ biết lý do tại sao đường dây riêng lại hữu ích, cách thiết lập đường dây này và cách một nhóm có thể chia sẻ một số duy nhất mà không bỏ lỡ cuộc gọi. Mỗi phần đều độc lập, vì vậy hãy bỏ qua nếu bạn muốn.

Số điện thoại doanh nghiệp là gì?

Đó là số điện thoại doanh nghiệp mà một công ty công bố trên trang web, hóa đơn, bảng hiệu và danh sách tìm kiếm của mình. Nó có thể đổ chuông đến điện thoại bàn, ứng dụng di động hoặc cả nhóm, nhưng người gọi chỉ cần nhớ một số.

Điểm mấu chốt chính là sự đơn giản đó: khách hàng có được một cách đáng tin cậy để truy cập, bất kể điều gì xảy ra ở hậu trường. Đằng sau nó, bạn có thể thay đổi số điện thoại, nhân viên và hệ thống mà không cần thay đổi số.

Ở Hoa Kỳ, nó tuân theo bố cục Kế hoạch đánh số Bắc Mỹ giống như bất kỳ dòng nào khác: mười chữ số được tạo thành từ mã vùng, mã trao đổi và số dòng, theo mã quốc gia 1.

Không có mã vùng nào được dành riêng cho điện thoại di động, vì vậy các chữ số sẽ không hiển thị số điện thoại doanh nghiệp đổ chuông đến điện thoại cố định, điện thoại di động hay hệ thống điện thoại dựa trên internet.

• Đã xuất bản: nó xuất hiện trên trang web, hóa đơn, bảng hiệu và danh sách tìm kiếm của bạn.
• Thuộc sở hữu của công ty: Nguyên tắc về Hồ sơ doanh nghiệp của Google cho biết con số này phải nằm dưới sự kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp.
• Định tuyến linh hoạt: một số điện thoại doanh nghiệp có thể đổ chuông đến điện thoại bàn, ứng dụng di động, máy tính hoặc nhóm.
• Định dạng tương tự: nó sử dụng mười chữ số tiêu chuẩn, vì vậy nó trông giống như bất kỳ số nào khác ở Hoa Kỳ.
• Tách biệt khỏi mục đích sử dụng cá nhân: nó vẫn thuộc về công ty khi nhân viên thay đổi vai trò.

Ví dụ về số điện thoại doanh nghiệp: Địa phương, số điện thoại miễn phí và phù phiếm

Các ví dụ cục bộ và di động ở đây sử dụng phạm vi 555-0100 đến 555-0199 dành riêng cho mục đích hư cấu. Các ví dụ về số điện thoại miễn phí sử dụng phần giữ chỗ X, vì người đăng ký thực giữ các chữ số đó.

Số địa phương mang mã vùng được liên kết với một vùng, phù hợp với doanh nghiệp phục vụ một thành phố hoặc tiểu bang. Số điện thoại miễn phí không được liên kết với một địa điểm và doanh nghiệp sẽ bị tính phí cho các cuộc gọi đến.

Các số điện thoại miễn phí ở Bắc Mỹ sử dụng các mã 800, 833, 844, 855, 866, 877 và 888 và bất kỳ mã nào trong số đó đều có thể được trỏ đến bất kỳ số thông thường nào.

Những con số ảo, quen thuộc nhất trên các đường dây miễn phí, đánh vần một từ hoặc chứa một mẫu đơn giản và hướng dẫn của chúng tôi về số điện thoại phù phiếm bao gồm việc chọn một. Nhiều doanh nghiệp sử dụng cả số địa phương và đường dây miễn phí.

• Địa phương: (602) 555-0114, trong đó mã vùng trỏ đến một vùng.
• Số điện thoại miễn phí: 1-800-XXX-XXXX hoặc 1-833-XXX-XXXX, nơi doanh nghiệp bị tính phí cho cuộc gọi.
• Vanity: 1-8XX-XXX-HELP, trong đó các chữ cái trên bàn phím đánh vần một từ hoặc tạo thành một mẫu.
• Di động: (720) 555-0172, trông giống hệt số điện thoại cố định địa phương.
• Địa phương cho các chi nhánh: số địa phương cho mỗi chi nhánh tạo dựng niềm tin trong khu vực.
• Hỗ trợ miễn phí: một đường dây miễn phí phù hợp với bộ phận hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc.
• Liên lạc từ nước ngoài: số địa phương được quay số +1, trong khi số điện thoại miễn phí thường không thể liên lạc được từ các quốc gia khác.
• Kiểm tra tính khả dụng: mã vùng phổ biến và các từ phù phiếm có thể đã được sử dụng.

Viết số doanh nghiệp trên thẻ, trang web và Google

Chọn một định dạng và bám vào nó. Định dạng số điện thoại danh thiếp mà độc giả Hoa Kỳ biết rõ nhất là (602) 555-0114 hoặc 602-555-0114. Những người ở nước ngoài sẽ nhìn thấy nó, hãy thêm +1 602 555 0114, biểu mẫu quốc tế có dấu cách và không có dấu ngoặc đơn.

Của chúng tôi Định dạng số điện thoại của Hoa Kỳ hướng dẫn liệt kê các kiểu được chấp nhận khác, vì vậy bạn có thể chọn kiểu phù hợp với thương hiệu của mình.

Tính nhất quán quan trọng hơn phong cách chính xác. Khách hàng nhìn thấy định dạng khác trên danh thiếp, trang web và danh sách của bạn có thể thắc mắc liệu chúng có phải là cùng một doanh nghiệp hay không.

Sử dụng cùng một số điện thoại của doanh nghiệp, cùng một dấu câu và cùng một nhãn ở mọi nơi và cập nhật mọi bản sao khi số đó thay đổi. Hiển thị nó trên trang web của bạn dưới dạng văn bản chứ không phải hình ảnh để điện thoại có thể chạm vào nó.

• Thẻ: gắn nhãn dòng Office hoặc Main nếu số điện thoại di động cũng xuất hiện.
• Trang web: hiển thị số dưới dạng văn bản có thể nhấn được thay vì hình ảnh để điện thoại có thể quay số.
• Trang doanh nghiệp trên Google: sử dụng số điện thoại dưới sự kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp kết nối với địa điểm đó.
• Ưu tiên địa phương: Google ưu tiên số địa phương hơn đường dây trợ giúp của trung tâm cuộc gọi nếu có thể.
• Tránh chuyển hướng: Google từ chối các số gửi người gọi đến bất kỳ nơi nào khác ngoài doanh nghiệp và các số có giá ưu đãi.
• Một nhãn: sử dụng cùng một từ ngữ, chẳng hạn như Chính hoặc Hỗ trợ, trên mọi danh sách.

Tại sao nên sử dụng mã số doanh nghiệp riêng

Một số điện thoại riêng dành cho doanh nghiệp giúp tách biệt các cuộc gọi của khách hàng với các cuộc gọi gia đình, cho phép bạn duy trì giờ làm việc với lời chào thư thoại phù hợp và giữ số cá nhân của bạn không nằm trong danh sách và quảng cáo. Nó cũng trông chuyên nghiệp hơn.

Những khách hàng tìm thấy đường dây chuyên dụng tin tưởng rằng sẽ có người trả lời và doanh nghiệp đã được thành lập. Sự khác biệt nhỏ đó định hình cách khách hàng nhìn thấy bạn.

các Hướng dẫn chuyển số FCC giải thích rằng bạn có thể giữ lại một số khi chuyển đổi nhà cung cấp trong cùng khu vực, bao gồm cả việc di chuyển giữa các nhà cung cấp có dây, không dây và dựa trên internet. Số điện thoại miễn phí cũng có thể mang theo được.

Điều đó có nghĩa là số điện thoại doanh nghiệp được giữ trên tài khoản doanh nghiệp vẫn thuộc về công ty, ngay cả khi bạn thay đổi hệ thống điện thoại sau này. Kiểm tra các điều khoản của nhà cung cấp hiện tại của bạn trước khi bạn lên kế hoạch di chuyển.

• Tính liên tục: số điện thoại doanh nghiệp thuộc sở hữu của công ty nên vẫn giữ nguyên khi nhân viên thay đổi vai trò hoặc rời đi.
• Tính di động: bạn thường có thể mang theo số này khi chuyển đổi nhà cung cấp.
• Quyền riêng tư: số cá nhân của bạn không nằm trong danh sách, quảng cáo và hóa đơn.
• Giờ: bạn có thể đặt giờ làm việc và lời chào thư thoại cho đường dây.
• Dòng thứ hai: nếu bạn chỉ cần một đường dây công việc trên điện thoại di động của mình thì số điện thoại thứ hai có thể thực hiện công việc đó.
• Hình ảnh chuyên nghiệp: đường nét chuyên dụng thể hiện cho khách hàng thấy doanh nghiệp đã được thành lập.

Cách thiết lập số điện thoại doanh nghiệp

Có ba cách chính để tạo số điện thoại doanh nghiệp. Công ty điện thoại có thể lắp đặt điện thoại cố định cho doanh nghiệp tại cơ sở của bạn, phù hợp với một địa điểm cố định có điện thoại bàn.

Nhà cung cấp dịch vụ di động có thể thêm một đường dây riêng, phù hợp với một nhà kinh doanh duy nhất làm việc từ một điện thoại. Dịch vụ điện thoại đám mây cung cấp số qua internet, phù hợp với nhân viên ở xa, một số địa điểm hoặc đường dây dùng chung.

Dù bạn đi theo con đường nào, các bước đều giống nhau. Chọn loại, chọn hoặc chuyển số, quyết định nơi cuộc gọi đổ chuông, đặt giờ và thư thoại cũng như xuất bản số ở một định dạng.

FCC yêu cầu liên hệ với nhà cung cấp mới trước khi bạn chuyển và các quy tắc của họ yêu cầu các cổng đơn giản phải được xử lý trong một ngày làm việc. Các cảng lớn hơn có thể mất nhiều thời gian hơn, vì vậy hãy lên kế hoạch trước.

• Chọn loại: địa phương, miễn phí hoặc cả hai.
• Chọn hoặc chuyển: lấy số mới hoặc mang sang số bạn đã sử dụng.
• Quyết định nơi cuộc gọi đổ chuông: điện thoại bàn, ứng dụng di động, máy tính hoặc nhiều người.
• Đặt giờ và thư thoại: quyết định điều gì sẽ xảy ra sau giờ làm việc.
• Xuất bản: sử dụng cùng định dạng số điện thoại doanh nghiệp trên thẻ, trang web và Hồ sơ doanh nghiệp của bạn.
• Kiểm tra trước khi ra mắt: gọi đến số bên ngoài văn phòng của bạn và kiểm tra mọi tuyến đường.
• Tùy chọn đám mây: Ringflow cung cấp cho bạn số điện thoại địa phương hoặc số điện thoại miễn phí đổ chuông thông qua các ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn, với hệ thống trả lời tự động và nhắn tin cho doanh nghiệp.

Chia sẻ một số doanh nghiệp trong một nhóm

Số điện thoại dùng chung cho doanh nghiệp cho phép nhiều người trả lời một dòng. Hệ thống điện thoại từ lâu đã thực hiện điều này với các nhóm tìm kiếm, phân phối cuộc gọi đến một số trên nhiều đường dây.

Phương thức bạn chọn sẽ quyết định ai sẽ nhận cuộc gọi tiếp theo, do đó nó ảnh hưởng đến cả sự công bằng lẫn tốc độ trả lời khách hàng. Chọn phương pháp phù hợp với mức độ bận rộn của nhóm bạn và cách bạn muốn mang lại cảm giác cuộc gọi cho khách hàng.

Nhân viên tự động đặt menu trước mặt nhóm: người gọi nhấn một chữ số để bán hàng hoặc dịch vụ, quay số máy nhánh hoặc nhấn 0 cho một người mà không cần nhân viên tiếp tân. Việc săn bắn và thực đơn cùng nhau giúp một nhóm nhỏ trông lớn hơn.

Kiểm tra thiết lập của bạn bằng các cuộc gọi thực trước khi bạn công bố số điện thoại. Giữ lời chào ngắn gọn để người gọi liên lạc được với người đó một cách nhanh chóng.

• Tìm kiếm tuyến tính: mỗi cuộc gọi sẽ chuyển đến dòng có sẵn đầu tiên theo một thứ tự cố định.
• Săn tìm vòng tròn: các cuộc gọi xoay vòng quanh nhóm.
• Tìm kiếm nhàn rỗi nhất: mỗi cuộc gọi sẽ được chuyển đến người không hoạt động lâu nhất.
• Người trả lời tự động: menu định tuyến người gọi đến bộ phận bán hàng, dịch vụ hoặc tiện ích mở rộng.
• Sau giờ làm việc: gửi cuộc gọi đến hộp thư thoại hoặc số dự phòng khi nhóm ngoại tuyến.
• Truy cập di động: ứng dụng cho phép nhân viên từ xa trả lời đường dây chia sẻ từ mọi nơi.

Phần kết luận

Số điện thoại doanh nghiệp là đường dây mà công ty kiểm soát và xuất bản, cho dù đó là số điện thoại địa phương, số miễn phí, trang điểm hay di động. Viết theo cùng một cách ở mọi nơi, thêm biểu mẫu +1 cho độc giả quốc tế và tuân theo các quy tắc của Google cho Hồ sơ doanh nghiệp của bạn.

Những thói quen nhỏ đó làm cho số dễ tìm và dễ tin tưởng. Xem lại chúng bất cứ khi nào bạn thêm chi nhánh hoặc thay đổi nhà cung cấp.

Lấy số điện thoại doanh nghiệp có nghĩa là chọn loại, chọn hoặc chuyển số và quyết định nơi cuộc gọi đổ chuông. Các đường dây địa phương và đường dây miễn phí của Ringflow hoạt động thông qua các ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn, đồng thời bản dùng thử miễn phí cho phép bạn kiểm tra một đường dây trước khi chuyển số hiện có của mình.

Xem lại cách số của bạn xuất hiện trên web ngày hôm nay. So sánh các lựa chọn địa phương và miễn phí, sau đó chọn những gì phù hợp với khách hàng của bạn.

Câu hỏi thường gặp