Số DID là gì? Giải thích về quay số trực tiếp vào trong

Giới thiệu

Số DID là số điện thoại thông thường gửi người gọi thẳng đến một người, nhóm hoặc hệ thống điện thoại mà không có nhân viên tiếp tân ở giữa. Cái tên này xuất phát từ việc quay số trực tiếp vào trong, một dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ được xây dựng lần đầu tiên cho hệ thống điện thoại văn phòng.

Ngày nay, hầu hết các DID đều chạy qua internet, điều này giúp chúng được thiết lập nhanh chóng, bổ sung với chi phí rẻ và dễ dàng thay đổi khi nhóm của bạn phát triển.

Hướng dẫn bằng tiếng Anh đơn giản này của Ringflow giải thích số DID là gì, cuộc gọi được thực hiện như thế nào khi ai đó quay số và DID khác với số máy nhánh, đường dây miễn phí và số ảo như thế nào.

Bạn cũng sẽ thấy các loại số chính, lợi ích cho nhóm đang phát triển, những điều cần kiểm tra trước khi mua và cách chuyển số hiện có sang nhà cung cấp mới mà không bị rớt cuộc gọi.

Số DID là gì và nó hoạt động như thế nào?

DID là viết tắt của Quay số trực tiếp vào trong. Số DID là số điện thoại công cộng mà nhà mạng hoặc nhà cung cấp của bạn chuyển tiếp đến đích bạn chọn, chẳng hạn như điện thoại bàn, ứng dụng di động, nhóm đổ chuông hoặc menu tự động.

Người gọi quay số đó giống như bất kỳ số nào khác và việc định tuyến diễn ra ngoài tầm nhìn, vì vậy không ai ngoài công ty của bạn cần biết hệ thống điện thoại của bạn được tổ chức như thế nào.

Ý tưởng bắt đầu với hệ thống điện thoại văn phòng được gọi là PBX: nhà cung cấp dịch vụ chuyển các chữ số cuối của số đã quay số tới PBX, hệ thống này sẽ gọi đến số máy nhánh phù hợp mà không cần nhân viên lễ tân tham gia.

Mọi số DID hiện đại đều tuân theo cùng một logic qua internet, thường là thông qua đường trung kế SIP. Của chúng tôi Hướng dẫn kết nối trung kế SIP giải thích chi tiết về kết nối đó để bạn có thể xem cách các cuộc gọi đến hệ thống điện thoại của mình mà không cần bất kỳ dây đồng nào.

• Quay số: người gọi quay số DID công khai của bạn, số này trông và hoạt động giống như bất kỳ số địa phương hoặc số điện thoại miễn phí thông thường nào, vì vậy người gọi không cần thực hiện các bước đặc biệt.
• Định tuyến: nhà cung cấp của bạn nhận cuộc gọi và chuyển cuộc gọi đến hệ thống điện thoại của bạn qua internet.
• Khớp: hệ thống điện thoại đọc số nào đã được gọi và tìm quy tắc bạn đã đính kèm với số đó.
• Đổ chuông: quy tắc gửi cuộc gọi đến một người, một nhóm đổ chuông, hàng đợi hoặc menu tự động, tùy thuộc vào thời gian trong ngày.
• Thay đổi: với Ringflow, bạn có thể bổ nhiệm một số cho một người, nhóm hoặc menu mới từ một trang tổng quan và bản thân số đó không bao giờ thay đổi.
• Dung lượng: các kênh thoại, không phải số lượng DID, quyết định số lượng cuộc gọi có thể chạy cùng lúc.
• Các loại: DID địa phương, miễn phí và quốc tế đều hoạt động theo cách giống nhau ở hậu trường, vì vậy chỉ có số lượng bạn quảng cáo là thay đổi.

Số DID so với số máy nhánh, số điện thoại miễn phí và số ảo

Mọi người sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau, khiến cho các kế hoạch khó có thể so sánh được. Số DID là số công khai đầy đủ mà bất kỳ ai cũng có thể quay số từ bên ngoài.

Tiện ích mở rộng là một mã nội bộ ngắn chỉ hoạt động bên trong hệ thống điện thoại của bạn và không có ý nghĩa gì đối với người gọi trên điện thoại di động. Khi nhà cung cấp cung cấp mười số, hãy kiểm tra xem chúng là DID hay số máy nhánh.

Số DID cũng trùng với số ảo. Hầu hết các DID đều là ảo vì không có đường dây vật lý hoặc SIM nào nằm đằng sau chúng, tuy nhiên danh mục rộng hơn của số điện thoại ảo cũng bao gồm các số chỉ chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại di động.

Hãy coi DID là phương thức định tuyến và ảo là cách phân phối số. Một số có thể dễ dàng có cả hai thứ đó cùng một lúc.

• DID: số công khai mà bất kỳ ai cũng có thể quay số mà nhà cung cấp của bạn định tuyến đến một người, nhóm hoặc menu bạn chọn.
• Tiện ích mở rộng: một mã nội bộ ngắn chỉ hoạt động giữa những người trên cùng một hệ thống điện thoại, không bao giờ hoạt động từ bên ngoài.
• Số điện thoại miễn phí: số mà doanh nghiệp trả tiền cho cuộc gọi mà nhà cung cấp có thể cung cấp theo cách tương tự như DID.
• Số ảo: bất kỳ số nào được phân phối qua phần mềm thay vì đường dây vật lý chuyên dụng, bao gồm hầu hết các DID hiện đại.
• DDI: quay số trực tiếp, thuật ngữ được sử dụng ở Anh và các khu vực ở Châu Âu cho cùng một dịch vụ với DID.

Các loại số DID và thời điểm sử dụng từng số

Số DID phù hợp tùy thuộc vào người đang gọi cho bạn. DID địa phương mang mã vùng của một thành phố cụ thể để khách hàng nhận ra doanh nghiệp gần đó.

DID miễn phí, có tiền tố như 800 hoặc 888, cho phép mọi người gọi mà không phải trả tiền, phù hợp với đường dây hỗ trợ và quảng cáo toàn quốc. Nhiều công ty kết hợp cả hai, sử dụng các số địa phương để bán hàng trong khu vực và một số điện thoại miễn phí cho các câu hỏi về dịch vụ và thanh toán.

DID quốc tế cung cấp cho bạn số điện thoại ở quốc gia khác để khách hàng ở đó liên hệ với bạn theo mức giá địa phương. Một số quốc gia yêu cầu địa chỉ địa phương hoặc đăng ký kinh doanh trước khi cấp số, vì vậy hãy dành thêm thời gian.

Chọn loại phù hợp với cách khách hàng tìm thấy và tin tưởng bạn. Vanity DID đánh vần một từ hoặc theo một mẫu dễ nhớ, điều này giúp ích khi số xuất hiện trên biển báo, phương tiện hoặc quảng cáo trên đài.

• DID địa phương: phù hợp nhất cho sự hiện diện của thành phố hoặc khu vực và cho các nhóm bán hàng muốn có mã vùng quen thuộc cho các cuộc gọi đi.
• DID miễn phí: tốt nhất cho các đường dây hỗ trợ quốc gia và các chiến dịch quảng cáo mà chi phí cuộc gọi là vấn đề quan trọng đối với khách hàng.
• International DID: tốt nhất để phục vụ khách hàng ở nước ngoài mà không cần mở văn phòng địa phương hoặc thuê nhân viên địa phương.
• Vanity DID: phù hợp nhất cho những con số dễ nhớ trên biển báo, xe cộ và quảng cáo phát sóng nơi mọi người không thể sao chép một con số.
• Chiến dịch DID: một số dành riêng cho từng quảng cáo hoặc kênh, do đó, mỗi cuộc gọi sẽ hiển thị nguồn nào đã tạo ra nó.
• DID hỗ trợ SMS: xử lý tin nhắn cũng như cuộc gọi, mặc dù tính năng nhắn tin cho doanh nghiệp ở Hoa Kỳ trước tiên cần phải đăng ký nhà cung cấp dịch vụ.

Lợi ích kinh doanh của việc sử dụng số DID

DID giúp doanh nghiệp tiếp cận nhanh hơn và dễ đo lường hơn. Người gọi quay số riêng của nhóm sẽ bỏ qua menu và chuyển cuộc gọi, do đó, cuộc trò chuyện sẽ bắt đầu sớm hơn và ít cuộc gọi kết thúc bằng việc gác máy hơn.

Cung cấp cho mỗi quảng cáo, tờ rơi hoặc trang đích số riêng và nhật ký cuộc gọi của bạn sẽ hiển thị nguồn nào đã tạo ra cuộc gọi, điều này biến thông tin dẫn điện thoại từ phỏng đoán thành dữ liệu mà bạn có thể hành động, ngay cả đối với một nhóm nhỏ.

Họ cũng làm cho một nhóm linh hoạt hơn. Một số không bị ràng buộc với bàn làm việc nên nó có thể đổ chuông đến máy tính xách tay, ứng dụng di động hoặc đồng nghiệp ở lục địa khác và việc định tuyến có thể thay đổi theo thời gian trong ngày.

Việc thêm số DID thường tốn một khoản phí nhỏ hàng tháng thay vì nối dây mới, do đó, việc tăng từ năm người lên năm mươi người không buộc phải xây dựng lại hệ thống điện thoại hoặc chờ kỹ thuật viên đến thăm.

• Tiếp cận trực tiếp: mỗi người hoặc nhóm có thể xuất bản một số bỏ qua menu và chuyển hoàn toàn.
• Theo dõi chiến dịch: một con số duy nhất trên mỗi quảng cáo, tờ rơi hoặc trang hiển thị nguồn tiếp thị nào thúc đẩy cuộc gọi.
• Bàn giao dễ dàng: khi ai đó rời đi, hãy chỉ số của họ vào đồng đội và khách hàng sẽ tiếp tục quay số trên cùng một đường dây.
• Quy tắc ngoài giờ: gửi cuộc gọi đến đúng bản sao lưu theo thời gian trong ngày, chẳng hạn như dịch vụ trả lời hoặc điện thoại di động mà không cần nối lại bất cứ thứ gì.
• Phạm vi phủ sóng tốt hơn: các nhóm đổ chuông và hàng đợi trải rộng cuộc gọi đến nhiều người, do đó, sẽ có ít người gọi đến thư thoại hơn trong thời gian bận rộn.
• Quản trị viên đơn giản: Ringflow cho phép người quản lý thêm, di chuyển hoặc gỡ bỏ một số khỏi một trang tổng quan mà không cần gọi cho kỹ thuật viên.
• Hình ảnh chuyên nghiệp: ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng trông có vẻ ngăn nắp khi mỗi người đều có số điện thoại trực tiếp trên danh thiếp.

Cách nhận số DID và chuyển số hiện có

Việc lấy số DID cần bốn bước. Chọn nhà cung cấp hỗ trợ loại số và quốc gia bạn cần, tìm kiếm mã vùng, gán số cho người dùng, hàng đợi hoặc menu, sau đó kiểm tra số đó từ điện thoại bên ngoài.

Cuộc gọi thử nghiệm sẽ phát hiện lỗi chính tả định tuyến trước khi khách hàng thực sự thực hiện và hầu hết các nền tảng đám mây đều cho phép bạn tự hoàn thành tất cả bốn bước trong vài phút. Bạn có thể thêm nhiều số sau khi nhóm của bạn phát triển.

Nếu bạn đã quảng cáo một số, hãy chuyển số đó thay vì thay thế nó.

các Hướng dẫn chuyển FCC cho biết bạn có thể giữ một số khi thay đổi nhà cung cấp trong cùng khu vực, các cổng đơn giản phải hoàn thành trong vòng một ngày làm việc và bạn không nên hủy dịch vụ cũ sớm.

Các công ty có thể tính phí chuyển, vì vậy hãy hỏi về phí này trước. Các cảng kinh doanh lớn hơn với nhiều số lượng có thể mất nhiều thời gian hơn, vì vậy hãy xây dựng thêm thời gian.

• Xác nhận nhà cung cấp có thể cung cấp chính xác mã vùng hoặc quốc gia mà bạn mong muốn trước khi hứa với khách hàng.
• Kiểm tra xem giá hàng tháng có bao gồm số phút, tin nhắn, ghi âm cuộc gọi và mọi phí thiết lập hoặc phí số hay không.
• Hỏi gói cước cho phép gọi đồng thời bao nhiêu cuộc chứ không chỉ là bao nhiêu số, để những lúc bận rộn không gây ra sự cố.
• Đăng ký địa chỉ khẩn cấp cho mỗi số DID để các cuộc gọi 911 đến được đúng người điều phối địa phương mà không bị chậm trễ.
• Hỏi cách nhà cung cấp xử lý ID người gọi và gắn nhãn spam vì các cuộc gọi đi từ số mới có thể bị gắn cờ.
• Tiếp tục chạy dịch vụ cũ cho đến khi cổng hoàn tất và cuộc gọi thử tới số mới thành công.

Phần kết luận

Số DID chỉ đơn giản là số điện thoại công cộng có đích đến thông minh đằng sau.

Nó cho phép một hệ thống điện thoại hiển thị nhiều đường dây trực tiếp, giúp người gọi tránh xa các menu mà họ không cần và mang lại cho mỗi nhóm, người hoặc chiến dịch danh tính riêng mà không cần thêm phần cứng hoặc đường dây vật lý riêng cho mỗi nhân viên, giúp tiết kiệm cả tiền bạc và thời gian.

Tính linh hoạt đó là lý do tại sao DID vẫn là một phần cốt lõi của hầu hết các hệ thống điện thoại doanh nghiệp.

Trước khi mua, hãy quyết định xem bạn cần số nào, số lượng cuộc gọi phải thực hiện cùng một lúc và liệu bạn có chuyển các đường dây hiện có hay không.

Ringflow cung cấp các số điện thoại địa phương và số điện thoại miễn phí với tính năng chuyển mạng miễn phí và dùng thử miễn phí, vì vậy bạn có thể định tuyến cuộc gọi thử nghiệm và xem số DID hoạt động như thế nào trên hệ thống trực tiếp trước khi bạn cam kết thực hiện bất kỳ điều gì. Bắt đầu nhỏ, sau đó thêm số khi nhóm của bạn phát triển.

Câu hỏi thường gặp