Hệ thống điện thoại đám mây là gì và nó hoạt động như thế nào?

Giới thiệu

Hệ thống điện thoại đám mây thực hiện các cuộc gọi kinh doanh của bạn qua internet thay vì dây đồng và hướng dẫn này giải thích chính xác điều đó có nghĩa là gì và cách thức hoạt động. Hiểu hệ thống điện thoại đám mây rất quan trọng vì nó quyết định cách nhóm của bạn gọi điện, nhắn tin và kết nối từ mọi thiết bị, ở mọi nơi. Bạn sẽ tìm hiểu nó là gì, cuộc gọi thực sự được thực hiện như thế nào, các tính năng cốt lõi cần mong đợi và mức độ an toàn thực sự của toàn bộ thiết lập. Hãy đọc tiếp để biết bản phân tích bằng tiếng Anh đơn giản giúp biến một chủ đề công nghệ khó hiểu thành chủ đề mà bạn có thể thực hiện ngay hôm nay.

Hệ thống điện thoại đám mây là gì?

Hệ thống điện thoại đám mây là dịch vụ điện thoại doanh nghiệp được nhà cung cấp lưu trữ hoàn toàn trực tuyến. Thay vì hộp vật lý trong tủ, các cuộc gọi của bạn sẽ chạy qua các trung tâm dữ liệu an toàn mà bạn truy cập qua internet. Bạn thực hiện và nhận cuộc gọi từ điện thoại bàn, máy tính xách tay hoặc ứng dụng di động, tất cả đều được gắn với cùng một số doanh nghiệp.

Mô hình này thay thế tổng đài tại chỗ cũ bằng phần mềm mà bạn có thể điều khiển từ mọi nơi. Vì nhà cung cấp sở hữu và bảo trì thiết bị nên bạn bỏ qua chi phí phần cứng trả trước và các hóa đơn sửa chữa liên tục. Kết quả biến dịch vụ điện thoại của bạn thành một thuê bao hàng tháng đơn giản cho mỗi người dùng.

Nó khác với tổng đài truyền thống như thế nào

Một tổng đài truyền thống nằm trong tòa nhà của bạn và cần hệ thống dây điện, phần cứng và chuyên gia để quản lý nó. Mô hình đám mây chuyển tất cả những thứ đó đến nhà cung cấp, do đó bạn quản lý mọi thứ thông qua trang tổng quan. MỘT VoIP so với điện thoại cố định phân tích cho thấy sự thay đổi tương tự một cách chi tiết hơn. Sự khác biệt thể hiện nhanh nhất khi bạn phát triển, vì việc thêm một dòng chỉ là một cú nhấp chuột chứ không phải là một cuộc gọi dịch vụ.

Hệ thống điện thoại đám mây hoạt động như thế nào?

Điều kỳ diệu xảy ra thông qua Giao thức Thoại qua Internet hoặc VoIP. Khi bạn nói, giọng nói của bạn sẽ được chuyển thành các gói dữ liệu nhỏ và gửi qua internet tới người bạn đang gọi. Các gói đó được tập hợp lại thành âm thanh rõ ràng ở đầu bên kia, tất cả chỉ trong một phần giây.

Trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp của bạn xử lý việc định tuyến, bảo mật và chất lượng cuộc gọi ở chế độ nền. Đường dẫn tương tự sẽ được áp dụng cho dù bạn gọi từ tai nghe, điện thoại mềm hay điện thoại di động. Vì số này tồn tại trực tuyến nên nó sẽ theo bạn trên mọi thiết bị bạn đăng nhập.

Vai trò của tổng đài đám mây

Trung tâm của tất cả là PBX đám mây, bộ não phần mềm điều khiển mọi cuộc gọi. Nó quyết định mỗi cuộc gọi sẽ đi đến đâu, áp dụng các quy tắc định tuyến của bạn và kết nối các tiện ích mở rộng trên mọi văn phòng và nhân viên từ xa. Nó cũng hỗ trợ hệ thống trả lời tự động, hàng đợi cuộc gọi và thư thoại mà không cần bất kỳ phần cứng nào. Đây là phần được sử dụng để lấp đầy giá máy chủ và hiện chạy hoàn toàn dưới dạng dịch vụ.

Những gì bạn cần để bắt đầu

Việc bắt đầu rất đơn giản so với các hệ thống cũ. Bạn cần có kết nối Internet ổn định, thiết bị để gọi và tài khoản với nhà cung cấp như Ringflow. Hầu hết các nhóm đều hoạt động trong cùng một ngày vì không có hệ thống dây điện, không có hộp PBX và không phải chờ đợi trình cài đặt.

Các tính năng chính được mong đợi

Giá trị thực sự của hệ thống điện thoại đám mây hiển thị trong các tính năng được tích hợp trong mọi gói, loại dịch vụ điện thoại VoIP đầy đủ bao gồm theo mặc định. Những công cụ này trước đây có giá cao hơn hoặc yêu cầu các hệ thống riêng biệt, nhưng giờ đây chúng đã đạt tiêu chuẩn.

• Định tuyến cuộc gọi và IVR: Tự động gửi người gọi đến đúng người hoặc đúng menu, ngày hay đêm.
• Chuyển thư thoại thành văn bản: Đọc thư thoại của bạn dưới dạng văn bản trong hộp thư đến thay vì quay số để nghe.
• SMS và MMS doanh nghiệp: Nhắn tin cho khách hàng từ số doanh nghiệp của bạn trên cùng một nền tảng.
• Cuộc họp video HD: Bắt đầu cuộc gọi điện video với bản chép lời và tóm tắt được tích hợp sẵn.
• Tích hợp CRM: Tự động ghi lại mọi cuộc gọi đến Salesforce, HubSpot hoặc Zoho.
• Ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn: Nhận cuộc gọi công việc từ mọi thiết bị, bất cứ nơi nào bạn có internet.

Các tính năng AI tạo nên sự khác biệt cho các hệ thống hiện đại

Nền tảng mới nhất đặt trí tuệ nhân tạo lên trên mỗi cuộc gọi. AI có thể ghi lại trực tiếp các cuộc hội thoại, đề xuất câu trả lời cho tổng đài viên và tóm tắt cuộc gọi ngay khi cuộc gọi kết thúc. Một số, như Ringflow, thậm chí còn cung cấp nhân viên lễ tân AI để trả lời, xác định tiêu chuẩn và đặt lịch cho người gọi suốt ngày đêm. Những công cụ này biến đường dây điện thoại thành nguồn huấn luyện và dữ liệu chứ không chỉ là giọng nói.

Lợi ích của việc chuyển sang đám mây

Việc chuyển sang hệ thống điện thoại đám mây sẽ thay đổi tính kinh tế và tính linh hoạt của dịch vụ điện thoại của bạn. Lợi ích thể hiện ở chi phí, tính di động và tốc độ bạn có thể thích ứng với thay đổi.

Chi phí thấp hơn và có thể dự đoán được nhiều hơn

Bạn đổi một hóa đơn phần cứng trả trước lớn để lấy mức giá cố định hàng tháng cho mỗi người dùng. Không có chi phí sửa chữa, không có phí nối dây và không có phí bảo trì bất ngờ. Bởi vì giá được tính theo mỗi chỗ ngồi nên hóa đơn của bạn sẽ cân đối rõ ràng với số lượng nhân viên thay vì nhảy vào các bước lớn, không thể đoán trước mỗi khi bạn thêm một vài người.

Làm việc từ mọi nơi

Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây sẽ giải phóng hoàn toàn nhóm của bạn khỏi bàn làm việc. Người đại diện có thể nhận cuộc gọi từ nhà, trên đường hoặc địa điểm của khách hàng bằng cùng một số điện thoại doanh nghiệp. Tính di động này giúp nhóm của bạn có thể tiếp cận và chuyên nghiệp bất kể công việc diễn ra ở đâu mỗi ngày.

Độ tin cậy và thời gian hoạt động

Các nhà cung cấp thực hiện cuộc gọi qua nhiều trung tâm dữ liệu, do đó, một điểm lỗi duy nhất sẽ không khiến bạn mất kết nối mạng. Nếu Internet văn phòng bị rớt, các cuộc gọi có thể chuyển sang ứng dụng di động trên dữ liệu di động. Hãy tìm nhà cung cấp công bố cam kết rõ ràng về thời gian hoạt động vì con số đó cho bạn biết mức độ nghiêm túc của họ đối với độ tin cậy.

Hệ thống điện thoại đám mây có an toàn không?

Bảo mật là vấn đề mà các đối thủ cạnh tranh thường bỏ qua, nhưng nó lại quan trọng nhất đối với các cuộc gọi kinh doanh. Hệ thống điện thoại đám mây được xây dựng tốt sẽ bảo vệ các cuộc hội thoại của bạn bằng mã hóa và kiểm soát quyền truy cập nghiêm ngặt. Đây là lĩnh vực đáng để nghiên cứu kỹ trước khi bạn chọn bất kỳ nhà cung cấp nào.

Mã hóa và tuân thủ

Các nhà cung cấp có uy tín mã hóa các cuộc gọi đang chuyển tiếp và lưu trữ các bản ghi âm sau các biện pháp kiểm soát truy cập. Tìm kiếm xác thực ID người gọi STIR/SHAKEN để chống lại hành vi giả mạo và cuộc gọi tự động ở cấp độ mạng. Theo hướng dẫn của FCC, tất cả các nhà cung cấp dịch vụ thoại của Hoa Kỳ đều phải sử dụng tiêu chuẩn này, vì vậy hãy xác nhận rằng nhà cung cấp của bạn tuân thủ.

Lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy

Không phải mọi nhà cung cấp đều được xây dựng theo cùng một tiêu chuẩn, vì vậy hãy xem xét cẩn thận trước khi mua. Kiểm tra sự tuân thủ SOC 2, xác thực hai yếu tố và chính sách dữ liệu được ghi lại. Một nhà cung cấp như Ringflow liệt kê tư thế tuân thủ của mình một cách công khai giúp bài tập về nhà này trở nên dễ dàng. Việc cân nhắc các biện pháp bảo vệ này đối với thiết lập hiện tại của bạn sẽ giúp xác nhận việc chuyển đổi là đúng.

Cách chọn nhà cung cấp phù hợp

Sự phù hợp nhất phụ thuộc vào quy mô nhóm, ngân sách của bạn và các tính năng bạn thực sự sử dụng. Lên kế hoạch trước một chút sẽ giúp bạn tránh phải trả quá nhiều cho dung lượng mà bạn không bao giờ chạm tới.

Bắt đầu bằng cách liệt kê các tính năng phải có của bạn, sau đó kết hợp chúng với cấp gói thay vì gói hào nhoáng nhất. Xác nhận các gói gói cơ bản gọi điện, nhắn tin và các công cụ cốt lõi mà không cần các tiện ích bổ sung nặng nề, một cách hoàn chỉnh kế hoạch điện thoại kinh doanh nên. Hãy thử nghiệm nền tảng này bằng bản dùng thử miễn phí để trước tiên bạn có thể đánh giá chất lượng cuộc gọi trên mạng của chính mình. Đừng quên kiểm tra xem bộ phận hỗ trợ có phản hồi nhanh hay không vì một cuộc gọi nhỡ về điện thoại của bạn là một dấu hiệu xấu đầu tiên.

Theo dõi các giới hạn ẩn

Đọc bản in đẹp trên mỗi kế hoạch trước khi bạn ký, vì tỷ lệ tiêu đề hiếm khi nói lên toàn bộ câu chuyện. Một số nhà cung cấp giới hạn số phút gọi, số lượng tin nhắn hoặc số nhóm đổ chuông ở các cấp độ thấp hơn. Những người khác tính phí thêm cho bộ nhớ ghi âm cuộc gọi hoặc định tuyến nâng cao khi bạn đã sử dụng hết những kiến ​​thức cơ bản. Hãy lập bản đồ mức sử dụng thực tế của bạn theo các giới hạn này để hóa đơn của bạn không thay đổi khi nhóm của bạn phát triển. Một đợt dùng thử ngắn trong một tuần bận rộn là cách nhanh nhất để phát hiện mức trần trước khi nó trở thành khoản phí bất ngờ.

Phần kết luận

Hệ thống điện thoại đám mây thay thế phần cứng cồng kềnh bằng phần mềm linh hoạt giúp bạn thực hiện cuộc gọi qua internet từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn đã biết nó là gì, mỗi cuộc gọi được định tuyến như thế nào, các tính năng đạt tiêu chuẩn và lý do tại sao cần xem xét kỹ hơn về vấn đề bảo mật. Động thái này mang lại chi phí thấp hơn, dễ dàng mở rộng quy mô và có thể tiếp cận một nhóm từ mọi nơi. Được trang bị thông tin chi tiết này, bạn có thể thực sự tự tin cân nhắc hệ thống điện thoại dựa trên đám mây với thiết lập hiện tại của mình.

Việc chuyển sang đám mây không còn là một canh bạc mà là mặc định cho các nhóm đang phát triển coi trọng tính linh hoạt. Hệ thống điện thoại đám mây hiện đại cung cấp cho bạn khả năng gọi cấp doanh nghiệp, công cụ AI và đồng bộ hóa CRM mà không cần thẻ giá doanh nghiệp hoặc hệ thống dây điện. Bước tiếp theo thông minh nhất là thử một cái với âm lượng cuộc gọi của chính bạn và tận mắt thấy sự khác biệt. Bắt đầu dùng thử miễn phí với Ringflow, chuyển một số khi bạn sẵn sàng và mở rộng kế hoạch khi nhóm của bạn phát triển.

Câu hỏi thường gặp