Giới thiệu
Phần mềm hội nghị truyền hình cho phép các cá nhân kết nối với nhau và cộng tác thông qua việc chia sẻ màn hình. Nhiều nhóm sử dụng Hội nghị truyền hình làm phương thức chính cho các cuộc gọi bán hàng, phỏng vấn, đào tạo và cập nhật hàng tuần. Việc chọn sai phần mềm sẽ ảnh hưởng tới bất kỳ cuộc họp nào.
Thách thức là xác định những tính năng nào là cần thiết và những tính năng nào nên có. Hướng dẫn này sẽ xem xét những gì nền tảng Hội nghị truyền hình cung cấp, các tính năng chính để so sánh và chọn giải pháp độc lập hoặc tích hợp để tránh phải trả tiền cho các tính năng không mong muốn.
Phần mềm hội nghị truyền hình là gì?
Phần mềm Hội nghị truyền hình cho phép các cá nhân (2+) giao tiếp thông qua âm thanh và video trực tiếp qua internet. Họ có thể tham gia thông qua liên kết, ứng dụng hoặc trình duyệt. Phần mềm sẽ quản lý việc kết nối các cá nhân, hiển thị hình đại diện của họ và nội dung được chia sẻ.
Nó cũng sẽ cung cấp các điều khiển đơn giản để quản lý cuộc họp, ví dụ như tắt tiếng, đá.
Hầu hết các giải pháp hiện đại sẽ cho phép bạn lưu cuộc họp, lên lịch qua lịch và thêm ghi chú sau cuộc gọi. Một số sẽ được tích hợp với hệ thống liên lạc rộng hơn của bạn.
Một ví dụ sẽ là Cuộc họp video Ringflow là một phần của nền tảng điện thoại đám mây giống như cuộc gọi của doanh nghiệp bạn. Tất cả các cuộc họp và cuộc gọi của bạn sẽ diễn ra trên cùng một nền tảng.
Khi sử dụng Hội nghị truyền hình, các cuộc họp của bạn sẽ tuân theo một quy trình đơn giản. Bạn lên lịch cuộc họp trong lịch của mình, nền tảng sẽ tạo liên kết, bạn gửi liên kết đó cho khách của mình. Họ sẽ nhấp vào liên kết và tham gia bằng bất kỳ thiết bị nào họ có.
Người dẫn chương trình sẽ quản lý ai có thể nói chuyện và những gì được hiển thị. Một nền tảng tốt sẽ cung cấp cho bạn bản ghi âm, bảng điểm và tóm tắt cuộc họp để những người không tham gia có thể nhanh chóng bắt kịp.
Các nhóm thường sẽ muốn triển khai một giải pháp cụ thể để khắc phục các vấn đề sau:
- Rời rạc: Sử dụng nhiều ứng dụng với các liên kết và quy tắc khác nhau.
- Sự thất vọng của khách: Khách hàng và ứng viên không muốn tải xuống.
- Thiếu quyết định: Không ai ghi lại các quyết định và ai chịu trách nhiệm.
- Kiểm soát kém: Quản trị viên không thể kiểm soát ai có thể ghi âm, chia sẻ và mời.
- Không theo dõi: Không có ghi chú hoặc bản ghi âm nào được thêm vào cho khách hàng.
Các tính năng cuộc họp video cốt lõi để so sánh
Sẽ có nhiều tính năng cần xem xét, tuy nhiên hầu hết sẽ giống nhau giữa các nhà cung cấp. Đây là những tính năng sẽ khiến trải nghiệm của bạn trở nên liền mạch hoặc khó chịu.
- Số người tham dự tối đa: Có bao nhiêu người có thể tham dự một cuộc họp. Bạn có thể chia thành các phòng nghỉ ngơi được không?
- Tham gia trình duyệt: Khách có thể tham gia thông qua trình duyệt.
- Chia sẻ màn hình: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ một cửa sổ hoặc toàn màn hình mà không bị lag.
- Ghi âm: Bạn có thể lưu vào đám mây không? Họ sẽ được cứu trong bao lâu? Ai có thể xem?
- Phiên âm & Tóm tắt: Bản chép lời trực tiếp, các mục hành động và email tóm tắt được gửi ở cuối.
- Tích hợp lịch: Một cú nhấp chuột để tham gia cuộc họp qua Lịch Google, Outlook hoặc iCal.
- Quay số điện thoại: Người dùng có thể quay số nếu mạng Internet kém.
- Đa nền tảng: Ứng dụng web, máy tính để bàn và thiết bị di động. Tất cả sẽ hoạt động theo cùng một cách.
- Thời gian: Có giới hạn thời gian không?
- Tích hợp CRM & Công cụ: Bạn có thể thêm ghi chú và theo dõi hệ thống hiện có của mình không.
Đừng bị cuốn vào số lượng các tính năng. Danh sách chọn lọc một số nền tảng và tổ chức một cuộc họp nhanh để xem nền tảng nào mang lại trải nghiệm dễ dàng cho những người chưa bao giờ sử dụng nó.
Việc lưu ý ai sẽ sử dụng các tính năng này cũng rất hữu ích. Máy chủ sẽ quan tâm đến việc lập lịch, kiểm soát và ghi âm. Khách sẽ quan tâm đến việc dễ dàng tham gia và âm thanh rõ ràng. Quản trị viên sẽ quan tâm đến cài đặt bảo mật, báo cáo và chi phí.
Chọn một giải pháp phù hợp với mọi người sẽ có nghĩa là giải pháp đó sẽ được áp dụng nhanh hơn.
Chất lượng âm thanh thường bị bỏ qua. Mặc dù hình ảnh hơi mờ có thể được tha thứ nhưng âm thanh kém sẽ gây khó chịu. Hãy thử tham gia cuộc họp trên máy tính xách tay, điện thoại và phòng hội thảo của bạn trong bất kỳ cuộc thử nghiệm nào để đảm bảo âm thanh rõ ràng.
Các loại giải pháp hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình thường có hai biến thể. Một ứng dụng độc lập sẽ chỉ cung cấp các cuộc họp. Hoặc một giải pháp tích hợp sẽ là một phần của nền tảng rộng hơn cung cấp hồ sơ cuộc gọi, nhắn tin và khách hàng.
Nó thực sự phụ thuộc vào mức độ công việc của bạn trong một hệ thống.
| Lựa chọn | Tốt nhất cho | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|---|
| Ứng dụng độc lập | Chỉ cần những cuộc gặp gỡ | Các tính năng đơn giản. Nhiều khách sẽ biết cách sử dụng. | Đăng nhập, liên hệ và thanh toán khác nhau. |
| Tích hợp với Điện thoại/UCaaS | Gọi điện cho khách hàng và sau đó gặp mặt | Một danh sách đăng nhập và liên lạc. | Ít tính năng cụ thể hơn. |
| Gói miễn phí | Sử dụng cá nhân hoặc các cuộc gọi nhỏ không chính thức | Không mất phí | Hạn chế về thời gian, người tham dự và quản trị viên. |
Các gói miễn phí rất hữu ích cho các cuộc gọi không chính thức. Tuy nhiên, hầu hết sẽ giới hạn thời lượng cuộc gọi, người tham dự và quản trị viên. Hướng dẫn về ứng dụng gọi video miễn phí tốt nhất sẽ cho bạn thấy bạn thực sự có thể làm được những gì.
Cách chọn phần mềm hội nghị truyền hình
Việc chọn phần mềm phù hợp sẽ bắt đầu bằng việc xem xét loại cuộc họp mà bạn tổ chức.
- 1Liệt kê các loại cuộc họp mà bạn có. Chia thành các cập nhật nội bộ, cuộc gọi của khách hàng, phỏng vấn và các cuộc họp lớn.
- 2Cuộc họp lớn nhất của bạn lớn đến mức nào? Bạn sẽ tổ chức bao nhiêu người? Bạn có cần phòng nghỉ không?
- 3Làm thế nào để khách của bạn tham gia? Nếu bạn có nhiều khách hàng và ứng viên tham gia thì lựa chọn trình duyệt trở nên quan trọng hơn.
- 4Đảm bảo nó tích hợp với các công cụ của bạn. Kiểm tra xem nó có tích hợp với lịch, hệ thống CRM và điện thoại của bạn không.
- 5Bạn có thể lưu bản ghi âm và ghi chú? Họ được cứu ở đâu? Họ sẽ được cứu trong bao lâu? Bản tóm tắt có được gửi đến khách hàng của bạn không?
- 6Kiểm tra các hạn chế. Có giới hạn về thời gian các cuộc họp có thể kéo dài không? Người tham dự? Kho? Có tính năng nào bị thiếu ở các gói thấp hơn không?
- 7Chạy thử nghiệm. Mời một nhóm nhỏ sử dụng nền tảng này trong vài tuần. Hãy hỏi họ điều gì đã gây ra sự chậm trễ.
Ringflow cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày và tất cả các gói đều cung cấp video HD. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn có thể thử sử dụng nó cho các cuộc họp với cuộc gọi kinh doanh của bạn. Đảm bảo rằng bất kỳ nhà cung cấp nào bạn hợp tác, họ đều cung cấp bản dùng thử bằng cách sử dụng các cuộc họp của bạn.
Bảo mật, quyền riêng tư và khả năng truy cập
Vì các cuộc họp của bạn thường chứa dữ liệu khách hàng, giá cả và thông tin cá nhân nên bạn nên hỏi trực tiếp từng nhà cung cấp. Cuộc gọi của bạn có được mã hóa không? Ai có thể tham gia? Ai có thể ghi lại? Chúng được lưu trữ ở đâu? Điều quan trọng nữa là đảm bảo giải pháp của bạn có thể truy cập được.
Việc thêm chú thích và bản ghi sẽ giúp ích cho những người Điếc hoặc lãng tai. Bất cứ ai ở trong môi trường ồn ào sẽ được hưởng lợi. W3C giải thích cách thực hiện phương tiện âm thanh và video có thể truy cập được.
Đặt những câu hỏi sau cho tất cả các nhà cung cấp:
- Cuộc họp của bạn có được mã hóa không? Có mã hóa đầu cuối không?
- Chủ nhà có thể khóa cuộc họp không? Yêu cầu phê duyệt để tham gia? Đá khách?
- Ai có thể ghi lại? Xem? Xóa bỏ?
- Bản ghi âm và bảng điểm của bạn được lưu trữ ở đâu? Chúng sẽ được lưu trữ trong bao lâu?
- Phụ đề có sẵn không? Theo kế hoạch bạn sẽ mua?
- Đảm bảo thời gian hoạt động là gì? Tín dụng sẽ hoạt động như thế nào?
Đảm bảo bạn nhận được điều này bằng văn bản. Đừng để bị lừa khi nghĩ rằng họ có thể làm được vì họ sẽ tự tin trong cuộc gọi bán hàng. Cài đặt bảo mật sẽ không hữu ích trừ khi ai đó trong nhóm của bạn sở hữu chúng.
Phần kết luận
Việc chọn đúng phần mềm Hội nghị truyền hình sẽ giúp việc tham gia các cuộc họp trở nên dễ dàng và bạn sẽ có hồ sơ rõ ràng về các quyết định. Hãy bắt đầu bằng cách xem xét loại cuộc họp nào bạn thường tham gia nhất. Quyết định xem bạn muốn một ứng dụng độc lập hay giải pháp tích hợp.
Hãy xem xét các tính năng và liệu chúng sẽ được sử dụng hay không.
Hãy thử nó! Việc chạy thử một thời gian ngắn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chất lượng âm thanh, trải nghiệm của khách và quá trình theo dõi. Ringflow cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có thể xem cách nó hoạt động với ngành nghề kinh doanh của mình mà không gặp rủi ro.
Sẵn sàng khi bạn sẵn sàng
Sẵn sàng tổ chức các cuộc họp và cuộc gọi từ một nền tảng?
Bắt đầu dùng thử miễn phí 14 ngày và thử nghiệm các cuộc họp video HD cùng với ngành nghề kinh doanh của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Đó là âm thanh và video trực tiếp giữa hai hoặc nhiều người qua internet. Bạn tham gia từ một liên kết, ứng dụng hoặc trình duyệt và người tổ chức sẽ quản lý ai có thể nói chuyện và nội dung được hiển thị.
Bắt đầu với số người tham dự tối đa, tham gia trình duyệt, chia sẻ màn hình, ghi âm, bảng điểm, tích hợp lịch và giới hạn thời gian. Sau đó kiểm tra xem cái nào trong số chúng còn thiếu trong kế hoạch bạn muốn.
Đúng. Hầu hết các gói miễn phí đều giới hạn thời lượng cuộc gọi, số lượng người tham dự và quyền kiểm soát của quản trị viên để chúng phù hợp nhất với các cuộc gọi không chính thức.
Nhiều nền tảng cho phép khách tham gia từ trình duyệt. Kiểm tra xem gói bạn đang mua có bao gồm nó không.
Nó phụ thuộc vào nhà cung cấp. Hãy hỏi về mã hóa, ai có thể tham gia và ghi lại cũng như nơi lưu trữ các bản ghi và nhận câu trả lời bằng văn bản trước khi bạn mua.
