Ưu điểm thực sự của truyền thông hợp nhất

Giới thiệu

Hầu hết các quảng cáo chiêu hàng về truyền thông hợp nhất đều tập trung vào một lợi thế: chi phí. Trường hợp đầy đủ rộng hơn nhiều. Ưu điểm của truyền thông hợp nhất bắt đầu từ việc tiết kiệm chi phí. Bạn thay thế các nhà cung cấp điện thoại, video và nhắn tin riêng biệt bằng một thuê bao. Các nhóm cũng phối hợp nhanh hơn, giúp tăng năng suất thực sự. Mở rộng quy mô và giới thiệu trở nên dễ dàng hơn khi công ty phát triển. Và hội nghị truyền hình cắt giảm việc đi công tác. Hướng dẫn này đề cập đến những ưu điểm đó bằng những con số thực: tiết kiệm chi phí, ROI, năng suất, triển khai, tính linh hoạt toàn cầu và trường hợp môi trường khiêm tốn nhưng thực tế. Bảo mật, làm việc từ xa và phân tích chi phí giữa đám mây so với tại chỗ sẽ có hướng dẫn riêng trong loạt bài này. Phần này dính vào những lợi thế của mình.

Ưu điểm cốt lõi của truyền thông hợp nhất là gì?

Sáu loại chiếm phần lớn các trường hợp kinh doanh thực tế:

1. 1Hợp nhất chi phí - thay thế một số hợp đồng nhà cung cấp riêng biệt và dấu chân phần cứng bằng một thuê bao
2. 2Tăng năng suất có thể đo lường được — phối hợp nội bộ nhanh hơn và mất ít thời gian hơn khi chuyển đổi giữa các công cụ bị ngắt kết nối
3. 3Khả năng mở rộng và tốc độ tích hợp — thêm, xóa và tăng cường người dùng mà không cần dự án phần cứng
4. 4Tính linh hoạt toàn cầu — liên lạc nhất quán giữa các văn phòng, múi giờ và nhân viên ở xa
5. 5Kinh doanh liên tục — được đề cập sâu hơn trong phần so sánh giữa đám mây và tại chỗ của loạt bài này, nhưng đáng lưu ý ở đây là một lợi thế thực sự
6. 6Tác động môi trường — giảm việc đi công tác từ hội nghị truyền hình đáng tin cậy

Phần còn lại của hướng dẫn này lần lượt trình bày từng phần trong số năm phần đầu tiên, kèm theo các con số cụ thể đằng sau chúng.

Truyền thông hợp nhất thực sự có thể cứu được doanh nghiệp bao nhiêu?

Việc tiết kiệm chi phí cứng là có thật và hầu hết các nghiên cứu đều đồng ý. Các doanh nghiệp thường cắt giảm tổng chi phí viễn thông từ 25% đến 40% sau khi chuyển sang một nền tảng thống nhất. Đối với một doanh nghiệp có 100 người dùng, điều đó thường có nghĩa là tiết kiệm được từ 20.000 đến 60.000 USD mỗi năm. Con số chính xác phụ thuộc vào độ tuổi và sự phân tán của hệ thống cũ.

Phạm vi đó là rộng vì một lý do. Một doanh nghiệp thay thế một hệ thống hiện đại, được bảo trì tốt sẽ tiết kiệm được ít hơn. Một người vẫn trả tiền cho các đường dây điện thoại cũ, đăng ký video và công cụ nhắn tin sẽ tiết kiệm được nhiều hơn.

ROI thực là gì và nên đo lường nó như thế nào?

Các nghiên cứu điển hình trong ngành thường báo cáo ROI ba chữ số trong vòng ba năm kể từ khi triển khai UC. Một số mô hình được công bố còn tiến xa hơn nữa. Một phân tích thường được trích dẫn cho thấy ROI là 2,631% đối với một tổ chức cỡ trung bình. Những con số cao đó là ngoại lệ, không phải là mức cơ bản. Kết quả thực sự rất khác nhau. Chúng phụ thuộc vào tỷ lệ chấp nhận, mức độ phù hợp của nền tảng với các công cụ hiện có của bạn và mức độ quản lý việc triển khai.

Một cách có cơ sở hơn để đo lường ROI là thời gian phục hồi chứ không phải một tỷ lệ phần trăm tiêu đề. Tóm tắt cuộc gọi AI và tự động Tối ưu hóa cuộc gọi có thể tiết kiệm từ hai đến năm phút cho mỗi cuộc gọi. Lấy một nhóm gồm 20 nhân viên xử lý 50 cuộc gọi cho mỗi nhân viên mỗi ngày. Điều đó cộng lại lên tới 100 đến 250 giờ đại lý được phục hồi hàng ngày. Nó tương đương với khoảng 12 đến 31 đại lý toàn thời gian bổ sung - mà không cần thuê bất kỳ ai.

UC cải thiện năng suất và quá trình hội nhập của nhân viên như thế nào?

Nghiên cứu của nhà phân tích chỉ ra rằng truyền thông hợp nhất có thể tăng năng suất khoảng 20% ​​đến 25%. Thời gian dành cho việc phối hợp nội bộ được cải thiện từ 20% đến 30%. Lợi ích đạt được cao nhất đối với các nhóm làm việc cùng nhau giữa các phòng ban hoặc địa điểm.

Lên tàu là một lợi thế yên tĩnh hơn nhưng thực sự. Các mô-đun đào tạo tích hợp, quy trình làm việc tự động hóa và hướng dẫn do AI hướng dẫn giúp những người mới tuyển dụng bắt kịp tốc độ nhanh hơn. Không cần phải thiết lập quyền truy cập vào nhiều hệ thống riêng biệt cùng một lúc. Điều đó quan trọng nhất đối với những vai trò có tỷ lệ thay đổi nhân sự cao và các nhóm đang phát triển nhanh chóng. Một lưu ý: những lợi ích này theo dõi chặt chẽ mức độ công ty quản lý việc áp dụng và đào tạo. Chỉ riêng công cụ này không đảm bảo kết quả.

UC mang lại những lợi thế gì về phạm vi tiếp cận toàn cầu và tính linh hoạt?

Nền tảng truyền thông hợp nhất biến sự cộng tác ổn định giữa các văn phòng và múi giờ thành mặc định chứ không phải một dự án. Một trường hợp được trích dẫn rộng rãi liên quan đến một doanh nghiệp lớn. Nó đã bổ sung nhận thức về sự hiện diện theo thời gian thực trên các công cụ cộng tác hiện có. Công ty báo cáo năng suất của nhóm tăng khoảng 30%. Hãy coi con số đó là giới hạn trên chứ không phải là sự đảm bảo thông thường.

Lợi thế linh hoạt phát triển cùng với công ty. Mở văn phòng mới? Hấp thụ một đội thông qua việc mua lại? Bạn có thể mở rộng nền tảng giao tiếp tương tự ngay lập tức. Không cần phải xây dựng cơ sở hạ tầng riêng biệt tại mỗi địa điểm mới.

Có một lợi thế môi trường thực sự?

Ưu điểm ở đây là có thật nhưng cụ thể. Nó gần như hoàn toàn đến từ việc ít đi công tác hơn chứ không phải từ bản thân phần mềm. Hội nghị truyền hình đáng tin cậy sẽ thay thế các chuyến đi cần thiết. Đó là lợi ích bền vững mà hầu hết các trường hợp kinh doanh của UC đều trích dẫn - chứ không phải bất kỳ hiệu quả tích hợp nào của nền tảng.

Mô hình rộng hơn cũng xuất hiện trong nghiên cứu gần đó. Nền tảng UC giúp công việc từ xa và kết hợp trở nên thiết thực trên quy mô lớn. Các nghiên cứu riêng biệt cho thấy ô nhiễm không khí liên quan đến giao thông ít hơn vào những ngày có ít người đi lại hơn. Đó là một lợi ích thực sự nhưng khiêm tốn, gắn liền với tính linh hoạt mà UC mang lại.

Ringflow thực sự mang lại những ưu điểm nào trong số này?

Ưu điểm của Ringflow nằm gần nhất với ROI và khía cạnh hiệu quả trong danh sách này. Họ ít quan tâm đến năng suất chung và quá trình hội nhập của nhân viên. Huấn luyện bán hàng và thời gian đại diện và tác nhân khôi phục Tối ưu hóa cuộc gọi AI. Tóm tắt và ghi nhật ký tự động thay thế công việc thủ công thay vì thêm nhiệm vụ mới. Điều đó phản ánh số giờ làm việc của đại lý trên toàn ngành ở trên.

Ưu điểm rộng hơn phù hợp với nền tảng danh mục UCaaS tốt hơn. Hãy nghĩ đến việc triển khai trên toàn công ty, sự hiện diện giữa các bộ phận và sự hợp tác chung trong nội bộ. Ringflow tập trung vào Trung tâm liên hệ đám mây và Nền tảng bán hàng AI. Điều đó có nghĩa là khía cạnh bán hàng và giao tiếp với khách hàng của doanh nghiệp chứ không phải giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên.

Nghiên cứu mục tiêu công nghệ là một điểm tham chiếu hữu ích, trung lập với nhà cung cấp. Nó cho thấy tần suất những tuyên bố về năng suất UC này xuất hiện trong phân tích độc lập chứ không chỉ trong hoạt động tiếp thị của nhà cung cấp.

Phần kết luận

Trường hợp mạnh mẽ nhất cho truyền thông hợp nhất không phải là bất kỳ lợi thế duy nhất nào. Tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, triển khai nhanh hơn và ít phải di chuyển chồng lên nhau hơn. Điều đó xảy ra khi một công ty chuyển sang một nền tảng — và quản lý việc triển khai đủ tốt để thu được lợi nhuận.

Câu hỏi thường gặp