Ý nghĩa của UCaaS: Định nghĩa đầy đủ về Truyền thông Hợp nhất dưới dạng Dịch vụ

Giới thiệu

Tìm kiếm ý nghĩa của UCaaS và hầu hết các kết quả đều ẩn giấu câu trả lời trong ba đoạn tiếp thị của nhà cung cấp hoặc rút gọn nó thành một câu dày đặc mượn từ một báo cáo phân tích.

Cả hai cách tiếp cận đều không thực sự hữu ích khi nhà cung cấp bắt đầu sử dụng từ này một cách tự tin trong cuộc gọi bán hàng, vì vậy cần xác định định nghĩa chính xác trước khi cuộc trò chuyện đó diễn ra.

Hướng dẫn này phân tích ý nghĩa của từng phần của từ viết tắt, thuật ngữ này xuất phát từ đâu và các nhà phân tích định nghĩa đầy đủ hơn thực sự sử dụng.

Nó cũng đề cập đến những gì UCaaS thường nhầm lẫn, tại sao cách diễn đạt chính xác lại quan trọng khi so sánh các nhà cung cấp và cách phân biệt nền tảng UCaaS chính hãng với một nền tảng kéo dài nhãn. Cuối cùng, bạn sẽ có thể sử dụng thuật ngữ này một cách thực sự tự tin.

Phá vỡ từ viết tắt

UCaaS là ​​viết tắt của Truyền thông hợp nhất dưới dạng Dịch vụ và mỗi phần của cụm từ đó mô tả một phần cụ thể về những gì danh mục thực sự mang lại cho doanh nghiệp.

Bỏ qua bất kỳ phần nào trong ba phần và ý nghĩa sẽ thay đổi hoàn toàn thành một phần khác, đó chính xác là lý do tại sao các nhà cung cấp đôi khi cố tình làm mờ các dòng trong bản sao tiếp thị của riêng họ.

Hợp nhất có nghĩa là gọi thoại, video, nhắn tin và hiện diện trực tiếp bên trong một nền tảng thay vì một số công cụ bị ngắt kết nối. Truyền thông bao gồm các kênh thực tế đang được hợp nhất: cuộc gọi điện thoại, cuộc họp video, trò chuyện nhóm và chia sẻ tệp, không chỉ một trong số đó.

Là một Dịch vụ có nghĩa là nó chạy trên một gói đăng ký, được lưu trữ bởi nhà cung cấp thay vì trên phần cứng mà doanh nghiệp sở hữu và tự vá lỗi.

• Hợp nhất: thoại, video, nhắn tin và hiện diện trong một nền tảng được kết nối
• Liên lạc: gọi điện thoại, họp video, trò chuyện và chia sẻ tệp cùng nhau
• Là một dịch vụ: được cung cấp qua internet theo gói đăng ký hàng tháng
• Nhà cung cấp lưu trữ và duy trì cơ sở hạ tầng chứ không phải bản thân doanh nghiệp
• Một công ty đang chạy bộ chuyển đổi điện thoại của riêng mình không chạy UCaaS
• Mô hình phân phối quan trọng đối với định nghĩa cũng như các tính năng
• Bỏ qua bất kỳ một trong ba phần sẽ thay đổi ý nghĩa của thuật ngữ
• Các nhà cung cấp đôi khi kéo dài từ ngữ để bao gồm các sản phẩm chỉ đáp ứng một phần của nó
• Nền tảng UCaaS chính hãng không bao giờ cần sản phẩm thứ hai được cài đặt cho các cuộc gọi cơ bản
• Hỏi nhà cung cấp đã cung cấp ba phần của từ viết tắt trong bao lâu

Thuật ngữ này đến từ đâu?

UCaaS hoàn toàn không bắt đầu như một thuật ngữ tiếp thị. Nó phát triển từ truyền thông hợp nhất, một cụm từ mà các nhà phân tích CNTT đã sử dụng vào đầu những năm 2000 để kết hợp thư thoại, email và nhắn tin tức thời vào một giao diện, thường là trên phần cứng mà doanh nghiệp sở hữu hoàn toàn.

Cái này tổng quan về truyền thông hợp nhất bao gồm khái niệm rộng hơn, trước đó.

Khi điện toán đám mây trưởng thành trong những năm 2010, các nhà cung cấp bắt đầu phân phối cùng gói đó dưới dạng đăng ký được lưu trữ thay vì phần mềm tại chỗ và các công ty phân tích đã thêm hậu tố Dịch vụ này để đánh dấu mô hình mới hơn, được phân phối trên nền tảng đám mây.

Ý tưởng cơ bản là kêu gọi và gặp gỡ dưới một mái nhà không có nhiều thay đổi. Điều thay đổi nhiều nhất là ai sở hữu cơ sở hạ tầng và tốc độ khởi động cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp.

• Thuật ngữ này phát triển từ khái niệm truyền thông hợp nhất trước đó
• Truyền thông hợp nhất ban đầu chạy trên phần cứng do một doanh nghiệp sở hữu hoàn toàn
• Điện toán đám mây đã trưởng thành trong những năm 2010 và đã thay đổi mô hình phân phối
• Thay vào đó, các nhà cung cấp bắt đầu cung cấp gói tương tự như đăng ký được lưu trữ
• Các công ty phân tích đã thêm dưới dạng Dịch vụ để đánh dấu phiên bản được phân phối trên nền tảng đám mây
• Ý tưởng cốt lõi của một giao diện gọi điện và nhắn tin vẫn được giữ nguyên
• Điều thay đổi nhiều nhất là ai sở hữu và duy trì cơ sở hạ tầng
• Tốc độ bật nền tảng của một doanh nghiệp cũng thay đổi đáng kể
• Các báo cáo phân tích từ thời kỳ đó vẫn sử dụng ngôn ngữ ba mảnh tương tự cho đến ngày nay

Định nghĩa đầy đủ hơn

Các công ty phân tích định nghĩa UCaaS là ​​dịch vụ dựa trên đăng ký, nhiều đối tượng thuê, được phân phối trên nền tảng đám mây và bao gồm ba phần cốt lõi: điện thoại doanh nghiệp, kết nối PSTN để gọi bên ngoài và các tính năng cộng tác như nhắn tin và họp video.

Nói một cách dễ hiểu, đây là sự thay thế hiện đại cho một công ty sở hữu bộ chuyển mạch điện thoại, phần cứng hội nghị truyền hình và máy chủ trò chuyện nội bộ của riêng mình dưới dạng ba hệ thống riêng biệt.

Các công ty phân tích khác nhau đưa ra định nghĩa hơi khác nhau.

Một số nhấn mạnh khả năng truy cập đa thiết bị, một số khác dẫn đầu với bất kỳ thiết bị nào, định khung ở bất kỳ đâu, nhưng cấu trúc ba phần cốt lõi, điện thoại, kết nối bên ngoài và cộng tác, xuất hiện trong hầu hết mọi định nghĩa được chấp nhận rộng rãi của thuật ngữ này, bất kể công ty phân tích nào đang thực hiện việc xác định.

• Multitenant: nhiều khách hàng chia sẻ cùng một nền tảng cơ bản an toàn
• Dựa trên đăng ký: thanh toán cho mỗi người dùng mỗi tháng, không được mua hoàn toàn
• Được phân phối trên nền tảng đám mây: được lưu trữ và chạy trên cơ sở hạ tầng của chính nhà cung cấp
• Điện thoại doanh nghiệp xử lý cuộc gọi gắn liền với số công ty thực
• Kết nối PSTN cho phép người dùng gọi và nhận cuộc gọi từ bất kỳ điện thoại nào
• Các tính năng cộng tác bao gồm nhắn tin, hiện diện và họp video
• Một nhà cung cấp, một lần đăng nhập, một hóa đơn hàng tháng thay thế một số hệ thống riêng biệt
• Cách diễn đạt chính xác có thể khác nhau, nhưng cấu trúc ba phần này hiếm khi thay đổi
• Yêu cầu nhà cung cấp ánh xạ trực tiếp sản phẩm của họ theo cấu trúc ba phần này

Các thành phần chính mà mọi định nghĩa UCaaS đều bao gồm

Bất kể từ ngữ chính xác của công ty phân tích nào được sử dụng, về cơ bản, bốn thành phần đều xuất hiện trong mọi định nghĩa UCaaS được chấp nhận và nền tảng thiếu bất kỳ thành phần nào trong số chúng được cho là một thứ khác được gắn nhãn.

Điện thoại doanh nghiệp là khả năng thực hiện và nhận cuộc gọi gắn liền với số điện thoại doanh nghiệp chứ không phải đường dây di động cá nhân.

Kết nối PSTN là đường dẫn tới mạng điện thoại truyền thống và là một Kết nối trung kế SIP là một cách phổ biến mà nhà cung cấp cung cấp nó. Cuộc họp video có nghĩa là hội nghị nhóm được tích hợp vào cùng một thông tin đăng nhập như gọi điện.

Sự hiện diện và nhắn tin nằm trong danh sách và không phần nào trong bốn phần này đáp ứng được việc quản lý hàng đợi mà một trung tâm liên lạc cần.

• Điện thoại doanh nghiệp được gắn với số thực của công ty, không phải số điện thoại cá nhân
• Kết nối PSTN gọi và nhận cuộc gọi từ bất kỳ số điện thoại nào
• Cuộc họp video được tích hợp vào cùng một thông tin đăng nhập như gọi điện và trò chuyện
• Trạng thái hiện diện cho biết ai đang có mặt trước cuộc gọi hoặc tin nhắn
• Nhắn tin liên tục và chia sẻ tập tin cùng với giọng nói và video
• Một lần đăng nhập bao gồm mọi kênh thay vì các ứng dụng riêng biệt
• Không có quản lý hàng đợi hoặc phân tích tác nhân, vì nó thuộc một danh mục khác
• Một nền tảng thiếu một trong bốn phần này được cho là một thứ khác
• Xác nhận từng phần trong số bốn phần trong bản demo trực tiếp chứ không phải từ bản trình chiếu

UCaaS không phải là gì: Những điểm nhầm lẫn thường gặp

Thuật ngữ này bị nhầm lẫn với một số danh mục liên quan cần được phân biệt rõ ràng, vì người bán và người mua thường làm mờ ranh giới giữa họ trong cuộc trò chuyện thông thường. UCaaS không phải là VoIP.

VoIP, hay Giao thức thoại qua Internet, là công nghệ cơ bản thực hiện các cuộc gọi qua internet, trong khi UCaaS sử dụng VoIP để gọi điện nhưng lại tích hợp nhiều tính năng nhắn tin, video và cộng tác.

UCaaS cũng không giống với CCaaS. Đọc thêm về sự khác biệt chính xác đó trong phần so sánh này UCaaS so với CCaaS, bao gồm việc hai danh mục này thực sự khác nhau như thế nào khi các tính năng AI được thêm vào đầu mỗi danh mục.

UCaaS cũng không giống như CPaaS, cung cấp cho các nhà phát triển API để xây dựng các tính năng giao tiếp tùy chỉnh thay vì một ứng dụng đã hoàn thiện, sẵn sàng sử dụng.

• VoIP là công nghệ cơ bản; UCaaS là ​​sản phẩm hoàn chỉnh được xây dựng trên đó
• CCaaS được xây dựng cho số lượng cuộc gọi hướng tới khách hàng chứ không phải cho hoạt động cộng tác nội bộ
• CPaaS cung cấp cho các nhà phát triển các khối xây dựng thay vì một ứng dụng sẵn sàng sử dụng
• PBX kế thừa là phần cứng được sở hữu, ngược lại với dịch vụ được lưu trữ
• Ứng dụng trò chuyện hoặc video riêng biệt chỉ bao gồm một phần định nghĩa
• Ứng dụng một tính năng hiếm khi bao gồm kết nối PSTN thực sự
• Ví dụ: Ringflow là Trung tâm liên hệ trên nền tảng đám mây chứ không phải là nền tảng UCaaS
• Các nhà cung cấp đôi khi tiếp thị một phần sản phẩm bằng nhãn UCaaS đầy đủ
• Kiểm tra cả 4 thành phần cốt lõi là cách nhanh nhất để nắm bắt khoảng trống đó
• Hỏi trực tiếp từng nhà cung cấp sản phẩm của họ thực sự thuộc loại nào trong số này

Tại sao định nghĩa lại quan trọng khi đánh giá nhà cung cấp

Việc hiểu đúng định nghĩa này không chỉ là một bài tập từ vựng dành riêng cho các nhà phân tích và nhóm CNTT.

Các nhà cung cấp thường xuyên kéo dài thuật ngữ này để bao gồm các sản phẩm chỉ đáp ứng một phần của nó, chẳng hạn như một công cụ hội nghị truyền hình có tính năng trò chuyện cơ bản được tích hợp sẵn, được tiếp thị dưới dạng UCaaS đầy đủ khi nó hoàn toàn không có điện thoại thực sự hoặc kết nối PSTN.

Một doanh nghiệp xác nhận tất cả bốn thành phần cốt lõi, điện thoại, kết nối PSTN, video và nhắn tin đều có mặt,

trước khi ký hợp đồng sẽ tránh được cái bẫy thông thường là mua một công cụ video thực sự là một công cụ video và nhiều tháng sau đó phát hiện ra rằng nó thực sự không thể thay thế hệ thống điện thoại như cách mà nhãn hiệu ngụ ý. Danh sách kiểm tra đó quan trọng hơn trong quá trình mua sắm hơn là từ viết tắt.

• Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận trực tiếp tất cả bốn thành phần cốt lõi, không chỉ ngụ ý chúng
• Yêu cầu bản demo trực tiếp về điện thoại doanh nghiệp, không chỉ công cụ họp video
• Xác nhận kết nối PSTN thực, không giới hạn cuộc gọi cho người dùng ứng dụng khác
• Kiểm tra xem tính năng nhắn tin và hiện diện có được tích hợp sẵn chứ không phải tiện ích bổ sung cố định
• So sánh định nghĩa bằng văn bản với bản demo sản phẩm thực tế mà bạn thấy
• Chú ý ngôn ngữ tiếp thị hàm ý nhiều hơn những gì sản phẩm mang lại
• Một thành phần bị thiếu được phát hiện sau khi ký sẽ tốn kém để sửa chữa sau này
• Danh sách kiểm tra quan trọng hơn trong quá trình mua sắm hơn là từ viết tắt
• Viết danh sách kiểm tra bốn thành phần trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào
• Xem lại danh sách kiểm tra một lần nữa vào thời điểm gia hạn, không chỉ trong lần mua đầu tiên

Phần kết luận

UCaaS có một định nghĩa chính xác, có thể kiểm tra được sau khi loại bỏ ngôn ngữ tiếp thị: nền tảng dựa trên đăng ký, được lưu trữ trên đám mây kết hợp điện thoại doanh nghiệp, kết nối PSTN, cuộc họp video và nhắn tin trong một lần đăng nhập. Bất cứ thứ gì thiếu một trong bốn phần đó thực sự là một thứ khác có cùng nhãn hiệu.

Đối với một doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp, danh sách kiểm tra đó quan trọng hơn chính từ viết tắt vì đây là cách nhanh nhất để phát hiện nền tảng UCaaS chính hãng.

Ringflow không phải là nền tảng UCaaS và cần phải nói thẳng về điều đó: đó là Trung tâm liên hệ trên nền tảng đám mây và Nền tảng bán hàng AI để gọi điện trực tiếp với khách hàng, vì vậy nhiều doanh nghiệp chạy công cụ UCaaS để cộng tác nội bộ cùng với nó.

Câu hỏi thường gặp nhanh