Giới thiệu
Trên giấy tờ, hệ thống điện thoại tại chỗ 20 người dùng và đăng ký đám mây 20 người dùng trông gần giống nhau. Cả hai đều cung cấp tính năng gọi điện, thư thoại và họp video. Nhưng kết quả sẽ khác đi nhanh chóng vào ngày phòng máy chủ bị ngập hoặc nhân viên CNTT nghỉ việc mà không báo trước. Cloud UCaaS có nghĩa là nhà cung cấp lưu trữ điện thoại và các công cụ cộng tác của bạn trong trung tâm dữ liệu của riêng họ. Bạn trả tiền thuê bao và kết nối qua internet. Tại chỗ có nghĩa là doanh nghiệp mua, lưu trữ và bảo trì thiết bị đó. Nhân viên CNTT riêng của nó giữ cho nó hoạt động. Hướng dẫn này so sánh chi phí của từng mô hình, ai xử lý việc bảo trì, cách mỗi mô hình xử lý khi xảy ra thảm họa, liệu mô hình tại chỗ có thực sự an toàn hơn hay không và loại hình kinh doanh nào phù hợp với từng tùy chọn.
Sự khác biệt thực sự giữa Cloud UCaaS và tại chỗ là gì?
Sự khác biệt cốt lõi là quyền sở hữu và vị trí. Ai sở hữu thiết bị và nó nằm ở đâu? Hệ thống tại chỗ chạy trên phần cứng bên trong tòa nhà hoặc trung tâm dữ liệu của riêng bạn. Bạn mua nó hoàn toàn và nhân viên CNTT của bạn quản lý nó. Cloud UCaaS chạy trên cơ sở hạ tầng của nhà cung cấp, được truy cập qua internet. Nhà cung cấp xử lý thiết bị, cập nhật phần mềm và thời gian hoạt động.
Sự khác biệt đó định hình hầu hết mọi sự cân bằng khác trong hướng dẫn này. Nó đặt ra cơ cấu chi phí, ai xử lý việc bảo trì, thảm họa diễn ra như thế nào và cách phân chia nhiệm vụ an ninh.
Chi phí thực sự so sánh như thế nào?
Hai người mẫu tiêu tiền theo những hình thức rất khác nhau. Tại chỗ là một chi phí vốn. Một thiết lập thông thường cho 20 người dùng có giá trả trước khoảng 14.500 USD. Điều đó bao gồm phần cứng (khoảng 6.500 USD), thiết lập (khoảng 1.000 USD), thiết bị cầm tay (khoảng 3.000 USD) và giấy phép phần mềm (khoảng 4.000 USD). Các hợp đồng bảo trì liên tục sẽ cộng thêm từ 500 đến 2.000 USD mỗi tháng cho các hệ thống cỡ SMB. Đường trục PSTN có giá cao hơn.
Thay vào đó, Cloud UCaaS là một khoản chi phí vận hành. Nó thường chạy $20 đến $50 mỗi người dùng mỗi tháng. Giá đó bao gồm các tính năng, bản cập nhật và hỗ trợ mà không cần mua phần cứng. Có một khoản tiết kiệm thứ cấp thực sự nữa. Các nhóm CNTT báo cáo rằng họ đã tránh được khoảng 5.000 USD chi phí quản trị và hỗ trợ trong năm đầu tiên chỉ bằng cách không tự quản lý thiết bị. Theo thời gian, UCaaS trên nền tảng đám mây có xu hướng giành được tổng chi phí cho các tổ chức đang phát triển hoặc mở rộng quy mô. Tại cơ sở vẫn có thể có ý nghĩa về mặt tài chính đối với một doanh nghiệp có số lượng nhân viên ổn định và trang thiết bị đã được chi trả.
Ai chịu trách nhiệm bảo trì và CNTT trong mỗi mô hình?
Tại chỗ đặt gánh nặng bảo trì trực tiếp lên doanh nghiệp. Các bản cập nhật, khắc phục sự cố, bản vá bảo mật và lỗi phần cứng đều cần có kỹ năng CNTT nội bộ hoặc theo hợp đồng. Nếu không có những kỹ năng đó, rủi ro sẽ tăng lên nhanh chóng. Một bản vá bị thiếu hoặc một phần bị lỗi sẽ trở thành vấn đề cần giải quyết của bạn. Và nó thường xảy ra trong giờ làm việc, thời điểm đau đớn nhất.
Cloud UCaaS chuyển gần như toàn bộ công việc đó sang nhà cung cấp. Các bản cập nhật phần mềm được triển khai tập trung mà không cần người dùng thực hiện hành động nào. Nhà cung cấp đang gặp khó khăn trong việc duy trì hệ thống sẵn sàng. Đây là lý do hàng đầu khiến các nhóm CNTT thích đám mây hơn. Hệ thống tại chỗ không phải là không đáng tin cậy về mặt thiết kế. Độ tin cậy của chúng hoàn toàn phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên nội bộ duy trì chúng tốt như thế nào.
Tùy chọn nào xử lý khắc phục thảm họa tốt hơn?
Đây là một trong những khác biệt rõ ràng nhất giữa hai mô hình. Thiết bị tại chỗ nằm trong một tòa nhà vật lý. Điều đó khiến nó dễ bị tổn thương trước những thảm họa tương tự như đã xảy ra với doanh nghiệp xung quanh nó. Hỏa hoạn, lũ lụt và mất điện kéo dài có thể làm hỏng hoặc phá hủy hệ thống điện thoại vào thời điểm tồi tệ nhất — trong khi mọi thứ khác cũng đang diễn ra không như ý muốn.
Cloud UCaaS được xây dựng xung quanh các trung tâm dữ liệu ngoại vi, cơ sở hạ tầng dự phòng và sao lưu tự động. Các cuộc gọi và nhắn tin thường có thể tiếp tục hoạt động ngay cả khi bạn hoàn toàn không thể truy cập vào văn phòng. Các hệ thống tại chỗ cũng thường xuyên bị hỏng do mất điện hoặc mất kết nối Internet hơn, không chỉ do các thảm họa lớn. Không có bản sao lưu ngoại vi nào để dự phòng khi có sự cố cục bộ.
Tại chỗ có thực sự an toàn hơn đám mây không?
Câu trả lời trung thực: nó phụ thuộc vào người thực hiện việc bảo mật. Tại chỗ cung cấp cho doanh nghiệp quyền kiểm soát trực tiếp, đầy đủ đối với thiết lập bảo mật của chính doanh nghiệp. Tường lửa, chính sách truy cập và nơi lưu trữ dữ liệu đều được quyết định nội bộ. Nhưng sự kiểm soát đó đi kèm với toàn bộ trách nhiệm. Nhóm CNTT của riêng bạn phải thiết lập và liên tục cập nhật tất cả một cách chính xác.
Theo mặc định, các nhà cung cấp Cloud UCaaS mang đến khả năng bảo mật ở quy mô doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là mã hóa, tường lửa, bảo vệ DDoS và giám sát bảo mật chuyên dụng. Hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, không thể tự mình xây dựng được điều đó. Đối với hầu hết các tổ chức, nhóm bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ đám mây có nhân viên tốt sẽ đánh bại những gì mà một nhóm nội bộ có thể duy trì một mình. Ngoại lệ: các tổ chức có quy tắc tuân thủ nghiêm ngặt hoặc nơi lưu trữ dữ liệu. Nếu bạn phải chứng minh chính xác nơi dữ liệu tồn tại và ai có thể chạm vào dữ liệu đó thì tại chỗ (hoặc thiết lập kết hợp được kiểm soát chặt chẽ) vẫn có trường hợp thực tế.
Loại hình kinh doanh nào phù hợp với từng mô hình?
Tại chỗ phù hợp với một hồ sơ hẹp hơn trước đây. Trường hợp tốt nhất: số lượng nhân viên ổn định, thiết bị mà doanh nghiệp đã thanh toán và tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc lưu trữ dữ liệu hoặc yêu cầu kiểm soát trực tiếp. Việc thiết lập tốt vẫn cần một kỹ thuật viên CNTT có kinh nghiệm. Nó cũng không phù hợp khi nhân viên thường xuyên làm việc từ xa hoặc trên đường. Hệ thống tại chỗ được xây dựng xung quanh việc có mặt tại văn phòng.
Cloud UCaaS phù hợp với trường hợp rộng hơn, phát triển nhanh hơn. Điều đó có nghĩa là các tổ chức sẽ tăng hoặc giảm số lượng nhân viên, điều hành nhiều địa điểm hoặc hỗ trợ nhân viên từ xa và nhân viên kết hợp. Chi phí thấp hơn, dễ dàng mở rộng quy mô và ít bảo trì hơn khiến đám mây trở thành lựa chọn mặc định cho hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Tại chỗ hiện là ngoại lệ, dành riêng cho các trường hợp có lý do cụ thể để chọn nó. Độ tin cậy tại Quy mô doanh nghiệp thể hiện rõ nhất sự chuyển dịch này. Các tổ chức lớn, có phạm vi hoạt động trải rộng sẽ bị thiệt hại nhiều nhất nếu xảy ra sự cố ngừng hoạt động tại chỗ. Họ cũng được lợi nhiều nhất khi nhà cung cấp chấp nhận rủi ro đó.
Ringflow phù hợp với đám mây như thế nào so với quyết định tại chỗ?
Đối với trung tâm liên hệ và bên bán hàng trong hệ thống liên lạc của bạn, Ringflow giải quyết quyết định này theo thiết kế. Ringflow là Trung tâm liên hệ trên nền tảng đám mây và Nền tảng bán hàng AI, được xây dựng trên nền tảng đám mây không có tùy chọn tại chỗ. Vì thế Định tuyến cuộc gọiCác tính năng , báo cáo và AI đều chạy trên mô hình độ tin cậy và khả năng khắc phục thảm họa được mô tả ở trên. Không có gì phụ thuộc vào phần cứng hoặc nhóm CNTT tại chỗ của bạn.
Đó là một yêu cầu hẹp hơn so với việc giải quyết đám mây so với tại chỗ cho toàn bộ thiết lập liên lạc của bạn. So sánh của hướng dẫn này áp dụng nhiều nhất cho các quyết định mua UCaaS chung. Ringflow bao gồm phần hướng tới khách hàng, bán hàng và hỗ trợ trong nhóm rộng hơn đó.
Nghiên cứu Marconet làm cho một điểm liên quan đáng được ghi nhớ. Các hệ thống tại chỗ cũng bị lỗi do các sự cố về điện hoặc internet thông thường, không chỉ do các thảm họa lớn. Không có bản sao lưu ngoại vi nào để dự phòng cục bộ.
Phần kết luận
Quyết định giữa đám mây và tại chỗ đã bị thu hẹp trong những năm gần đây. Cloud UCaaS hiện chiếm ưu thế về chi phí, bảo trì và khắc phục thảm họa đối với hầu hết các doanh nghiệp đang phát triển hoặc mở rộng quy mô. Trường hợp còn lại của tại chỗ dựa trên các quy tắc tuân thủ cụ thể hoặc thiết bị mà doanh nghiệp đã thanh toán. Nó không phải là một lợi thế về độ tin cậy hoặc bảo mật chung.
Sẵn sàng khi bạn sẵn sàng
Xử lý khía cạnh đối mặt với khách hàng của ngăn xếp truyền thông của bạn?
Xem cách Trung tâm liên hệ trên nền tảng đám mây và Nền tảng bán hàng AI của Ringflow chạy hoàn toàn trên nền tảng đám mây, không có gánh nặng về phần cứng hoặc CNTT tại chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Tại chỗ có nghĩa là doanh nghiệp mua và lưu trữ phần cứng và phần mềm hệ thống điện thoại của riêng mình. Đội ngũ CNTT riêng của nó điều hành nó. Cloud UCaaS có nghĩa là nhà cung cấp lưu trữ mọi thứ trong trung tâm dữ liệu của riêng mình. Doanh nghiệp trả tiền thuê bao và kết nối qua internet thay vì sở hữu thiết bị.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp đang phát triển hoặc phân phối, vâng, theo thời gian. Một thiết lập tại chỗ cho 20 người dùng có thể tiêu tốn khoảng 14.500 USD trả trước cho phần cứng, điện thoại và giấy phép trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động bảo trì liên tục nào. Cloud UCaaS thường có giá từ 20 USD đến 50 USD cho mỗi người dùng mỗi tháng mà không cần mua phần cứng. Tại chỗ về lâu dài vẫn có thể rẻ hơn nếu có số lượng nhân viên ổn định với cơ sở hạ tầng đã có sẵn.
Với dịch vụ tại chỗ, nhân viên CNTT của bạn sẽ xử lý các bản cập nhật, khắc phục sự cố và vá lỗi bảo mật. Điều đó cần có chuyên môn nội bộ thực sự để thực hiện một cách an toàn. Với UCaaS trên đám mây, nhà cung cấp xử lý việc bảo trì và cập nhật một cách tập trung. Đó là lý do chính khiến các nhóm CNTT báo cáo mức tiết kiệm lớn cho quản trị viên sau khi chuyển đổi.
Đám mây UCaaS thường hoạt động tốt hơn. Nó chạy trên các trung tâm dữ liệu ngoại vi có bản sao lưu, vì vậy nhân viên có thể tiếp tục làm việc từ xa nếu không thể truy cập vào văn phòng. Thiết bị tại chỗ trong tòa nhà khi xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt hoặc mất điện kéo dài có thể bị hỏng hoặc mất hoàn toàn.
Điều này phụ thuộc vào việc nhóm CNTT của bạn có thể phù hợp với tài nguyên bảo mật của nhà cung cấp chuyên dụng hay không. Hầu hết các tổ chức nhỏ hơn không thể. Tại chỗ cung cấp toàn quyền kiểm soát trực tiếp các cài đặt bảo mật. Cloud UCaaS thường đi kèm với mã hóa cấp doanh nghiệp, tường lửa và bảo vệ DDoS do nhà cung cấp tích hợp.
Trường hợp mạnh nhất còn lại: các quy tắc tuân thủ hoặc lưu trữ dữ liệu nghiêm ngặt, số lượng nhân viên ổn định và cơ sở hạ tầng đã được thanh toán. Các doanh nghiệp đang phát triển, phân phối hoặc cần liên lạc từ xa thường được UCaaS đám mây phục vụ tốt hơn.
Không. Ringflow được xây dựng dưới dạng Trung tâm liên hệ trên nền tảng đám mây và Nền tảng bán hàng AI ngay từ đầu, do đó, quyết định giữa đám mây và tại chỗ trong hướng dẫn này đã được giải quyết bằng thiết kế cho phần đó trong hệ thống liên lạc của doanh nghiệp.
